Criar uma política de retenção no Exchange Server
Saiba como utilizar políticas de retenção para gerir um ciclo de vida de e-mail no Exchange 2016 e no Exchange 2019. As políticas de retenção são aplicadas por meio da criação de marcas de retenção, da sua adição a uma política de retenção e da aplicação da política aos usuários de caixa de correio.
Do que você precisa saber para começar?
Tempo estimado para a conclusão da tarefa: 30 minutos.
Os procedimentos neste tópico exigem permissões específicas. Consulte cada procedimento para ver informações sobre permissões.
As caixas de correio às quais aplica políticas de retenção têm de residir em servidores com o Exchange Server 2010 ou posterior.
Etapa 1: criar uma marca de retenção
Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver que permissões precisa, veja a entrada "Gestão de registos de mensagens" no tópico Política de mensagens e permissões de conformidade no Exchange Server .
Utilizar o Centro de administração do Exchange (EAC) para criar uma etiqueta de retenção
Aceda a Gestão> de conformidadeEtiquetas de retenção e clique em Adicionar
.Selecione uma das opções a seguir:
Aplicado automaticamente a toda a caixa de correio (predefinição): cria uma etiqueta de política predefinida (DPT). Você pode usar DPTs para criar uma política de exclusão padrão e uma política de arquivo morto padrão, que se aplica a todos os itens da caixa de correio.
Observação
Você não pode usar o EAC para criar uma DPT para excluir itens da caixa postal. Para obter detalhes sobre como criar uma DPT para eliminar itens de voice mail, veja o exemplo da Shell de Gestão do Exchange abaixo.
Aplicado automaticamente a uma pasta predefinida: cria uma etiqueta de política de retenção (RPT) para uma pasta predefinida, como a Caixa de Entrada ou Itens Eliminados.
Observação
Você pode criar RPTs apenas com as ações Excluir e permitir recuperação ou Excluir permanentemente.
Aplicado por utilizadores a itens e pastas (pessoais): cria etiquetas pessoais. Estas etiquetas permitem que os utilizadores do Outlook e do Outlook na Web apliquem definições de arquivo ou eliminação a uma mensagem ou pastas diferentes das definições aplicadas à pasta principal ou a toda a caixa de correio.
O título e as opções da página Nova etiqueta de retenção variam consoante o tipo de etiqueta que selecionar. Preencha estes campos:
Nome: insira um nome para a marca de retenção. Os nomes das etiquetas de retenção são apresentados aos utilizadores no Outlook e no Outlook na Web, juntamente com o período de retenção.
Aplique esta etiqueta à seguinte pasta predefinida: Disponível apenas se tiver selecionado esta opção no Passo 2.
Ação de retenção: selecione uma das seguintes ações a executar depois de o item atingir o respetivo período de retenção:
Eliminar e Permitir Recuperação: elimina itens, mas permite que os utilizadores os recuperem através da opção Recuperar Itens Eliminados no Outlook ou outlook na Web. Os itens ficam retidos até o período de retenção do item excluído configurado para o banco de dados de caixa de correio ou até que o usuário de caixa de correio os receba.
Eliminar Permanentemente: elimina permanentemente o item da base de dados da caixa de correio.
Importante
As caixas de correio ou os itens sujeitos a Bloqueio In-loco ou Retenção de Litígio serão retidos e retornados nas pesquisas de Descoberta Eletrônica In-loco. Para saber mais, veja Suspensão No Local e Suspensão de Litígios no Exchange Server.
Mover para Arquivo: disponível apenas se estiver a criar uma DPT ou uma etiqueta pessoal. Selecione esta ação para mover itens para o Arquivo In-Place do utilizador.
Período de retenção: selecione uma das seguintes opções:
Nunca: especifica que os itens nunca devem ser eliminados ou movidos para o arquivo.
Quando o item atinge a seguinte idade (em dias): especifica o número de dias para reter itens antes de serem movidos ou eliminados. A idade de retenção de todos os itens com suporte, exceto Calendário e Tarefas, é calculado a partir da data em que um item é recebido ou criado. A idade de retenção dos itens de Calendário e Tarefas é calculada a partir da data de término.
Comentário: campo opcional utilizado para notas administrativas ou comentários. Esse campo não é exibido aos usuários.
Utilizar a Shell de Gestão do Exchange para criar uma etiqueta de retenção
Use o cmdlet New-RetentionPolicyTag para criar uma marca de retenção. Diferentes opções disponíveis no cmdlet permitem-lhe criar diferentes tipos de etiquetas de retenção. Utilize o parâmetro Tipo para criar um DPT (All), RPT (especifique um tipo de pasta predefinido, como Inbox) ou uma etiqueta pessoal (Personal).
Este exemplo cria um DPT para eliminar todas as mensagens na caixa de correio após 7 anos (2556 dias).
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Este exemplo cria uma DPT para mover todas as mensagens para o Arquivo In-Place em 2 anos (730 dias).
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive
Este exemplo cria um DPT para eliminar mensagens de voice mail após 20 dias.
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Este exemplo cria um RPT para eliminar permanentemente mensagens na pasta EMail de Lixo após 30 dias.
New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
Este exemplo cria uma etiqueta pessoal para nunca eliminar uma mensagem.
New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false
Etapa 2: criar uma política de retenção
Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver que permissões precisa, veja a entrada "Gestão de registos de mensagens" no tópico Política de mensagens e permissões de conformidade no Exchange Server .
Usar o EAC para criar uma política de retenção
Aceda aPolíticas de retenção de gestão> de conformidade e clique em Adicionar
.Em Nova Política de Retenção, preencha os seguintes campos:
Nome: introduza um nome para a política de retenção.
Etiquetas de retenção: clique no
para selecionar as etiquetas que pretende adicionar a esta política de retenção.Uma política de retenção pode conter as seguintes marcas:
Uma DPT com a ação Mover para Arquivo
Uma DPT com as ações Eliminar e Permitir Recuperação ou Eliminar Permanentemente
Uma DPT para mensagens de voice mail com as ações Eliminar e Permitir Recuperação ou Eliminar Permanentemente
Um RPT por pasta predefinida, como a Caixa de Entrada , para eliminar itens
Qualquer número de marcas pessoais
Observação
Embora você possa adicionar qualquer número de marcas pessoais a uma política de retenção, ter muitas marcas pessoais com configurações de retenção diferentes pode confundir os usuários. Recomendamos que não ligue mais do que dez etiquetas pessoais a uma política de retenção.
Você pode criar uma política de retenção sem adicionar marcas de retenção a ela, mas os itens da caixa de correio aos quais a política é aplicada não serão movidos ou excluídos. Também pode adicionar e remover etiquetas de retenção de uma política de retenção depois de a criar.
Usar o Shell de Gerenciamento do Exchange para criar uma política de retenção
Este exemplo cria a política de retenção RetentionPolicy-Corp e utiliza o parâmetro RetentionPolicyTagLinks para associar cinco etiquetas à política.
New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"
Para obter informações detalhadas de sintaxes e parâmetros, consulte New-RetentionPolicy.
Etapa 3: aplicar uma política de retenção a usuários de caixa de correio
Depois de criar uma política de retenção, você deverá aplicá-la a usuários de caixa de correio. Você pode aplicar várias políticas de retenção a um conjunto diferente de usuários. Para obter instruções detalhadas, consulte Aplicar uma política de retenção a caixas de correio no Exchange Server.
Como saber se essa tarefa funcionou?
Depois de criar etiquetas de retenção, adicione-as a uma política de retenção e aplique a política a um utilizador da caixa de correio, da próxima vez que o assistente da caixa de correio MRM processar a caixa de correio, as mensagens são movidas ou eliminadas com base nas definições que configurou nas etiquetas de retenção.
Para verificar se aplicou a política de retenção, faça o seguinte:
Execute o seguinte comando da Shell de Gestão do Exchange para executar manualmente o assistente do MRM numa única caixa de correio.
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>Inicie sessão na caixa de correio com o Outlook ou o Outlook na Web e verifique se as mensagens são eliminadas ou movidas para um arquivo de acordo com a configuração da política.