Recomendações para criar uma cultura de responsabilidade financeira

Aplica-se a esta recomendação de lista de verificação da Otimização de Custos do Azure Well-Architected-Framework:

CO:01	Crie uma cultura de responsabilidade financeira. Formar pessoal regularmente para que as competências técnicas permaneçam afiadas. Fomentar a criatividade e a responsabilidade de gastos no ambiente de trabalho. Invista em ferramentas e na implementação da automatização.

Este guia descreve as recomendações para criar uma cultura de responsabilidade financeira numa organização. Criar uma cultura de responsabilidade financeira é onde a equipa de carga de trabalho está equipada e motivada para tomar decisões financeiras prudentes. Faz com que a equipa procure proativamente e implemente estratégias que melhorem a eficiência e reduzam as despesas desnecessárias. Sem esta cultura, muitas vezes existe uma desconexão entre a utilização de recursos e os objetivos do projeto. Pode levar a ultrapassagens orçamentais e a uma diminuição do retorno do investimento para a carga de trabalho.

Definições

Termo	Definição
Responsabilidade financeira	O sentido de propriedade partilhada dos resultados de custos.
Parceiro de aprendizagem da Microsoft	Uma organização que cumpre os requisitos do programa para ensinar conteúdos de formação desenvolvidos pela Microsoft e que emprega Formadores Certificados da Microsoft para fornecer conteúdos.

Principais estratégias de design

A criação de uma cultura de responsabilidade financeira envolve transparência de custos, desenvolvimento de competências e comunicação clara. Seja aberto sobre orçamentos e custos com a equipa. Realizar workshops regulares para ensinar estratégias de poupança de custos. Invista na formação para competências como a orçamentação e a gestão de custos na cloud. Por fim, defina objetivos financeiros claros e incentive a comunicação aberta para partilhar ideias sobre otimização de custos.

Tornar os orçamentos e os custos transparentes

Tornar os orçamentos e os custos transparentes requer a comunicação aberta de informações financeiras sobre uma carga de trabalho ou projeto com os intervenientes. Ajuda a cultivar um ambiente de confiança e responsabilidade, onde todos compreendem as implicações financeiras das suas ações e trabalham em colaboração no sentido da otimização de custos. Para tornar os custos transparentes, considere estas estratégias:

• Envolver todas as pessoas: certifique-se de que todas as pessoas envolvidas no projeto ou na carga de trabalho têm acesso a informações orçamentais. Inclua membros da equipa, gestores e decisores. Partilhar as informações orçamentais faz com que todos se sintam responsáveis pelas suas ações e decisões, fomentando um sentido de propriedade.
• Partilhar detalhes do orçamento: considere partilhar o orçamento alocado, as discriminações de custos e os objetivos financeiros para a carga de trabalho ou o projeto com os intervenientes.
• Partilhar os custos da carga de trabalho: esforce-se pela máxima transparência no custo da carga de trabalho. Considere fornecer informações detalhadas sobre as despesas de vários aspetos do projeto, tais como custos de infraestrutura, licenças de software e despesas operacionais. Quanto mais transparente for a informação sobre os custos, melhor será para facilitar os esforços de otimização de custos.

Uma das vantagens da partilha de detalhes de custos é a deteção precoce de gastos excessivos. Os orçamentos transparentes proporcionam um limiar claro para as despesas. Se uma equipa estiver a aproximar-se ou a exceder um orçamento, pode tomar medidas corretivas mais cedo para evitar gastos excessivos.

Incentivar a melhoria contínua

Incentivar uma cultura de melhoria contínua tem a ver com a promoção de um ambiente em que a equipa de cargas de trabalho tem poderes para explorar e propor medidas de poupança de custos. Requer uma caixa de diálogo aberta, formação e criação de equipas focada na otimização de custos. Com esta mentalidade, é mais provável que a equipa de cargas de trabalho seja proativa na identificação e implementação de estratégias de otimização de custos. Para incentivar a melhoria contínua, considere estas sugestões:

• Workshops de custos: realize workshops ou sessões de formação para ajudar os líderes a melhorar a sua compreensão da responsabilidade financeira e a sua importância. Estes workshops podem abordar tópicos como orçamento, gestão de custos e tomada de decisões financeiras.

  Avalie as práticas financeiras e a cultura atuais na organização. Identifique áreas que requerem melhorias para determinar as intervenções específicas que abordam essas áreas. Colabore com especialistas em assuntos ou consultores externos, se necessário, para conceber e desenvolver conteúdos de workshops envolventes e informativos.

• Atividades de criação de equipas: organize atividades de criação de equipas que se focam na responsabilidade financeira. Estas atividades podem incluir exercícios de grupo, estudos de caso ou simulações que incentivam a colaboração e a resolução de problemas em questões financeiras.

  Fomentar uma cultura de partilha de conhecimento. Incentive a equipa de carga de trabalho a partilhar os seus conhecimentos e melhores práticas com colegas através de fóruns internos, apresentações ou programas de mentoria.

• Caixa de diálogo Abrir: crie um ambiente onde o pessoal se sinta confortável a falar sobre ideias de otimização de custos. Incentive debates abertos, forneça uma plataforma para comentários e dê boas-vindas a sugestões alternativas. Este ambiente ajuda a criar uma cultura de melhoria e inovação contínuas.

• Capacitação: Dê à equipa de carga de trabalho a autoridade e a responsabilidade de avaliar e propor a adoção de novas tecnologias. A equipa de cargas de trabalho deve avaliar a adequação de novas ferramentas e tecnologias para a carga de trabalho específica. Devem considerar fatores como compatibilidade, escalabilidade, facilidade de integração e potenciais poupanças de custos.

Desenvolver competências internas

Desenvolver competências internas significa investir na formação da equipa de cargas de trabalho. O objetivo é que a equipa obtenha os conhecimentos necessários para otimizar os custos numa carga de trabalho.

Este esforço envolve fornecer programas de formação, recursos e suporte para melhorar as competências e capacidades dos colaboradores na organização. Permite-lhe utilizar o conjunto de talentos existente e capacitar os colaboradores para assumirem a propriedade de iniciativas de otimização de custos. Considere seguir estas estratégias:

• Avaliar competências: avalie as competências e conhecimentos existentes da equipa de carga de trabalho para identificar áreas que precisam de ser melhoradas em termos de otimização dos custos da carga de trabalho.

• Definir objetivos de preparação: determine as competências e os conhecimentos específicos necessários para otimizar os custos na carga de trabalho. Inclua tópicos como a gestão de custos da cloud, técnicas de otimização de recursos, orçamentação e análise de dados.

• Fornecer formação e recursos: ofereça programas de formação, workshops e recursos para melhorar as competências nas áreas identificadas. Inclua sessões de formação internas e programas de formação externa fornecidos por fornecedores ou especialistas do setor.

  Reúna ou crie recursos de aprendizagem, como documentação, tutoriais, vídeos e estudos de caso para suportar a formação. Estes recursos devem fornecer orientações passo a passo sobre a otimização dos custos na carga de trabalho.

• Proporcionar experiência prática: proporcionar oportunidades para os colaboradores aplicarem as suas competências recentemente adquiridas em cenários do mundo real. Atribua-os a projetos de otimização de custos ou atribua-lhes responsabilidades que lhes permitam refinar as suas competências.

  Crie uma área de trabalho ou sandbox onde os colaboradores possam explorar, praticar e aprender novos conceitos relacionados com a otimização de custos. Atribua um orçamento para experimentação para incentivar os colaboradores a pensarem nos efeitos financeiros das suas acções.

  Reservar tempo (um dia ou uma semana) para que as pessoas explorem novas tecnologias, criem novas ferramentas e expressem o seu pensamento criativo. Os colaboradores estão mais próximos dos desafios que enfrentam diariamente. Muitas vezes encontram formas de otimizar o seu tempo quando lhes é dado espaço para pensarem nisso.

• Incentivar a aprendizagem contínua: incentive os colaboradores a participar em conferências, webinars e eventos do setor e a participar em comunidades e fóruns online. Disponha oportunidades para os colaboradores fazerem sombra e aprenderem com indivíduos experientes que tenham uma compreensão profunda das práticas de otimização de custos. Esta experiência prática pode fornecer informações e orientações valiosas.

Comunicar expectativas financeiras

Comunicar expectativas financeiras a uma equipa de cargas de trabalho envolve transmitir objetivos financeiros e estabelecer canais abertos para trocar ideias e conhecimentos que poupam custos. Este processo inclui a reformulação dos valores organizacionais para realçar a responsabilidade financeira, objetivos claros e comunicação multifuncional. Considere estas recomendações:

• Reformular valores: reveja e atualize valores e declarações de missão para incluir responsabilidade financeira. Certifique-se de que estes valores são comunicados e reforçados em toda a organização e que estão alinhados com os objetivos comerciais gerais.

  Reconhecer e recompensar indivíduos e equipas que demonstram responsabilidade financeira e contribuem para os esforços de otimização de custos. Utilize avaliações de desempenho, incentivos ou outros programas de reconhecimento.

• Estabelecer expectativas: defina expectativas e objetivos claros para todos os intervenientes que estão alinhados com a missão. Incentive a responsabilidade e a responsabilidade por todas as ações tomadas. Estabeleça e promova métricas de sucesso alinhadas com os objetivos das equipas individuais.

• Estabelecer canais de comunicação: utilize grupos de e-mail, plataformas de chat ou ferramentas de colaboração dedicadas como canais de comunicação. Incentive os membros da equipa a partilharem as suas ideias e informações sobre a otimização de custos. Promover diversas perspetivas. Certifique-se de que todos estão cientes dos canais e como aceder aos mesmos.

• Expandir canais de comunicação: disponibilize os canais de comunicação à organização ou departamento mais amplos para incentivar a colaboração multifuncional e a partilha de conhecimento. Identifique utilizadores de poder ou pessoas na organização que podem atuar como campeões para otimização de custos. Estes indivíduos podem ajudar a impulsionar a adoção de práticas de poupança de custos e ajudar outras pessoas a compreender a importância da otimização de custos.

  Utilize sessões internas de partilha de conhecimento, conferências ou fóruns do setor. Os colaboradores podem aprender com outras pessoas e contribuir para o conhecimento coletivo na organização.

Facilitação do Azure

Tornar os orçamentos e os custos transparentes: para os orçamentos e custos relacionados com o Azure, pode criar e gerir orçamentos e fornecer acesso de leitura para disponibilizar estes detalhes à equipa mais ampla. Também pode criar relatórios diários e exportar dados de custos para tornar os dados de custos acessíveis aos intervenientes.

Incentivar a melhoria contínua: o Azure atualiza regularmente os seus serviços e introduz novas funcionalidades para melhorar a eficiência e a otimização de custos. Pode beneficiar dos mais recentes avanços na tecnologia da cloud e tirar partido das práticas de automatização, estratégias de implementação avançadas e infraestrutura como código (IaaS).

O Azure oferece subscrições do Visual Studio com créditos para experimentar novas funcionalidades e aprender novas competências. O Azure também fornece controlo de acesso baseado em funções (RBAC), que permite o acesso de leitura aos dados de faturação através de Microsoft Entra Privileged Identity Management.

O Azure tem um ecossistema de parceiros que inclui parceiros de formação que podem fornecer conhecimentos e orientações. Os líderes organizacionais podem falar com a Microsoft e envolver os Arquitetos de Soluções Cloud para obter ajuda e orientação na criação de uma cultura de responsabilidade financeira.

Desenvolver competências internas: o Azure fornece uma vasta gama de recursos de aprendizagem. Estes recursos incluem documentação, séries de vídeos, módulos de formação, tutoriais e percursos de aprendizagem. Estes recursos ajudam o pessoal a melhorar as suas competências e conhecimentos. O Azure também oferece certificações que validam os conhecimentos em serviços e tecnologias do Azure.

A Microsoft oferece o Desafio de Competências na Cloud, que permite que as pessoas testem e melhorem as respetivas competências do Azure. É um programa de competências divertido, gratuito e interativo que lhe dá acesso aos recursos de competências da Microsoft para a sua área de solução específica. Obtenha acesso aos percursos de aprendizagem da Microsoft, aos dias de formação virtuais e a uma classificação virtual para competir com os elementos da indústria.

O Azure publica blogues, anúncios e materiais de marketing que fornecem informações sobre a otimização de custos e recursos otimizados para custos. Muitas vezes, contêm informações sobre tecnologia futura ou de pré-visualização que pode experimentar.

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