Descrição geral de inventário, compras e devoluções

As capacidades de inventário incluem Dynamics 365 Field Service:

• Armazém
• Ajustes e transferências do inventário
• Produtos de consumo e de faturação durante ordens de intervenção
• Comprar
• Devolve
• Diários do inventário

Para requisitos de inventário básicos, muitas organizações utilizam as capacidades acima incluídas no Field Service. Para requisitos de inventário e de preços mais complexos, o Field Service foi concebido para ser integrado com sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP). Um exemplo comum é a integração com Dynamics 365 Supply Chain Management utilizando um modelo predefinido "potencial interessado para descontar" common data service.

Pré-requisitos

• O conhecimento das capacidades do catálogo de produtos do Field Service é crítico antes de utilizar inventário, compras e devoluções.

Nota

Apenas os produtos que têm um tipo Field Service definido como inventário são monitorizados no inventário. Tenha este tópico em mente ao adicionar produtos a ordens de intervenção, encomendas e autorizações de devolução de material (RMAs) e ao esperar ver alterações de inventário.

Armazéns e inventário de produtos

Um armazém no Field Service é qualquer local da empresa que tenha um inventário. Isto inclui locais estáticos e móveis, como:

• Armazéns
• Camiões técnicos
• Centros de distribuição
• Cais de carregamento

O inventário de cada depósito é atualizado com base nos produtos, ordens de compra, devoluções, ajustes e transferências da ordem de intervenção utilizada. Isto está registado na entidade relacionada Inventário do produto.

Para cada produto no armazém, o sistema monitoriza:

• Quantidade disponível - quantas unidades restam a ser vendidas.
• Quantidade alocada - quantas unidades estão listadas atualmente nas ordens de intervenção como produtos de ordem de intervenção alocados.
• Quantidade à mão - soma da quantidade disponível e da quantidade alocada. Basicamente, as unidades não vendidas.
• Quantidade na encomenda - quantas unidades estão listadas atualmente nas ordens de compra, mas ainda não foram recebidas e adicionadas ao inventário. Basicamente, as unidades que estão a caminho.

Ajustes e transferências do inventário

Os ajustes de inventário são uma funcionalidade que permite adicionar ou subtrair manualmente o inventário dos armazéns. Normalmente, esta funcionalidade é utilizada para verificações de rotina para refletir a redução e os defeitos, e para comparar o inventário esperado com o inventário atual, ajustando a diferença.

Transferências do inventário são uma funcionalidade que lhe permite transferir o inventário de um armazém de origem para um armazém de destino. O exemplo mais comum é a transferência de inventário de um armazém para o camião de um técnico.

Também pode ativar os ajustes e as transferências na aplicação Field Service Mobile para permitir que técnicos se encontrem no terreno e registem uma transferência do inventário de um camião para outro, por exemplo.

Inventário de ordem de Intervenção

Adicionar produtos a ordens de intervenção e utilizá-los afeta o inventário.

Por exemplo, adicionar um produto conforme estimado e alocado (estado da linha definido como estimado, alocado, e sim) reserva uma porção de inventário de um armazém especificado, apesar de não descontar a mesma.

Se for utilizado um produto de ordem de intervenção durante uma ordem de intervenção (estado da linha definido como utilizado), o inventário no armazém relacionado é deduzido pela quantidade do produto da ordem de intervenção. Normalmente, o armazém listado num produto da ordem de intervenção é o camião do técnico.

Ordem de compra

As ordens de compra (POs) são utilizadas para encomendar produtos a um armazém ou diretamente a uma ordem de intervenção para concluir o trabalho no local.

O processo de ordem de compra inclui:

1. Solicitar produtos a um fornecedor criando uma ordem de compra e adicionando produtos de ordem de compra.
2. Obter aprovação.
3. Documentar o recebimento de produtos através da criação de um recibo PO e de produtos de recibo PO. Isto irá adicionar os produtos recebidos ao inventário do armazém ou como produtos da ordem de intervenção.

Devoluções

Por vezes, a mesma organização que instala peças e equipamento na localização de um cliente necessita de processar uma devolução desse produto ou ativo do cliente.

Exemplos comuns para a razão pela qual as devoluções podem ser iniciadas incluem:

• A peça ou equipamento está com defeito
• O cliente está insatisfeito
• É necessária uma reparação e a reparação não ocorre no local, mas no fornecedor do serviço ou no fabricante
• O equipamento estava no cliente como parte de uma concessão que está a ser terminada e não será renovada

O Field Service suporta três das seguintes devoluções após instalação:

• Devolução ao armazém
• Devolver ao fornecedor
• Alterar propriedade do equipamento

Existem três passos ao emitir uma devolução:

1. Criar autorizações de devolução de material (RMAs): todas as devoluções de produtos são iniciadas com RMAs. A RMA designa os produtos a devolver, bem como todas as informações importantes, como definição de preços. Também especifica uma ação de processamento, que é o tipo de devolução.
2. Criar recibo de RMA: a devolução não é finalizada até ser criada um recibo de RMA. O recibo de RMA confirma que foram recebidos o produto e a quantidade corretos, bem como a data e a pessoa que processa o recibo.
3. Os ajustes de ativos de inventário e de clientes são realizados: isto é efetuado automaticamente em segundo plano.

Outras funcionalidades importantes do RMAs incluem a capacidade de emitir créditos para clientes que iniciam devoluções e a capacidade de monitorizar devoluções como parte do histórico de serviço dos ativos do cliente.

Diários do inventário

Todas as transações do inventário são registadas na entidade de diários de inventário, que pode ser encontrada através de uma localização avançada. Por exemplo, quando um produto é alocado a uma ordem de intervenção, é criado um diário do inventário que aumenta a quantidade alocada por um. Quando esse mesmo produto é utilizado para concluir a ordem de intervenção, é criado outro diário do inventário que diminui a quantidade em questão. Isto acontece para todos os aumentos e diminuições do inventário de produtos. Basicamente, os diários do inventário servem como livro razão do inventário no Field Service.

O mais importante é que os diários do inventário são, por vezes, utilizados para integrar as transações do inventário de Field Service em sistemas ERP externos, consoante o modo de integração arquitetado. Para tornar as integrações mais fáceis e flexíveis, é possível criar manualmente os diários do inventário.

Questões de configuração

• Adicionar o direito de acesso de compra de inventário ao direito de acesso de um utilizador (expedidor ou recurso) fornece-lhes acesso para criar e editar entidades relacionadas com inventário, como armazém, ordens de compra e RMAs.
• Ao adicionar um armazém a cada recurso a reservar, é possível definir o armazém predefinido que será utilizado quando esse recurso a reservar utilizar um produto de ordem de intervenção.