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Saiba mais sobre a retenção do Copilot para Microsoft 365

  • Artigo

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Observação

As mensagens do Microsoft Copilot para Microsoft 365 são incluídas automaticamente no local da política de retenção chamada Chats do Teams e interações do Copilot porque são retidos e excluídos usando os mesmos mecanismos. Os usuários não precisam usar o Teams para que a política de retenção se aplique a Copilot para Microsoft 365.

As informações neste artigo complementam Saiba mais sobre retenção porque ela tem informações específicas para mensagens e interações do Microsoft Teams com Microsoft Copilot para Microsoft 365.

Para outras cargas de trabalho, confira:

Para obter mais informações sobre a integração do Microsoft Purview ao Copilot, confira Proteções de conformidade e segurança de dados do Microsoft Purview para aplicativos de IA generativos.

Dica

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O que está incluído para retenção e exclusão

As políticas de retenção para os chats de localização do Teams e as interações do Copilot incluem solicitações de usuário para Microsoft Copilot para Microsoft 365 e as respostas do Copilot aos usuários. Essas mensagens podem ser retidas e excluídas por razões de conformidade.

Os prompts do usuário incluem o texto que os usuários digitam e a seleção Microsoft Copilot para Microsoft 365 prompts que são capturados como uma mensagem prepovoada. As respostas de copilot incluem texto, links e referências. Como as mensagens que indicam que uma resposta está em andamento não têm valor comercial, essas mensagens não são capturadas.

Como a retenção funciona com Microsoft Copilot para Microsoft 365

Use esta seção para entender como seus requisitos de conformidade são atendidos pelo armazenamento e processos de back-end e devem ser verificados por ferramentas de descoberta eletrônica e não por mensagens que atualmente estão visíveis em Copilot.

Você pode usar uma política de retenção para reter dados de mensagens em Microsoft Copilot para Microsoft 365 e excluir essas mensagens. Nos bastidores, as caixas de correio do Exchange são utilizadas para armazenar os dados copiados dessas mensagens. Os dados das mensagens Copilot são armazenados em uma pasta oculta na caixa de correio do usuário que executa Copilot. Essa pasta oculta não foi projetada para ser diretamente acessível aos usuários ou administradores, mas, em vez disso, armazene dados que os administradores de conformidade podem pesquisar com ferramentas de descoberta eletrônica.

A caixa de correio do Exchange para reter mensagens Microsoft Copilot para Microsoft 365 tem o atributo RecipientTypeDetails do UserMailbox, que também armazena dados de mensagens para canais privados do Teams e usuários do Teams baseados em nuvem.

Depois que uma política de retenção é configurada para interações Microsoft Copilot para Microsoft 365, um trabalho de temporizador do serviço exchange avalia periodicamente itens na pasta de caixa de correio oculta em que essas mensagens são armazenadas. O trabalho de temporizador leva de 1 a 7 dias para ser executado. Quando esses itens expiraram o período de retenção, eles são movidos para a pasta SubstrateHolds — outra pasta oculta que está em cada caixa de correio do usuário para armazenar itens "excluídos automaticamente" antes de serem excluídos permanentemente.

As mensagens permanecem na pasta SubstrateHolds por pelo menos 1 dia e, em seguida, se estiverem qualificadas para exclusão, o trabalho de temporizador as excluirá permanentemente na próxima vez que for executado.

Importante

Devido ao primeiro princípio de retenção e como as mensagens Copilot são armazenadas em caixas de correio Exchange Online, a exclusão permanente da pasta SubstrateHolds sempre será suspensa se a caixa de correio for afetada por outra política de retenção copilot ou teams para o mesmo local, Contencioso Hold, espera de atraso ou se uma retenção de descoberta eletrônica for aplicada à caixa de correio por razões legais ou investigativas.

Depois que uma política de retenção é configurada para Microsoft Copilot para Microsoft 365, os caminhos que o conteúdo toma dependem se a política de retenção é para reter e, em seguida, excluir, para reter apenas ou excluir apenas.

Quando a política de retenção for reter e excluir:

Diagrama do fluxo de retenção para mensagens de Microsoft Copilot para Microsoft 365.

Na maioria dos cenários, as mensagens Copilot não são removidas. Por exemplo, eles permanecem, mas ficam ocultos quando os usuários fecham uma janela de chat ou fecham o aplicativo. No entanto, as mensagens Copilot são removidas nos seguintes cenários:

Para os dois caminhos no diagrama:

  1. Se as mensagens forem removidas do Copilot, a mensagem será movida para a pasta SubstrateHolds, onde permanece por pelo menos um dia. Quando o período de retenção expirar, a mensagem será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

  2. Se as mensagens permanecerem no Copilot após a expiração do período de retenção, a mensagem será copiada para a pasta SubstrateHolds. Esta ação normalmente leva de 1 a 7 dias partir da data de vencimento. Quando a mensagem está na pasta SubstrateHolds, ela é armazenada por pelo menos 1 dia e, em seguida, a mensagem é permanentemente excluída na próxima vez que o trabalho do temporizador for executado (normalmente entre 1 e 7 dias).

Observação

As mensagens armazenadas nas caixas de correio, incluindo as pastas ocultas, são pesquisáveis por ferramentas de Descoberta Eletrônica. Até que as mensagens sejam excluídas permanentemente (na pasta SubstrateHolds), elas permanecerão pesquisáveis por ferramentas de Descoberta Eletrônica.

Quando o período de retenção expira e copia uma mensagem para a pasta SubstrateHolds, uma operação de exclusão é comunicada ao serviço de back-end para Copilot e, em seguida, retransmite a mesma operação para o aplicativo de usuário com Copilot. Atrasos nessa comunicação ou cache podem explicar por que, por um curto período de tempo, os usuários continuam a ver essas mensagens em Copilot.

Importante

As mensagens visíveis em Copilot não são um reflexo preciso de se são retidas ou excluídas permanentemente para requisitos de conformidade.

Quando a política de retenção é somente retenção ou somente exclusão, os caminhos de conteúdo serão variações de reter e excluir.

Caminhos de conteúdo para a política de retenção reter somente

  1. Se as mensagens forem removidas do Copilot , a mensagem será movida para a pasta SubstrateHolds após a expiração do período de retenção. Esta ação normalmente leva de 1 a 7 dias partir da data de vencimento. Se a política de retenção for configurada para reter permanentemente, o item permanecerá lá. Se a política de retenção tiver uma data de término para o período de retenção e ele expirar, a mensagem será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporalizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

  2. Se as mensagens permanecerem em Copilot após a expiração do período de retenção, nada acontecerá antes e depois do período de retenção; a mensagem permanece em seu local original.

Caminhos de conteúdo para a política de retenção excluir somente

  1. Se as mensagens forem removidas do Copilot durante o período de retenção, a mensagem será movida para a pasta SubstrateHolds. A mensagem é armazenada na pasta SubstrateHolds por pelo menos 1 dia e será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporalizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

  2. Se as mensagens permanecerem no Copilot após a expiração do período de retenção, a mensagem será copiada para a pasta SubstrateHolds. Esta ação normalmente leva de 1 a 7 dias partir da data de vencimento. A mensagem é mantida lá por pelo menos 1 dia e depois será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporalizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

Fluxos e intervalos de exemplo para políticas de retenção

Use os exemplos a seguir para ver como os processos e intervalos explicados nas seções anteriores se aplicam às políticas de retenção que possuem as seguintes configurações:

Para todos os exemplos que se referem à exclusão permanente, devido aos princípios de retenção, esta ação será suspensa se a mensagem estiver sujeita a outra política de retenção para reter o item ou se estiver sujeita a uma retenção de Descoberta Eletrônica.

Exemplo 1: Reter por 30 dias e, em seguida, excluir

No primeiro dia, um usuário envia um prompt para Microsoft Copilot para Microsoft 365 e o prompt é removido após 10 dias.

Resultado da retenção:

  • Após o dia 10, a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds, onde ainda pode ser pesquisada com ferramentas de descoberta eletrônica.
  • Após o fim do período de retenção (30 dias a partir do 1º dia), a mensagem é permanentemente excluída, normalmente de 1 a 7 dias, após o período mínimo de 1 dia e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.
Exemplo 2: somente exclusão após 1 dia

Observação

Por causa da duração curta de um dia destes processos de configuração e retenção que operam em um período de tempo de 1 a 7 dias, esta seção mostra intervalos de exemplo que estão dentro dos intervalos de tempo típicos.

No primeiro dia, um usuário envia um prompt para Microsoft Copilot para Microsoft 365 e esse prompt não é removido de Copilot.

Resultado de retenção de exemplo se o prompt do usuário não for removido:

  • 5º dia (normalmente de 1 a 7 dias após o início do período de retenção no 2º dia):

    • A mensagem é copiada para a pasta SubstrateHolds e permanece lá por pelo menos um dia.

  • 9º dia (normalmente de 1 a 7 dias após o período mínimo de 1 dia na pasta SubstrateHolds):

    • A mensagem é excluída permanentemente e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Como o exemplo mostra, embora seja possível configurar uma política de retenção para excluir mensagem após somente um dia, o serviço passa por vários processos para garantir uma exclusão compatível. Como resultado, uma ação de exclusão após 1 dia pode levar 16 dias antes que a mensagem seja excluída permanentemente para não ser retornada em pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Quando um usuário sair da organização

Se um usuário deixar sua organização e sua conta do Microsoft 365 for excluída, as mensagens copilot que estão sujeitas à retenção serão armazenadas em uma caixa de correio inativa. As mensagens Copilot permanecem sujeitas a qualquer política de retenção que foi colocada no usuário antes de sua caixa de correio ser inativa, e o conteúdo está disponível para uma pesquisa de descoberta eletrônica. Para obter mais informações, consulte Saiba mais sobre caixas de correio inativas.

Instruções de configuração

Se você não estiver pronto para configurar a retenção no Microsoft 365, consulte Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Se você estiver pronto para configurar uma política de retenção para Microsoft Copilot para Microsoft 365 interações, consulte Create e configure políticas de retenção.