Segunda fase – Integrar
Nesta fase do Modelo de Adoção, irá colaborar com os seus principais intervenientes na criação e lançamento do seu plano de adoção. Irá preparar o ambiente e testar a sua abordagem à adoção com os Early Adopters e irá utilizar os comentários recebidos para fazer ajustes antes de aplicar o modelo à escala na empresa.
Seguem-se os passos-chave da fase Integrar:
- Criar o seu plano de adoção
- Testar o plano junto dos Early Adopters
- Fazer ajustes ao plano
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Criar o seu plano de adoção
Comece por promover a sensibilização para este tema através da cativação do utilizador final. Os responsáveis pelo sucesso asseguram a concretização dos objetivos de negócio ao ajudar as pessoas a utilizar e obter valor da nova solução Dynamics 365. Experimente os seguintes métodos para promover a sensibilização:
Comunicações
- Identifique e implemente um conjunto variado de estratégias.
- Foque as vantagens que serão proporcionadas.
- Personalize o plano de acordo com o perfil da empresa e a cultura.
- Envie comunicações.
Eventos para envolver os intervenientes
- Envolva os patrocinadores executivos para dar início ao lançamento.
- Realize eventos orientados para os funcionários com a equipa de TI e os peritos.
- Distribua cartazes e folhetos.
- Coloque stands de demonstração no refeitório/hall de entrada.
- Organize eventos online para escritórios remotos.
Comunicar o valor para empresa através de cenários
Incorporar histórias de sucesso
Muitas vezes, as histórias de sucesso são tão importantes quanto as medidas quantitativas quando o objetivo é demonstrar o sucesso do Dynamics 365. No decorrer da implementação, os membros da equipa do projeto e os peritos devem identificar exemplos que demonstrem a colaboração multifuncional e o trabalho em equipa, e partilhá-los através de ferramentas como o Yammer ou o Teams. Tire partido destes exemplos e inclua-os nas suas comunicações para gerar entusiasmo e demonstrar o impacto do Dynamics 365.
Qual é o segredo de uma boa história de sucesso?
- Tempo. A história deve começar com um marcador de tempo para que a audiência saiba quando aconteceu.
- Personagens. A história deve mencionar nomes, para que a audiência saiba quem são as partes envolvidas.
- Eventos. A história deve narrar os eventos ocorridos.
- Elementos visuais. A audiência deve ser capaz de imaginar o que aconteceu.
Criar eventos de lançamento
Seguem-se alguns recursos, ideias e estratégias para ajudar a criar um lançamento eficaz da solução Dynamics 365:
- T-shirts com o nome da solução Dynamics 365 para a equipa de planeamento e os peritos vestirem.
- Cartazes, pósteres e folhetos da solução Dynamics 365 afixados em todos os escritórios.
- Stands de demonstração no refeitório/hall de entrada para demonstrar as várias ferramentas e funcionalidades da solução Dynamics 365 e proporcionar uma experiência em primeira mão.
Como escolher os eventos de lançamento:
- Reflita sobre os objetivos que se propõe alcançar com a utilização do Dynamics 365. De que forma poderá o evento de lançamento servir de apoio aos seus objetivos de negócio?
- Considere a cultura da sua empresa. Quais são os tipos de atividade com os quais as chefias e os colaboradores mais facilmente se irão identificar?
- Tenha em linha de conta o seu tempo e recursos disponíveis. Consegue articular as atividades de modo a planear algo que responda às suas necessidades e se enquadre na sua agenda?
- Considere os eventos existentes na empresa. Há algum evento da empresa previsto para uma data próxima da implementação do Dynamics 365 que possa integrar o lançamento?
Desenvolver a sua estratégia de comunicação
Desenvolva uma estratégia de comunicação que promova a sensibilização e suscite o entusiamo antes do lançamento e partilhe o sucesso da utilização após o lançamento. Tenha em consideração as seguintes melhores práticas quando desenvolver a sua abordagem:
- Não se esqueça de ter em linha de conta as necessidades dos funcionários quando preparar as mensagens para os ajudar a identificar as vantagens que lhes serão proporcionadas.
- Escolha um conjunto variado de atividades, incluindo e-mails, pósteres e eventos físicos, e distribua-os pela linha cronológica do projeto.
- Agende eventos nos quais os participantes possam experimentar os produtos e fazer perguntas.
- Adapte as atividades de modo sensibilizar os participantes para questões da empresa e da cultura.
- Ações como o envio de uma comunicação com o anúncio do Dynamics 365 por parte de um líder, a organização de um evento de lançamento ou a partilha dos benefícios proporcionados durante uma reunião geral contribuem de forma decisiva para demonstrar a importância da iniciativa e convencer todos os intervenientes a utilizar a nova tecnologia.
Leve a cabo a Avaliação das Comunicações e utilize o modelo de planeamento disponível no Livro de Planeamento da Adoção.
Desenvolver a estratégia de formação
Centre-se no porquê. Certifique-se de que os colaboradores sabem o porquê da mudança em curso, quais são as vantagens daí resultantes e por que razão lhes está a ser pedido que mudem também.
Utilize cenários de trabalho reais. Utilize tarefas ou processos de negócio facilmente reconhecidos pela audiência para despertar o seu interesse e a convencer a aprender a utilizar a tecnologia.
Utilize vários formatos. A formação dos utilizadores finais deve abranger diversas formas para dar resposta a diferentes estilos de aprendizagem, obstáculos geográficos e restrições de recursos.
Reforce a mensagem. Consolide os conhecimentos adquiridos na formação com opções que visam reforçar a mensagem, como ações de formação a pedido, sessões informativas durante almoços e novas opções de formação para colaboradores.
Tomar as melhores práticas de formação em linha de conta
Quando estiver a preparar o seu programa de formação, tenha em consideração os seguintes aspetos:
- Ferramentas de produtividade em vigor. Se tem um sistema de produtividade em vigor, poderá ser necessário investir esforços acrescidos na fase de formação, uma vez que se subentende uma mudança de comportamento.
- Literacia tecnológica dos funcionários. Precisa de ter uma noção concreta do nível de conhecimentos técnicos dos funcionários quando estiver a planear o programa de formação. É algo que ajudará a determinar a facilidade com que irão conseguir adaptar-se a novas formas de trabalhar.
- Programas de mudança existentes. É importante compreender se existem atualmente outros programas em curso na empresa, para não sobrecarregar ou confundir os funcionários.
- Preferências de formação dos funcionários. É importante entender a melhor maneira de oferecer formação na sua organização, quer seja pessoalmente, através de tutoriais online com ou sem a presença de um formador, ou através de outros métodos.
Alinhar a estratégia de formação com o plano de lançamento
Prepare a sua estratégia de formação de modo a ajustar-se às diversas fases do lançamento. Comece com os grupos que vão promover a utilização do Dynamics 365 e, em seguida, prepare a equipa de TI, antes de alargar o lançamento a toda a organização.
Utilize o Livro de Planeamento da Adoção para avaliar as necessidades de formação da sua organização e desenvolver a sua abordagem à formação.
Aceder a recursos de aprendizagem e formação
Aceda a recursos de formação online gratuitos para ajudar a lançar a sua solução Dynamics 365. O Microsoft Learn disponibiliza aprendizagem assistida passo a passo de acordo com a função desempenhada e o produto, incluindo vídeos, tutoriais e recursos de aprendizagem prática. Troque ideias com a comunidade de colegas e especialistas do Microsoft Dynamics. Obtenha respostas através da publicação de perguntas nos fóruns, leitura de blogues e artigos de procedimentos, e visualização de vídeos.
Formação do Microsoft Learn: destino principal para a aprendizagem do Dynamics 365 com vídeos, tutoriais e aprendizagem prática.
Webinars do Dynamics 365: formação baseada em produtos que visa ajudar a preparar as pessoas para uma utilização eficaz dos serviços e das aplicações.
Tutoriais do Dynamics 365: coloque tudo a funcionar sem demora com as informações básicas de que necessita para começar a trabalhar de imediato.
Canal do Dynamics 365 no YouTube: saiba de que forma o Dynamics 365 o pode ajudar a expandir o seu negócio.
Criar uma comunidade de peritos sustentável
Os responsáveis pelo sucesso asseguram a concretização dos objetivos de negócio ao ajudar as pessoas a utilizar e obter valor da nova solução Dynamics 365.
Os peritos:
- Devem receber formação formal para aprofundarem e diversificarem os respetivos conhecimentos.
- Devem ser incentivados a orientar, ensinar e dar formação os respetivos colegas, bem como dispor das ferramentas necessárias para o fazer.
- Necessitam de ser motivados de forma consistente e positiva, como forma de reconhecimento do impacto dos seus esforços.
- Necessitam de um plano de execução claro.
Incorporar a comunidade dos peritos no plano de lançamento
Criar e lançar a estratégia do programa Early Adopter
Um programa Early Adopter disponibiliza insights preliminares à organização que a ajudarão a implementar o Dynamics 365 para todos os utilizadores. Encare-o como um ensaio geral, levado a cabo por um grupo representativo, que o ajudará a preparar-se para o lançamento à escala global. A colaboração com os Early Adopters permite-lhe testar ideias e recolher comentários que irão proporcionar à equipa do projeto a oportunidade de inovar e surpreender quando o lançamento for alargado a toda a organização.
Razões que explicam a importância deste programa:
- Identificação de riscos. Reúna os comentários iniciais e identifique potenciais obstáculos para ajudar a delinear o seu plano de lançamento final.
- Recolha de comentários. Obtenha comentários dos utilizadores sobre os objetivos e cenários identificados para a sua implementação do Dynamics 365.
- Resolução de problemas. Encontre soluções para potenciais problemas com a ajuda de um grupo restrito de utilizadores antes do lançamento em toda a organização.
- Recrutamento de peritos. Desenvolva um conjunto de potenciais entusiastas para futuro recrutamento. Estas pessoas estarão aptas a ajudar os colegas a adotar o Dynamics 365 uma vez concluída a implementação completa.
Utilizar os comentários do programa Early Adopter para ajustar a abordagem à adoção
Utilize os comentários dos Early Adopters para revisitar os seus planos de comunicações, formação e comentários. Ajuste a sua abordagem global com base nas informações recebidas. Pondere integrar os Early Adopters no grupo de Peritos do Dynamics 365 para que possam continuar a dar suporte aos colegas durante a transição.
Passo seguinte
Terceira fase – Promover o valor