Gerenciar custodiantes em um caso de descoberta eletrônica (Premium)

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A guia Fontes de dados em um caso de Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium) contém uma lista de todos os custodiantes que foram adicionados ao caso. Depois de adicionar os custodiantes a um caso, os detalhes sobre cada custodiante são coletados automaticamente de Microsoft Entra ID e podem ser exibidos na descoberta eletrônica (Premium).

Dica

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Exibir detalhes do custodiante

A exibição da lista Fontes de Dados pode ser filtrada pelo nome de origem, tipo de origem (local de custódia/dados), Locais, status de origem, status de indexação, manter status e data do índice. A exibição de lista também pode ser agrupada por fonte de dados, tipo de origem, status de origem, status de espera e status de indexação.

Para exibir os detalhes sobre um custodiante, selecione o custodiante na lista na guia Fontes de dados . Uma página de sobrevoo é exibida com as seguintes guias e informações:

  • Guia Resumo
    • Informações de funcionários
    • Status
  • Guia Locais
  • Importar erros

Além disso, a barra de comandos para a página de sobrevoo do custodiante habilita as seguintes ações para o custodiante:

  • Fonte de edição: abre a página Editar custodiante em que você pode adicionar ou remover fontes de dados associadas ao custodiante.
  • Índice de atualização: Atualizações o índice das fontes de dados do custodiante. Essa ação é útil quando você deseja reindexar as fontes de dados do custodiante para abordar itens parcialmente indexados.
  • Versão: libera o custodiante do caso. Essa ação libera quaisquer retenções colocadas nas fontes de dados do custodiante. Quaisquer retenções colocadas nas fontes de dados do custodiante em outros casos ainda serão aplicadas.
  • Exibir atividade: abre a página Exibir atividade em que você pode pesquisar atividades específicas para o custodiante no log de auditoria.
  • Ação de retenção de repetição: tenta novamente a retenção para os custodiantes e locais selecionados.

Guia Resumo

A guia Resumo mostra as seguintes seções e informações sobre o custodiante:

Informações de funcionários

  • Título: o título do trabalho do custodiante.
  • Nome da entidade de usuário: o UPN (nome da entidade de usuário) para o custodiante. Por exemplo, user1@contoso.onmicrosoft.com.
  • Gerente: o gerente do custodiante. O gerenciador designado recebe qualquer comunicação de escalonamento para esse custodiante.
  • Caixa de correio: a caixa de correio primária do custodiante.
  • Localização O local do escritório no local de negócios do custodiante.
  • Cidade: a cidade em que o custodiante funciona.
  • Estado: o estado em que o custodiante funciona.
  • País: o país em que o custodiante funciona.
  • Departamento: o nome do departamento no qual o custodiante funciona.

Importante

Se a UPN de um custodiante for alterada depois que o custodiante for adicionado a um caso, as informações de custodiante (Título, Gerente, Localização etc.) não serão mantidas e serão exibidas no painel de resumo do custodiante como Sem dados a serem mostrados.

Status

  • Mantenha status: a status de retenção dos locais adicionados ao custodiante. Os status de retenção incluem:

    • Em espera: indica que o custodiante e os locais associados são colocados em espera com êxito.

    • Não em espera: indica que o custodiante e os locais de dados associados não são colocados em espera ou liberados com êxito de espera.

    • Aplicando a retenção: indica que o aplicativo de espera para o custodiante e os locais de dados associados estão em andamento. Aguarde até que o trabalho de retenção seja concluído e verifique se a retenção foi colocada com êxito.

    • Liberação da retenção: indica que a liberação da retenção do custodiante e dos locais de dados associados está em andamento. Aguarde até que o trabalho de retenção seja concluído e verifique se a retenção foi liberada com êxito.

    • Retenção parcial: indica que erros para alguns locais associados ao custodiante não puderam ser colocados em espera.

    • Retenção parcial liberada: indica que alguns locais associados ao custodiante não foram liberados da retenção.

    • Falha na retenção: indica que a retenção não pôde ser colocada no custodiante e em qualquer um dos locais associados.

    • Falha na versão: indica que a retenção não pôde ser liberada do custodiante e de qualquer um dos locais associados.

      Se a retenção não pôde ser colocada ou lançada com êxito, a contagem total de locais com falha com categorias de erro associadas e sua resolução será exibida na guia Resumo . Selecione Mostrar locais para exibir a lista completa de locais com falha ou selecione Exportar lista para baixar uma lista dos locais com falha por tipo de erro. Para obter mais informações sobre erros de fonte de dados, consulte Gerenciar status de retenção e erros.

      Observação

      Os detalhes de erro de retenção aprimorados e a resolução estão disponíveis apenas para os custodiantes recém-adicionados. Uma ia de mensagem de erro genérica exibida para locais de custódia mais antigos que haviam falhado anteriormente. Os usuários podem obter as informações de resolução e mensagens de erro aprimoradas para esses custodiantes selecionando a ação retry hold. Isso tenta novamente a retenção e gera as melhores mensagens de erro e resolução se o erro persistir.

  • Indexação status: indica o estado de indexação, incluindo a última data e hora atualizadas (UTC).

Guia Locais

Essa guia mostra a contagem e o tipo de fontes de dados (caixas de correio, sites e Teams) e a status de retenção para cada local associado ao custodiante e fazem parte do caso.

  • Cada local de dados mostra seu status de espera.
  • Se você não vir uma status de espera para uma fonte de dados, marcar o status da retenção de custodiante listada na guia Segurar para o caso. A retenção de custodiante identifica as fontes de dados específicas colocadas em espera.

Guia Importar erros

Essa guia mostra a contagem e a lista de locais associados ao custodiante que errou durante o processo de custódia de importação e permite que o usuário remova locais inválidos das fontes.

Editar um custodiante

À medida que seu caso progride, você pode descobrir que pode haver fontes de dados adicionais relevantes para um custodiante específico e o caso. Em outros cenários, talvez você queira remover determinadas fontes de dados que foram revisadas e consideradas não relevantes.

Para atualizar as fontes de dados associadas a um custodiante:

  1. Vá para eDiscovery > eDiscovery (Premium) e abra o caso.

  2. Selecione a guia Fontes de Dados .

  3. Selecione um custodiante na lista e selecione Editar fonte na barra de comandos da página de sobrevoo.

  4. Para adicionar ou remover a caixa de correio primária e a conta do OneDrive para o custodiante:

    • Expanda o custodiante para exibir os locais de dados primários que foram anteriormente associados ao custodiante.
    • Selecione Editar ao lado de Caixas de Correio ou OneDrive para adicionar a caixa de correio do custodiante ou o local do OneDrive.
    • Selecione Limpar ao lado de Caixas de Correio ou OneDrive para remover a caixa de correio do custodiante ou a conta do OneDrive de ser associada como um local de dados para esse custodiante.

  5. Para adicionar ou remover outras caixas de correio, sites, Teams ou grupos de Viva Engage a um custodiante específico, selecione Editar ao lado do serviço para adicionar um local de dados.

    • Exchange: use para associar outras caixas de correio ao custodiante. Digite na caixa de pesquisa o nome ou alias (no mínimo três caracteres) de caixas de correio de usuário ou grupos de distribuição. Selecione as caixas de correio a serem atribuídas ao custodiante e, em seguida, selecione Adicionar.
    • SharePoint: use para associar sites do SharePoint ao custodiante. Selecione um site na lista ou pesquise um site digitando uma URL na caixa de pesquisa. Selecione os sites a serem atribuídos ao custodiante e, em seguida, selecione Adicionar.
    • Teams: use para atribuir ao Microsoft Teams do qual o custodiante é atualmente membro. Selecione as equipes a serem atribuídas ao custodiante e, em seguida, selecione Adicionar. Depois de adicionar uma equipe, o sistema identifica e localiza automaticamente o site do SharePoint e a caixa de correio do grupo associados a essa equipe e atribui-os ao custodiante.
    • Viva Engage: use para atribuir os grupos de Viva Engage dos quais o custodiante é atualmente membro. Selecione os grupos a serem atribuídos ao custodiante e, em seguida, selecione Adicionar. Depois de adicionar uma equipe, o sistema identifica e localiza automaticamente o site do SharePoint e a caixa de correio de grupo associada a esse grupo e atribui-os ao custodiante.

    Observação

    Você pode usar os seletores de localização do Exchange e do SharePoint para associar qualquer caixa de correio ou site em sua organização, incluindo equipes ou grupos Viva Engage dos quais um custodiante não é membro, a um custodiante. Para fazer isso, você precisa adicionar a caixa de correio e o site associados a cada equipe ou grupo Viva Engage.

  6. Depois de editar os locais de dados para o custodiante, selecione Avançar para ir para a página Manter configurações .

  7. Na página Manter configurações , atualize as configurações de retenção para o custodiante. Selecione Avançar.

  8. Na página Examinar , examine as alterações e selecione Enviar para salvar as alterações.

Reindexar os dados do custodiante

Na maioria dos fluxos de trabalho de descoberta eletrônica para investigações legais, um subconjunto de dados de um custodiante é pesquisado depois que o custodiante é adicionado a um caso legal. Devido a grandes tamanhos de arquivo ou possível corrupção de dados, alguns itens nas fontes de dados associadas a um custodiante podem ser parcialmente indexados. Usando a funcionalidade de indexação avançada na descoberta eletrônica (Premium), a maioria dos itens parcialmente indexados pode ser corrigida automaticamente reindexando esses itens sob demanda.

Quando um custodiante é adicionado a um caso, os dados localizados nas fontes de dados associadas ao custodiante são reindexados automaticamente (pelo processo de indexação avançada). Isso significa que você pode deixar os dados no local em vez de ter que baixá-los e corrigi-los e, em seguida, pesquisá-los offline. No entanto, durante o ciclo de vida de um caso legal, novas fontes de dados podem estar associadas a um custodiante. Nesse caso, você pode reindexar os dados do custodiante executando novamente o processo de indexação avançada para corrigir quaisquer itens parcialmente indexados e atualizar o índice para os dados do custodiante.

Para disparar o processo de reindexação para abordar itens parcialmente indexados:

  1. Vá para eDiscovery > eDiscovery (Premium) e abra o caso.
  2. Selecione a guia Fontes de dados .
  3. Na página Fontes de dados , selecione um custodiante cujos dados devem ser reindexados.
  4. Na página de sobrevoo, selecione Índice de atualização. Uma caixa de diálogo é exibida para confirmar a atualização do índice, selecione Sim para continuar.

A reindexação de dados do custodiante é um processo de longa execução; o trabalho correspondente criado é chamado re-indexando dados de custodiante. Você pode acompanhar o progresso na guia Trabalhos ou na guia Custodiantes monitorando o status na coluna status de trabalho de indexação.

Para saber mais, veja:

Liberar um custodiante de um caso

Um custodiante é liberado em situações em que um caso é encerrado, o custodiante não é mais obrigado a preservar o conteúdo de um caso ou quando o custodiante é considerado não mais relevante para o caso.

Se você liberar um custodiante após a publicação de um aviso de suspensão, um aviso de liberação será enviado ao custodiante. Além disso, todas as retenções colocadas em fontes de dados associadas ao custodiante são removidas. Se o custodiante foi colocado em um porão silencioso, onde não foram emitidas notificações de retenção legal, um aviso de liberação não será enviado, mas quaisquer retenções colocadas em fontes de dados associadas a esse custodiante serão removidas.

Para liberar um custodiante:

  1. Vá para eDiscovery > eDiscovery (Premium) e abra o caso.

  2. Selecione a guia Fontes de dados .

  3. Na página Fontes de dados e selecione o custodiante que está sendo liberado do caso.

  4. Na página de sobrevoo, selecione Liberar.

    Uma página de aviso é exibida explicando que, se uma retenção for colocada em uma fonte de dados associada ao custodiante, a retenção será removida e que qualquer outra retenção associada a um caso diferente de descoberta eletrônica (Premium) ainda se aplicará. Isso inclui outros tipos de recursos de preservação e retenção (como uma política de retenção do Microsoft 365).

  5. Selecione Sim para confirmar se deseja liberar o custodiante.

    O status para esse usuário na guia Custodians está definido como Liberado e a status de Espera na página de sobrevoo é alterada para False.

Observação

Um custodiante pode estar simultaneamente envolvido em vários casos legais. Quando um custodiante for liberado de um caso específico, as retenções e notificações em outros casos não serão afetadas.