Dimensões financeiras e lançamento

Ao planear e configurar o seu plano contabilístico, tem de considerar como os vários componentes irão funcionar em conjunto quando lançar um documento ou diário. Estes componentes incluem estruturas de conta, regras avançadas, balanceamento e dimensões fixas. Isto artigo explica o que é cada componente e como os componentes funcionam juntos.

Componentes do plano contabilístico e das dimensões financeiras

Um sistema avançado e baseado em regras é utilizado para definir combinações válidas de contas principais e valores de dimensão financeira. Esta secção oferece uma breve descrição geral da funcionalidade de cada componente e explica onde pode encontrá-lo.

Estruturas de conta

É necessária uma estrutura de conta quando configurar o seu livro-razão. Tem de definir e ativar pelo menos uma estrutura de conta, e tem de atribuir ao livro-razão. A estrutura de conta tem de incluir a conta principal. Pode definir a ordem dos segmentos que funciona melhor para o negócio. Após a definição da conta principal, o sistema pode determinar a estrutura da conta que é utilizada. Ao colocar a conta principal em primeiro ou perto da frente de uma estrutura, pode ajudar a limitar os valores e também ajudar o sistema a aplicar o último valor válido conhecido como valor predefinido. Pode ter até 10 dimensões financeiras adicionais na estrutura da conta. A estrutura da conta define quais os valores de dimensão válidos em combinação com outros valores. Também define se os valores de dimensão têm de ser introduzidos.

Regras avançadas

As regras avançadas são um componente opcional quando configura o plano contabilístico. Pode adicionar as regras avançadas que quiser a uma estrutura de conta. As regras avançadas são com frequência utilizadas para lidar com cenários em que as dimensões financeiras adicionais devem ser monitorizadas quando os critérios específicos são cumpridos. Por exemplo, se utilizar uma Conta de despesas de viagem, talvez queira monitorizar informações adicionais, como o evento devido ao qual o colaborador está a viajar. Se existirem várias regras avançadas, são aplicadas por ordem alfabética, com base nos nomes das regras. Os segmentos que uma regra adiciona só podem ser aplicados após os segmentos da estrutura de conta.

Dimensão de balanceamento

Pode, opcionalmente, definir uma dimensão financeira de balanceamento. Na página Livro-razão , pode definir os dimensão financeira que devem ser equilibrados. Em seguida, sempre que as transações sejam lançadas para essa dimensão financeira, o sistema cria automaticamente e lanças entradas para a dimensão financeira balanceada.

Dimensões financeiras predefinidas/fixas na conta principal

As dimensões predefinidas são provenientes de vários locais, tais como registos principais (por exemplo, registos de clientes ou fornecedores), cabeçalhos de documentos e da conta principal. Isto artigo concentra-se nas dimensões padrão na conta principal por entidade legal. Pode definir se uma conta principal tem um valor Não fixo ou Fixo para cada dimensão financeira que é utilizado em todas as estruturas de contas para o livro-razão. Se um dimensão financeira não for fixo, ele usará um valor padrão, mas esse valor pode ser substituído. Este comportamento aplica-se a todos os valores predefinidos no sistema, mesmo os valores predefinidos provenientes dos registos principais. Se um dimensão financeira for definido como um valor Fixo , esse valor será sempre aplicado, independentemente de ter vindo de algum lugar como um valor padrão ou de o utente tê-lo inserido.

Ordem pela qual as dimensões predefinidas são aplicadas durante o lançamento

As pessoas muitas vezes têm dúvidas sobre a ordem pela qual os vários componentes são executados. É muito importante que compreenda a ordem em que as dimensões predefinidas são aplicadas, porque este comportamento afeta a abordagem que adota para a configuração.

Nota

Estas informações aplicam-se apenas à aplicação de dimensões predefinições na aplicação. Se importar dados utilizando o Microsoft Excel ou a Estrutura de Gestão de Dados, o comportamento será diferente.

Exemplo 1

Estrutura da conta

Conta principal	Unidade de negócio	Departamento	Centro de custos
São permitidos todos os valores.	São permitidos todos os valores.	São permitidos todos os valores.	São permitidos todos os valores.

Conta principal

Conta principal	Nome	Entidade legal	Departamento
401100	Vendas de Produtos	USMF	Fixo – 022 Departamento de Vendas e Marketing

A ilustração seguinte mostra a dimensão predefinida fixa que é definida na conta principal 401100.

Para isto exemplo muito básico, entraremos em um diário geral onde a dimensão Departamento está definida para usar o valor padrão 023 (Operations). Iremos entrar e lançar uma conta de razão. A ilustração seguinte mostra a dimensão financeira predefinida no cabeçalho do razão geral.

A dimensão predefinida no cabeçalho do diário fará com que o departamento 023 seja aplicado por predefinição na linha da conta de vendas. A ilustração a seguir mostra a linha geral do diário, onde a valor de dimensão padrão 023 do cabeçalho é aplicada.

No entanto, quando a linha é lançada, a dimensão fixa é aplicada e a linha é lançada no departamento 022. A ilustração seguinte mostra o voucher lançado, onde a dimensão fixa é aplicada para a conta de vendas.

Exemplo 2

Este exemplo utiliza a mesma configuração que o primeiro exemplo. No entanto, vamos adicionar um segundo componente e usar a dimensão do Departamento como uma dimensão de balanceamento. Na ilustração a seguir, Departamento é definido como o dimensão financeira de balanceamento para o livro-razão USMF.

Quando a configuração do mesmo cabeçalho de diário é utilizada e a mesma transação é lançada, a dimensão fixa é aplicada primeiro. Em seguida, a lógica de balanceamento é aplicada para ajudar a assegurar que cada departamento tem uma entrada saldada. A ilustração seguinte mostra transações de vouchers que incluem a entrada saldada após a aplicação da dimensão fixa.

Exemplo 3

Neste exemplo, iremos adicionar uma regra avançada. A regra avançada especifica que se a conta de vendas 401100 e o departamento 022 (Vendas e Marketing) forem utilizados, o sistema deve monitorizar um segmento adicional chamado Cliente.

Este exemplo é importante devido à ordem. A estrutura da conta é determinada após a conta principal ser introduzida. Se fizer referência à configuração da estrutura da conta, o sistema pode determinar que a conta principal, a unidade de negócio, o departamento e o centro de custos são relevantes. Nesta altura, a regra avançada não foi acionada, porque as dimensões fixas não são aplicadas enquanto as dimensões predefinidas não tiverem sido aplicadas para o voucher do diário durante o lançamento. Na ilustração seguinte, o segmento Cliente não está presente, porque os critérios para a regra avançada não foram cumpridos.

O lançamento não será bem-sucedido, porque a dimensão fixa foi aplicada no final do processo. A validação da dimensão determina que o segmento Cliente é necessário se a conta principal for 401100 e o departamento for 022. O lançamento não pode ocorrer devido ao erro de validação. A ilustração seguinte mostra a mensagem que é apresentada após a validação da dimensão determinar que o Cliente é um segmento necessário.

Neste exemplo, deve substituir o valor predefinido para que a regra avançada seja acionada e possa introduzir o segmento Cliente. No entanto, esta solução nem sempre é possível e alguns utilizadores nem sequer estão cientes das regras de lançamento. Como tal, é importante que compreenda a ordem de aplicação das dimensões predefinidas ao configurar o seu plano contabilístico.

Para conseguir o que pretende neste exemplo, pode alterar a configuração de várias formas. Por exemplo, pode criar uma nova estrutura de conta para contas de vendas e incluir o segmento Cliente na estrutura. Também pode adicionar mais linhas numa estrutura de conta existente e especificar a conta principal e os valores de departamento válidos. Em seguida, na estrutura adicional do cliente, poderá considerar útil ter uma estrutura de conta separada das contas de venda onde o segmento Cliente está presente.

Recursos adicionais

Alguns dos recursos seguintes referem-se a uma versão anterior do nosso software. No entanto, grande parte das informações sobre a aplicação de dimensões predefinidas e muitos dos conceitos são os mesmos da versão anterior, e as referências ainda são válidas.

Diários equilibrados para contabilidade interunidades

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Planejando seu plano de contas em AX 2012 blog – Isto ligação vai para a parte 1 de uma série de sete partes.

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