Gerar relatórios financeiros
Este artigo fornece informações sobre a geração de um relatório financeiro.
Para gerar um relatório, abra a definição de relatório e na barra de ferramentas selecione Gerar. A página Estado da fila do relatório abre-se e indica a localização do seu relatório na fila.
À medida que a geração do relatório progride, os seguintes indicadores de estado da fila de relatório podem ser visíveis na página Estado da fila do relatório.
| Estado | Condição | Descrição |
|---|---|---|
| Colocação em fila | Provisório | A definição de relatório é validada antes de o relatório ser colocado na fila da geração. |
| Em fila | Provisório | O relatório entra na fila da geração do relatório e espera ser processado. |
| A processar | Provisório | Este estado normalmente segue-se o estado Em fila e é frequente transitar para um estado Final quando o processamento termina. |
| Pós-processamento | Provisório | Este estado segue-se ao estado Em processamento e indica que todos os dados do relatório são recolhidos, mas que estão a ser realizadas ações derivadas, como o cálculo e o rollup. |
| Cancelar | Provisório | O relatório é cancelado a pedido do utilizador. Este estado resulta de um cancelamento solicitado pelo utilizador para um relatório no estado de Em fila ou Em processamento. O sistema tenta colocar o relatório no estado Cancelado, a menos que o sistema esteja demasiado longe e tenha de o finalizar noutro estado. |
| Cancelado | Final | O processamento do relatório terminou, mas não foi concluído devido a uma paragem solicitada pelo utilizador. |
| Concluído | Final | O relatório está pronto a ser utilizado. |
| Com falhas | Final | O relatório terminou o processamento, mas falhou e não deve ser utilizado. |
Por predefinição, o relatório gerado será aberto no Visualizador Web. As seguintes opções estão disponíveis para geração de relatórios:
- Configurar um calendário para gerar um relatório ou grupo de relatórios automaticamente
- Verificar se há contas ou dados em falta num relatório e validar a precisão de um relatório
Quando gerar um relatório, as opções que especificou nos separadores de definição de relatório são utilizadas.
Gerar um relatório financeiro
Para gerar um relatório financeiro, aceda a Razão geral>Consultas e relatórios>Relatórios financeiros.
- Selecione um relatório para gerar e selecione Gerar.
- Preencha o campo Data do relatório e selecione OK.
Após a criação do relatório, o relatório estará disponível para visualização na secção Relatórios.
Pode selecionar para Ver ou Eliminar o relatório.
Para gerar um relatório utilizando o Report Designer, abra a definição de relatório e, em seguida, selecione o botão Gerar na barra de ferramentas. A página Estado da fila do relatório vai abrir e indicar a localização do seu relatório na fila. Por predefinição, o relatório gerado será aberto no Visualizador Web.
O que esperar quando o pedido de geração de relatório for enviado?
- Depois de o cliente enviar um pedido de geração de relatório, o relatório deverá aparecer na página Estado da fila do relatório em Lista de filas do relatório.
- Se forem submetidos vários pedidos de geração de relatório ao mesmo tempo, até três relatórios poderão ser processados simultaneamente numa instância de serviço do processo de relatório Financeiro e poderão ser processados até cinco relatórios simultaneamente num ambiente.
- A fila de geração de relatório é uma fila FIFO.
- A geração do relatório pode ser cancelada antes de entrar na fase final ao selecionar o relatório e clicar em Remover. Depois de o relatório ser cancelado com sucesso, será Cancelado.
Grupos de relatórios
Os grupos de relatórios são uma forma eficaz de gerar vários relatórios ao mesmo tempo. Por exemplo, suponha que sabe que no final do mês os seus utilizadores geram oito relatórios todos os meses. Crie um Grupo de relatórios e em vez de selecionar Gerar para cada um dos oito relatórios do grupo, pode selecionar Gerar para o grupo de relatórios e os oito relatórios serão gerados num só passo. Quando os relatórios do grupo de relatórios selecionados tiverem sido gerados, pode aceder a Relatórios financeiros (Razão geral > Consultas e relatórios > Relatórios financeiros) para ver os relatórios individuais. Conclua os seguintes passos para configurar um grupo de relatórios.
- No Report Designer, selecione Grupos de relatórios.
- Selecione as definições de relatório existentes a incluir no seu grupo de relatórios.
- Selecione as definições de anulação da empresa, detalhe e data de cada um dos relatórios que serão incluídos no grupo. Recomendamos a definição de Empresa, Período, Ano e Nível de detalhe para cada relatório.
- Guardar o grupo de relatórios
Agendar a geração de relatório
Muitas empresas têm um conjunto central de relatórios que são executados em intervalos programados para alinhar com os seus processos de negócio. Pode agendar um relatório para ser gerado regularmente, por exemplo, diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Pode ser um único relatório ou um grupo de relatórios que inclui várias empresas. Deve introduzir as suas credenciais para cada uma das empresas especificadas, nomeadamente as que constam de uma definição da árvore de relatórios. Se as credenciais não forem válidas, o relatório apresentará apenas as informações para as quais tem permissão de acesso, como a empresa na qual tem sessão iniciada no momento. A informação de saída é lida primeiro no grupo de relatórios e, em seguida, nos relatórios individuais.
À medida que as agendas de relatórios são criadas e guardadas, são apresentadas no painel de navegação em Agendas do relatório. Pode criar pastas para organizar os relatórios. Se um único relatório numa agenda não for executado, todos os outros relatórios continuarão a ser executados.
Importante
Para criar, modificar e eliminar agendas de relatórios, tem de ter a função de estruturador ou de administrador. Quando um relatório é executado, as credenciais do utilizador que criou a agenda são usadas para gerar o relatório.
Criar uma agenda de relatório
No Report Designer, no menu Ficheiro, selecione Novo e, em seguida, selecione Agenda de relatórios. A caixa de diálogo Nova agenda de relatórios abre-se.
Em Definições, selecione um relatório individual ou um grupo de relatório a agendar. Apenas relatórios ou grupos de relatórios da seleção de empresas ou blocos modulares na qual tem sessão iniciada nesse momento estão disponíveis.
Selecione a caixa de verificação Ativo para ligar a agenda do relatório. Apenas o criador do relatório ou um administrador pode ativar ou inativar uma agenda de relatório.
Selecione o botão Permissões para introduzir credenciais da empresa. Por predefinição, as informações sobre o início de sessão são utilizadas para a empresa onde tem sessão iniciada. Se outras empresas estiverem incluídas, como acontece em definições da árvore de relatórios, selecione Usar credenciais separadas e, em seguida, introduza as credenciais de qualquer outra empresa que esteja incluída na agenda de relatórios. Pode selecionar Autenticação do Windows ou escrever um nome de utilizador e uma palavra-passe para cada empresa. Selecione a caixa de verificação Guardar credenciais para guardar as credenciais destas empresas e, em seguida, selecione OK para fechar a caixa de diálogo.
Em Frequência, no campo Iniciar periodicidade, selecione a data em que a agenda deve começar. Por predefinição, a data atual do sistema do computador cliente é selecionada.
No campo Executar relatório em, selecione a hora em que o relatório deve ser executado. Se introduzir uma hora que é antes da hora atual do sistema, o relatório é executado na próxima data agendada.
Na área Padrão de periodicidade, especifique com que frequência é executado o relatório. Por predefinição, Diariamente é selecionado com um valor de Intervalo (dias) de 1. Outras opções incluem Semanalmente, Mensalmente e Anualmente.
Na área Intervalo de periodicidade, selecione quando deve deixar de ser gerado o relatório.
- Sem data de fim — A agenda de relatórios é executada indefinidamente.
- Número definido de ocorrências — A agenda do relatório é executada o número especificado de vezes e, em seguida, é inativada.
- Data de fim — A agenda do relatório termina na data especificada.
Selecione Guardar. Na caixa de diálogo Guardar como, introduza um nome e descrição exclusivos para a agenda de relatórios.
Para copiar uma agenda de relatórios, tem de ter a função de estruturador ou de administrador. Mesmo que um administrador modifique a agenda do relatório, o relatório mantém as credenciais do utilizador que criou o relatório.
Copiar uma agenda de relatórios
- No Report Designer, selecione Agendas de relatórios no painel de navegação e abra uma agenda de relatórios para a copiar.
- No menu Ficheiro, selecione Guardar como e, em seguida, introduza um novo nome e descrição para a agenda de relatórios na caixa de diálogo Guardar como. Selecione OK e a nova agenda é apresentada no painel de navegação.
- Na nova programação, modifique os campos e as informações conforme necessário e, em seguida, selecione Guardar na barra de ferramentas ou selecione Guardar no menu Ficheiro.
Para eliminar uma agenda de relatórios, deve ser o proprietário da agenda de relatórios ou ter a função de administrador.
Eliminar uma agenda de relatórios
- No Report Designer, selecione Agendas de relatórios no painel de navegação.
- Selecione a agenda de relatórios a eliminar e, em seguida, selecione Eliminar ou prima a tecla Eliminar.
- Na caixa de diálogo de verificação de eliminação, selecione Sim para eliminar permanentemente a agenda de relatórios. Se não tiver permissão para eliminar a agenda, é apresentada uma mensagem e o relatório não é eliminado.
Credenciais e agendas de relatórios
Se não introduzir credenciais que são necessárias para todas as empresas incluídas nos relatórios, recebe a seguinte mensagem quando guardar a agenda de relatórios: "Deve introduzir as suas credenciais para as empresas que estão contidas nesta agenda de relatórios. Selecione o botão Permissões para introduzir as suas credenciais."
Por exemplo, um utilizador inicia sessão na Empresa A utilizando um início de sessão e uma palavra-passe. O utilizador cria uma agenda para um relatório que usa uma definição da árvore de relatórios para recolher dados de várias empresas. Quando esta agenda de relatórios é guardada, é solicitado ao utilizador que introduza as credenciais das outras empresas que são especificadas na definição da árvore de relatórios. Quando as suas credenciais expirarem, os relatórios afetados na agenda de relatórios não são gerados enquanto as credenciais não forem atualizadas. Uma mensagem é apresentada na fila de relatórios para indicar que as permissões devem ser atualizadas. A agenda de relatórios falha se ocorrer algum dos seguintes cenários (porque requerem credenciais):
- Uma nova empresa foi adicionada a uma árvore de relatórios de um relatório individual.
- Foi modificado um relatório de um grupo de relatórios.
- Um novo relatório de uma empresa adicional foi adicionado a grupo de relatórios.
Para continuar, selecione o botão Permissões na caixa de diálogo Agendamento de relatórios e, em seguida, introduza as credenciais apropriadas.
Funcionalidade Análise de conta em falta
Pode procurar contas e dimensões financeiras que possam estar em falta em todas as definições de linha, definições da árvore de relatórios e definições de relatórios num grupo de blocos modulares. Isto é útil quando cria ou atualiza várias contas ou blocos modulares durante um curto período de tempo, e pretende verificar se todas as novas informações estão incluídas nos seus relatórios.
As contas em falta são determinadas utilizando os valores mais baixos e mais elevados da definição de linha ou da definição da árvore de relatórios, e depois apresenta uma lista de contas que não estão na definição de linha ou na definição da árvore de relatórios, mas que estão nos dados financeiros. Se uma conta em falta for superior ou inferior aos valores na definição de linha, essa conta não é incluída na lista de contas em falta.
Dica
Para efeitos de validação, este processo deve ser executado antes de gerar relatórios mensais e quando se criam novos blocos modulares.
Os relatórios que têm intervalos de valores são menos propensos a ter contas em falta. Quando possível, utilize os intervalos no bloco modular para incluir novas contas quando forem criadas. Se alguma definição de relatório estiver definida como @ANY empresa, então pode iniciar sessão numa empresa específica e executar uma análise de conta em falta para essa empresa.
Nota
Se for adicionada uma nova empresa, deve adicionar a nova empresa às árvores de reporte em quaisquer relatórios existentes ou a empresa não será incluída na análise de conta em falta.
Executar análise de conta em falta
No Report Designer, selecione Ferramentas e, em seguida, selecione Análise de conta em falta.
No campo Filtro de empresa, selecione uma empresa cujos resultados pretende filtrar ou selecione Tudo (sem filtro) para apresentar os resultados de todas as empresas disponíveis.
No campo Filtro de dimensão, selecione uma dimensão cujos resultados pretende filtrar ou selecione Tudo (sem filtro) para visualizar todas as informações de dimensão para todas as dimensões disponíveis.
No campo Agrupar por, selecione uma opção para ordenar os resultados. Pode ordenar resultados de acordo com o bloco modular que é afetado, ou pode ordenar resultados por dimensão e conjuntos de valor.
Rever os resultados apresentados. Quando seleciona um item no painel superior, o painel inferior apresenta informações adicionais sobre a exceção. Isto inclui dimensões, valores e relatórios relacionados.
Para abrir o item afetado, selecione o ícone associado que é apresentado no painel de listas, ou clique com o botão direito do rato no item e selecione Abrir. Para selecionar vários itens, mantenha premida a tecla Ctrl enquanto seleciona os itens no painel inferior.
Se forem devolvidos valores, blocos modulares ou relatórios que não devam ser incluídos na análise, clique com o botão direito do rato no item e selecione Excluir, ou selecione a caixa de verificação Excluir ao lado do item para remover o item da lista. Os itens excluídos não são incluídos quando a lista é atualizada. Para selecionar vários itens, mantenha premida a tecla Ctrl enquanto seleciona os itens no painel inferior. Para ver todos os itens, incluindo quaisquer resultados que tenha selecionado previamente para excluir da análise, selecione a caixa de verificação Mostrar blocos modulares e valores excluídos e, em seguida, selecione Atualizar.
Selecione Atualizar para atualizar exceções que abordou. Selecione Sim para executar uma atualização completa de todos os resultados, ou selecione Não para executar uma atualização parcial de itens endereçados.
Nota
O formulário é automaticamente atualizado quando abre, a menos que a página tenha sido aberta nos últimos 15 minutos.
Quando os problemas estiverem resolvidos, selecione OK para fechar a caixa de diálogo.
Atalhos de teclado para análise de conta em falta
Quando executa uma análise de conta em falta, os seguintes atalhos de teclado estão disponíveis.
| Para fazer isto | Prima |
|---|---|
| Filtrar por empresa | Alt+C |
| Filtrar por dimensão | Alt+D |
| Selecionar o campo Agrupar por | Alt+G |
| Mostrar blocos modulares e valores excluídos | Alt+S |
| Atualizar resultados | Alt+R |
| Excluir o bloco modular selecionado | Alt+X |
| Excluir a definição de linha selecionada | Ctrl+B |
| Excluir o valor de dimensão selecionado | Ctrl+D |
| Abrir a definição de relatório selecionada | Ctrl+R |
| Abrir a definição de linha selecionada | Ctrl+O |