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Saiba mais sobre a retenção do Copilot

  • Artigo

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Observação

As mensagens de Microsoft 365 Copilot e Microsoft Copilot são incluídas automaticamente na localização da política de retenção denominada Conversas do Teams e interações copilot porque são mantidas e eliminadas com os mesmos mecanismos. Os utilizadores não têm de utilizar o Teams para que a política de retenção se aplique ao Copilot.

As informações neste artigo complementam a funcionalidade Saiba mais sobre a retenção porque tem informações específicas das mensagens e interações do Microsoft Teams com o Copilot.

Para outras cargas de trabalho, confira:

Para obter mais informações sobre a integração do Microsoft Purview com a Copilot, veja Proteções de conformidade e segurança de dados do Microsoft Purview para aplicações de IA geradoras.

Dica

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O que está incluído para retenção e exclusão

As políticas de retenção para a localização chats do Teams e interações copilot incluem pedidos do utilizador para Microsoft 365 Copilot e Microsoft Copilot e as respostas copilot aos utilizadores. Estas mensagens podem ser mantidas e eliminadas por motivos de conformidade.

Os pedidos do utilizador incluem texto que os utilizadores escrevem e a seleção de pedidos copilot que são capturados como uma mensagem pré-preenchida. As respostas copiais incluem texto, ligações e referências. Uma vez que as mensagens a indicar que uma resposta está em curso não têm valor comercial, estas mensagens não são capturadas.

Como funciona a retenção com o Copilot

Utilize esta secção para compreender como os seus requisitos de conformidade são cumpridos pelo armazenamento e processos de back-end e deve ser verificado pelas ferramentas de Deteção de Dados Eletrónicos e não pelas mensagens que estão atualmente visíveis no Copilot.

Pode utilizar uma política de retenção para reter dados de mensagens em Microsoft 365 Copilot e Microsoft Copilot e eliminar essas mensagens. Nos bastidores, as caixas de correio do Exchange são utilizadas para armazenar os dados copiados dessas mensagens. Os dados de mensagens Copilot são armazenados numa pasta oculta na caixa de correio do utilizador que executa o Copilot. Esta pasta oculta não foi concebida para ser diretamente acessível a utilizadores ou administradores, mas, em vez disso, armazena dados que os administradores de conformidade podem procurar com ferramentas de Deteção de Dados Eletrónicos.

A caixa de correio do Exchange para reter mensagens Copilot tem o atributo RecipientTypeDetails do UserMailbox, que também armazena dados de mensagens para canais privados do Teams e utilizadores do Teams baseados na nuvem.

Depois de configurar uma política de retenção para interações copilot, uma tarefa de temporizador do serviço Exchange avalia periodicamente os itens na pasta da caixa de correio oculta onde estas mensagens são armazenadas. O trabalho de temporizador leva de 1 a 7 dias para ser executado. Quando estes itens expirarem o respetivo período de retenção, são movidos para a pasta SubstrateHolds , outra pasta oculta que está em cada caixa de correio de utilizador para armazenar itens "eliminados de forma recuperável" antes de serem eliminados permanentemente.

As mensagens permanecem na pasta SubstrateHolds por pelo menos 1 dia e, em seguida, se estiverem qualificadas para exclusão, o trabalho de temporizador as excluirá permanentemente na próxima vez que for executado.

Importante

Devido ao primeiro princípio de retenção e uma vez que as mensagens copilot são armazenadas em caixas de correio Exchange Online, a eliminação permanente da pasta SubstrateHolds é sempre suspensa se a caixa de correio for afetada por outra política de retenção copilot ou teams para a mesma localização, Suspensão de Litígios, retenção de atraso ou se for aplicada uma suspensão de Deteção de Dados Eletrónicos à caixa de correio por motivos legais ou de investigação.

Depois de configurar uma política de retenção para o Copilot, os caminhos que o conteúdo segue dependem se a política de retenção é reter e, em seguida, eliminar, manter apenas ou eliminar apenas.

Quando a política de retenção for reter e excluir:

Diagrama do fluxo de retenção para mensagens copiais.

Na maioria dos cenários, as mensagens Copilot não são removidas. Por exemplo, permanecem, mas estão ocultos quando os utilizadores fecham uma janela de chat ou fecham a aplicação. No entanto, as mensagens copilot são removidas nos seguintes cenários:

Para os dois caminhos no diagrama:

  1. Se as mensagens forem removidas do Copilot, a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds, onde permanece durante, pelo menos, 1 dia. Quando o período de retenção expirar, a mensagem será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

  2. Se as mensagens permanecerem no Copilot após a expiração do período de retenção, a mensagem será copiada para a pasta SubstrateHolds. Esta ação normalmente leva de 1 a 7 dias partir da data de vencimento. Quando a mensagem está na pasta SubstrateHolds, ela é armazenada por pelo menos 1 dia e, em seguida, a mensagem é permanentemente excluída na próxima vez que o trabalho do temporizador for executado (normalmente entre 1 e 7 dias).

Observação

As mensagens armazenadas nas caixas de correio, incluindo as pastas ocultas, são pesquisáveis por ferramentas de Descoberta Eletrônica. Até que as mensagens sejam excluídas permanentemente (na pasta SubstrateHolds), elas permanecerão pesquisáveis por ferramentas de Descoberta Eletrônica.

Quando o período de retenção expira e copia uma mensagem para a pasta SubstrateHolds, é comunicada uma operação de eliminação ao serviço de back-end da Copilot, que, em seguida, reencaminha a mesma operação para a aplicação do utilizador com o Copilot. Os atrasos nesta comunicação ou colocação em cache podem explicar porque é que, durante um curto período de tempo, os utilizadores continuam a ver estas mensagens no Copilot.

Importante

As mensagens visíveis no Copilot não são uma reflexão precisa sobre se são mantidas ou eliminadas permanentemente para requisitos de conformidade.

Quando a política de retenção é somente retenção ou somente exclusão, os caminhos de conteúdo serão variações de reter e excluir.

Caminhos de conteúdo para a política de retenção reter somente

  1. Se as mensagens forem removidas do Copilot , a mensagem será movida para a pasta SubstrateHolds após o período de retenção expirar. Esta ação normalmente leva de 1 a 7 dias partir da data de vencimento. Se a política de retenção for configurada para reter permanentemente, o item permanecerá lá. Se a política de retenção tiver uma data de término para o período de retenção e ele expirar, a mensagem será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporalizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

  2. Se as mensagens permanecerem em Copilot após o período de retenção expirar, nada acontece antes e depois do período de retenção; a mensagem permanece na localização original.

Caminhos de conteúdo para a política de retenção excluir somente

  1. Se as mensagens forem removidas do Copilot durante o período de retenção, a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds. A mensagem é armazenada na pasta SubstrateHolds por pelo menos 1 dia e será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporalizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

  2. Se as mensagens permanecerem no Copilot após a expiração do período de retenção, a mensagem será copiada para a pasta SubstrateHolds. Esta ação normalmente leva de 1 a 7 dias partir da data de vencimento. A mensagem é mantida lá por pelo menos 1 dia e depois será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporalizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

Fluxos e intervalos de exemplo para políticas de retenção

Use os exemplos a seguir para ver como os processos e intervalos explicados nas seções anteriores se aplicam às políticas de retenção que possuem as seguintes configurações:

Para todos os exemplos que se referem à exclusão permanente, devido aos princípios de retenção, esta ação será suspensa se a mensagem estiver sujeita a outra política de retenção para reter o item ou se estiver sujeita a uma retenção de Descoberta Eletrônica.

Exemplo 1: reter durante 30 dias e, em seguida, eliminar

No dia 1, um utilizador envia um pedido para Copilot e o pedido é removido após 10 dias.

Resultado da retenção:

  • Após o dia 10, a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds, onde ainda pode ser pesquisada com ferramentas de Deteção de Dados Eletrónicos.
  • Após o fim do período de retenção (30 dias a partir do 1º dia), a mensagem é permanentemente excluída, normalmente de 1 a 7 dias, após o período mínimo de 1 dia e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.
Exemplo 2: Eliminar apenas após 1 dia

Observação

Por causa da duração curta de um dia destes processos de configuração e retenção que operam em um período de tempo de 1 a 7 dias, esta seção mostra intervalos de exemplo que estão dentro dos intervalos de tempo típicos.

No dia 1, um utilizador envia um pedido para Copilot e este pedido não é removido do Copilot.

Exemplo de resultado de retenção se o pedido do utilizador não for removido:

  • 5º dia (normalmente de 1 a 7 dias após o início do período de retenção no 2º dia):

    • A mensagem é copiada para a pasta SubstrateHolds e permanece lá durante, pelo menos, 1 dia.

  • 9º dia (normalmente de 1 a 7 dias após o período mínimo de 1 dia na pasta SubstrateHolds):

    • A mensagem é excluída permanentemente e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Como o exemplo mostra, embora seja possível configurar uma política de retenção para excluir mensagem após somente um dia, o serviço passa por vários processos para garantir uma exclusão compatível. Como resultado, uma ação de exclusão após 1 dia pode levar 16 dias antes que a mensagem seja excluída permanentemente para não ser retornada em pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Quando um usuário sair da organização

Se um utilizador sair da sua organização e a respetiva conta do Microsoft 365 for eliminada, as mensagens copiais que estão sujeitas a retenção são armazenadas numa caixa de correio inativa. As mensagens do Copilot permanecem sujeitas a qualquer política de retenção que tenha sido colocada no utilizador antes de a respetiva caixa de correio ser inativa e os conteúdos estarem disponíveis para uma pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos. Para obter mais informações, consulte Saiba mais sobre caixas de correio inativas.

Instruções de configuração

Se você não estiver pronto para configurar a retenção no Microsoft 365, consulte Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Se estiver pronto para configurar uma política de retenção para interações copilot, veja Criar e configurar políticas de retenção.