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Colaboração do fornecedor com fornecedores externos

  • Artigo

O módulo de colaboração do fornecedor destina-se a fornecedores que não têm integração do intercâmbio eletrónico de dados (EDI) com o Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Permite que os fornecedores trabalhem com notas de encomenda (POs), faturas, informações de inventários de remessa e pedidos de cotação (RFQs), e também lhes permite aceder a partes dos dados principais dos seus fornecedores. Este artigo explica como pode colaborar com fornecedores externos que utilizem a interface de colaboração com fornecedores para trabalhar com POs, RFQs e inventários de consignação. Também explica como permitir que um fornecedor específico utilize a colaboração do fornecedor e como definir a informação que todos os fornecedores vêem quando respondem a uma PO.

Para obter mais informações sobre o que os fornecedores externos podem fazer na interface de colaboração do fornecedor, consulte Colaboração entre o fornecedor e os clientes.

Para obter mais informações sobre como os fornecedores podem utilizar a colaboração do fornecedor em processos de faturação, consulte Área de trabalho de faturação da colaboração do fornecedor. Para obter mais informações sobre como aprovisionar novos utilizadores de colaboração do fornecedor, consulte Gerir utilizador de colaboração do fornecedor.

Definir a informação que é mostrada aos fornecedores quando respondem a POs

Quando os fornecedores respondem a um PO que lhes envia, vêem uma das três caixas de mensagens, onde devem confirmar que querem aceitar a PO, rejeitá-la ou aceitá-la com alterações. Uma vez que as informações que devem ser mostradas ao fornecedor nessa altura podem ser específicas do seu negócio, pode especificar o texto que aparece em cada mensagem de confirmação. Por exemplo, o texto pode informar o fornecedor sobre os próximos passos no processo, ou sobre termos e condições.

Para definir o texto que é mostrado na resposta da PO, siga estes passos

  1. Na página Informação para fornecedores que respondem a POs, selecione o tipo de resposta e, em seguida, selecione Editar.
  2. Na caixa de Mensagem de informação, introduza as informações que devem ser mostradas aos fornecedores na caixa de mensagens.

Se tiver de adicionar mensagens em mais do que um idioma, crie mensagens separadas e especifique o código de idioma apropriado para cada uma. A mensagem que é mostrada a cada fornecedor estará no idioma que o fornecedor utiliza.

Definir as opções de colaboração do fornecedor para um fornecedor específico

Um administrador configura as definições gerais para a colaboração do fornecedor, tais como as funções de segurança que estão disponíveis para todos os fornecedores com quem colabora. No entanto, existem também definições que podem diferir para cada conta de fornecedor. Deve configurar estas definições.

  • Ative a colaboração do fornecedor.
  • Especifique se o fornecedor deve ver a informação sobre os preços.

Ativar a colaboração do fornecedor

Antes de as contas de utilizador poderem ser criadas para um fornecedor externo, tem de configurar a conta do fornecedor para que o fornecedor possa utilizar a colaboração do fornecedor. Na página Fornecedores, no separador Geral, defina o campo Ativação da Colaboração. As opções seguintes estão disponíveis:

  • Ativo (a PO é confirmada automaticamente) - As POs são confirmadas automaticamente se o fornecedor as aceitar sem alterações. Se utilizar esta opção, certifique-se de que agenda a tarefa de lote Confirmar notas de encomenda aceites de colaboração do fornecedor, que é responsável pelo processamento das confirmações. Para obter instruções, consulte a secção seguinte.
  • Ativo (a PO não é confirmada automaticamente) - A sua organização deverá confirmar as POs manualmente depois de o fornecedor as ter aceite.

Agendar a tarefa de lote de confirmação automática

Se utilizar a opção Ativo (a PO é confirmada automaticamente) para um ou mais dos seus fornecedores (conforme descrito na secção anterior), deverá agendar a tarefa de lote Confirmar notas de encomenda aceites de colaboração do fornecedor, que é responsável por processar e confirmar as suas POs. Caso contrário, nunca ocorrerão confirmações automáticas. Utilize o procedimento seguinte para agendar esta tarefa.

  1. Aceda a Aprovisionamento e aquisições > Notas de encomenda > Confirmação de nota de encomenda > Confirmar notas de encomenda aceites de colaboração do fornecedor.

  2. Na caixa de diálogo Confirmar notas de encomenda aceites de colaboração do fornecedor, no separador rápido Executar em segundo plano, selecione Periodicidade.

  3. Na caixa de diálogo Definir periodicidade, defina a programação da execução da tarefa. Ao escolher a programação, considere as seguintes questões:

    • Se o seu sistema processar um grande volume de dados e executar muitas tarefas de lote, o desempenho poderá ser afetado. Nesse caso, será melhor não executar esta tarefa com uma frequência inferior a 10 minutos (dependendo dos restantes requisitos). Se o desempenho não constituir um problema, poderá executá-la a cada 1 ou 2 minutos, conforme necessário.
    • Se os seus fornecedores costumarem entregar as mercadorias rapidamente (no dia acordado), a periodicidade deverá ser frequente (aproximadamente entre 10 a 30 minutos). Desta forma, os trabalhadores do armazém poderão receber as mercadorias contra a PO confirmada, após a confirmação.
    • Se os seus fornecedores adotarem um prazo longo (mais de 24 horas), poderá definir a execução da tarefa apenas uma vez por dia.

  4. Selecione OK para aplicar a sua programação e regressar à caixa de diálogo Confirmar notas de encomenda aceites de colaboração do fornecedor .

  5. Defina opções adicionais de segundo plano, conforme necessário. A caixa de diálogo fornece as opções habituais para configurar tarefas de lote no Supply Chain Management.

Para obter mais informações sobre tarefas de lote, consulte Descrição geral do processamento em lote.

Especificar se o fornecedor deve ver a informação sobre os preços

Para partilhar informações de preços para POs através da interface de colaboração do fornecedor, tem de definir a opção Preços/montante da nota de encomenda no separador Predefinições da nota de encomenda na conta do fornecedor para Sim. Esta informação de preço inclui o preço unitário, descontos e encargos.

Trabalhar com POs quando a colaboração do fornecedor é utilizada

Enviar uma PO a um fornecedor

As POs são preparadas no Supply Chain Management. Quando uma PO tem um estado Aprovado, envia-a ao fornecedor selecionando Enviar para confirmação na página Nota de encomenda. O estado da PO é então alterado para Em revisão externa. Depois de a PO ter sido enviada, o fornecedor pode vê-la na página Notas de encomenda para revisão na interface de colaboração do fornecedor. O fornecedor pode então aceitar a PO, rejeitá-la ou sugerir alterações à mesma. O fornecedor também pode adicionar comentários para comunicar informações, como alterações à PO. Se pretender chamar a atenção do fornecedor para uma nova PO, também pode utilizar o sistema de gestão de impressão para enviar a PO por e-mail.

Confirmação e aceitação de uma PO por um fornecedor

Depois de um fornecedor aceitar uma PO, a PO pode ser automaticamente confirmada ou pode ter de ser confirmada manualmente. O comportamento depende se o campo de Ativação da colaboração está definido para Ativo (a PO é confirmada automaticamente) ou Ativo (a PO não é confirmado automaticamente) para o fornecedor.

A tabela seguinte mostra o intercâmbio típico de informações, dependendo da resposta do fornecedor quando envia uma PO para confirmação.

Resposta do fornecedor Resultado
O fornecedor aceita a encomenda e o Supply Chain Management está configurado para confirmar automaticamente as PO que o fornecedor aceita. O estado da encomenda é atualizado para Confirmado. Se algum motivo impedir que a encomenda seja atualizada, a resposta do fornecedor continuará a ser registada como Aceite, mas o estado da PO permanecerá Em revisão externa.

A PO que foi enviada ao fornecedor e que tem o estado Em revisão externa é atualizada com datas de receção confirmadas nas linhas. Esta atualização inicia uma nova versão que é automaticamente definida para o estado Confirmado. Quando a PO é confirmada, aparece na interface de colaboração do fornecedor.
O fornecedor aceita a encomenda, mas o Supply Chain Management não está configurado para confirmar automaticamente as POs que o fornecedor aceita. A resposta do fornecedor é registada como Aceite, mas o estado da PO permanece Em revisão externa.

A PO que foi enviada ao fornecedor e que tem o estado Em revisão externa é atualizada com datas de receção confirmadas nas linhas. Esta atualização inicia uma nova versão que é automaticamente definida para o estado Em revisão externa. Em seguida, pode confirmar manualmente a PO.
O fornecedor rejeita a encomenda. A resposta do fornecedor é registada como Rejeitado e o estado da PO permanece Em revisão externa. A rejeição é recebida juntamente com a nota do fornecedor.
O fornecedor aceita a encomenda com alterações. As alterações são sugeridas ao nível da linha. O fornecedor pode aceitar ou rejeitar linhas individuais. Eis outras alterações que o fornecedor poderá sugerir:
  • Alterar datas ou quantidades.
  • Dividir linhas para quantidades ou datas de receção diferentes.
  • Substituir um item.
O fornecedor não pode alterar informações de preços e encargos. No entanto, o fornecedor pode sugerir estas alterações utilizando notas.		 A resposta do fornecedor é registada como Aceite com alterações e o estado da PO permanece Em revisão externa. Os estados mostram os tipos de alterações que o fornecedor sugeriu. Para obter informações sobre o consumo automático de alterações, consulte a secção "Atualizar a PO quando um fornecedor sugere alterações", mais adiante neste artigo.

Pode utilizar a área de trabalho Preparação da nota de encomenda para monitorizar a que POs o fornecedor respondeu. Esta área de trabalho contém duas listas que contêm POs no estado de Em revisão externa:

  • Em revisão externa requer ação
  • Em revisão externa à espera da resposta do fornecedor

Alterar uma PO

Para alterar uma PO a que um fornecedor já respondeu, tem de enviar ao fornecedor uma nova versão da PO. A nova PO terá um sufixo de versão que indica que é uma versão modificada de uma PO que foi anteriormente enviada. A página Histórico de confirmação de notas de encomenda do fornecedor permite-lhe e aos seus fornecedores monitorizarem o histórico de cada encomenda. A versão anteriormente confirmada de uma PO permanece na lista de POs confirmadas até que a nova PO seja confirmada.

Cancelar uma PO

Quando cancela uma PO, o estado é alterado novamente para Aprovado. Tem de enviar a PO de volta ao fornecedor, para que o fornecedor possa confirmar ou rejeitar o cancelamento. Após a confirmação do cancelamento, a PO aparece na lista de POs confirmadas como Cancelado.

Adicionar anexos a uma PO

Pode adicionar anexos, como ficheiros, imagens e notas, à PO utilizando o sistema de gestão de documentos. Os anexos do tipo Externo serão visíveis para o fornecedor quando enviar a PO.

Atualizar uma PO quando um fornecedor sugere alterações

Se um fornecedor tiver respondido a uma PO e sugerido alterações, o próximo passo é processar a resposta.

Na área de trabalho Preparação da nota de encomenda, na lista Em revisão externa requer ação, pode identificar POs que um fornecedor aceitou com alterações. A partir desta lista, também pode navegar para a resposta do fornecedor.

Numa resposta, um fornecedor pode alterar as seguintes informações no cabeçalho:

  • Referência de documento do fornecedor
  • Modo de entrega
  • Termos de entrega
  • Data de receção confirmada

O fornecedor também pode adicionar uma nota ou anexo.

Nas linhas, o fornecedor poderá alterar a quantidade e as datas de receção, adicionar notas e anexos, rejeitar uma linha, substituir uma linha por outro produto que seja introduzido como texto e dividir uma linha em múltiplas entregas. O estado de uma linha varia, dependendo das alterações que o fornecedor sugeriu:

  • Aceite com alterações
  • Rejeitado
  • Substituído - Neste caso, será adicionada uma linha extra com o estado Substituir.
  • Confirmado
  • Dividir em agendamento - Neste caso, serão adicionadas linhas extra com o estado Linhas de agendamento.

Se uma linha não tiver alterações, o estado da linha é Aceite.

Na resposta, os estados da linha dizem-lhe os tipos de alterações que o fornecedor efetuou. Além disso, todos os campos que foram alterados aparecem a negrito para ajudá-lo a identificar as alterações.

Pode atualizar um PO selecionando Processar atualização da PO na resposta ou numa linha de cada vez. Um campo A atualização da PO foi processada? no cabeçalho e nas linhas indicam se o sistema processou o cabeçalho ou linhas para atualizar a PO com alterações provenientes da resposta. Pode executar a ação Processar atualização da PO apenas uma vez por cabeçalho ou linha.

Nem todas as alterações sugeridas podem ser atualizadas numa PO. Apenas as atualizações no cabeçalho e as atualizações de datas e quantidades nas linhas podem ser automaticamente atualizadas na PO. Para outras alterações, tem de atualizar manualmente a PO. Neste caso, o valor do campo A atualização da PO doi processada? é Atualização manual. Por exemplo, se um fornecedor sugerir que uma linha seja dividida num horário, esta alteração deve ser feita manualmente.

Todas as linhas com o estado Aceite terão uma data de receção confirmada. Quando executar a ação Processar atualização da PO, esta data é atualizada na PO. As notas e anexos não são automaticamente transferidos para a PO atual. Além disso, os acordos comerciais não são reavaliados nas linhas da PO quando atualiza a PO atual através da ação Processar atualização da PO.

Estados e versões da PO

Esta secção descreve os vários estados que uma PO pode ter até ao momento em que é confirmada. Também descreve quando novas versões de uma PO são disponibilizadas ao fornecedor. O comportamento varia, dependendo se utilizar a gestão de alterações de POs.

Versões e estados se não utilizar a gestão de alterações

A tabela a seguir mostra um exemplo das alterações de estado e versão pelas quais uma PO pode passar.

Ação Estado e versão
A versão inicial da PO é criada no Supply Chain Management. O estado é Aprovado.
A PO é enviada para o fornecedor. Uma versão é registada na interface de colaboração do fornecedor e o estado é alterado para Em revisão externa.
O fornecedor envia uma resposta Aceite com alterações. O estado continua a ser Em revisão externa.
Faz algumas alterações são solicitadas pelo fornecedor. O estado é alterado para Aprovado.
Envia a nova versão da PO para o fornecedor. Uma nova versão é registada na interface de colaboração do fornecedor e o estado é alterado para Em revisão externa.
O fornecedor aceita a nova versão da PO. O estado continua a ser Em revisão externa, a menos que a conta do fornecedor esteja configurada para definir automaticamente as POs para o estado Confirmado quando o fornecedor as aceitar.

Os fornecedores não têm de confirmar uma PO utilizando a interface de colaboração do fornecedor. Também podem enviar um e-mail ou comunicar a sua aceitação de uma PO através de outros canais. Em seguida, pode confirmar manualmente a encomenda. Neste caso, recebe um aviso que indica que a encomenda está a ser confirmada, mesmo que não tenha uma resposta do fornecedor. Em seguida, a PO aparece no histórico de confirmações como uma encomenda confirmada que não tem respostas. Neste momento, o fornecedor já não tem a opção de confirmar ou rejeitar a PO.

Nota

A versão da PO que está disponível para outros processos no Supply Chain Management é sempre a versão mais recente, mesmo que essa versão ainda não tenha sido registada na interface de colaboração do fornecedor.

Versões e estados se utilizar a gestão de alterações

Se a gestão de alterações estiver ativada para POs, as POs passam por um fluxo de trabalho de aprovação para alcançar o estado Aprovado. Este processo não é visível para o fornecedor.

A tabela a seguir mostra um exemplo das alterações de estado e versão pelas quais uma PO pode passar quando a gestão de alterações está ativada. Uma versão é registada quando a PO é aprovada, não quando a PO é enviada para o fornecedor ou confirmada.

Ação Estado e versão
A versão inicial da PO é criada no Supply Chain Management. O estado é Rascunho.
A PO é submetida ao processo de aprovação. (O processo de aprovação é um processo interno em que o fornecedor não está envolvido.) O estado é alterado de Rascunho para Em Revisão para Aprovação, se a PO não for rejeitada durante o processo de aprovação. A PO aprovada é registada como uma versão.
A PO é enviada para o fornecedor. A versão é registada na interface de colaboração do fornecedor e o estado é alterado para Em revisão externa.
Efetua algumas alterações que o fornecedor solicitou, manualmente ou utilizando a ação Processar atualização da PO na resposta para atualizar a PO. O estado é revertido para Rascunho.
A PO é submetida ao processo de aprovação novamente. O estado é alterado de Rascunho para Em Revisão para Aprovação, se a PO não for rejeitada durante o processo de aprovação. Em alternativa, o sistema pode ser configurado de modo a que alterações de campo específicas não exijam uma nova aprovação. Neste caso, o estado é alterado primeiro para Rascunho e é automaticamente atualizado para Aprovada. A PO aprovada é registada como uma nova versão.
Envia a nova versão da PO para o fornecedor. A nova versão é registada na interface de colaboração do fornecedor e o estado é alterado para Em revisão externa.
O fornecedor aprova a nova versão da PO. O estado é alterado para Confirmado, automaticamente ou quando recebe a resposta do fornecedor e, em seguida, confirma a PO.

Partilhar informação sobre inventário de remessas

Se estiver a utilizar o inventário de remessas, os fornecedores podem utilizar a interface de colaboração do fornecedor para visualizar informações nas seguintes páginas:

  • Notas de encomenda que consomem inventário de consignação - São geradas POs para inventário de consignação quando a propriedade do inventário é alterada do fornecedor para a sua empresa. Um recibo de produto é publicado ao mesmo tempo. Estas PO de remessa são mostradas apenas na página Notas de encomenda que consomem inventário de remessas. Não estão incluídas na página Todas as notas de encomenda confirmadas no módulo Colaboração do fornecedor.
  • Produtos recebidos do inventário de consignação - Esta página lista todas as transações em que a propriedade dos produtos foi transferida do fornecedor para a sua empresa. Os fornecedores podem utilizar esta informação para faturar o cliente.
  • Inventário de consignação disponível - Esta página apresenta o inventário de consignação disponível de propriedade do fornecedor que foi recebido no seu armazém.

Trabalhar com RFQs quando utiliza a colaboração do fornecedor

Esta secção descreve as interações entre clientes e fornecedores durante o processo de RFQ. Também explica como a informação é comunicada aos fornecedores. Para obter uma descrição geral básica do suporte ao processo de RFQ, consulte Descrição geral dos pedidos de cotação (RFQs).

Alternativas, anexos, emendas e devoluções

  • Alternativas - No cabeçalho de um caso de RFQ é possível especificar que são permitidas alternativas para linhas de itens não pertencentes ao catálogo. Quando as alternativas estão ativadas, os fornecedores podem adicionar uma linha alternativa para cada linha solicitada.

  • Anexos - Num caso de RFQ, é possível adicionar anexos tanto ao nível do cabeçalho como ao nível da linha. Os anexos podem ser classificados como internos ou externos. Os anexos internos só podem ser vistos do lado do cliente, enquanto os fornecedores podem ver os anexos externos após o envio.

    Os fornecedores também podem adicionar anexos na sua resposta de oferta. Estes anexos podem ser vistos do lado do cliente depois de um fornecedor submeter a resposta de oferta. Os anexos que os fornecedores adicionam são sempre classificados como externos. Para aceder a um anexo que um fornecedor submeteu juntamente com uma oferta, selecione Anexos de ofertas ou Anexos de linha de oferta.

    Para abrir os anexos enviados juntamente com o caso de RFQ, utilize o símbolo do clipe de papel de tratamento de documentos na resposta.

  • Emendas - Quando é finalizada uma emenda, as respostas de oferta existentes são removidas para que possam ser substituídas por valores atualizados. Informações como o preço de linha e a quantidade de respostas de oferta anteriores podem ser visualizadas através dos diários do caso de RFQ.

    Para impor o processamento de emendas, na página Parâmetros de aprovisionamento e fornecimento, no separador rápido Pedido de cotação, defina a opção Bloquear RFQs quando forem enviados para Sim. (Esta opção é definida e necessária para o sector público.)

  • Devoluções - Se um fornecedor tiver apresentado uma oferta mas forem necessárias mais informações ou informações modificadas para o caso de RFQ, o cliente poderá devolver a oferta ao fornecedor. Os dados da oferta anteriormente apresentada são retidos, e o fornecedor pode fazer as modificações solicitadas sem ter de reiniciar o processo de oferta.

Extensões do sector público

Para o sector público, a funcionalidade expandida permite que um caso de RFQ seja enviado para os fornecedores e publicado. Quando publica um RFQ, qualquer pessoa que solicite a informação pode ver o trabalho que cumpre a maioria dos regulamentos do sector público. Todo o trabalho disponível é refletido na página de lista Pedidos de cotação publicados em aberto, e os RFQs cancelados, pendentes ou atribuídos podem ser vistos na página de lista Pedidos de cotação publicados fechados. Estes documentos também podem ser vistos num site fora do Supply Chain Management através de integrações com as seguintes entidades de dados:

  • Pedidos de cotação publicados
  • Linha de pedidos de cotação publicados
  • Anexos de cabeçalhos de pedidos de cotação publicados

Estas entidades permitem que pessoas que não sejam utilizadores aprovisionados no Supply Chain Management, mas que tenham acesso anónimo ao site externo, vejam o trabalho disponível e fechado. Além disso, a funcionalidade expandida em Enviar e publicar permite ao utilizador que configura parâmetros para o processo RFQ definir um modelo de e-mail. Em seguida, quando o profissional de compras cria o caso de RFQ, deve selecionar o modelo de e-mail para enviar a informação necessária aos fornecedores sobre o caso de RFQ.

O utilizador que configura parâmetros para o processo de RFQ pode criar vários modelos de e-mail. Estes modelos de e-mail podem conter texto estático e os seguintes tokens de substituição. Os tokens serão substituídos por valores contextuais quando um e-mail é criado.

  • %RFQCase%
  • %RFQCaseName%
  • %bidType%
  • %inviteOnly%
  • %expiryDateTime%
  • %requester%
  • %requestingDepartment%
  • %accountnum%
  • %todaysdate%
  • %createddate%

Se uma emenda for necessária e for enviada após o envio do RFQ, o RFQ será reenviado a todos os fornecedores convidados. O documento publicado também será atualizado na página Pedidos de cotação publicados em aberto.