Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Pronto para começar a gerenciar o ciclo de vida dos dados da sua organização, retendo o conteúdo que você precisa manter e excluindo o conteúdo que você não precisa? Para começar, use as seguintes diretrizes para o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview (anteriormente Conhecido como Governança de Informações da Microsoft):

  1. Entenda como a retenção e a exclusão funcionam no Microsoft 365 e identifique as cargas de trabalho que precisam de uma política de retenção e se você precisa criar rótulos de retenção para exceções: Saiba mais sobre retenção

    Observação

    Se você precisar gerenciar itens de alto valor para requisitos de manutenção de registros comerciais, legais ou regulamentares: use rótulos de retenção com gerenciamento de registros em vez de gerenciamento do ciclo de vida dos dados.

  2. Crie políticas de retenção para as cargas de trabalho identificadas, especificando as configurações e ações de retenção exigidas pelas políticas da sua organização ou regulamentos do setor: crie políticas de retenção

    Se necessário, crie e aplique rótulos de retenção para as suas exceções.

  3. Habilitar o arquivamento da caixa de correio para fornecer aos usuários espaço de armazenamento de caixa de correio adicional: habilitar caixas de correio de arquivo no Microsoft 365

    Se necessário para dar suporte a caixas de correio de arquivo morto:

  4. Entenda e gerencie caixas de correio inativas que retêm o conteúdo da caixa de correio depois que os funcionários saem da organização: saiba mais sobre as caixas de correio inativas

  5. Se você tiver arquivos PST que contenham dados que deseja controlar: importe arquivos PST para caixas de correio online usando upload de rede ou envio de unidade: saiba como importar os arquivos PST da sua organização

Dica

Se você não for um cliente E5, use a avaliação de soluções do Microsoft Purview de 90 dias para explorar como recursos adicionais do Purview podem ajudar sua organização a gerenciar as necessidades de segurança e conformidade de dados. Comece agora no hub de avaliações portal de conformidade do Microsoft Purview. Saiba mais sobre os termos de inscrição e avaliação.

Requisitos de assinatura e licenciamento

Várias assinaturas diferentes oferecem suporte a recursos de gerenciamento de ciclo de vida de dados.

Para ver as opções para licenciar seus usuários para se beneficiarem dos recursos do Microsoft Purview, consulte as diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade. Para os recursos listados nesta página, consulte a seção de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview e Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview para obter os requisitos de licenciamento em nível de recurso.

Permissões

Consulte a seção a seguir para obter informações sobre funções e grupos de funções para gerenciar a retenção do Microsoft 365.

Para permissões para gerenciar caixas de correio para arquivamento, caixas de correio inativas e importação, elas normalmente exigem permissões do Exchange, como a função de destinatários de email. Por padrão, essa função é atribuída aos grupos de funções Gerenciamento de Destinatários e Gerenciamento da Organização. Para obter o requisito de permissões exato para cada tarefa de gerenciamento, consulte a documentação que acompanha as instruções do administrador.

Permissões para políticas de retenção e rótulos de retenção

Membros de sua equipe de conformidade que criarão e gerenciarão políticas de retenção e rótulos de retenção precisam de permissões para o portal de conformidade do Microsoft Purview. Por padrão, o administrador de locatário (administrador global) terá acesso a esse local e pode dar acesso a outras pessoas e aos responsáveis pela conformidade, sem lhes dar todas as permissões de um administrador de locatários. Para fazer isso, recomendamos que você adicione usuários ao grupo de função de administrador Administrador de Conformidade.

Como alternativa para usar essa função padrão, você pode criar um novo grupo de função e adicionar a função Gerenciamento de Retenção a esse grupo. Para uma função somente leitura, use Gerenciamento de Retenção Somente Para Exibição.

Para obter instruções sobre como adicionar usuários às funções padrão ou criar seus próprios grupos de funções, consulte Permissões no portal de conformidade do Microsoft Purview.

Essas permissões são necessárias somente para criar, configurar e aplicar políticas de retenção e rótulos de retenção. A pessoa que configura essas políticas não necessita acesso ao conteúdo.

Suporte para unidades administrativas

O gerenciamento do ciclo de vida de dados dá suporte a unidades administrativas configuradas em Microsoft Entra ID:

  • Você pode atribuir unidades administrativas a membros de grupos de funções personalizados e a outras que dão suporte a unidades administrativas. Por exemplo, grupos de função usados com Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview. Edite esses grupos de funções e selecione membros individuais e, em seguida, a opção Atribuir unidades de administrador para selecionar unidades administrativas de Microsoft Entra ID. Esses administradores agora estão restritos ao gerenciamento apenas dos usuários nessas unidades administrativas.

  • Você pode definir o escopo inicial de políticas de retenção e políticas de rótulo de retenção ao criar ou editar essas políticas. Quando você selecionar unidades administrativas, somente os usuários dessas unidades administrativas serão qualificados para a política.

Importante

Não selecione unidades administrativas para uma política que você deseja aplicar a sites do SharePoint ou a pastas públicas do Exchange. Como as unidades administrativas dão suporte apenas a usuários e grupos, se você configurar a política de retenção para usar unidades administrativas, não poderá selecionar os locais para sites do SharePoint ou pastas públicas do Exchange.

  • Escopos adaptáveis e escopos estáticos dão suporte a unidades administrativas.

  • Impacto adicional para administradores restritos

    • Pesquisa de política: os administradores restritos verão políticas somente de usuários em suas unidades administrativas atribuídas
    • Importar arquivos PST: os administradores restritos não poderão usar o recurso de carregamento de rede para importar arquivos PST em massa para caixas de correio do Microsoft 365
    • Recursos herdados do Exchange: os administradores restritos não poderão configurar os recursos herdados do Exchange de políticas de retenção e marcas de retenção do MRM (gerenciamento de registros de mensagens) e regras de diário
  • Atualmente, os rótulos de retenção não dão suporte a unidades administrativas.

  • Atualmente, um administrador restrito pode criar e exibir escopos adaptáveis para todas as unidades administrativas ao usar cmdlets do PowerShell.

  • Atualmente, caixas de correio inativas não têm suporte em uma política quando você seleciona uma ou mais unidades administrativas. Para incluir caixas de correio inativas na política, você deve ser um administrador irrestrito e selecionar Diretório completo.

Para obter mais informações sobre como o Microsoft Purview dá suporte a unidades administrativas, consulte Unidades administrativas.

Cenários comuns

Use a tabela a seguir para ajudá-lo a mapear seus requisitos de negócios para os cenários mais comuns de gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Eu quero... Documentação
Retenha ou exclua dados com eficiência para serviços do Microsoft 365 e interações copilot:
- Exchange
- Microsoft Office SharePoint Online
- OneDrive
- Grupos do Microsoft 365
- Teams e Copilot
- Viva Engage
- Skype for Business
Criar e configurar políticas de retenção
Forneça aos usuários armazenamento de caixa de correio adicional Habilitar caixas de correio de arquivo no Microsoft 365
Manter dados da caixa de correio depois que os funcionários deixarem a organização Criar e gerenciar caixas de correio inativas
Carregar dados de caixa de correio de arquivos PST Usar o upload de rede para importar arquivos PST

Para cenários que exigem o gerenciamento de dados de itens individuais, consulte os cenários comuns para o gerenciamento de registros.

Documentação do usuário final

Consulte a seção a seguir para obter informações sobre a documentação do usuário final para dar suporte à retenção do Microsoft 365.

Os recursos de gerenciamento do ciclo de vida de dados para caixas de correio inativas e importação de arquivos PST não exigem documentação do usuário final porque são apenas operações administrativas. Para ajudar os usuários a entender e interagir com suas caixas de correio de arquivamento no Outlook depois de habilitar esse recurso, consulte Gerenciar armazenamento de email com caixas de correio de arquivo morto online.

Documentação do usuário final para retenção e exclusão

A maioria das políticas de retenção funciona discretamente em segundo plano, sem interação do usuário e, portanto, precisa de pouca documentação para os usuários. As políticas de retenção para equipes informam os usuários quando suas mensagens foram excluídas com um link para Mensagens do Teams sobre políticas de retenção.

No entanto, se você complementar as políticas de retenção com rótulos de retenção, esses rótulos terão uma presença de interface do usuário no Microsoft 365 Apps. Antes de implantar esses rótulos em sua rede de produção, certifique-se de fornecer informações e instruções para usuários finais e seu suporte técnico. Para ajudar os usuários a aplicar rótulos de retenção no SharePoint e no OneDrive, consulte Aplicar rótulos de retenção a arquivos no SharePoint ou no OneDrive.

A documentação do usuário final mais eficaz sempre será a orientação e as instruções personalizadas que você fornecer para os nomes de rótulos de retenção e as configurações que você escolher. Confira a seção seguinte página e downloads que você pode usar para ajudar a treinar seus usuários: Treinamento do usuário final para Rótulos de Retenção.