Integrar fornecedores

Artigo
01/05/2024

Nota

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Os novos fornecedores podem ser integrados e registados como fornecedores no Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, com base em informações recolhidas por uma pessoa que representa o fornecedor.

O processo consiste nos seguintes passos, onde várias funções desempenham ações no sistema.

Gestão de dados OData - Importação de entidade - O pedido inicial é o pedido de registo de potencial fornecedor. Normalmente, este pedido vem de uma origem como um site alojado pelo cliente que permite o acesso anónimo. Os fornecedores podem inscrever-se fornecendo informações básicas, tais como o nome do fornecedor, justificação, número de organização, e nome e endereço de e-mail da pessoa de contacto. Os pedidos são importados através da interface de gestão de dados.
Página da lista de pedidos de registo de potencial fornecedor - Com base nas informações fornecidas no pedido de registo de potencial fornecedor, um profissional de compras decide se o fornecedor deverá ser integrado. O profissional de compras vê o pedido de entrada na página de lista Pedidos de registo de potencial fornecedor.
Fluxo de trabalho de aprovisionamento de utilizadores - Quando um profissional de compras verificou a informação no pedido de entrada e decidiu continuar com o processo de integração, o utilizador solicita que o fluxo de trabalho aprovisione o novo utilizador e envia um e-mail de convite para aceitar a pessoa de contacto como utilizador autenticado do Microsoft Dynamics 365.
Assistente de registo do fornecedor - A pessoa de contacto do fornecedor inicia sessão utilizando a nova conta de utilizador. Concluem um assistente de registo do fornecedor para fornecer informações como endereços, informações de negócios, categorias de compras e respostas a questionários.
Fluxo de trabalho de aprovação - É criado um pedido de fornecedor que inclui a informação de registo. Este pedido de fornecedor é submetido a um fluxo de trabalho, e é encaminhado para revisão e aprovação.
Criação de dados globais de fornecedor e modificação da função do utilizador - Quando o pedido de fornecedor é aprovado, é criado um registo de fornecedor. A conta de utilizador da pessoa de contacto do fornecedor recebe permissão para a colaboração do fornecedor ou é inativada.

A tabela que se segue mostra os passos e funções que estão envolvidos no processo.

Função e "processo"	Gestão de dados OData – Importação de entidade	Página de lista de pedido de registo de potencial fornecedor	Fluxo de trabalho de aprovisionamento de utilizadores	Assistente de registo do fornecedor	Fluxo de trabalho de aprovação	Criação de dados globais do fornecedor e modificação da função do utilizador
Sistema	O pedido de um novo vendedor é importado.					Após a aceitação do pedido do fornecedor, o registo do fornecedor é criado.
Profissional de compras		Inicie o processo de integração.			Reveja e aceite ou rejeite o pedido de fornecedor.
Administrador			Crie um utilizador no Supply Chain Management e no Microsoft Azure.
Pessoa de contato do vendedor			Envie um e-mail à pessoa de contacto.	Registe informações do fornecedor.

Para uma demonstração rápida do processo de integração do fornecedor, veja este breve vídeo do YouTube sobre Como integrar um novo fornecedor no Finanças e Operações.

Importar o pedido de registo de potencial fornecedor

O pedido de registo de potencial fornecedor é uma entidade no Supply Chain Management. Pode configurar o sistema para importar dados através desta entidade.

A tabela seguinte mostra as informações que esta entidade contém, e que podem ser importadas.

Campo	Descrição
Nome do fornecedor	O nome do fornecedor.
Justificação comercial	A razão ou razões do pedido de fornecedor.
Número da organização	Um número de registo oficialmente conhecido.
Linha de negócio	A linha de negócio do fornecedor.
Nome próprio da pessoa de contacto	O nome próprio da pessoa que será convidada para registar informações do fornecedor.
Segundo nome da pessoa de contacto	O segundo nome da pessoa que será convidada para registar informações do fornecedor.
Apelido da pessoa de contacto	O apelido da pessoa que será convidada para registar informações do fornecedor.
E-mail da pessoa de contacto	O endereço de e-mail que será utilizado para criar um novo utilizador no Supply Chain Management e que será registado na conta de inquilino do Microsoft Entra.
Data de submissão	A data em que o pedido foi criado num sistema externo.
Entidade legal	A entidade legal onde o fornecedor está a pedir para se tornar fornecedor. Este valor deve ser um código de entidade legal que tenha sido registado no Supply Chain Management. Se não for recebido qualquer valor através do processo de importação, é aplicado um valor dos parâmetros de aprovisionamento e aquisições.
Tipo de fornecedor	O fornecedor pode ser uma organização ou uma pessoa. O tipo de fornecedor determina como o fornecedor é finalmente criado.

Após a importação do pedido de registo do potencial fornecedor, o mesmo aparece na página da lista Pedidos de registo de potencial fornecedor. A partir desta página de lista, um profissional de compras pode convidar o utilizador. Um pedido do utilizador para aprovisionamento do utilizador é enviado para um fluxo de trabalho.

Submeter um pedido de utilizador de fornecedor potencial

O objetivo de um pedido de utilizador potencial fornecedor é aprovisionar a pessoa que submeteu o pedido inicial, para que possa iniciar sessão no Supply Chain Management utilizando a conta de e-mail que é fornecida no pedido de registo de potencial fornecedor.

O pedido de utilizador potencial fornecedor é processado pelo fluxo de trabalho de pedido de utilizador. Este fluxo de trabalho comunica através da colaboração B2B do Microsoft Entra. Cria um utilizador no Supply Chain Management que tem as definições de segurança apropriadas.

Os novos utilizadores que são criados têm as seguintes funções de segurança:

Utilizador externo do sistema
Potencial fornecedor (externo)

O novo utilizador receberá um e-mail gerado pelo fluxo de trabalho de pedido de utilizador. Este e-mail convida o utilizador a iniciar sessão no sistema.

Para obter informações sobre a configuração do e-mail e o fluxo de trabalho em geral, consulte a descrição de um fluxo de trabalho de pedido de utilizador em Configurar e manter a colaboração do fornecedor.

Registo de fornecedor

Um utilizador potencial fornecedor que se inscreve no Supply Chain Management verá a primeira página de um assistente de registo do fornecedor, onde pode introduzir informações do fornecedor.

O assistente reflete a configuração do pedido de fornecedor. O país ou região onde o fornecedor faz negócio determina que informações são solicitadas no assistente e que informações são obrigatórias.

Para obter mais informações sobre a configuração do pedido de fornecedor, consulte Configurar e manter a colaboração do fornecedor. A tabela seguinte apresenta uma descrição geral das páginas do assistente e o propósito de cada página.

Página	Descrição
País/região	O país ou região determina a configuração do pedido de fornecedor que é aplicada nas restantes páginas do assistente. Também determina valores na procura do Estado fiscal.
Termos e condições	Esta página pode estar disponível, dependendo da configuração do pedido de fornecedor. Se estiver disponível, o utilizador deve reconhecer os termos e condições para continuar.
Informações do fornecedor	Esta página contém o nome do fornecedor, que é automaticamente introduzido a partir do pedido original de registo de potencial fornecedor. Contém também o número de organização, o número de telefone do fornecedor, o número de fax e o endereço de e-mail, e os endereços do fornecedor para vários fins.
Informações da pessoa de contacto	Esta página contém o nome da pessoa de contacto, que é automaticamente introduzido a partir do pedido original de registo de potencial fornecedor. Contém também o número de telefone e endereço de e-mail da pessoa de contacto e os endereços da pessoa de contacto para vários fins.
Informações comerciais	Esta página contém números de registo fiscal (para vários países ou regiões) e o número de colaboradores. Indica também se o negócio é de propriedade minoritária.
Categorias de aquisições	Esta página contém as categorias de compras para as quais o fornecedor está a solicitar aprovação. O utilizador pode selecionar categorias na hierarquia de categorias de aprovisionamento. Poderá configurar o número de níveis apresentados na hierarquia em Parâmetros de aprovisionamento e aquisições>Colaboração com fornecedores, em Aprovisionamento e aquisições>Configuração.
Questionários	O assistente pode incluir um conjunto de questionários para o fornecedor. Os questionários que aparecem no assistente são configurados quer no pedido de fornecedor, quer na categoria de aquisição. Se os questionários forem configurados por categoria de aquisição, as categorias de aquisição para as quais o fornecedor solicita aprovação determinam os questionários que aparecem no assistente. Na página Categorias de aquisição, pode adicionar um questionário na categoria relevante e definir o tipo de atividade para Integração de fornecedor.

Quando o utilizador potencial fornecedor conclui o assistente de registo do fornecedor, é criado um pedido de fornecedor.

Submeter manualmente ou automaticamente um pedido de fornecedor

Um pedido de fornecedor pode ser criado como um rascunho e submetido manualmente a um fluxo de trabalho. Em alternativa, o pedido de fornecedor pode ser submetido automaticamente para um fluxo de trabalho quando o assistente de registo do fornecedor for concluído. Um pedido pode ser submetido manualmente se, por exemplo, um profissional de compras quiser avaliar se o pedido deve ser encaminhado através de um processo de aprovação antes de ser submetido ao fluxo de trabalho.

Selecione Parâmetros de aprovisionamento e aquisições>Colaboração com fornecedores e Submeter automaticamente o registo de potencial fornecedor para o fluxo de trabalho para configurar o pedido de fornecedor de modo a que seja submetido automaticamente num fluxo de trabalho quando o assistente de registo do fornecedor for concluído.

Pedidos de fornecedor

Os pedidos de fornecedor estão disponíveis na página de Pedidos do utilizador de colaboração do fornecedor.

Um pedido de fornecedor contém as informações que o utilizador potencial fornecedor inseriu no assistente de registo do fornecedor.

O pedido permite-lhe rever as informações do fornecedor e decidir se o fornecedor deve tornar-se um fornecedor registado.

O pedido de fornecedor deve ser submetido a um fluxo de trabalho, e deve ser encaminhado para os revisores e aprovadores relevantes. Para obter informações básicas sobre como configurar fluxos de trabalho, consulte Fluxos de trabalho de aprovisionamento e aquisições.

A tabela seguinte mostra os estados que os pedidos do fornecedor podem ter.

Estado	Descrição
Rascunho	O pedido de fornecedor ainda não foi submetido.
Pedido submetido	O pedido de fornecedor foi apresentado e o primeiro passo no fluxo de trabalho está a ser processado.
Revisão pendente	Se houver vários revisores numa tarefa de fluxo de trabalho, um revisor pode aceitar a tarefa de rever o pedido do fornecedor e, em seguida, concluir a revisão. Se houver apenas um revisor, esse participante pode concluir a revisão selecionando Concluído na ação de fluxo de trabalho. Não têm de aceitar o item de trabalho primeiro.
Pedido pendente de aprovação	O pedido do fornecedor foi encaminhado para os participantes para aprovação, e há uma opção para solicitar informações adicionais. Um pedido de informação adicional faz com que o item de trabalho seja encaminhado de volta para o remetente. O pedido de fornecedor também pode ser aprovado ou rejeitado enquanto estiver neste estado.
Pedido de alteração de candidatura	Foram solicitadas informações adicionais pelo aprovador, e o pedido de fornecedor foi encaminhado para a pessoa que submeteu o pedido de fornecedor. O remetente pode adicionar as informações necessárias e, em seguida, submeter novamente o pedido de fornecedor. Se um pedido de fornecedor for submetido novamente o estado é alterado de novo para o estado Pedido pendente de aprovação.
Pedido aprovado	Este estado é um estado final.
Pedido rejeitado	Este estado é um estado final.

Aprovar um pedido de fornecedor

Quando um pedido de fornecedor é aprovado, uma conta de fornecedor é criada, e o estado Aprovado aparece tanto no pedido inicial de registo de potencial fornecedor como no pedido de fornecedor.

Antes de aprovar um pedido de fornecedor, na página Novo fornecedor, no separador rápido Geral, selecione o grupo Fornecedor para selecionar um grupo de fornecedores.

Se o utilizador potencial fornecedor tiver acesso ao Supply Chain Management como utilizador de colaboração do fornecedor que representa o fornecedor, defina a permissão de acesso à colaboração do fornecedor para Sim. Para inativar a conta de utilizador que o potencial fornecedor utilizou para se registar, defina esta permissão para Não.

Se a permissão de acesso à colaboração do fornecedor for definida como Sim, quando o pedido de fornecedor for aprovado, é apresentado um pedido para modificar as funções do utilizador de modo a que o utilizador tenha as funções definidas para o tipo Fornecedor em Funções externas. Se esta permissão for definida como Não, quando o pedido de fornecedor for aprovado, é apresentado um pedido para inativar o utilizador. Neste caso, deve ser criado o fluxo de trabalho para inativar um pedido do utilizador.

Para que uma conta de fornecedor seja criada quando o pedido do fornecedor for aprovado, a sequência de números para criar fornecedores a partir de pedidos de fornecedor deve ser definida para Auto.

Para conhecer uma descrição geral das permissões de acesso de um utilizador de colaboração do fornecedor, consulte Configurar e manter a colaboração do fornecedor.

Rejeitar um pedido de fornecedor

Se um pedido de fornecedor for rejeitado, deve ser selecionado um motivo de rejeição no pedido de fornecedor.

Quando um pedido de fornecedor é rejeitado, é submetido um pedido para inativar o utilizador. Neste caso, deve ser criado o fluxo de trabalho para inativar um pedido do utilizador. Para obter mais informações, consulte Configurar e manter colaboração do fornecedor.

Quando um pedido de fornecedor é rejeitado, o estado Rejeitado aparece tanto no pedido inicial de registo de potencial fornecedor como no pedido de fornecedor.

Eliminar um pedido de registo de potencial fornecedor em vários estados

Os vários estados de um pedido de registo de potencial fornecedor dão uma descrição geral do progresso do pedido.

Ao utilizar a ação Eliminar no pedido de registo de potencial fornecedor, pode limpar e remover a cadeia de registos que foi criada, podendo inativar a conta de utilizador. O resultado da ação Eliminar varia, dependendo do estado do pedido de registo do potencial fornecedor, tal como indicado na tabela seguinte.

Estado	Descrição do estado	Resultado de ação Eliminar
Novo	Não foram tomadas ações sobre o pedido.	O pedido de registo de potencial fornecedor é eliminado.
Utilizador pedido	Quando seleciona Convidar utilizador, o estado é alterado para Utilizador pedido e um pedido de potencial utilizador é criado e submetido a um fluxo de trabalho de pedido de utilizador.	Não é possível eliminar um pedido de registo de potencial fornecedor que tenha este estatuto, porque o fluxo de trabalho do pedido de utilizador ainda não terminou.
Utilizador convidado	O fluxo de trabalho do pedido de utilizador foi aprovado e o utilizador foi criado.	É criado um pedido para inativar o utilizador e o pedido de registo de potencial fornecedor é eliminado.
Registo em curso	O novo utilizador iniciou sessão e iniciou o assistente de registo de fornecedor.	É criado um pedido para inativar o utilizador e o pedido de registo de potencial fornecedor e os dados que foram introduzidos no assistente de registo de fornecedor são eliminados.
Pedido de fornecedor criado	O assistente de registo de fornecedor foi concluído.	É criado um pedido para inativar o utilizador e o pedido de registo de potencial fornecedor, e os dados que foram introduzidos no assistente de registo de fornecedor e o pedido de fornecedor são eliminados. NOTA: Não é possível utilizar a ação Eliminar quando o pedido de fornecedor está num processo de revisão no fluxo de trabalho.
Aprovado	O pedido de fornecedor foi aprovado.	O pedido de registo de potencial fornecedor, e os dados que foram introduzidos no assistente de registo de fornecedor e o pedido de fornecedor são eliminados.
Rejeitado	O pedido de fornecedor foi rejeitado.	O pedido de registo de potencial fornecedor, e os dados que foram introduzidos no assistente de registo de fornecedor e o pedido de fornecedor são eliminados.

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