Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010)

Artigo
03/07/2017

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Este artigo descreve as tarefas envolvidas no planejamento de uma solução de biblioteca de ativos digitais do Microsoft SharePoint Server 2010.

A biblioteca de ativos do SharePoint Server 2010, que é um tipo de biblioteca de documentos, é uma coleção de arquivos de mídia — como arquivos de imagem, áudio e vídeo — compartilhados com outros usuários do site. Este artigo primeiro resume a biblioteca de ativos e ensina como planejá-la. O artigo também descreve as tarefas adicionais associadas ao planejamento de vários aspectos do gerenciamento de ativos digitais em uma empresa.

Para obter informações sobre como gerenciar ativos digitais, consulte Visão geral do gerenciamento de ativos digitais (SharePoint Server 2010).

Neste artigo:

Visão geral da biblioteca de ativos
Planejar bibliotecas de ativos
Planejar permissões e segurança
Planejar armazenamento e desempenho
Planejar metadados e pesquisa
Planejar Web Parts e páginas da Web
Planejar o suporte ao cliente

Visão geral da biblioteca de ativos

As bibliotecas de ativos são coleções de arquivos de mídia — por exemplo, arquivos de imagem, áudio e vídeo — no SharePoint Server 2010, os quais você compartilha com outros usuários do site. Como parte do planejamento do gerenciamento de ativos digitais, você deve determinar a biblioteca de ativos que atende melhor às necessidades da organização. Como a biblioteca de ativos não é nada mais do que uma biblioteca do SharePoint Server com tipos de conteúdo especializados para ativos digitais, muitos dos métodos usados para planejar uma solução de ativos digitais são iguais aos utilizados no planejamento de uma solução de gerenciamento de documentos.

Você pode usar uma biblioteca de ativos de duas maneiras:

Como uma biblioteca de documentos genérica para ativos digitais no nível de equipe A biblioteca é usada simplesmente para armazenar arquivos de imagens, áudio e vídeo, para utilização pela sua equipe. Você pode conceder a todos os membros da equipe as permissões para carregar, organizar e gerenciar ativos, ou restringir a tarefa de organizar e gerenciar ativos a um subconjunto de pessoas da sua equipe.

Observação

O SharePoint Server 2010 não oferece suporte para fluxo ao vivo de conteúdo de áudio ou vídeo.
Como um repositório centralizado de ativos digitais para a organização Nessa situação, você usa o fluxo de trabalho e a aprovação de conteúdo para todos os ativos adicionados à biblioteca, e talvez existam pessoas de diferentes funções responsáveis por estágios separados do processo de aprovação. Por exemplo, designers gráficos e produtores de áudio e vídeo poderiam carregar ativos para a biblioteca. Mas um gerente de conteúdo poderia ser responsável pela triagem da entrada de ativos e aprovação para publicação, além de atribuir metadados adicionais aos ativos.

Planejar bibliotecas de ativos

O processo de planejamento de bibliotecas de ativos para a solução de ativos digitais consiste nas seguintes etapas principais:

Identificar as funções de gerenciamento de ativos digitais
Analisar a utilização de ativos
Planejar a organização de bibliotecas de ativos
Planejar tipos de conteúdo
Planejar o controle de conteúdo para ativos digitais
Planejar fluxos de trabalho
Planejar políticas
Outros usos de uma biblioteca de ativos

Identificar as funções de gerenciamento de ativos digitais

Como ocorre no planejamento de uma biblioteca de documentos, a primeira etapa do planejamento de uma biblioteca de ativos digitais é identificar os participantes e os interessados na sua solução. Isso ajudará a responder perguntas como: quem cria os ativos digitais na organização, que tipos de ativos eles criam, quem gerencia os ativos e quem mantém os servidores nos quais os ativos são armazenados? Para obter mais informações e para ver uma planilha para gravar os dados coletados, consulte Identificar usuários e analisar o uso de documentos.

Analisar a utilização de ativos

Após identificar quem trabalha nos ativos, determine os tipos de ativos utilizados e como eles serão usados. Essa análise ajudará a determinar informações importantes, como a forma de estruturar as bibliotecas de ativos, quantas bibliotecas serão necessárias, quais tipos de conteúdo usar para os ativos e quais diretivas de gerenciamento de informações devem ser aplicadas às bibliotecas de ativos. Como o tamanho da maioria dos ativos digitais será muito maior do que o de documentos padrão, você também deverá planejar a capacidade de armazenamento. Para obter mais informações e para ver uma planilha para gravar os dados coletados, consulte Identificar usuários e analisar o uso de documentos.

Planejar a organização de bibliotecas de ativos

À medida que planeja as bibliotecas de ativos, você deve tomar decisões específicas sobre as bibliotecas, como onde criá-las, como elas devem ser usados, quantas são necessárias e como organizá-las. Use os mesmos métodos de planejamento de bibliotecas de ativos usados no planejamento de bibliotecas de documentos. Esta seção descreve informações especiais para o planejamento de bibliotecas de ativos:

Determinar quantas bibliotecas de ativos são necessárias
Decidir onde você deseja criar a biblioteca de ativos
Escolher uma biblioteca fixa ou colaborativa
Decidir como organizar a biblioteca de ativos

Determinar quantas bibliotecas de ativos são necessárias Essa determinação, como nas etapas anteriores de análise e planejamento, também depende de como a biblioteca de ativos será usada. Por exemplo: se você tem equipes individuais que precisam usar bibliotecas de ativos para colaboração e que precisam controlar o conteúdo, como o controle de versões, enquanto trabalham nos ativos, você pode criar uma biblioteca de ativos para cada site de equipe que precisa de uma biblioteca. Depois, você poderá permitir que as equipes gerenciem seus próprios ativos. Se quiser que a biblioteca de ativos sirva como um grande repositório centralizado a ser usado por diferentes equipes, você poderá criar uma única biblioteca de ativos e ajustar as permissões para restringir quem vai usar, gerenciar e pesquisar na biblioteca. Para obter mais informações, consulte Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).

Observação

Se você habilitar o cache em disco para um aplicativo Web, cada conjunto de sites desse aplicativo Web usará o cache. Se você não precisa ter cache de disco para a maioria dos sites, considere colocar em um aplicativo Web separado somente esses conjuntos de sites que contêm uma biblioteca de ativos que requer o cache de disco.

Decidir onde criar a biblioteca de ativos O local onde você criará a biblioteca de ativos dependerá de como você planeja usá-la. Para uma biblioteca de ativos geral que será usada pela equipe, você pode criar a biblioteca no nível de site. Para um repositório central, você pode criar a biblioteca de ativos no nível de conjunto de sites. Se a biblioteca de ativos for usada em um site de publicação na Web, coloque-a no mesmo conjunto de sites do site de publicação para que os arquivos de ativos usados pelas páginas de publicação estejam disponíveis para o site de publicação. Use sua análise de ativos para determinar quem cria e usa os ativos e como eles serão usados. Isso o ajudará a decidir onde as bibliotecas de ativos são necessárias na empresa.

Escolher uma biblioteca fixa ou colaborativa Dependendo do seu cenário, a biblioteca de ativos será principalmente uma biblioteca fixa, onde ativos concluídos são inseridos e a biblioteca é somente leitura, ou será um ambiente de colaboração, no qual o controle de versões da biblioteca é habilitado e os usuários com as permissões adequadas são capazes de ler e gravar os ativos existentes.

Decidir como organizar a biblioteca de ativos Você pode planejar o armazenamento de todos os ativos na raiz da biblioteca de ativos e usar exibições personalizadas para mostrar aos usuários da biblioteca os ativos com base em determinados critérios. Você também pode usar as pastas para guardar os ativos de acordo com os critérios que especificar. Por exemplo, é possível colocar todos os vídeos em uma pasta e os arquivos de áudio em outra, ou criar pastas de produtos e colocar todos os ativos referentes a um determinado produto em cada uma. Consulte sua análise de ativos para determinar os cenários mais comuns para a utilização de ativos na sua organização.

Planejar tipos de conteúdo

As bibliotecas de imagens incluem conteúdos de imagem, áudio e vídeo. Você pode usar esses tipos de conteúdos ou criar seus próprios tipos personalizados, derivados daqueles, dependendo das necessidades de classificação da empresa. Por exemplo, você pode criar dois tipos de conteúdo para pôsteres e logomarcas de produtos, e derivar as características básicas para os novos tipos de conteúdos do tipo de conteúdo imagem. Isso permite que você associe propriedades separadas para os dois novos tipos de conteúdo, especifique fluxos de trabalho diferentes ou defina diretivas de gerenciamento de informações diferentes com base nos tipos de conteúdo. Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010)

Planejar o controle de conteúdo para ativos digitais

Planeje o grau de controle para cada tipo de conteúdo e local de armazenamento para ativos digitais. Por exemplo, se a biblioteca de ativos é uma solução de colaboração, você pode usar o controle de versão para armazenar iterações sucessivas de ativos na biblioteca e exigir que os usuários façam o check-in e o check-out dos ativos antes de trabalhar neles. Você também pode especificar um processo de aprovação pelo qual os ativos devem ser aprovados antes de serem disponibilizados publicamente. Para obter mais informações, consulte Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010).

Planejar fluxos de trabalho

Use fluxos de trabalho para executar tarefas de gerenciamento de ativos da biblioteca da mesma forma usada para documentos de uma biblioteca. É importante identificar o seguinte: os ativos precisam ser revisados e aprovados antes de serem usados por consumidores de ativos? Quem é o responsável pelo gerenciamento da validade dos ativos? Os ativos são mantidos ou excluídos após o fim de sua validade? Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010).

Planejar políticas

Para cada tipo de conteúdo a ser usado na sua biblioteca de ativos, você deve planejar as diretivas de gerenciamento de informações que determinam como os ativos são auditados, mantidos e rotulados. Para obter mais informações, consulte Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010).

Importante

O SharePoint Server 2010 não aplica automaticamente a proteção de IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) para conteúdo de áudio ou vídeo armazenado em uma biblioteca de ativos do SharePoint Server 2010. Além disso, quando ativos de áudio ou vídeo armazenados no SharePoint Server 2010 são exibidos por um usuário, cópias desses ativos podem ser armazenadas no cache do navegador local do usuário. O media player to SharePoint Server 2010 oferece suporte para reprodução de formatos de áudio e vídeo protegidos por IRM e formatos de vídeo nos quais a proteção DRM foi aplicada por um provedor de IRM externo, aceito pelo Microsoft Silverlight 3 ou versões posteriores. Para obter mais informações, consulte Gerenciamento de Direitos Digitais (DRM) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154933&clcid=0x416).

Outros usos de uma biblioteca de ativos

A tabela a seguir lista a utilização adicional para uma biblioteca de ativos no SharePoint Server 2010.

Recurso	Descrição
Podcasts	Com os novos tipos de conteúdo de áudio e vídeo incluídos em bibliotecas de ativos, o RSS feed de biblioteca pode ser usado em podcasts. Os usuários podem levar a URL para a biblioteca de RSS feed e inseri-la em seu aplicativo de podcast para receber atualizações de novos arquivos de áudio e vídeo adicionados à biblioteca de ativos. Para obter mais informações sobre como carregar arquivos de áudio e vídeo, consulte o artigo sobre como configurar uma biblioteca para armazenar arquivos de imagem, áudio ou vídeo.
Locais Sugeridos do Navegador de Conteúdo	Ao usar um site de publicação, a URL de uma biblioteca de ativos de um site pode ser adicionada à lista Locais Sugeridos do Navegador de Conteúdo do site de publicação. Isso permitirá que os criadores de conteúdo acessem a biblioteca de ativos ao inserirem ativos em páginas da Web no SharePoint Server 2010 ou nos aplicativos do Microsoft Office 2010, como o Microsoft Word.
Organizador de Conteúdo	Ao usar uma biblioteca de ativos como um repositório centralizado, considere usar o recurso de Organizador de Conteúdo para automatizar o roteamento dos ativos carregados na biblioteca pelos usuários. Quando o recurso de Organizador de Conteúdo é iniciado em Configurações do Site, uma nova biblioteca chamada Biblioteca de Redistribuição é criada automaticamente. Isso permite a criação de regras para a forma como os ativos adicionados a esta biblioteca são roteados para outras bibliotecas, como a biblioteca de ativos. Por exemplo, você pode direcionar todos os ativos de áudio de uma pasta da biblioteca de ativos, enquanto todos os ativos de vídeo são armazenados em outra pasta. Uma das vantagens de usar o Organizador de Conteúdo é que certos campos de metadados podem ser necessários para receber entrada do usuário quando novos ativos são adicionados. Isso ajuda a controlar o local onde diferentes tipos de ativos são colocados e reduz o trabalho que seria realizado pelos gerenciadores de conteúdo responsáveis por administrar a biblioteca de ativos e gerenciar os ativos que ela contém.
Links publicados	Os administradores podem adicionar links para os sites do SharePoint e listas de aplicativos clientes nos pacotes do Microsoft Office 2010, como o Word, o Microsoft Excel e o Microsoft PowerPoint. Esses links aparecem na guia Meus Sites do SharePoint na caixa de diálogo Abrir, Salvar e Salvar como quando você abre e salva documentos desses aplicativos. Os usuários podem adicionar links manualmente às suas listas de links publicados navegando até uma biblioteca e clicando em Conectar ao Office. Para obter mais informações, consulte Add or delete links to Office client applications (SharePoint Server 2010).

Planejar permissões e segurança

O planejamento de permissões e segurança em uma biblioteca de ativos é o mesmo planejamento usado para permissões e segurança em uma biblioteca de documentos. Para obter informações sobre os grupos padrão disponíveis, níveis de permissão e quando usar grupos ou níveis personalizados, consulte Determinar os níveis de permissão e grupos que serão usados (SharePoint Server 2010).

Planejar armazenamento e desempenho

Como uma biblioteca de ativos é um tipo especializado de biblioteca de documentos, a determinação dos requisitos de armazenamento para ativos digitais é um procedimento semelhante à determinação de requisitos de armazenamento para documentos. A principal diferença é que as bibliotecas de ativos contêm menos ativos que as bibliotecas de documentos. Mas os ativos de uma biblioteca de ativos são maiores que os da biblioteca de documentos. Durante o planejamento do armazenamento, analise o conteúdo para determinar o número e o tamanho médio dos ativos que serão armazenados na biblioteca de ativos. Por exemplo, se houver 500.000 ativos e o tamanho de arquivo médio for de 10 megabytes (MB), será preciso ter, no mínimo, 500 gigabytes (GB) de armazenamento no servidor do banco de dados. Se você usar o cache do BLOB em disco, também deverá garantir que o servidor Web front-end tenha espaço em disco suficiente para armazenar os arquivos em cache.

Dependendo do tipo de arquivos de ativos digitais que serão armazenados na sua biblioteca de ativos, você deve habilitar o cache BLOB baseado em disco e a otimização de taxa de bits para oferecer melhor desempenho aos usuários. Geralmente é uma boa ideia habilitar o cache BLOB baseado em disco. Quando o cache BLOB está habilitado, ele armazena os tipos de arquivos especificados no servidor Web front-end para reduzir a carga colocada no servidor de banco de dados quando esses arquivos são solicitados e oferecidos aos usuários.

Se você for usar a biblioteca de ativos para oferecer arquivos de áudio e vídeo aos usuários, recomendados sempre habilitar o cache BLOB e a aceleração de taxa de bits no servidor. A otimização de taxa de bits controla a velocidade na qual os arquivos de áudio e vídeo são baixados para o cliente, de forma que o desempenho geral do site não seja afetado. A otimização de taxa de bits também permite o download e a visualização progressiva desses ativos pelos usuários. Para obter mais informações sobre o cache em disco, consulte Planejar armazenamento em cache e desempenho (SharePoint Server 2010)Leia-me da otimização da taxa de bits (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154962&clcid=0x416).

Planejar metadados e pesquisa

A adição de metadados que ajudam a descrever o tipo e o conteúdo de um ativo digital melhora muito a capacidade de descobrimento de conteúdo de uma biblioteca de ativos. Ao planejar uma biblioteca de ativos, lembre-se de que os arquivos de mídia avançada não são pesquisados automaticamente porque não contêm texto que possa ser indexado pelo mecanismo de pesquisa. Os metadados usados para descrever os ativos digitais podem incluir informações como título, descrição, autor, direitos autorais e palavras-chave corporativas que oferecem detalhes adicionais sobre o ativo. Alguns metadados, como o tamanho e dimensões de uma imagem, são inseridos automaticamente quando o ativo é carregado na biblioteca de ativos. Outros metadados, como a descrição de texto de uma imagem, são adicionados manualmente pelo criador do ativo quando este é carregado ou pelo gerente da biblioteca durante a triagem de ativos de entrada ou a realização de tarefas administrativas, como a adição de palavras-chave ou status de aprovação a bibliotecas de ativos.

Planejar Web Parts e páginas da Web

O SharePoint Server 2010 tem muitas Web Parts e controles de campo que foram adicionados ou atualizados para tirar proveito dos novos tipos de conteúdo incluídos na biblioteca de ativos. As Web Parts são adicionadas às zonas da Web em páginas de Web Parts pelos proprietários de conteúdo, enquanto os controles de campo são adicionados a páginas de publicação pelos desenvolvedores e designers de sites. Para obter mais informações sobre Web Parts e controles de campo, consulte o artigo sobre noções básicas de controles de campo e de Web Parts em sites de publicação do SharePoint Server 2007. Entre os exemplos de Web Parts e controles de campo usados para exibir ativos digitais estão:

Web Part e controle de campo de mídia Usado para exibir vídeo inserido em uma página da Web.
Web Part e controle de campo de imagem Usado para exibir imagens de uma página da Web.
Web Part de conteúdo por consulta Usado para exibir itens de todos os sites de um conjunto de sites, um site selecionado ou subsite, ou uma lista ou biblioteca específica . A consulta pode ser configurada para retornar uma lista de itens com base na lista e nos tipos de conteúdo e pode ser filtrada e direcionada para um público específico.

Ao criar páginas da Web para sites, considere quais campos serão expostos aos usuários em páginas da Web e Web Parts para ajudá-los a localizar os ativos de que precisam. Você pode personalizar as informações exibidas quando um usuário deixa o ponteiro pausado em um ativo da biblioteca editando o modo de exibição Miniatura na página Configurações da Biblioteca.

Planejar o suporte ao cliente

Se você quer que os usuários da empresa aproveitem a experiência de mídia avançada oferecida pelo SharePoint Server 2010, instale o Silverlight 3 ou versões posteriores em todos os computadores cliente que irão acessar seus sites. Você deve planejar como e quando o Silverlight 3 será instalado. Por exemplo, todos os usuários acessarão a biblioteca de ativos e todos eles devem ter o player Silverlight 3 instalado? A organização exigirá uma implantação gerenciada do cliente Silverlight 3 para todas as áreas de trabalho ou permitirá que os usuários instalem o cliente conforme a necessidade? Para obter mais informações sobre o Silverlight 3, consulte Visão geral do Silverlight (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154002&clcid=0x416).