Principais funções na estrutura de adoção do serviço
Você já pode começar a planejar sua estratégia e projetos. Você precisa fornecer rapidamente resultados significativos, pois o orçamento do projeto total ainda não foi definido. Perceber que o talento é o ativo mais importante, primeiro avalie os recursos internos disponíveis para ajudá-lo a atingir suas metas. As seguintes habilidades e funções são essenciais para um projeto bem-sucedido:
| Role | Descrição |
|---|---|
| Apoio executivo | Você tem um executivo sênior na sua empresa que está liderando os resultados totais para empresas, incluindo a implementação do Microsoft Teams? |
| Proprietário do sucesso | Quem é responsável pelo sucesso geral da implementação? Normalmente, trata-se de um líder empresarial (como o chefe de desenvolvimento de produtos) em parceria com um proprietário de serviços de TI (como o gerente de serviços que possui serviços de colaboração e comunicação). |
| Gerente de Projeto | Você ou outra pessoa que tenha a responsabilidade diária de gerenciar o projeto global, incluindo a gestão de riscos, problemas e partes interessadas. |
| Campeões | Você tem uma rede de especialistas existente que oferece suporte departamental e individual a funcionários durante transições? Você tem um gerente de comunidade que pode fornecer uma presença constante a essas pessoas e lidar com o seu treinamento e suporte? |
| Comunicações e marketing | Quem pode ajudá-lo a criar mensagens importantes sobre essa alteração que vai impactar os funcionários? Que assistência de design gráfico você tem? |
| Experiência técnica | É necessária uma compreensão mais profunda do planejamento técnico, configuração e implantação do software alvo. A preparação técnica ocorre paralela e simultaneamente ao planejamento de adoção do usuário. |
Observação
Com o lançamento do Microsoft Teams, os profissionais de TI que antes executavam apenas serviços de colaboração ou comunicações/telefonia agora precisam trabalhar juntos para oferecer uma experiência integrada. Em organizações pequenas esse pode ser um indivíduo em uma organização de grande porte, muitas vezes são duas ou mais pessoas.
 Atividade |
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| Leia fase um do Microsoft Teams para saber mais sobre as funções e os pré-requisitos desta fase do planejamento. Assista e use vídeos de introdução como O que é o Microsoft Teams? para garantir que as pessoas comecem a entender o que essa nova experiência pode fazer. Observe que este vídeo não se concentra em uma longa lista de recursos, mas sim nos resultados dos funcionários. |
Função fundamental – Apoio executivo
O que sabemos é que a maioria dos funcionários não está disposta a usar uma nova tecnologia implantada pela organização. Ter um apoio executivo pode ajudar. Em projetos de transformação nos quais o CEO era pouco ou muito visível, o projeto era muito bem-sucedido ou extremamente bem-sucedido. Um conjunto bem definido de objetivos financeiros e operacionais leva a transformações "extremamente bem-sucedidas" (conforme mostrado em várias pesquisas de terceiros e baseadas na Microsoft).
Identifique e capacite o Apoio Executivo como parte da alteração de programa. Isso dá suporte ao uso prolongado das novas ferramentas e transformação geral. Comunicações consistentes são essenciais. Veja como apoios executivos podem comunicar seu suporte para o projeto:
- Use o evento ao vivo do Microsoft Teams para transmitir uma reunião geral digital a funcionários afetados pela alteração. Agende esses eventos regularmente: de preferência mensalmente ou no mínimo trimestralmente para reforçar a razão pela qual a organização está passando por essa mudança.
- Peça aos apoios executivos para eles mesmos usarem a tecnologia. Quando os executivos estiverem presentes em novas experiências, o uso de funcionários dessas experiências aumentará. Selecione uma experiência executiva relevante para transformar juntamente com outros funcionários. Trabalhe diretamente com a equipe de suporte do apoio executivo para garantir uma transição suave.
- Use formas adicionais de comunicação, incluindo e-mails, artigos na intranet e redes sociais internas para se comunicar com os funcionários, e permitir que os executivos recebam comentários diretamente. Embora uma cultura mais transparente e aberta possa ser novidade em sua organização, a alteração de programa se beneficiará.
Se não houver um executivo sênior disposto a participar, é possível orientar uma parte da alteração como o movimento Grassroots. Vá diretamente para um proprietário importante do processo ou divisão e faça parceria com eles em seu processo de transformação experimental. Os resultados de negócios significativos desse experimento podem ser o que você precisa para obter o seu C-Suite integrado.
Estruturas de equipe e fluxos de trabalho
| Atividade |
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| Mapeie suas estruturas de equipe e atribuições de fluxos de trabalho da sua organização. Aproveite essa oportunidade para identificar talentos em sua organização ou qualquer lacuna que precisa ser preenchida. É importante identificar as áreas de talentos ausentes no início do processo de planejamento para obter a ajuda correta. Baixe o nosso folheto de tarefa de fluxo de trabalho para ajudar você nesse processo. | (https://aka.ms/WorkstreamAssignment) |
Você pode obter assistência gratuita de adoção de serviço, planejamento de implantação e execução da Microsoft como parte da assinatura do Microsoft 365 em vários formatos por meio do programa FastTrack. Sua empresa pode já estar trabalhando com um parceiro de tecnologia que também pode oferecer essa ajuda.
Cada uma das seguintes áreas de trabalho e de capacitação requer um líder, embora uma pessoa possa liderar vários fluxos de trabalho, dependendo da sua carga de trabalho. Por exemplo, uma pessoa pode gerenciar o Campeão, novo membro e comentário de fluxos de trabalho. Se não conseguir encontrar a pessoa que está ao lado do fluxo de trabalho, identifique-a como um risco e discuta com o proprietário de sucesso ou apoio executivo durante as reuniões do projeto agendadas regularmente.
- Estratégia de serviço e plano do projeto
- Mapeamento e alinhamento dos participantes
- As histórias de sucesso e comunicações do programa
- Programa de campeões
- Preparação do suporte
- Novos membros e comentários
- Segurança e governança
- Preparação e alinhamento técnico
- Métricas e relatórios
- Mapeamento de processos empresariais
- Campanha de reconhecimento
- Programa de treinamento
- Análise de integridade do serviço e planejamento de melhoria
Exemplo de atividades da Contoso
Mapeie os recursos necessários para fornecer uma implementação do Microsoft Teams com êxito. Você já está trabalhando com o gerente de serviços de TI que está revisando o conteúdo do SuccessWithTeams.com para gerenciar a preparação técnica. Você atende e discute as linhas do tempo e os resultados e analisa em conjunto os fluxos de trabalho mostrado acima. Vocês podem determinar que nenhuma delas tem a largura de banda para lidar com os programas Campeão e Novo membro, ou para garantir a qualidade e a preparação do suporte. Você deve executar uma ou todas as seguintes ações:
- Você tem um contrato de licença elegível com mais de 150 assentos. Fale com a equipe do Microsoft FastTrack. O administrador de TI também pode solicitar ajuda por meio do widget Obter Ajuda no centro de administração do Microsoft 365. Os engenheiros do FastTrack e os gerentes de programa deixarão de responder a perguntas técnicas e criar um plano de sucesso para o Microsoft Teams.
- Para saber mais sobre outras pessoas que também estão promovendo a adoção do Microsoft Teams, visite o fórum Driving Adoption na comunidade Microsoft Tech.
- Se tiver um parceiro de tecnologia que já está ajudando a empresa, converse com ele sobre a experiência do Microsoft Teams para determinar se está qualificado para ajudá-lo.
Com o FastTrack, fóruns da comunidade e outras relações de negócios, você pode encontrar outros parceiros certificados da Microsoft para ajudá-lo ness trabalho.
Observação
Se você ainda não tiver um relacionamento ativo com seu gerente de serviços de TI, procure-o e inicie uma conversa sobre parceria nesse projeto. Esteja aberto aos seus comentários e enfatize que você está focado na parte de adoção do usuário final e quer ajudar a garantir a satisfação dos funcionários com o serviço que eles estão trabalhando arduamente para entregar. Ter essa conversa durante o almoço nunca fará mal quando estiver criando essa relação importante.
Noções básicas sobre a curva de alteração
Em qualquer programa de alteração, é importante compreender a curva de alteração básica que se aplica a todas as pessoas. A estrutura se aplica à vida pessoal ou profissional. Este treinamento se concentra em exemplos profissionais, mas pense em como a mudança ocorreu em sua própria vida e como você reagiu a ela. Isso ajuda ter empatia e compaixão com a pessoas que são mais resistentes a mudanças do que pode faz você se sentir confortável.
Negação – Muitas pessoas, de forma consciente ou inconsciente, negam que essa mudança seja necessária. Eles se sentem confortáveis para fazer as coisas do mesmo jeito sempre. Considere que, em suas campanhas de conscientização e comunicações executivas, você deve informar aos usuários como essa alteração vai beneficiar a empresa e eles. Geralmente, é eficaz adaptar as mensagens ao público abordado. Não se preocupe em discutir as motivações mais básicas com seus funcionários em termos positivos.
Resistência – As pessoas ouvirão a sua mensagem na primeira vez, mas costumam resistir a mudança de forma ativa ou passiva. Use as estratégias de orientação para se envolver com a resistência: por exemplo, organize reuniões na hora do café da manhã ou do almoço com comida, recompense os novos membros com reconhecimento ou mostre como a mudança significativa é útil com estudos de caso de novos membros. Incentive o feedback direto nesses eventos para minimizar desafios de programa e de conflito. Inicie a conversa mostrando as dificuldades que você tinha ao fazer a mudança enquanto facilita a conversa com sugestões positivas, longe de ser uma sessão de reclamação.
Exploração - Quando você tiver influenciado seu público-alvo o suficiente, eles começarão a explorar. Esse é um momento delicado e uma boa hora para usar seus campeões. Os campeões podem criar uma experiência favorável do novo comportamento. As barreiras de entrada, fricção na experiência ou ferramentas não confiáveis e ajudam a colocar os funcionários novamente na fase de resistência. Vale a pena mencionar que, embora os funcionários mais jovens possam usar uma nova experiência de tecnologia com mais rapidez, os funcionários mais velhos de 55 a 74 anos têm a melhor opinião sobre trabalho em equipe (de acordo com um estudo do Gartner). Esse é o segundo dado demográfico mais provável para experimentar a nova experiência que está criando.
Compromisso – Seus funcionários agora tiveram uma experiência positiva e foram recompensados por ela. Eles têm o compromisso de continuar com o novo comportamento, mas só se isso continuar a atender às suas necessidades. Todos os dias em que o funcionário tem o novo comportamento, você pode reforçar a alteração ou fazer com que as pessoas voltem de uma experiência de operação insatisfatória. Metas tradicionais de TI, como resiliência, tempo de atividade, desempenho e segurança, são essenciais para a atingir as metas gerais da empresa.
Atividade para Contoso
É necessário obter mais dados sobre sua organização para criar o plano de adoção do usuário final. É importante compreender as necessidades dos seus vendedores e funcionários remotos em escritórios de outras regiões. Use os Formulários ou outra ferramenta de pesquisa para enviar perguntas antes de iniciar o novo membro piloto. Essas informações ajudarão a priorizar os diferentes problemas que personas de usuários possam ter. Baixe a nossa planilha Pesquisa de Usuário de Exemplo para obter ideias sobre perguntas, mas não deixe de transferir essas perguntas para o Microsoft 365 para facilitar a distribuição e análise.
Observação
Lembre-se de perguntar aos funcionários se você pode entrar em contato com eles para obter mais informações. Para aqueles que optaram por selecionar vários usuários em dados demográficos importantes (região, função, perfil de usuário) para entrevistar pessoalmente ou por bate-papo com vídeo. Os colaboradores de voz podem ser candidatos para os programas de novo membro ou campeões. Nas entrevistas com o usuário, tente fazer perguntas abertas e não forme opiniões de funcionários por eles. Por exemplo, pergunte: "conte-me mais sobre a experiência de colaboração".