Planear a governação da organização e do ciclo de vida para grupos do Microsoft 365 e Microsoft Teams

Grupos do Microsoft 365 tem um conjunto avançado de ferramentas para implementar as capacidades de governação necessárias para a sua organização.

A secção seguinte descreve as capacidades, recomenda as melhores práticas e fornece orientações para fazer as perguntas certas para determinar os requisitos de governação e como as cumprir.

Controlar quem pode criar grupos do Microsoft 365

Os grupos do Microsoft 365 podem ser criados por utilizadores finais a partir de vários pontos finais, incluindo o Outlook, SharePoint, Teams e outros ambientes. Criar uma equipa cria sempre um grupo do Microsoft 365, pelo que governar o ciclo de vida Grupos do Microsoft 365 também rege o ciclo de vida das equipas no Microsoft Teams.

Recomendamos vivamente self-service para capacitar os proprietários de grupos e ajudar os utilizadores a realizar o seu trabalho mais facilmente. Limitar a criação de grupos e equipas pode tornar a produtividade dos utilizadores mais lenta porque muitos serviços do Microsoft 365 exigem que os grupos sejam criados para o serviço funcionar.

Considere as seguintes opções de governação para a criação de grupos:

• Para limitar a expansão de grupos, utilize políticas de expiração de grupos para eliminar automaticamente grupos que não estão a ser utilizados.
• Limite a criação de grupos a membros de grupos de segurança com associação dinâmica que contenha, por exemplo, todos os funcionários a tempo inteiro.
• Limite a criação de grupos a um grupo de segurança e exija que os utilizadores concluam a formação nas políticas de utilização de grupos da sua organização para se tornarem membros do grupo de segurança.

Se quiser limitar quem pode criar grupos, consulte Gerir quem pode criar grupos do Microsoft 365 para obter informações sobre como configurá-lo.

Eliminar, restaurar e arquivar grupos

Quando um grupo do Microsoft 365 é eliminado, por predefinição é retido durante 30 dias. Este período de 30 dias designa-se "eliminação de forma recuperável" , uma vez que ainda pode restaurar o grupo. Após 30 dias, o grupo e o conteúdo associado são eliminados permanentemente e não podem ser restaurados.

Se tiver políticas de retenção implementadas para manter o chat, ficheiros ou correio, esses itens serão preservados após a eliminação do grupo. Veja Saiba mais sobre as políticas de retenção para obter detalhes.

Se quiser eliminar um grupo, mas preservar o conteúdo de um ou mais serviços ligados a grupos, consulte Arquivar grupos, equipas e Viva Engage para obter informações.

Política de nomenclatura de grupo

Uma política de nomenclatura de grupos pode ajudá-lo a governar grupos de duas formas:

• Uma política de nomenclatura de prefixo/sufixo pode ser utilizada para impor cadeias fixas ou atributos Microsoft Entra no início ou no fim de um nome de grupo e o respetivo endereço de e-mail associado. Ao fazê-lo, pode garantir a inclusão de, por exemplo, nomes de departamento ou regiões em nomes de grupos.
• Uma política de palavras bloqueadas pode garantir que determinadas palavras, como os nomes dos executivos, não são utilizadas em nomes de grupos.

As políticas de nomenclatura são aplicadas quando os grupos são criados a partir de qualquer um dos serviços ligados ao grupo.

Se quiser utilizar políticas de nomenclatura para grupos, veja Grupos do Microsoft 365 política de nomenclatura.

Política de expiração do grupo

Pode especificar um período de expiração e qualquer grupo que atinja o fim desse período e não seja renovado será eliminado. O período de expiração começa quando o grupo é criado ou na data em que foi renovado pela última vez.

Depois de definir grupos para expirarem:

• Os proprietários do grupo são notificados para renovar o grupo à medida que a expiração se aproxima.
• Os grupos ativos são renovados automaticamente.
• Qualquer grupo que não seja renovado é eliminado.
• Qualquer grupo eliminado pode ser restaurado no prazo de 30 dias pelos proprietários do grupo ou por um administrador global.

As políticas de expiração são uma boa forma de limitar a expansão de grupos ao garantir que os grupos que já não estão a ser utilizados são eliminados. Se quiser criar uma política de expiração de grupo, veja Grupos do Microsoft 365 Política de Expiração.

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