Utilizar fluxos de trabalho para gerir informações dos colaboradores

Aplica-se a estas aplicações do Dynamics 365:
Human Resources

Isto artigo explica como pode utilizar a capacidade de fluxo de trabalho dos Recursos Humanos para gerir as informações dos empregados. Por exemplo, é possível associar um fluxo de trabalho a uma posição e configurar um fluxo de trabalho de aprovação que é iniciado quando os colaboradores alteram o respetivo registo.

A capacidade de fluxo de trabalho para Recursos Humanos fornece numerosos fluxos de trabalho para a gestão de atividades de recursos humanos. Além disso, estão disponíveis numerosas opções para que possa modificar fluxos de trabalho específicos e associá-los a uma hierarquia de relatórios. Os fluxos de trabalho estão disponíveis para ajudar a gerir as alterações de vários tipos de informações de colaboradores. É possível associar um fluxo de trabalho a uma posição. Posteriormente, se os colaboradores alterarem o respetivo registo de colaborador, é iniciado um fluxo de trabalho que requer aprovação antes de as novas informações serem guardadas. Os fluxos de trabalho estão predefinidos para os seguintes tipos de informações para ajudar a gerir eficazmente as alterações e a manter a exatidão dos dados dos seus colaboradores:

• Números de identificação
• Cursos
• Formação Académica
• Imagem
• Itens emprestados
• Experiência profissional
• Experiência de projetos
• Competências
• Posições de confiança
• Ações de recursos humanos
• Registo de cursos

Quando os colaboradores são contratados, transferidos ou rescindidos, o fluxo de trabalho pode incluir um processo de revisão. Desta forma, um documento pode ser revisto, ou os termos de uma ação podem ser definidos como parte do fluxo de trabalho. Quando o processo de revisão é concluído, o documento ou ação é concluído, e o fluxo de trabalho passa para um passo de aprovação final.

Associar um fluxo de trabalho a uma hierarquia de posições

É possível associar um workflow a qualquer hierarquia de posições configurada. São utilizados dois tipos de hierarquia para o encaminhamento do fluxo de trabalho: Managerial e Configurable.

• A Managerial hierarquia representa a estrutura de relatórios da empresa ou organização. Para obter mais informações sobre esse tipo de hierarquia, vide Posição de relatório.
• Uma hierarquia Configurable representa uma matriz ou hierarquia personalizada. Para mais informações sobre isto tipo de hierarquia, consultar Relações.

Exemplo de hierarquia de gestão

Pode configurar um fluxo de trabalho para que, quando um empregado submete um pedido de compra de um novo computador, o pedido seja encaminhado para o gestor do empregado e para o gestor de nível intermédio. Quando configurar a etapa de fluxo de trabalho, defina o campo Assignment type para Hierarchy. O separador Tipo de hierarquia fica então disponível. Para isto exemplo, selecionar a hierarquia Managerial .

Exemplo de hierarquia configurável

Se uma posição estiver associada a uma hierarquia de relatórios de matriz, é possível configurar um workflow que encaminhe as despesas de um projeto específico para o líder do projeto em vez do gerente do empregado. Neste caso, definir o campo Assignment type para Hierarchy. Em seguida, no separador Hierarchy type , seleccione a hierarquia Configurable . Após a configuração do fluxo de trabalho, seleccione a hierarquia Associar na página Configuração do fluxo de trabalho para selecionar a hierarquia que deve ser utilizada para o encaminhamento do fluxo de trabalho.

Importante

Quando um documento, transação ou registo mestre é apresentado para aprovação do fluxo de trabalho, a posição principal do apresentador será utilizada para determinar a quem o documento deve ser encaminhado a seguir.

Definição de hierarquia nos parâmetros do Workflow

1. Na página Workflow parameters , ir para Hierarchy routing.
2. Por defeito, a opção Utilizar hierarquia de posições está definida para Não. Neste caso, o fluxo de trabalho utilizará a posição principal do trabalhador quando navegar na hierarquia. Defina a opção para Yes para que o fluxo de trabalho utilize o pai da posição quando navega na hierarquia.

Exemplo adicional

A funcionária Grace Sturman tem duas funções: consultora e formadora. A posição principal de Grace é a de treinador. Quando não está a dar formação a novos funcionários, está disponível para trabalhos de consultoria. Na sua posição principal, Grace depende de Claire, a directora de recursos humanos. Claire informa Charlie. Para a sua posição de consultora, Grace tem várias relações de linha pontilhada, dependendo do projeto.

A empresa de Grace cria regras de encaminhamento do fluxo de trabalho que se baseiam numa hierarquia Configurable (hierarquias baseadas em matrizes/projectos). Esta hierarquia utiliza a posição de consultor de Grace. Se a opção Utilizar hierarquia de posições estiver definida como Não, quando um documento for encaminhado para a aprovação da Grace, o fluxo de trabalho consultará a sua posição principal (formadora) para determinar para onde o documento deve ser encaminhado a seguir. Neste caso, será encaminhado primeiro para a Claire e depois para o Charlie. Se a opção estiver definida para Sim, e o fluxo de trabalho utilizar uma hierarquia Configurável , o fluxo de trabalho analisará a posição de consultor do Grace e a relação de reporte para determinar para onde o documento deve ser encaminhado a seguir.

Configurar vários aprovadores

Se um fluxo de trabalho exigir a aprovação de vários utilizadores, os processos de aprovação separados podem ser combinados num único processo de aprovação com várias etapas. A política de conclusão pode ser definida como Todos os aprovadores ou Aprovador único.

Por exemplo, a política de conclusão de um processo de aprovação está definida como Aprovador único. O empregado Sam apresenta um fluxo de trabalho que requer a aprovação do superior hierárquico Brian e da gestora de RH Christine. Se o Brian for a primeira pessoa a responder, a sua ação é aplicada ao documento. Se o Brian rejeitar o documento, isto é devolvido ao Sam e o estado é Rejeitado. Se Brian aprovar o documento, isto é enviado a Christine para revisão.

Para mais informações, consulte Configurar etapas de aprovação num fluxo de trabalho.

Para configurar o fluxo de trabalho, siga estes passos.

1. Criar um único processo de aprovação com várias etapas.
2. Criar as etapas do processo de aprovação. No exemplo anteriormente descrito, o processo de aprovação tem duas etapas: uma para a aprovação do superior hierárquico e outra para a aprovação do diretor de recursos humanos.
3. Defina o campo Completion Policy para All approver ou Single approver.

Configurar um fluxo de trabalho de Recursos Humanos

Para configurar um fluxo de trabalho básico que é iniciado quando os colaboradores solicitam alterações à respetiva identificação pessoal, siga estes passos.

1. Na página Fluxos de trabalho de recursos humanos , seleccione Novo.

2. Na lista de fluxos de trabalho disponíveis, seleccione Números de identificação.

3. Seleccione Run para abrir o designer do fluxo de trabalho e, em seguida, introduza o seu nome de utilizador e palavra-passe.

4. Mova o elemento Approve identification number da lista de elementos do fluxo de trabalho para o ecrã do designer.

5. Ligar o elemento de aprovação a Start e Finish.

6. Toque duas vezes (ou faça duplo clique) em Aprovar elemento, seleccione e mantenha premido (ou faça clique com o botão direito do rato) e, em seguida, seleccione Propriedades.

7. Siga estes passos para adicionar instruções de itens de trabalho:

   1. Seleccione Atribuição e, em seguida, seleccione Hierarquia no tipo de atribuição.
   2. Na seleção Hierarquia , seleccione Hierarquia configurável.
   3. Adicione uma condição de paragem e feche a página.

8. Preencher quaisquer instruções adicionais.

9. Selecione Guardar e fechar. Active o novo fluxo de trabalho quando a caixa de diálogo for aberta e seleccione Tornar ativo.

10. Aceder a Recursos humanos>Cargos>Tipos de hierarquia de cargos.

11. Seleccione Matriz.

12. Adicione à lista o fluxo de trabalho Worker identification number .

Recursos adicionais

Ver e gerir as alterações de endereço