Criar e manter a colaboração do fornecedor

Nota

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A interface de colaboração do fornecedor expõe um conjunto limitado de informações sobre notas de encomendas, faturas e stock de remessa a utilizadores fornecedores externos. A partir desta interface, um fornecedor também pode responder a pedidos de cotação (RFQs) e ver e editar informações básicas da empresa.

Este artigo explica como configurar a colaboração com fornecedores em Dynamics 365 Supply Chain Management. Também explica como configurar um fluxo de trabalho para aprovisionar novos utilizadores de colaboração de fornecedores e como gerir as funções de segurança para esses utilizadores.

Configurar funções de segurança de colaboração do fornecedor

Um profissional de aprovisionamento ou um fornecedor que tenha permissões suficientes pode solicitar que uma pessoa de contacto seja aprovisionada como utilizador ao ativar Aprovisionar utilizador fornecedor no registo da pessoa de contacto. Durante o processo de aprovisionamento, as permissões do utilizador são selecionadas para o novo utilizador externo e o novo pedido do utilizador fornecedor é submetido. É importante que tenha configurado corretamente as permissões do utilizador que estão disponíveis para seleção no pedido do utilizador fornecedor. Caso contrário, os fornecedores poderão ter acesso a informações a que não devem ter acesso no Supply Chain Management.

Configurar as funções de segurança disponíveis para seleção quando um novo pedido de utilizador é utilizado para uma pessoa de contacto

1. Selecione Administração do sistema>Segurança>Funções externas.
2. Selecione Novo e, em seguida, selecione uma função de segurança e a função da entidade Fornecedor.

Pode querer adicionar as funções Administrador do fornecedor (externo) e Fornecedor (externo) que são fornecidas no Supply Chain Management. Em alternativa, pode utilizar as funções de segurança que a sua empresa criou.

Deverá disponibilizar a função Administrador do fornecedor (externo) apenas se os fornecedores puderem criar novos contactos, apresentar pedidos de utilizador de colaboração do fornecedor para novos utilizadores e alterações à informação do utilizador, e tratar esses pedidos através de um fluxo de trabalho.

Se planeia configurar manualmente os contactos e os utilizadores do fornecedor, pode disponibilizar apenas a função Fornecedor (externo). Esta função será então a única função que pode ser solicitada através de um pedido do utilizador fornecedor.

Nota

A função SystemUser é automaticamente concedida quando cria manualmente uma nova conta de utilizador. Portanto, deve remover essa função e atribuir a função SystemExternalUser. Se forem criadas novas contas de utilizador através do fluxo de trabalho iniciado por um pedido do utilizador fornecedor para o aprovisionamento de um novo utilizador, uma ou mais das funções que criou para a colaboração do fornecedor e a função SystemExternalUser será atribuída.

Função de segurança Administrador do fornecedor (externo)

A função Administrador do fornecedor (externo) pode ser utilizada para fornecedores externos que mantenham informações de contacto do fornecedor e façam pedidos para aprovisionar novos utilizadores de colaboração do fornecedor. Os utilizadores externos que tenham esta função de segurança podem executar as seguintes tarefas:

• Ver e modificar informações de pessoas de contacto, tais como o título da pessoa, endereço de e-mail e número de telefone.
• Adicione uma pessoa de contacto nova ou existente às contas do fornecedor para as quais são um contacto.
• Elimine qualquer pessoa de contacto que tenham criado.
• Ative ou inative a associação entre uma pessoa de contacto e uma conta de fornecedor. Após a associação entre uma pessoa de contacto e uma conta de fornecedor ser inativada, a pessoa de contacto não pode ser referida em novas notas de encomenda ou noutros documentos.
• Negue ou permita o acesso de uma pessoa de contacto a documentos na interface de colaboração do fornecedor que sejam específicos da conta do fornecedor. Após a associação entre uma pessoa de contacto e uma conta de fornecedor ser inativada, o acesso a documentos específicos da conta do fornecedor é sempre negado.
• Solicite uma nova conta de utilizador para uma pessoa de contacto utilizando a ação Aprovisionar utilizador.
• Solicite que a conta de utilizador de uma pessoa de contacto seja inativada.
• Solicite que a conta de utilizador de uma pessoa de contacto seja modificada para adicionar ou remover funções de segurança.
• Vija os RFQs.

Função de segurança Fornecedor (externo)

A função Fornecedor (externo) pode ser utilizada para fornecedores externos que trabalharão com notas de encomenda. Os utilizadores externos que tenham esta função de segurança podem executar as seguintes tarefas:

• Responda e veja informações sobre notas de encomenda.
• Mantenha as faturas de colaboração do fornecedor.
• Veja o inventário de remessa.
• Veja e responda a RFQs.
• Veja informações do fornecedor.

Configurar funções de segurança que são usadas quando potenciais fornecedores são integrados

Para integrar fornecedores que são iniciados através de um pedido de registo de potencial fornecedor, deve configurar uma função de segurança externa. Esta função será atribuída a novos utilizadores durante o processo de aprovisionamento que é controlado pelo fluxo de trabalho do tipo Fluxo de trabalho de pedido de utilizador (plataforma). Para obter mais informações, consulte a secção Configurar fluxos de trabalho para processar pedidos de colaboração do fornecedor posteriormente neste artigo.

Para obter informações sobre como integrar potenciais fornecedores, consulte Integrar fornecedores.

Crie uma função de segurança que seja usada quando um novo pedido de potencial utilizador fornecedor é submetido

1. Selecione Administração do sistema>Segurança>Funções externas.
2. Selecione Novo e, em seguida, selecione uma função de segurança e a função da entidade Potencial fornecedor.

Deve adicionar a função Potencial fornecedor (externo) que é fornecida no Supply Chain Management.

A função de segurança permitirá apenas o acesso ao novo assistente de registo do fornecedor.

Configurar fluxos de trabalho para processar pedidos de utilizador de colaboração do fornecedor

Para ajudar a garantir que todas as tarefas relevantes estão concluídas e que são dadas as aprovações apropriadas, deve configurar fluxos de trabalho para lidar com os pedidos do utilizador de colaboração do fornecedor.

Os pedidos do utilizador de colaboração do fornecedor são submetidos por fornecedores externos que tenham a função de segurança Administrador do fornecedor (externo) ou permissões semelhantes, ou por profissionais de aprovisionamento na sua empresa. Também podem ser gerados a partir de pedidos de registo de potenciais fornecedores durante o processo de integração do fornecedor.

Existem três tipos de pedidos:

• Pedidos para aprovisionar um novo utilizador
• Pedidos para inativar um utilizador existente
• Pedidos para modificar as funções de segurança de um utilizador existente

Para obter mais informações sobre os pedidos de utilizador de colaboração do fornecedor, consulte Gerir utilizador de colaboração do fornecedor.

Tem de criar dois ou mais fluxos de trabalho para processar os três tipos de pedidos do utilizador de colaboração do fornecedor. Os novos fluxos de trabalho são criados na página Fluxos de trabalho do utilizador.

Exemplo de um fluxo de trabalho para o provisionamento de novos utilizadores e modificação das funções de segurança

Para lidar com os pedidos do utilizador fornecedor para criar novos utilizadores e modificar funções de segurança, pode colocar uma condição de ramificação no início do fluxo de trabalho. Desta forma, é utilizado um ramo diferente do fluxo de trabalho, dependendo se o pedido é para criar um novo utilizador ou modificar um utilizador existente.

Para configurar esta ramificação, crie um novo fluxo de trabalho do tipo Fluxo de trabalho de pedido de utilizador (Plataforma). Os ramos deste fluxo de trabalho podem conter os seguintes elementos.

Ramo para aprovisionamento de novos utilizadores

1. Atribua uma tarefa de aprovação à pessoa responsável pela aprovação de que os novos utilizadores devem ter acesso às informações de colaboração do fornecedor.

2. Atribua uma tarefa à pessoa responsável por solicitar novas contas de utilizador do Microsoft Entra da Microsoft no portal do Azure. Utilize a tarefa predefinida Enviar convite de utilizador Azure B2B para este passo. Os utilizadores B2B podem ser automaticamente exportados para ID do Microsoft Entra. Utilize a predefinição Aprovisionar utilizador Microsoft Entra B2B. Para obter mais informações, consulte Exportar utilizadores B2B para ID do Microsoft Entra.

3. Atribua uma tarefa de aprovação à pessoa que faz o carregamento para o Azure. Se uma conta não for criada com sucesso, esta pessoa rejeita a tarefa e termina o fluxo de trabalho. Esta tarefa de aprovação pode ser ignorada se tiver incluído o passo que exporta automaticamente novas contas de utilizador para o Azure através da interface de programação de aplicações B2B (API).

4. Adicione uma tarefa automatizada que aprovisiona um novo utilizador. Utilize a tarefa Utilizador de aprovisionamento automatizado predefinida para este passo.

5. Adicione uma tarefa que notifica o novo utilizador. pode querer enviar ao novo utilizador um e-mail de boas-vindas que inclui um URL para o Supply Chain Management. Este e-mail pode utilizar um modelo que cria na página Mensagens de e-mail e, em seguida, selecione na página Parâmetros do fluxo de trabalho do utilizador. O modelo pode incluir uma etiqueta %portalURL%. Quando o e-mail de boas-vindas é gerado, esta etiqueta irá ser substituída pelo URL do inquilino Supply Chain Management.

   Nota

   Este fluxo de trabalho pode ser utilizado em vários cenários que envolvem a integração do utilizador. Por exemplo, pode ser utilizado quando potenciais fornecedores ou pessoas de contacto requerem uma conta de colaboração do fornecedor. Portanto, deve formular o e-mail como uma declaração geral que pode ser usada para vários fins.

Ramo para modificar funções de segurança

1. Atribua uma tarefa de aprovação à pessoa responsável pela aprovação de alterações às funções de segurança.
2. Adicione uma tarefa automatizada que adiciona ou remove as funções de segurança relevantes. Utilize a tarefa Utilizador de aprovisionamento automatizado para este passo.

Exemplo de um fluxo de trabalho para inativar um utilizador

Crie um fluxo de trabalho do tipo Plataforma de fluxo de trabalho de pedido de inativação do utilizador e, em seguida, adicione as seguintes tarefas.

1. Atribua uma tarefa de aprovação à pessoa responsável por aceitar pedidos de inativação de utilizadores. Pode adicionar condições para automatizar este passo de aprovação.
2. Adicione uma tarefa automatizada que inativa o utilizador. Utilize a tarefa Inativação de utilizador automatizado para este passo.
3. Adicione as tarefas de limpeza necessárias. Por exemplo, pode adicionar uma tarefa que remove a conta do seu diretório no portal do Azure.

Permitir a colaboração do fornecedor para um fornecedor específico

Antes de criar uma conta de utilizador para alguém que utilizará a colaboração do fornecedor, tem de configurar o fornecedor para que possa utilizar a colaboração do fornecedor. Para mais detalhes sobre esta operação, consulte Colaboração com fornecedores externos.

Resolução de problemas de aprovisionamento de novos utilizadores de colaboração do fornecedor

Os novos utilizadores de colaboração do fornecedor são aprovisionados através do fluxo de trabalho que configurou para processar os pedidos de utilizador de colaboração do fornecedor do tipo Aprovisionar utilizador fornecedor.

Se o endereço de e-mail de um novo utilizador de colaboração do fornecedor pertencer a um domínio que está registado no Azure como inquilino (isto é, se for uma conta de domínio gerida), o endereço de e-mail deve ser uma conta do Microsoft Entra existente. Caso contrário, o processo de aprovisionamento não pode ser concluído.

Para obter mais informações sobre o processo que é utilizado na tarefa Enviar convite de utilizador do Azure B2B no fluxo de trabalho da gestão de contas do Microsoft Entra, consulte Colaboração B2B do Microsoft Entra.

Recursos adicionais

Colaboração com fornecedores externos

Veja um pequeno vídeo no processo de integração do fornecedor: Integrar um novo fornecedor