Planejar como os registros são coletados (SharePoint Server 2010)

Artigo
03/07/2017

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Depois de desenvolver um plano de arquivamento e projetar a sua solução de gerenciamento de registros no SharePoint Server 2010, planeje como os documentos ativos - eletrônicos e impressos - na sua organização irão se tornar registros. Este artigo discute as técnicas que você pode usar para declarar documentos ativos como registros e sugere uma maneira de planejar como os itens do seu plano de arquivamento se tornarão registros.

Neste artigo:

Técnicas para converter documentos ativos em registros
Concluindo seu plano

Técnicas para converter documentos ativos em registros

Você pode usar as seguintes técnicas para converter documentos ativos em registros:

Declarando manualmente um documento como registro com o uso de um site baseado no Microsoft SharePoint Server.
Definindo uma política que declare um documento como registro ou que envie um documento a um site da Central de Registros em um horário especificado.
Criando um fluxo de trabalho que envia um documento a um site da Central de Registros.
Usando uma solução personalizada baseada no modelo de objeto do SharePoint Server.

Criando registros manualmente

Se o gerenciamento de registros in-loco estiver habilitado para uma biblioteca de documentos, os usuários poderão declarar explicitamente um documento nessa biblioteca como registro, editando os detalhes de conformidade desse documento. Quando o administrador de conjuntos de sites habilita o gerenciamento de registros in-loco, ele especifica quem deve ter a capacidade de declarar registros e remover sua declaração e também determina se os usuários devem ou não ter permissão para editar ou excluir documentos depois que estes se tornam registros.

Caso tenha sido criada uma conexão com um site da Central de Registros, os usuários poderão enviar documentos manualmente a esse site usando o comando Enviar para. Quando um administrador de farm configura uma conexão com o site Central de Registros, esse comando fica disponível em todos os documentos ativos. Dependendo de como a conexão está configurada, os documentos podem ser copiados para o site da Central de Registros, transferidos para esse site ou movidos para ele com um link para o documento deixado no local.

Embora o envio manual de registros ao site da Central de Registros não seja uma solução prática em grande escala, você pode usá-la para complementar outros métodos de criação de registros.

Definindo uma política

Uma política de retenção especifica as ações a serem executadas nos documentos em certas ocasiões. Ações de política ocorrem automaticamente; elas não precisam ser iniciadas pelos usuários.

Duas ações de política estão especificamente relacionadas ao gerenciamento de registros: transferir um documento para outro local e declarar um documento como um registro. Se houver uma conexão com um site da Central de Registros, você poderá criar uma política que envie documentos a esse site. Essa política também especifica se o documento deve ser copiado ou movido para o site da Central de Registros, ou ainda se deve ser movido e se um link para ele deve ser deixado na biblioteca de documentos. Se o gerenciamento de registros in-loco estiver habilitado para o site, você poderá criar uma política que declare um documento como um registro. Também é possível usar o modelo de objeto do SharePoint Server para criar uma ação personalizada.

Uma política de retenção pode ter vários estágios. Por exemplo, você pode criar uma política de retenção que exclua todas as versões anteriores de um documento um anos após a última modificação deste e que o transfira para o site da Central de Registros cinco anos após a sua última modificação.

Se o gerenciamento de registros in-loco estiver habilitado para um site, este poderá conter tanto registros quanto documento ativos. Nesse caso, é possível especificar diferentes políticas de retenção para documentos ativos e registros. Por exemplo, você poderia criar uma política que declarasse um documento ativo como registro dois anos após a sua criação e poderia criar uma segunda política que excluísse um registro sete após a sua declaração como registro.

Criando um fluxo de trabalho

Ao usar o Microsoft Office SharePoint Designer para criar um fluxo de trabalho, você pode adicionar uma ação para enviar um item a um repositório. Usando essa ação, é possível criar fluxos de trabalho que enviam documentos a um site da Central de Registros. Também é possível incluir outras ações no fluxo de trabalho. Por exemplo, você poderia criar um fluxo de trabalho que enviasse uma mensagem de email ao autor de um documento solicitando aprovação e que depois enviasse esse documento a um site da Central de Registros. Políticas e fluxos de trabalho poderiam ser combinados com a criação de uma política de retenção que executasse o novo fluxo de trabalho um ano após a criação de um documento.

Você também pode usar o modelo de objeto do SharePoint Server para criar um fluxo de trabalho personalizado que copie arquivos para o site da Central de Registros. Um fluxo de trabalho que envia arquivos para o site da Central de Registros pode ser integrado ao sistema de gerenciamento de documentos como parte de um fluxo de trabalho que orienta um documento através do seu ciclo de vida. Para os tipos de documento que possuem um ciclo de vida previsível, como relatórios de despesas, você pode implementar um fluxo de trabalho que oriente o documento através de seus vários estágios e, como etapa final, envia uma cópia do documento ao site da Central de Registros. O fluxo de trabalho poderia ser disparado com a criação de um novo documento.

Usando uma solução personalizada

É possível desenvolver soluções personalizadas que usam objetos no namespace do Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy para enviar conteúdo de outras fontes de dados ao site da Central de Relatórios. Para obter mais informações sobre como implementar soluções personalizadas usando o modelo de objeto do SharePoint Server 2010, consulte o Software Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=166117&clcid=0x416) do SharePoint Server 2010

Concluindo seu plano

Depois de desenvolver o plano de arquivamento e examinar os métodos para mover conteúdo para o site da Central de Registros, conclua seu plano de arquivamento determinando como enviar cada tipo de registro para o site da Central de Registros. Os fatores a serem considerados incluem:

A conformidade é imposta ou voluntária?
Você pode contar com a cooperação dos usuários na sua organização para observar a conformidade com processos de gerenciamento de registros? Em geral, evite processos manuais, mas, quando eles forem necessários, planeje treinamento e monitoramento adequados para assegurar a conformidade da equipe.
O conteúdo será armazenado nos servidores de gerenciamento de documentos do SharePoint Server 2010?
Você armazena conteúdo físico? Gerenciar o conteúdo físico ativo, como documentos impressos ou CD-ROMs, e enviá-lo para um arquivo para armazenamento (junto com um rastreamento do registro no site da Central de Registros) exige planejamento exclusivo não descrito neste tópico. Por exemplo, se não existir uma versão eletrônica de um documento impresso, talvez seja necessário rastrear o item usando uma lista com políticas e fluxos de trabalho associados. Para obter uma descrição total das estratégias e técnicas de rastreamento de um registro físico, tanto durante seu período de atividade quanto após seu envio ao site da Central de Registros, consulte o tópico Planejamento de registros físicos (SharePoint Server 2010).

A tabela abaixo mostra como alguns registros de um exemplo de plano de arquivamento serão transferidos para um site da Central de Registros:

Documentos	Descrição	Mídia	Local de origem	Torna-se um registro...
Plano de benefícios	Descrição do plano de benefícios dos funcionários.	Páginas da Web	Biblioteca de documentos do SharePoint Server 2010	Usando um fluxo de trabalho personalizado associado a uma política de expiração
Plano de seguro	Descrição do plano de seguro do funcionário.	Impresso	Documento físico associado ao item de lista no SharePoint Server 2010	Enviando para um armazenamento físico e criando um item de lista no site da Central de Registros para fins de rastreamento (usando código de barras)
Cronogramas da folha de pagamento	Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salários pagos.	Documentos eletrônicos	Servidor de registros de folha de pagamento não baseado no SharePoint Server 2010	Usando um programa personalizado
Arquivos de desenvolvimento de produto	Especificações de produtos e documentos associados.	Documentos eletrônicos	Biblioteca de documentos do SharePoint Server 2010	Usando um fluxo de trabalho personalizado associado a uma política de expiração e usando manualmente o comando Enviar para

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