O que é um ritmo de check-in?

Os check-ins regulares são uma parte fundamental de uma implementação eficaz do OKR. Os OKRs estão alinhados de perto e, portanto, refletirão imprecisões se não forem atualizados regularmente. Para evitar tais imprecisões, é útil enviar lembretes gentis à sua equipe para fazer check-in em seus OKRs. Definir uma cadência para lembrar equipes e usuários a fazer check-ins é chamado de ritmo de check-in.

As notificações lembram sua equipe de fazer check-in regularmente. Por padrão, o Viva Goals envia uma notificação a todos os membros da equipe todas as segundas-feiras às 9h no fuso horário do usuário, mas as notificações podem ser personalizadas para atender às suas necessidades comerciais.

Configurando um ritmo de check-in

Na guia Notificações do painel Administração, você pode definir:

  • Frequência (a cada uma, duas ou três semanas ou mensalmente na primeira semana, segunda semana, terceira semana, quarta semana ou semana passada)

  • Dias em que as notificações são enviadas

  • Tempo em que as notificações são enviadas

  • Desabilitar notificações para OKRs que tiveram check-ins nos últimos dias X (selecione número de dias)

Administradores ou gerentes de uma equipe podem controlar se os subtemas que relatam para sua equipe podem definir seu próprio ritmo de check-in ou devem seguir a cadência da equipe pai. Eles podem decidir se a cadência que estão configurando deve ser cascata para as equipes de relatório, ou está confinada apenas à sua equipe.

Por exemplo, o Chefe de Gabinete define uma cadência para notificar os usuários pertencentes à sua equipe todas as segundas-feiras às 9h PST. Eles podem optar por definir o mesmo ritmo entre departamentos como Marketing, Produto, Vendas, Engenharia e Sucesso do Cliente na organização. Depois de definido, todos os usuários pertencentes a essas equipes receberão uma notificação para check-ins todas as segundas-feiras às 9h PST.

O org Administração pode controlar se as equipes que se reportam a eles podem definir seu próprio ritmo de check-in ou devem seguir a cadência da equipe pai. A situação mencionada é um exemplo clássico dos subtemas que adquiram à cadência da equipe pai.

As duas opções que determinam a cadência e a cascata da cadência são:

  • Permitir que as equipes alterem seu ritmo a qualquer momento

  • Ao salvar, aplique esse agendamento às equipes

Observação

Essas opções são caixas de seleção que precisam ser marcadas, conforme você achar melhor.

Vamos considerar os cenários a seguir para entender melhor o uso dessas configurações para definir um ritmo de check-in.

  • O chefe do departamento, diz o Chefe de Gabinete, está definindo uma cadência para o departamento de Operações Pessoas receber notificações todos os meses na primeira sexta-feira às 9h PST. O Chefe de Gabinete quer que os subtemas que se reportam a eles continuem tendo uma cadência própria (preferencialmente, uma cadência semanal). Portanto, eles não reduzirão essa cadência para as equipes de relatório e permitirão que cada equipe defina seu próprio ritmo de check-in.

    Subtemas seguem sua própria cadência.

  • O Chefe de Marketing está definindo uma cadência quinzenal para que a equipe de Marketing receba notificações todas as segundas-feiras uma vez a cada duas semanas às 9h PST. O Chefe de Marketing quer que suas equipes de reportagem (por exemplo, Marketing de Produto, Geração de Demanda e Marketing de Cliente) tenham sua própria cadência, mas é altamente recomendável iniciá-los com a mesma cadência que a equipe de marketing. Nesse caso, a cadência será cascata para baixo das equipes; no entanto, as equipes podem alterar essa agenda a qualquer momento.

    Os subtemas seguem parcialmente sua própria cadência.

  • O VP de Vendas quer que sua equipe tenha uma cadência de check-in semanal e está definindo um ritmo para receber notificações todas as quartas-feiras às 9h PST. Para garantir que todos estejam na mesma página, eles querem que todos os subtemas que reportam a eles sigam a mesma cadência, em vez de cada subtema ter uma cadência própria. Portanto, eles definirão uma cadência, a dividirão para todas as equipes de relatórios e não permitirão que mudem esse ritmo.

    Todos os subtemas seguem a mesma cadência da equipe pai.

Proprietários de equipe e administradores de equipe podem criar uma cadência personalizada para lembretes para seus departamentos e equipes em Administração > Configurações de Equipe. Essas cadências podem ser diferentes da cadência no nível da organização.

Se as equipes tiverem que seguir o ritmo de check-in da equipe pai, os proprietários da equipe e/ou os administradores da equipe não poderão alterar o cronograma.

Os subtemas não poderão alterar a agenda se estiverem configurados para seguir a cadência da equipe pai.

Check-ins para proprietários únicos e vários

Para OKRs com proprietários únicos ou múltiplos, você pode decidir qual usuário na organização é responsável por fazer check-ins usar o recurso de "responsabilidade de check-in". O proprietário do check-in poderá fazer check-ins no OKR (check-ins manuais) e configurar um link de dados no OKR (para check-ins automáticos). Esse usuário receberá os lembretes de check-in. No caso de vários proprietários, isso impedirá que todos os proprietários recebam lembretes. Somente o usuário definido como "proprietário responsável do check-in" receberá os lembretes.

Etapas para atribuir responsabilidade por check-ins:

  1. Faça logon no Viva Goals e selecione o botão '+' no painel superior para criar um novo OKR.

  2. Depois de inserir o objetivo/Resultado da Chave e quiser compartilhá-lo com outro indivíduo, escolha proprietários na opção 'Proprietário'. Aqui você pode atribuir vários proprietários para o OKR.

  3. Depois de atribuir um proprietário, selecione o usuário responsável por fazer check-ins no 'Quem é responsável por fazer check-ins?' Lista.

  4. Depois de fazer a seleção, o usuário começará a receber os lembretes de check-in.

Observação

Por padrão, o proprietário (o primeiro proprietário no caso de vários proprietários) é definido como a pessoa responsável pelo check-in e os usuários não precisam escolher explicitamente, a menos que seja necessário.

Faqs:

Q: Como definir quem recebe o Nudge para OKRs de várias propriedade?

Um: No caso de um OKR ter vários proprietários, a notificação nudge é enviada apenas para o proprietário do Check-in.

Por exemplo, o VP de Marketing e o VP de Produto são co-proprietários desse OKR, enquanto o VP de Produto é definido como o proprietário do Check-in.

Botão Cutucar para cutucar o proprietário do check-in.

Clicar no Nudge abrirá o modal em que o Proprietário do Produto será notificado, pois ele é o proprietário do check-in desse OKR.

Cutuque o modal para enviar a notificação.

Q: Notificações para comentários

Um: O Viva Goals permite adicionar comentários sobre OKRs e check-ins para interagir com os stakeholders. Você também pode usar @mention para marcar determinados usuários. Os usuários receberão notificações por comentários nos casos abaixo:

  • Quando um comentário é adicionado em um OKR que eles possuem

  • O usuário foi mencionado em um comentário