Configurar validação de correspondência de faturas de contas a pagar

Antes de começar, certifique-se de que a chave de Configuração de correspondência de faturas está selecionada. Se a sua entidade legal monitorizar despesas, tais como frete, utilizando taxas, certifique-se de que a Chave de configuração de custos está selecionada. A correspondência de faturas de contas a pagar é o processo de correspondência da fatura de fornecedor, nota de encomenda e informação de receção do produto. As diferenças entre estes documentos são denominadas discrepâncias de correspondência. As discrepâncias correspondentes são comparadas com as tolerâncias especificadas. Se uma discrepância de correspondência exceder o montante ou a percentagem de tolerância, são apresentados ícones de variância de correspondência na página Fatura de fornecedor e na página Detalhes de correspondência de faturas.

Determinar qual a validação de correspondência de faturas a utilizar

Estão disponíveis quatro tipos diferentes de validação de correspondência.

• Correspondência ao nível de linha — O tipo mais comum de correspondência é a correspondência de linha. A correspondência a nível de linha pode ser de duas ou três vias. A correspondência a nível de linha predefinida pode ser especificada para uma entidade legal na página Parâmetros de contas a pagar. A correspondência de duas vias compara o preço unitário da fatura com o preço unitário da nota de encomenda. A correspondência de três vias compara adicionalmente a quantidade da fatura com a quantidade de recibos do produto correspondente.
• Correspondência de totais de faturas — Correspondência dos montantes totais da fatura com os montantes totais na nota de encomenda. Este tipo de correspondência de faturas inclui o mínimo de detalhes, utilize esta opção para configurar controlos que minimizem o tempo de pessoal necessário para rever as informações de correspondência de faturas. São comparados seis totais, incluindo Subtotal, Desconto total, Custos, Impostos sobre vendas, Arredondamento e Montante da fatura. O sistema valida se algum destes valores na fatura varia em relação aos montantes esperados por mais do que uma variância aceitável.
• Correspondência de custos — Corresponda as informações de custos (montantes) na fatura às informações de custos (montantes) na nota de encomenda
• Totais de preços para correspondência de itens de linha — Este tipo de correspondência é útil para empresas que normalmente recebem várias faturas para uma única linha de nota de encomenda. Se normalmente recebe apenas uma fatura por linha de nota de encomenda, este tipo de correspondência não é necessário. Esta correspondência requer que a correspondência de duas ou três vias seja ativada e serve como uma validação do valor líquido a não exceder, com base em montantes e percentagens de tolerância. Este tipo de correspondência compara as informações de preços para o valor líquido de cada linha da fatura, e todas as linhas de faturas pendentes e previamente publicadas, com o valor líquido da linha da nota de encomenda correspondente. O valor líquido é determinado utilizando a seguinte fórmula: (Preço unitário * Quantidade de linha) + Custos de linha - Descontos de linha. Quando faz a correspondência dos totais de preço por percentagem, os valores serão comparados utilizando a moeda de transação. Quando faz a correspondência dos totais de preço por montante, o sistema compara os valores utilizando a moeda contabilística.

Configurar parâmetros para ativar a validação de correspondência de faturas

1. Aceda a Contas a pagar > Configuração > Parâmetros de contas a pagar.
2. Selecione o separador Validação de faturas.
3. Selecione ou desmarque a caixa de verificação Ativar validação de correspondência de faturas.
   • Selecione se é necessária aprovação antes de poder ser publicada uma fatura que contenha discrepâncias para a correspondência de faturas. Se definido como Permitir com aviso, a indicação visual é apresentada quando uma discrepância para a correspondência de faturas exceder a tolerância. Contudo, será possível publicar a fatura. Para utilizar fluxos de trabalho juntamente com a validação de correspondência de faturas, certifique-se de que o campo Publicar faturas com discrepâncias está definida como Permitir com aviso para evitar ter de aprovar uma fatura várias vezes.
   • No campo Atualizar automaticamente o estado de correspondência do cabeçalho da fatura, selecione se a correspondência será executada automaticamente durante a entrada de dados da fatura. A definição recomendada é Sim, exceto se tiver preocupações sobre o desempenho na introdução de dados. A desativação das atualizações automáticas pode possibilitar um desempenho mais rápido do sistema, porque a validação de correspondência de faturas será ignorada durante a introdução de dados. O funcionário responsável pela introdução de dados precisa de atualizar manualmente o estado de correspondência da fatura para ver os resultados da validação de correspondência de faturas quando estiver definida como Não.
4. Defina a opção Correspondência de totais de fatura.
5. Selecione ou desmarque a caixa de verificação Corresponder totais de faturas para fazer corresponder os totais efetivos das faturas com os totais esperados.
   • Selecione se é apresentado um ícone caso uma discrepância para a correspondência de faturas exceda a tolerância. Pode selecionar para ser apresentado o ícone quando uma discrepância positiva exceder a tolerância, ou quando uma discrepância positiva ou negativa exceder a tolerância.
   • Por exemplo, a tolerância é de 5% e o montante total de faturação na nota de encomenda é 100,00. Portanto, é apresentado um ícone de correspondência de preço se o montante total na fatura exceder 105,00. Se selecionar Se for superior ou inferior à tolerância, o ícone também é mostrado se o montante da fatura for inferior a 95,00.
6. No campo Percentagem de tolerância de totais de faturação, introduza a variação percentual aceitável. Este é o valor predefinido para a empresa. Este valor pode ser substituído para fornecedores específicos, utilizando a página Tolerâncias de totais de faturas. Para informações sobre como substituir a percentagem de tolerância de totais de faturas para um fornecedor específico, consulte a secção Configurar tolerância de correspondência de totais de faturas para fornecedores, mais adiante neste artigo.
7. Defina a opção Correspondência de preço e quantidade.
8. No campo Política de correspondência de linha, selecione um valor a ser utilizado como política predefinida para a entidade legal com a qual está a trabalhar.

• Não necessário — Não há verificação dos preços de linhas de faturação individuais em relação ao preço da nota de encomenda ou das quantidades faturadas em relação às quantidades de guias de remessa necessárias.
• Correspondência de duas vias — A verificação das linhas de faturação, mas apenas a nota de encomenda e os documentos de faturação do fornecedor estão envolvidos na verificação. O recibo do produto não é tido em conta nas validações de correspondência.
• Correspondência de três vias — O preço unitário líquido da fatura é comparado com o preço unitário líquido da nota de encomenda e a quantidade do recibo do produto correspondente será comparada com a quantidade da fatura.

9. Para permitir a aplicação de um nível diferente de correspondência para um item, fornecedor, combinação de fornecedor e item, ou linha de nota de encomenda, selecione um valor no campo Permitir substituição da política de correspondência. A política de correspondência da linha de entidade legal pode ser substituída para um fornecedor, item, ou combinação específica de fornecedor e item na página Política de correspondência.
   • Se utilizar uma política de correspondência de Correspondência de duas vias ou Correspondência de três vias, configure percentagens de tolerância de preços para a sua entidade legal, itens e fornecedores na página Tolerância de preço de item. A tolerância de preço predefinida da entidade legal será definida para 0% para a correspondência de duas vias e de três vias. Quando as faturas de fornecedores são comparadas com as informações sobre notas de encomenda, a percentagem de tolerância de preço aplicável é pesquisada.
10. Para corresponder totais de preços para itens de linhas nas faturas, selecione um valor no campo Corresponder totais de preços. Este tipo de correspondência é útil quando o fornecedor envia várias faturas para a mesma linha da nota de encomenda. Pode comparar as informações de preços para o valor líquido de cada linha da fatura, e todas as linhas de faturas pendentes e previamente publicadas, com o valor líquido da linha da nota de encomenda correspondente. As opções incluem Nenhum, Percentagem, Montante ou Percentagem e montante.
11. No campo Percentagem de tolerância total do preço de compra, introduza uma percentagem da variância aceitável. Este campo está disponível quando a opção Corresponder totais de preços está definida para Percentagem ou Percentagem e montante.
12. No campo Tolerância total do preço de compra, introduza um montante na moeda contabilística. Este campo está disponível quando a opção Corresponder totais de preços está definida para Montante ou Percentagem e montante.
13. No campo Mostrar ícone de correspondência total de preço, selecione quando é apresentado um ícone caso uma discrepância para a correspondência de faturas exceda a tolerância. O ícone pode ser apresentado quando uma discrepância positiva exceder a tolerância, ou quando uma discrepância positiva ou negativa exceder a tolerância. Por exemplo, a tolerância é de 5% e o preço total da linha na nota de encomenda é 10,00. Portanto, é apresentado um ícone de correspondência de preço se o preço total da linha na fatura exceder 10,50. Se selecionar Se for superior ou inferior à tolerância, o ícone também é mostrado se o preço total da linha na fatura for inferior a 9,50.
14. Defina a opção Correspondência de custos.
15. Para fazer corresponder os custos efetivos com os custos esperados, com base nas informações da nota de encomenda, selecione a caixa de verificação Corresponder custos.

Configurar percentagens de tolerância de preço unitário

Aceda a Contas a pagar > Configuração > Configuração de correspondência de faturas > Tolerâncias de preços para definir percentagens de tolerância de preços permitidas. Se utilizar uma política de correspondência de Correspondência de duas vias ou Correspondência de três vias, pode configurar percentagens de tolerância de preços para a sua entidade legal, itens e fornecedores. Quando as faturas de fornecedores são comparadas com as informações sobre notas de encomenda, a percentagem de tolerância de preço aplicável é pesquisada. Esta é a ordem de pesquisa predefinida:

• Tabela/Tabela
• Tabela/Grupo
• Tabela/Tudo
• Grupo/Tabela
• Grupo/Grupo
• Grupo/Tudo
• Tudo/Tabela
• Tudo/Grupo
• Tudo/Tudo

A tolerância de preço da entidade legal predefinida é de 0% e esta tolerância de preço é aplicada a todos os itens e a todas as contas (Tudo, Tudo). Não pode eliminar o registo da tolerância de preço da entidade legal predefinida.

Por predefinição, são permitidas discrepâncias de preços negativas. No entanto, não pode introduzir um número negativo como percentagem de tolerância de preço. Para monitorizar percentagens de tolerância de preço negativas, selecione Se for superior ou inferior à tolerância no campo Apresentar ícone de correspondência de preço unitário na página Parâmetros de contas a pagar. Em seguida, introduza as percentagens de tolerância de preço na página Tolerâncias de preço.

Configurar substituição da política de correspondência

Aceda a Contas a pagar > Configuração > Configuração de correspondência de faturas > Política de correspondência para definir a entrada predefinida para o campo Política de correspondência para as linhas na página Nota de encomenda. Esta é uma configuração opcional. Utilize esta página para configurar a correspondência de duas vias ou de três vias para itens, fornecedores ou combinações de itens e fornecedores. Estas entradas permitem-lhe definir políticas de correspondência mais detalhadamente do que a política de correspondência entre entidades legais que definiu na página Parâmetros de contas a pagar. A política de correspondência de linhas de entidades legais predefinidas aplica-se a todos os itens e fornecedores, exceto aqueles para os quais é especificada uma política de correspondência de linhas diferente nesta página.

Nesta página, selecione a opção Nível de política de correspondência. Selecione o nível na hierarquia de políticas de correspondência para definir políticas de correspondência de linhas. Os níveis da política de correspondência disponíveis são:

• Item e fornecedor — Especifique itens que são comprados a fornecedores específicos.
• Item — Especifique itens que são comprados a qualquer fornecedor, exceto aqueles especificados ao nível do item e do fornecedor.
• Fornecedor — Todos os itens que são comprados a fornecedores específicos, exceto aqueles especificados aos níveis do item e do item e fornecedor.

A seguinte hierarquia é utilizada para determinar a política de correspondência utilizada:

• Item e fornecedor
• Item
• Fornecedor
• Entidade legal

Configurar tolerância de correspondência de totais de faturas para fornecedores

Aceda a Contas a pagar > Configuração > Configuração de correspondência de faturas > Tolerâncias de totais de fatura para especificar tolerâncias específicas do fornecedor para a correspondência de totais de faturas. O cálculo da correspondência utiliza a percentagem de tolerância dos totais das faturas da conta do fornecedor especificada como a conta de encomendas na fatura de fornecedor. Se a conta de fornecedor não tiver uma percentagem de tolerância especificada para os totais das faturas, é utilizada a percentagem de tolerância dos totais das faturas especificada para a entidade legal na página Parâmetros de contas a pagar.

1. Para especificar tolerâncias para fornecedores individuais que substituem a tolerância predefinida, selecione uma Conta de fornecedor.
2. Introduza a percentagem de variância que aceitará para este fornecedor.