Microsoft Office 365: aumente sua produtividade corporativa
O Office 365 representa a próxima etapa na evolução das ferramentas de negócios, fornecendo produtividade baseada na nuvem que complementa a experiência de área de trabalho do Office.
Joshua Hoffman
O coração da produtividade corporativa é a responsabilidade do operador de informações. Nunca uma pessoa foi capaz de produzir tanto, de maneira independente e em colaboração com outras pessoas. E TI nunca precisou fornecer tanta funcionalidade como agora. Os operadores de informações exigem a capacidade de comunicar informações comerciais críticas com documentos, apresentações e planilhas sofisticados; a capacidade de compartilhar essas informações de maneira rápida e segura com soluções de comunicação confiáveis; e a capacidade de colaborar da mesma maneira com colegas, clientes e parceiros.
Embora o pacote de produtos do Office sempre tenha fornecido soluções para atender aos desafios do operador de informações, esses desafios continuaram a evoluir. O cenário da tecnologia e da comunicação também continuou a evoluir. E o pacote do Office continua a evoluir com o fornecimento de ferramentas mais abrangentes para ajudar a desbloquear o potencial dos usuários e a maximizar a produtividade corporativa.
O pacote do Office 365 será a próxima etapa nessa evolução. O Office 365 leva a produtividade do Office para a nuvem e fornece produtividade baseada em nuvem de acordo com seus próprios termos. Aqui, examinaremos os recursos e as funcionalidades do Office 365, os benefícios que eles oferecem e o que você precisa saber para estar preparado para a transição em sua organização. Para obter mais informações sobre o Office 365 e inscrever-se no programa beta, visite a página do Office 365 Beta.
Office Online
O Office 365 fornece um pacote de aplicativos baseados em nuvem para complementar e aprimorar a experiência do cliente da área de trabalho do Office. O primeiro desses aplicativos é o SharePoint Online. Em vez de implantar e gerenciar o SharePoint internamente, o SharePoint Online dá a você uma experiência completa de SharePoint hospedado. Você e seus usuários empresariais têm acesso em qualquer lugar às funcionalidades de colaboração, gerenciamento de informações e business intelligence do SharePoint.
O SharePoint Online dá acesso a sites para:
- Gerenciamento e compartilhamento de arquivos e documentos importantes (My Sites)
- Manter as equipes em sincronia e gerenciar projetos importantes (Team Sites)
- Manter-se atualizado com as informações e as notícias da empresa (Intranet Sites)
- Compartilhar documentos de maneira segura com clientes e parceiros (Extranet Sites)
- Promover e realizar o marketing de sua empresa com um site voltado para o público
É possível acessar o SharePoint Online diretamente em aplicativos cliente do Office 2010, inclusive o Word, o Excel e o PowerPoint. É possível criar documentos da maneira como você sempre fez e salvá-los em espaços de trabalho online do SharePoint.
De lá, você pode acessar documentos por meio do SharePoint Online via Web, e também compartilhá-los com outros usuários, dentro ou fora de organização, por meio controles de permissões granulares. Com o portal da Web do SharePoint Online e os Office Web Apps, a coautoria e a colaboração também são possíveis em documentos em tempo real (consulte a Figura 1). Isso elimina a necessidade de revisões constantes por email de um lado para outro.
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Figura 1 Colaboração online com o Office 365
Com o uso de My Sites do SharePoint, o SharePoint Online permite que os usuários adicionem áreas de interesse, habilidades e qualificações a seus perfis online, o que facilita encontrar especialistas no assunto dentro da organização. Isso não apenas melhora a produtividade corporativa, mas também a expansão de redes sociais e profissionais dentro da empresa. O SharePoint Online também dá suporte à marcação social sofisticada, garantindo que os usuários e as comunidades organizem as informações de maneiras que façam mais sentido para seus negócios.
Comunicação em tempo real
O Office 365 também fornece uma infraestrutura robusta de comunicação hospedada com o uso do Exchange Online e do Lync Online. O Exchange Online fornece infraestrutura de email, calendário, contatos e tarefas, bem como toda a funcionalidade de uma implantação interna do Exchange, inclusive informações de presença, publicação de dados de disponibilidade e Dicas de Email.
É possível acessar os serviços do Exchange Online de várias maneiras, inclusive o cliente de desktop do Outlook, o Outlook Web App (consulte a Figura 2) e dispositivos móveis com o uso do Exchange ActiveSync. O Outlook Web App fornece funcionalidade total entre navegadores, inclusive o Internet Explorer, o Safari e o Firefox.
Com referência a dispositivos móveis, ele dá suporte ao Windows Phone, dispositivos das séries Nokia E e N, dispositivos Palm, iPhone e iPad da Apple e determinados telefones Android. O Exchange Online pode dar suporte a dispositivos BlackBerry em determinados planos. Esse nível de compatibilidade entre plataformas garante que você tenha acesso a informações críticas, em qualquer lugar e a qualquer hora.
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Figura 2 Acessando email com o Outlook Web App
O Lync Online permite acessar uma versão hospedada do Microsoft Lync Server, o sucessor do Microsoft Office Communications Server. Ele fornece uma plataforma de comunicação em tempo real confiável e segura, além de uma grande quantidade de funcionalidades de próxima geração.
O Lync Online fornece comunicação em qualquer lugar e a qualquer hora por meio de mensagens instantâneas, chamadas de áudio e vídeo, reuniões online e webconferências (consulte a Figura 3). Você pode se mover diretamente entre conversas de mensagens instantâneas e reuniões online ad hoc, conduzir apresentações online para clientes ou parceiros com o uso de áudio, vídeo e compartilhamento de tela, convidar contatos externos para participar de reuniões online e exibir o status de presença de outros usuários no Lync e em outros aplicativos do Office.
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Figura 3 Compartilhamento de áudio, vídeo e aplicativos com o Microsoft Lync
O Exchange Online e o Lync Online dão suporte a um modelo de implantação de coexistência. Isso facilita a integração de serviços internos e hospedados. A coexistência permite flexibilidade para migrar para serviços baseados em nuvem em seu próprio ritmo. Você pode manter alguns usuários em servidores hospedados internamente e, ao mesmo tempo, migrar outros usuários para o Office 365. Mais informações sobre a arquitetura da implantação de coexistência podem ser obtidas na página Assistente de implantação do Exchange na Biblioteca TechNet.
Provisionamento e administração
Com o Office 365, você paga pelo que precisa por usuário. Há três camadas de assinaturas disponíveis: Office 365 para empresas, Office 365 para pequenas empresas e o Office 365 para educação. Cada uma delas fornece o conjunto adequado de serviços com base no tamanho e nos requisitos da organização. É possível provisionar facilmente novos usuários à medida que eles entram na organização. Também é possível gerenciar usuários existentes com um Painel de Gerenciamento de TI online (consulte a Figura 4).
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Figura 4 Painel de Gerenciamento de TI do Office 365
O Painel de Gerenciamento de TI permite adicionar novos usuários, redefinir senhas, ajustar camadas de assinaturas, criar grupos de segurança, gerenciar solicitações de serviços e assim por diante. Você também pode delegar controle administrativo em um nível granular. Isso permite dar a seus colegas acesso a funções administrativas específicas com base em funções de usuário. Por exemplo, você pode conceder ao departamento jurídico acesso administrativo às caixas de entrada dos usuários.
O Office 365 também inclui licenciamento pré-pago e gerenciamento do Office Professional Plus. Isso caracteriza a última versão de aplicativos da área de trabalho do Office com o Office Web Apps integrado. Você e seus usuários podem acessar documentos, email, calendários ou quaisquer outros documentos do Office em virtualmente qualquer dispositivo.
O Office 365 está pronto para alterar a maneira como os usuários criam, gerenciam e compartilham informações comerciais críticas. Por levar a experiência familiar do Office para a nuvem, fornecer acesso entre plataformas e dispositivos e por fornecer licenciamento flexível e funcionalidade de implantação, o Office 365 pode ajudar sua empresa a se manter atualizada com um ambiente cada vez mais global e móvel.
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Joshua Hoffmané ex-editor-chefe da TechNet Magazine. Agora, ele é autor e consultor independente, aconselha seus clientes sobre tecnologia e marketing seletivo. Hoffman também trabalha como editor-chefe do ResearchAccess.com, um site dedicado ao crescimento e aperfeiçoamento da comunidade de pesquisas de mercado. Ele mora na cidade de Nova York.