Теория назначения ресурсов в Microsoft Project

Статья Алексея Просницкого, РМР, MVP (Компания Leo Consulting), первоначально опубликованная здесь.

Данная статья посвящена теории назначения ресурсов на задачи в проекте и представляет из себя логическое продолжение статьи «Теория планирования ресурсов в Microsoft Project».

Теория назначения бюджетных ресурсов

Главной особенностью назначения бюджетных ресурсов является возможность их назначения только на суммарную задачу проекта.

Назначение бюджетных ресурсов осуществляется по следующему принципу:

1. Необходимо переключится в представление «Использование задач»;
2. Выделить суммарную задачу проекта;
3. На вкладке «Ресурс», в области «Назначение» следует нажать кнопку «Назначить ресурсы»;
4. В окне «Назначение ресурсов» раскрыть «Параметры списка ресурсов» и после того, как будет поставлена галочка в области «Фильтр:», можно выбрать фильтр «Бюджетные ресурсы», Рисунок 1;
5. После этого, выделить отфильтрованные бюджетные ресурсы и нажать кнопку «Назначить».

Рисунок 1. Назначение бюджетных ресурсов на суммарную задачу

Для того, чтобы указать сумму выделяемых бюджетных ресурсов есть два варианта:

1. Указать итоговую сумму;
2. Указать повременную (ежемесячную, ежеквартальную) сумму.

Для того, чтобы указать итоговую потребность в бюджете нужно в представлении «Использование задач» вывести колонки «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты» и на пересечении колонок и назначенных ресурсов указать размер бюджета, Рисунок 2.

Рисунок 2. Определение итогового бюджета

Для того, чтобы указать сколько средств/часов выделено в тот или иной период времени, нужно:

1. Перейти в представление «Использование задач»;
2. Щелкнуть правой кнопкой мыши в правой части диаграммы;
3. В меню выбрать «Стили подробных данных»;
4. В доступных полях выбрать «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты», перенести их вправо и нажать «ОК»;
5. Из правой части окна «Стили подробных данных» перенести в левую част все поля, за исключением только что перенесенных полей и поля «Все строки назначений», Рисунок 3;
6. Для того, чтобы в повременном представлении выбрать нужную детализацию по времени (месяц, квартал, полугодие и пр.), необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на шкале времени и выбрать в меню «Масштаб». В появившемся окне «Масштаб» вы выбираете нужный вам масштаб, Рисунок 3.
7. В повременном представлении, напротив каждого бюджетного затратного ресурса, вводится определённая сумма бюджета. В этом случае, в колонках «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты» происходит суммирование всех значений по конкретной статье.

Рисунок 3. Определение бюджета проекта

Теория назначения трудовых ресурсов

Назначение трудовых ресурсов

Назначение имеющихся трудовых ресурсов в Microsoft Project возможно следующими способами:

1. В одном из представлений — или «Диаграмма Ганта» или «Использование задач» — нужно на закладке «Ресурс» нажать кнопку «Назначить ресурс» и в области «Ресурсы из проекта …» выделить необходимые ресурсы и нажать кнопку «Назначить».

Если необходимо, в колонке «Единицы» нужно указать требуемое количество конкретного ресурса для исполнения работы, так как по умолчанию ресурс всегда назначается в единственном числе.

Если нужно, чтобы ресурс уделял конкретной задаче половину своего времени, нужно в единицах указать 0,5 или 50% в зависимости от настроек.

В случае если список ресурсов очень большой или необходимо выбрать (отфильтровать по фильтру или группе) определенные ресурсы, можно воспользоваться фильтром в «Параметрах списка ресурсов» окна «Назначение ресурсов», Рисунок 4.

Рисунок 4. Окно «Назначение ресурсов»

Единицы назначений на ресурсы могут быть меньше 1 (меньше 100%), например, 0,8 (или 80%) и могут быть больше единицы (2,4 или 250%).
В первом случае, это значит, что ресурс загружен на данной работе на 80%, т.е. если задача по времени занимает 40 часов, то ресурс будет занят на данной работе 32 часа. Во втором случае, это значит, что на работе будет занято или три ресурса с загрузкой 80% каждый или два ресурса будут загружены на 100%, а третий на 40%.

Не изощряйтесь в тонкостях назначения. Т.е. не пишите, что ресурс на задаче будет занят 18,5% своего рабочего времени. Ставьте те единицы, которые вы реально сможете проконтролировать.

Если вам нужно отфильтровать ресурсы, свободные (доступные) определенное количество часов, нужно поставить галочку «Доступные не менее:» и указать необходимое доступное время.

Окно «Назначение ресурсов», если вам нужно назначить какие-либо ресурсы на задачи, можно не закрывать, а просто выделить другую задачу.

Окно «Назначение ресурсов» можно вызвать, щелкнув правой кнопкой на задаче и в меню выбрав пункт «Назначить ресурсы». В случае, если вы вспомнили о каком-то ресурсе, которого нет среди списка имеющихся ресурсов, а вам нужно его назначить на задачу, в окне «Назначение ресурсов», в области «Ресурсы из проекта…», нужно встать мышкой на пустую ячейку колонки «Название ресурса» и вписать в нее имя нового ресурса.

Созданный ресурс будет иметь тип «Трудовой», Рисунок 5.

Рисунок 5. Создание нового ресурса в окне «Назначение ресурсов»

В случае, если вам нужно назначить несколько ресурсов, выделите нужные вам ресурсы в окне «Назначение ресурсов» и нажмите кнопку «Назначить».

2. В окне «Сведения о проекте» на закладке «Ресурсы» в колонке «Название ресурса» нажать на треугольник, и в выпавшем меню выбрать нужный ресурс и указать, при необходимости, требуемое количество ресурсов для исполнения работы, Рисунок 6.

Недостатком данного метода, является то, что вы не можете отфильтровать ресурсы по каким-либо признакам и назначить сразу несколько ресурсов.

Рисунок 6. Назначение ресурсов через сведения о задаче

3. Вывести колонку «Названия ресурсов» и выбрать напротив каждой задачи нужные ресурсы для ее исполнения (в выпавшем списке ресурсов поставить галочки напротив необходимых ресурсов), Рисунок 7.

В случае, если нужно указать количество ресурсов (единицы назначения) нужно перейти в окно «Сведения о задаче», Рисунок 6.

Рисунок 7. Назначение ресурсов через колонку «Название ресурсов»

4. В представлении «Визуальный оптимизатор ресурсов»:

• Или перенести левой кнопкой мыши задачу, на которой еще нет назначений (область «Не назначенные задачи:») на ресурс;
• Или, щелкнув правой кнопкой мыши на задаче, на которой еще нет назначений и выбрать в меню «Кому переназначить» нужный ресурс, Рисунок 8.

Рисунок 8. Назначение ресурсов в представлении «Планирование групп»

5. На закладке «Вид» в области «Комбинированный режим» поставить галочку «Детали», выбрать «Форму задач» и в нижней части окна выбрать ресурсы в колонке «Название ресурсов, Рисунок 9.

Преимуществом данного способа, является то, что при работе в комбинированном режиме, вы сможете указать не только единицы назначения конкретного ресурса, а и его личные трудозатраты на конкретной задаче.

Рисунок 9. Назначение ресурсов в комбинированном режиме

Если вам нужно заменить назначенный ресурс на другой, в окне «Назначение ресурсов», Рисунок 10, нажмите на кнопке «Заменить» и в окне «Замена ресурсов» выберете нужный ресурс.

Рисунок 10. Окно замены ресурса

Перед назначением трудового ресурса рекомендуется провести анализ с точки зрения его доступности или других показателей. Для этого нужно в окне «Назначение ресурсов» выделить ресурс и нажать на кнопке «График», после чего представление «разделится» и внизу появится график «Пиковые единицы» на котором можно увидеть загрузку ресурса, Рисунок 11.

Рисунок 11. Анализ доступности ресурса

Профили загрузки и пиковая загрузка в Microsoft Project 2013

По умолчанию, трудозатраты ресурса распределяются по задаче равномерно, но если вам необходимо, чтобы ресурс был больше загружен, т.е. больше часов уделял задаче в ее начале, в конце или по другому варианту, вы можете воспользоваться профилем загрузки ресурсов.

Для этого нужно в представлении ресурсов вывести колонку «Профиль загрузки» и выбрать напротив нужного ресурса необходимый, один из восьми, профиль загрузки, Рисунок 12.

Рисунок 12. Профиль загрузки ресурса

В случае выбора профиля загрузки отличного от предложенного по умолчанию «Плоский», в колонке информация (i) будет отображаться графические представление профиля.

Кроме имеющихся восьми профилей загрузки, можно задать пользовательский профиль, т.е. руками в строке «Трудозатраты» ввести планируемые часы по каждому ресурсу. Например, если вам нужно, в плане-графике смоделировать неравномерное выполнение объемов работ или расходование материала, вы в представлении «Использование задачи» или «Использования ресурсов» задаете в строке «Трудозатраты» неравномерный планируемый график освоения объемов работ/материалов.

В Microsoft Project 2013 есть возможность через поле «Пиковая загрузка», увидеть максимальную загрузку ресурса на задаче.

Как показывает Рисунок 13, в Microsoft Project 2013, в поле «Единица назначения» отображается сколько данного конкретного ресурса назначено на конкретную задачу, а в поле «Пиковая загрузка» отображается максимальная загрузка ресурса на задаче или другими словами, сколько человек максимально в единицу времени нужно на выполнении задачи.

Рисунок 13. Пиковая загрузка ресурсов

Например, если вы назначили ресурс на задачу длительностью 5 дней, то в полях «Единица назначения» и «Пиковая загрузка» будет цифра «1», но если вы, например, во временном представлении, поставите больше часов (10) в какой-то день, чем рассчитали Microsoft Project 2013, то в поле «Единица назначения» по-прежнему будет единица, а в поле «Пиковая загрузка» значение равное 1,25 (10/8 = 1,25).

Суммарная задача и назначение на нее ресурсов

Иногда можно встретить ситуацию, когда пользователи назначают ресурсы на суммарные задачи.

Не считаю это особо правильным, по следующим причинам:

1. Назначение ресурсов на суммарную задачу приводит к искажению трудозатрат в проекте, Рисунок 14.
2. Назначение ресурсов на суммарную задачу приводит к искажению информации о доступности/загрузке ресурса.

Рисунок 14. Назначение на суммарную задачу

Поэтому если очень хочется, то можно при назначении ресурса на суммарную задачу указать единицы назначения равными нулю.

А вообще, лучший вариант, это создать поле «Ответственный» с таблицей подстановки и произвести сопоставление с задачами.

Отдельно, не касаясь вопроса суммарных ресурсов и задач, нужно знать, что вы не можете указать сколько человек для выполнения работы в тот или иной день вам нужно. Можно редактировать только трудозатраты (см. Рисунок 14). Т.е. если у вас стоит задача, считать сколько человек должно быть на задаче (план/факт), то ...

Техника назначения материальных ресурсов

Назначение материалов на работы служит для определения потребности в материалах на каждой работе и в проекте в целом.

Расход материалов должен назначаться согласно нормам расхода материала на единицу объема работ, принятым в компании. Если в компании такие нормы не утверждены, то можно использовать нормы расходов, отраженные в государственных нормах.

Назначение материалов происходит аналогично назначению трудовых ресурсов, теми же методами, в тех же окнах, за одним маленьким исключением.

Есть два способа назначения расхода материалов на операциях:

1. Фиксированный расход на операции – это расход материала, не зависящий от характеристик операции (длительность, объем) и назначенных на ее выполнение ресурсов;
2. Расход в час (день, месяц, год) – расход материала в единицу длительности операции, т.е. при изменении длительности операции итоговое количество материала будет прямо пропорционально изменяться, Рисунок 15.

После назначения материального ресурса на задачу в колонке «Трудозатраты» напротив назначенного ресурса будет отображаться итоговая потребность в данном материальном ресурсе с указанием единицы измерения материала.

Рисунок 15. Расход материального ресурса в единицу времени

Теория назначения затратных ресурсов

Назначение затрат и затратных ресурсов на работы служит для определения стоимости той или иной задачи и проекта в целом.

Расходы затрат и затратных ресурсов должны назначаться согласно нормам расхода на конкретную задачу, только для затратного ресурса, и/или только единицу длительности задачи для затрат, моделируемых через материальные ресурсы. Как правило, нормы расхода утверждаются внутри каждой компании.

Техника назначения затрат и затратных ресурсов не отличается от техники назначения других ресурсов, за следующими нюансами:

• Для затратных ресурсов нельзя выбрать профиль распределения.
• В окне назначения ресурсов указывается конкретная сумма затрат на задачу, Рисунок 16.
• Затратные ресурсы не зависят от объема работ по задаче, то есть, если у вас в результате анализа (или переделки проекта) какую-то задачу нужно будет увеличить вдвое, вам нужно будет, при необходимости, вручную переназначать стоимость затратного ресурса.
• Не есть хорошо, когда назначение затратных ресурсов происходит на задачи, на которых есть назначенные ресурсы. Другими словами, затратный ресурс должен быть один на задаче.

Рисунок 16. Назначение затратного ресурса

Всецело понять тему ресурсов, их назначений, принципов расчетов Microsoft Project назначений можно окончательно только после того как прочувствуете:

• принципы работы трех типов задач (Фиксированная длительность, фиксированные трудозатраты, фиксированные единицы назначений);
• принципы работы Microsoft Project при множественном назначении ресурсов на задачи;
• принципы расчетов процентов завершения.