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Descrição geral da gestão de caixa

Isto artigo fornece uma visão geral das capacidades de gestão de dinheiro no ponto de venda (POS) Microsoft Dynamics 365 Commerce . Fornece também orientações sobre a criação da capacidade de rastreio de numerário para transacções em duas faces.

Nota

Para obter informações básicas sobre as capacidades de gestão de dinheiro no Commerce, consulte Shift e gestão de gaveta de dinheiro.

A gestão de tesouraria é uma função essencial para os retalhistas em lojas físicas. Os retalhistas pretendem que as suas lojas disponham de sistemas que possam ajudar a fornecer uma rastreabilidade e responsabilização completas do dinheiro e do seu movimento nas diferentes caixas registadoras e caixas de uma loja. Devem ser capazes de conciliar quaisquer diferenças e determinar a responsabilidade.

Dynamics 365 Commerce fornece capacidades de gestão de dinheiro na sua aplicação POS. Os retalhistas têm duas opções de gestão de tesouraria:

  • Transacções em numerário unilaterais - Esta opção permite que os retalhistas reconciliem o numerário de uma loja, mas não lhes permite determinar com precisão a responsabilidade em caso de discrepância de numerário. Após a execução de uma transação em numerário unilateral, não é necessária qualquer ação adicional, uma vez que é considerada concluída.
  • Transacções de numerário em duas faces - Esta opção ativa a capacidade de rastreabilidade do numerário, que impõe transacções de numerário em duas faces e ajuda a determinar a responsabilidade por todos os movimentos de numerário. Quando um caixa realiza uma operação (por exemplo, Tender removal), o outro caixa que recebe o dinheiro deve reconciliar esta ação para garantir que o montante da transação está correto.

Configurar a funcionalidade de rastreabilidade do dinheiro

Para definir a funcionalidade de rastreabilidade de dinheiro configurando o perfil de funcionalidade para lojas, siga estes passos.

  1. Em Commerce headquarters, aceda a Retail e Commerce > Configuração do canal > Configuração do POS > Perfis do POS > Perfis de funcionalidade.
  2. Seleccione um perfil de funcionalidade que esteja ligado às lojas para as quais pretende configurar a funcionalidade de rastreabilidade de dinheiro.
  3. Na secção Functions do perfil de funcionalidade, em Advanced cash management, defina a opção Enable cash traceability para Yes.

Nota

Para utilizar a funcionalidade de rastreabilidade do dinheiro, é necessário primeiro configurar um ou mais cofres para a loja. Esta configuração é necessária porque o sistema espera que seja selecionado um cofre para as operações Declare start amount e Safe drop .

Preparar um cofre

É possível definir e atualizar vários cofres para uma loja.

Para implementar um cofre na sede do comércio, siga estes passos.

  1. Aceder a Comércio e retalho > Canais > Lojas > Todas as lojas.
  2. No campo Retail Channel ID , seleccione o ID do canal de retalho da loja para a qual pretende configurar um cofre.
  3. No Painel de Ação, no separador Set up , no grupo Set up , seleccione Safes.
  4. Na página Safe declaration , seleccione New.
  5. No campo Name , introduza um nome para o cofre.
  6. Repita os passos 4 e 5 para cada cofre adicional que pretenda adicionar.
  7. Execute a tarefa de agenda de sindicação 1070 Channel configuration para sincronizar as configurações seguras com a base de dados de canais.

Como é tratada a gestão de caixa quando a funcionalidade de rastreabilidade de caixa está activada

A gestão de caixa é tratada das seguintes formas quando a funcionalidade de rastreabilidade de caixa está activada:

  • Um utilizador que executa uma operação Declare start amount deve introduzir a origem do dinheiro. O utilizador pode procurar os cofres disponíveis que estão definidos na loja. Podem então selecionar o cofre de onde o dinheiro está a ser retirado para que possa ser colocado na caixa registadora.
  • Um utilizador que executa uma operação de remoção de propostas é solicitado a selecionar a partir de uma lista de transacções de entrada de margem em aberto. Se a entrada de margem correspondente não existir no sistema, o utilizador pode criar uma transação de remoção de proposta não ligada.
  • Um utilizador que executa uma operação Float entry é solicitado a selecionar a partir de uma lista de transacções de remoção de propostas em aberto. Se a remoção de concurso correspondente não existir no sistema, o utilizador pode criar uma transação de lançamento de margem não ligada.
  • Um utilizador que execute uma operação Safe drop é convidado a selecionar o cofre onde o dinheiro está a ser depositado.

Reconciliação de transacções

Quando um utilizador opta por encerrar um turno, o sistema valida que não existem transacções de gestão de tesouraria não reconciliadas no turno. Um turno não pode ser encerrado se existirem transacções não reconciliadas.

As transacções podem ser reconciliadas automaticamente pelo sistema ou manualmente pelo utilizador.

Reconciliação automática de transacções

A reconciliação automática de transacções ocorre quando o sistema reconcilia automaticamente as transacções após a realização de ações específicas.

Por exemplo, um utilizador executa uma operação de gestão de tesouraria (tal como Remoção de propostas) no turno A para enviar $20 para o turno B. Quando o utilizador do turno B executa uma operação Entrada de flutuação e selecciona a transação, as duas transacções são automaticamente reconciliadas.

Reconciliação manual de transacções

A reconciliação manual de transacções é necessária quando a reconciliação automática de transacções não ocorre.

Para o exemplo anterior, se o utilizador no turno B não executar uma operação Float entry ou não selecionar a transação correcta durante a operação Float entry , a ação de remoção de propostas permanece não reconciliada e requer reconciliação manual.

Para efetuar uma reconciliação manual dentro de um turno ou entre turnos, os utilizadores que tenham as permissões necessárias podem executar a operação Gerir turnos . A vista Gerir turnos facilita a visualização de turnos que têm transacções não reconciliadas. O utilizador pode selecionar um turno e depois selecionar Reconciliar para ver uma lista de transacções reconciliadas e não reconciliadas em separadores separados. O utilizador pode então selecionar transacções não reconciliadas e reconciliá-las, ou selecionar transacções previamente reconciliadas e não reconciliá-las. Durante a reconciliação, se uma transação selecionada não estiver equilibrada, o utilizador tem de introduzir uma descrição do motivo para a reconciliação não equilibrada. O utilizador pode continuar a reconciliar e a anular a reconciliação de transacções até que o turno seja encerrado. No entanto, as transacções não podem ser não reconciliadas após o encerramento de um turno.

Gestão de cofres

Em Dynamics 365 Commerce, a reconciliação de caixa só pode ser efectuada ao nível do turno. Para gerir o dinheiro num cofre, é necessário gerir o cofre através de um turno.

Importante

A gestão segura exige um registo específico que não seja utilizado para quaisquer transacções de venda.

Exemplo de processo empresarial para gestão de tesouraria utilizando um cofre

O exemplo seguinte descreve o processo empresarial de gestão de tesouraria que utiliza um cofre.

No início do dia, o gerente da loja declara o montante inicial no cofre. Eis os passos que o gestor de loja deve seguir.

  1. Abrir um turno no registo dedicado ao cofre.
  2. Aceda à operação Gerir cofre , seleccione um cofre e, em seguida, seleccione Declarar montante inicial.
  3. Introduzir o montante e, em seguida, selecionar Guardar.

Quando o caixa está pronto para começar o dia, abre o turno e obtém o montante inicial do cofre através do gerente da loja. Eis os passos que o caixa e o gerente da loja devem seguir.

  1. O operador de caixa abre o turno numa caixa registadora (por exemplo, turno A).
  2. O gerente da loja acede à operação Manage safe no registo dedicado ao cofre, executa a operação Tender removal e selecciona a quantidade e o turno correctos para a remoção. É importante que o turno seja aberto no registo para o qual o dinheiro do cofre está a ser transferido.
  3. O caixa recebe o dinheiro, executa uma operação Declare start amount no seu registo e selecciona a transação que foi criada anteriormente para refletir o montante inicial. Estas ações desencadeiam a reconciliação automática das duas transacções.

O caixa efectua então transacções de venda regulares ao longo do dia.

Quando o dinheiro na gaveta da caixa está acima do limite definido, o caixa é notificado do excesso de dinheiro e efectua uma entrega segura. Eis os passos que o caixa e o gerente da loja devem seguir.

  1. O caixa entrega o dinheiro ao gerente da loja. Em alternativa, o caixa deposita o dinheiro no cofre seleccionando Safe drop, introduzindo o montante e seleccionando o cofre para depositar o dinheiro.
  2. O gerente da loja conta o dinheiro e depois vai a Manage safe operação no registo dedicado ao cofre.
  3. O gerente da loja selecciona o cofre, selecciona Entrada de flutuação e, em seguida, selecciona a transação que foi criada anteriormente. Estas ações desencadeiam a reconciliação automática das duas transacções.

No final do dia, o caixa coloca a totalidade do dinheiro na gaveta do cofre, declara a proposta e fecha às cegas o turno. Eis os passos que o empregado da caixa deve seguir.

  1. Seleccione Safe drop, introduza o montante e seleccione o cofre para onde depositar o dinheiro.
  2. Selecionar Declaração de concurso e, em seguida, selecionar 0 (zero) como montante.
  3. Selecione Cego perto para fechar cegamente o turno.
  4. Entregue o dinheiro ao gerente da loja ou deixe-o no cofre.

O gestor reconcilia a última transação de entrega do cofre, efectua uma entrega bancária e fecha ambos os turnos (o turno da caixa e o turno do cofre). Eis os passos que o gestor de loja deve seguir.

  1. Aceder a Gerir cofre operação no registo dedicado ao cofre.
  2. Seleccione um cofre, seleccione Entrada de flutuação e, em seguida, seleccione a transação que foi criada anteriormente. Estas ações desencadeiam a reconciliação automática das duas transacções.
  3. Para o cofre selecionado, seleccione Banco drop e, em seguida, seleccione o dinheiro que deve ser depositado no banco.
  4. Sair da operação Gerir cofre e, em seguida, selecionar Declaração de concurso para declarar o saldo no cofre.
  5. Aceda a Gerir turnos operação, seleccione o turno cego-fechado para a caixa e, em seguida, feche o turno. O turno no registo dedicado ao cofre mostrará agora uma transação não reconciliada (Declare start amount) que foi executada para o cofre. Uma vez que se espera que o dinheiro seja adicionado a partir de uma fonte externa (como um banco), esta transação não pode ser reconciliada automaticamente. Deve ser reconciliado manualmente. O gerente da loja selecciona a transação não reconciliada e encerra o turno.

Notas importantes sobre a gestão segura

  • O dinheiro que fica no cofre no final do dia não transita automaticamente para o dia seguinte. O gerente da loja deve declarar o montante inicial no cofre no dia seguinte.
  • Para todas as ações relacionadas com o cofre, o utilizador deve utilizar a operação Manage safe . Não há outra forma de selecionar o cofre em que as transacções de dinheiro são registadas. As operações Declare start amount, Float entry, Tender removal, e Bank drop devem ser realizadas no contexto da operação Manage safe .
  • Para que o turno associado ao cofre possa ser fechado, o utilizador deve efetuar a operação Tender declaration no registo dedicado ao cofre. Esta operação é a única que não ocorre no contexto de um cofre. Por conseguinte, não está disponível no sítio Manage safe operation. Se o mesmo registo for utilizado para gerir vários cofres, a declaração de concurso deve corresponder à soma do dinheiro existente em todos esses cofres.
  • A operação Declare start amount no cofre não é reconciliada automaticamente. Deve ser reconciliado manualmente.
  • A operação Declare start amount está disponível a dois níveis na operação Manage safe : o nível de deslocação e o nível seguro. Para declarar o montante inicial de um cofre no registo dedicado a esse cofre, o utilizador deve executar a operação Declare start amount na operação Manage safe . A operação Declare start amount ao nível do turno pode ser utilizada se existir dinheiro adicional na gaveta de dinheiro associada a esse registo.
  • Para transferir dinheiro em qualquer direção entre um cofre e um turno, o turno deve ser aberto na caixa registadora que está a enviar ou a receber o dinheiro. No exemplo anterior para a gestão do cofre, o turno A tem de estar aberto antes de o dinheiro poder ser transferido do cofre para esse turno.
  • Se a funcionalidade de rastreabilidade do numerário estiver activada, o utilizador pode efetuar uma entrega segura seleccionando um único tipo de proposta numa única transação. Se a gaveta de dinheiro incluir vários concursos (por exemplo, dinheiro em dólares americanos [USD], dinheiro em dólares canadianos [CAD] e cheque), o utilizador deve efetuar um lançamento seguro por tipo de concurso.
  • O sistema suporta o lançamento das transferências seguras e das transferências bancárias nas contas apropriadas do Razão (GL), tal como definido na página Tender na sede do Comércio (Store > Métodos de pagamento > Tender). Quando a operação Bank drop é utilizada para mover dinheiro do cofre para o banco, o dinheiro é reduzido do GL de drop do cofre e aumentado no GL de drop do banco. Embora os montantes que são depositados no cofre sejam registados no GL de depósito do cofre, o dinheiro que é retirado do cofre não actualiza isto GL. Outras transacções de gestão de tesouraria (por exemplo, Lançamento de flutuação e Remoção de propostas) não são registadas em nenhum GL específico.

Reconciliação financeira na loja

Quando as transacções de gestão de tesouraria são processadas na sede, os parâmetros definidos na secção Statement/closing da página Todas as lojas são utilizados para realizar validações nessas transacções. No entanto, se o utilizador ativar a funcionalidade de reconciliação financeira na sede, o utilizador do POS verá o resultado destas validações no POS quando tentar fechar o turno.

Para configurar a funcionalidade de reconciliação financeira na sede, siga estes passos.

  1. No espaço de trabalho Gestão de funcionalidades , ativar a funcionalidade Declarações de retalho - alimentação gota a gota .
  2. No perfil de funcionalidade POS para a loja apropriada, defina a opção Ativar reconciliação financeira na loja para Sim.

Para mais informações sobre a funcionalidade de reconciliação financeira, ver Reconciliação financeira na loja.

Gestão de tesouraria para várias moedas

Os retalhistas podem configurar o POS para aceitar as várias moedas como pagamento de uma transação, mas normalmente o troco devolvido só pode ser fornecido na moeda predefinida da loja.

Por exemplo, um retalhista configura a sua loja nos EUA com dólares americanos (USD) como moeda predefinida, mas um cliente paga uma transação em euros (EUR). Qualquer troco devolvido pela transação só pode ser fornecido na moeda predefinida da loja, USD. Neste cenário, no início do dia útil, a gaveta de dinheiro conteria apenas USD, mas no final do dia útil a gaveta de dinheiro conteria várias moedas (USD e EUR).

Alguns retalhistas optam por melhorar os seus POS para permitir que os caixas devolvam o troco na moeda proposta, mas para tal é necessário que operações de gestão de tesouraria como Declare start amount, Float tender, e Remove tender também suportem moedas estrangeiras para que os retalhistas possam contabilizar os movimentos de moeda em várias transacções.

Com a versão 10.0.38 do Commerce, todas as operações de gestão de tesouraria suportam moedas estrangeiras para além da moeda predefinida de uma loja.

Para configurar a autorização da gestão de tesouraria em várias moedas para acompanhar os movimentos de moeda em várias transacções, siga estes passos.

  1. Na sede do Comércio, ir a Retail and Commerce > Channels > Stores > All stores.
  2. Seleccione a loja para a qual pretende permitir a gestão de dinheiro em várias moedas.
  3. Seleccione o separador Set up e, em seguida, seleccione Cash declaration para abrir as denominações suportadas em várias moedas para a loja, como mostra a seguinte imagem de exemplo. Adicionar denominações para as moedas
  4. Adicione as denominações necessárias para as moedas a serem monitorizadas juntamente com a moeda predefinida da loja.
  5. Aceda ao formulário de dados da loja e defina a configuração Cálculo do montante inicial para Soma, como mostra a seguinte imagem de exemplo. Configuração do cálculo do montante inicial no formulário de pormenor da loja
  6. Execute o trabalho 1070 - Channel configuration .
  7. Navegue até ao POS da loja para a qual pretende permitir a gestão de dinheiro em várias moedas.
  8. Executar a operação Declare start amount .
  9. Seleccione Count para abrir as denominações suportadas.
  10. Seleccione o símbolo de filtro, seleccione a moeda desejada, introduza o montante inicial e, em seguida, seleccione Guardar.
  11. Repita o processo acima para adicionar o montante inicial para todas as moedas desejadas. A configuração descrita no passo 5 garante que os vários montantes em várias moedas são adicionados para calcular o montante inicial. Só pode ser adicionado um montante de moeda por transação, pelo que a tentativa de adicionar montantes iniciais para várias moedas numa única transação resultará num erro. São aplicáveis experiências semelhantes às operações Float tender e Remove tender .
  12. Durante o dia útil, pode remover o saldo de moeda das gavetas de dinheiro utilizando as operações Safe drop e Bank drop .
  13. No final do dia útil, pode utilizar a operação Tender declare para registar os totais em todas as moedas. A operação Tender declare suporta o registo dos dados em várias moedas numa única transação, pelo que não é necessário registar os totais numa moeda de cada vez.