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Criar o seu plano de governação de colaboração

  • Artigo

É sempre melhor começar a sua mudança para o Microsoft 365 com uma visão clara:

  • Quais são os seus principais objetivos comerciais?

  • Como é que as ferramentas e as capacidades irão fornecer valor à organização como um todo e a colaboradores individuais?

  • Como vai medir o sucesso?

Uma declaração de visão clara fornece orientações críticas para as inevitáveis desvantagens de decisão que terá de tomar ao pensar no seu plano de governação. O grau de formalidade e a profundidade a que precisa para documentar o plano de governação devem estar alinhados com os resultados que pretende alcançar. Assim, a visão fornece um quadro para o contexto e o investimento na governação.

O Microsoft 365 cria novos paradigmas para tecnologias que suportam a empresa. Estes novos paradigmas mudam a forma como estas tecnologias são adotadas, geridas e governadas.

A governação do Microsoft 365 deve complementar as políticas existentes que regem os ambientes no local. No entanto, uma vez que a cloud permite novas oportunidades de apoio ao negócio, é importante compreender estas oportunidades e pensar numa abordagem de governação que crie um equilíbrio adequado entre os objetivos dos utilizadores, o risco empresarial e os requisitos regulamentares e da indústria.

Pensar primeiro na governação significa começar o seu percurso do Microsoft 365 com algumas decisões fundamentais para a melhor posição para o sucesso geral. Algumas destas decisões incluem:

Não existe uma resposta perfeita a estas perguntas– as respostas certas são aquelas que equilibram o risco e o benefício para a sua organização.

O que significa governação para o Microsoft 365?

O planeamento de governação para o Microsoft 365 consiste em garantir que está a proteger os seus recursos de informação críticos, minimizando o risco. A governação inclui várias áreas-chave, cada uma das quais tem de ser planeada, coordenada e adaptada para se alinhar com as necessidades organizacionais em mudança e a evolução da tecnologia.

  • Operational Assurance – manter a plataforma operacional, garantindo o desempenho. Trata-se, em grande parte, de uma tarefa de TI com a maior parte do trabalho fornecido pela Microsoft.

  • Information Assurance – gerir conteúdo ao longo do ciclo de vida, tratar as informações como um recurso, incluindo gestão de registos, conformidade e segurança. A garantia de informações requer uma compreensão dos objetivos empresariais e dos requisitos regulamentares. Idealmente, quer utilizar políticas automatizadas que impeçam os utilizadores de cometer erros ou avisá-los em cenários em que precisem de tomar uma decisão informada. Quando não é possível impor por política, é necessário planear a educação e a formação.

  • Outcomes Assurance – orientação dos proprietários de sites ou equipas capacitados na direção certa para obter resultados empresariais. A garantia dos resultados é, em grande parte, fornecer orientações aos autores de conteúdos e aos proprietários de sites, grupos e equipas, garantindo que está disponível a formação adequada para garantir que sabem fazer boas escolhas para obter os resultados pretendidos dentro das normas e práticas organizacionais gerais.

O planeamento de governação deve estar em primeiro lugar, mas a governação tem de ser algo que revisite continuamente num processo iterativo. À medida que o seu património de dados muda ao longo do tempo, vai querer rever as suas decisões de governação para se adaptar às necessidades empresariais em mudança e à disponibilidade das funcionalidades. Poderá considerar que precisa de uma maior supervisão para garantir a conformidade. Poderá achar que precisa de menos supervisão para incentivar uma aplicação mais criativa das funcionalidades principais. Poderá constatar que as funções e responsabilidades têm de ser atualizadas para refletir alterações na solução ou alterações na forma como os utilizadores estão a utilizar aplicações diferentes.

Por exemplo, uma das principais capacidades de capacitação do Microsoft 365 é a capacidade de trabalhar facilmente em colaboração com pessoas fora da sua organização. Algumas organizações em alguns setores optam por bloquear todas as partilhas externas. Outros permitem a partilha externa em cenários específicos ou com organizações específicas. Não existe uma decisão de governação correta ou errada no que diz respeito à partilha externa – e existem muitos cenários diferentes em que pode ativar diferentes definições no Microsoft 365 para permitir a partilha em alguns casos e bloqueá-la noutros. Se estiver apenas a começar o seu percurso de um ambiente no local para a cloud, é importante pensar nas decisões de partilha externa e compreender os benefícios e os riscos associados às diferentes opções disponíveis.

Pense primeiro na governação

O seu investimento no Microsoft 365 é tão bom quanto o valor dos conteúdos e experiências que ativa– por isso, pensar na governação no início do seu percurso garante que não bloqueia nem ativa demasiado antes de ter tido a oportunidade de compreender e avaliar as implicações de cada decisão. Existem vários "botões e marcadores" que pode entregar no Microsoft 365. Um plano de governação eficaz é fundamental para atingir objetivos empresariais, mas a governação tem a ver com equilibrar o risco com benefícios. Se bloquearmos tudo, as pessoas encontrarão uma maneira de contornar as regras se precisarem de o fazer para trabalhar.

Pensar primeiro na governação permite-lhe:

  • Equilibrar riscos e benefícios. Rever cuidadosamente as decisões de governação no início da implementação permite que as organizações compreendam o ambiente completo – negócios, regulamentação, legal, conformidade – e planeiem uma solução otimizada para todos os resultados – equilibrar riscos com benefícios – por vezes aceitando o risco e outras vezes, optando por não aceitar o risco. Se tomar decisões informadas antecipadamente, obtém melhores resultados sem conteúdo alargado e não gerido.

  • Adapte-se a diferentes organizações e diferentes tipos de conteúdo e cenários. As decisões de governação são decisões exclusivas para cada organização – um tamanho não se adequa a todos. Não só cada organização tem necessidades de governação diferentes, como muitas vezes as decisões de governação não são as mesmas para cada tipo de conteúdo no Microsoft 365. Por exemplo, a governação do conteúdo de equipa pode ser diferente da governação para conteúdo da intranet e de conteúdo individual no OneDrive.

  • Alinhe-se com as prioridades empresariais. O momento para começar a pensar na governação é quando está a identificar as principais prioridades empresariais para as soluções que cria no Microsoft 365. Estes principais resultados empresariais definem o contexto para o planeamento da governação. Isto é importante porque os seus objetivos empresariais podem ajudá-lo a definir quanto tempo e energia precisa para investir na governação. Por exemplo, se melhorar a deteção de conteúdos em toda a organização não for muito importante, provavelmente não precisa de gastar muito tempo focado em impor ou planear convenções de nomenclatura de ficheiros. Se, por outro lado, quiser ajudar a reduzir as instâncias de várias versões do mesmo documento em vários repositórios da empresa, as suas decisões de governação precisam de processos e políticas e de formação para garantir que os autores de conteúdos compreendem como atribuir nomes a ficheiros e seguir a documentação de orientação "uma cópia de um documento" para se certificar de que o conteúdo é publicado apenas numa localização. Também significa que precisa de um processo para garantir que não está a criar desnecessariamente mais do que um site ou equipa para o mesmo fim.

Como devemos comunicar sobre governação?

Muitas decisões de governação podem ser implementadas ao ativar ou desativar funcionalidades no Microsoft 365. Isso pode ajudar a impor os seus padrões de governação, mas pode não ajudar as pessoas na sua organização a compreender o que está disponível para eles e porquê (ou por que não).

Tradicionalmente, as equipas de governação criaram documentos longos que delineam todas as decisões de governação. Infelizmente, esses documentos longos raramente foram lidos, o que significava que os requisitos de governação que dependem das pessoas para impor raramente funcionavam. Tente evitar criar documentos longos direcionados para várias audiências à medida que pensa em comunicar as suas principais decisões de governação. Em vez disso, pense nestas alternativas:

  • Incorpore decisões de governação diretamente nas soluções que criar. Se quiser garantir que as informações confidenciais estão protegidas em todo o Microsoft 365, implemente etiquetas de confidencialidade para garantir que os seus utilizadores não expõem acidentalmente informações que não devem. Bloqueie as aplicações onde não possa fornecer a proteção adequada. Saiba mais sobre as etiquetas de confidencialidade.

  • Reforçar com a formação. Adapte soluções como os caminhos de aprendizagem do Microsoft 365 para garantir que as expetativas específicas da sua organização são reforçadas com a formação fornecida pela Microsoft.

  • Entregar como um site, não como um documento. Crie o seu próprio Centro de Adoção do Microsoft 365 num site de comunicação do SharePoint para garantir que os seus autores de conteúdos, sites e proprietários de equipas compreendem não só "como" mas também "como deve". Crie páginas específicas de tópicos que abordam diferentes cenários empresariais para fornecer orientação e melhores práticas para utilizar ou ativar diferentes capacidades no SharePoint e no Teams e outras aplicações para alcançar resultados empresariais. Faça destas páginas parte da intranet do SharePoint.

Quais são os principais fatores de sucesso?

Incorpore estes fatores de sucesso fundamentais para garantir um planeamento de governação bem-sucedido para o Microsoft 365.

Identificar a sua equipa principal de governação

A governação é um desporto de equipa. Certifique-se de que a sua equipa de planeamento de governação principal inclui representantes das empresas e das TI. É provável que a sua equipa tenha de responder com mais frequência no início da sua implementação e, em seguida, periodicamente para rever novas capacidades e novas expectativas comerciais.

Veja as principais decisões de governação, mas não tente tomar todas as decisões ao mesmo tempo. Tome as decisões críticas sobre o aprovisionamento, a nomenclatura e o acesso externo e, em seguida, trabalhe nas restantes decisões.

Além da partilha externa, abordada anteriormente, outra decisão-chave para cada organização é como aprovisionar sites e grupos. Por exemplo, considere o seguinte:

  • Uma vez que é tão fácil para os utilizadores criarem grupos e equipas do Microsoft 365, poderá querer abrir a criação de grupos e equipas para que as TI não sejam inundadas com pedidos para criá-los em nome de outras pessoas. Para evitar a expansão, pode criar um fluxo de trabalho personalizado que envia um e-mail com governação, formação e outras informações para criadores de grupos e equipas. (Por exemplo, "Acabou de criar um site/equipa, uma comunidade, etc. -- eis as suas responsabilidades e ligações para a formação...") Por outro lado, dependendo da sua empresa, poderá querer controlar quem tem a capacidade de criar grupos.

  • Se quiser controlar a forma como os sites do SharePoint são criados, pode ocultar a ligação Criar site na página inicial do SharePoint. Crie um formulário personalizado ou crie um design de site personalizado e um script de site para automatizar o aprovisionamento de novos sites do SharePoint modernos através de uma estrutura de site predefinida que pode incluir ligações para as melhores práticas de governação e preparação.

Alinhar decisões com objetivos empresariais

Os objetivos dos resultados de negócio devem ser o principal fator para as suas decisões de governação:

  • Compreenda os requisitos regulamentares que afetam a sua organização. Algumas das suas principais decisões e requisitos de implementação podem ter de estar alinhados com o ambiente em que opera.

  • Tente não ficar preso em "É o que sempre fizemos." A cloud e o aumento da globalização de muitas organizações introduzem novas oportunidades. Desafie pressupostos se não se alinharem com os objetivos empresariais. Pode descontrair as regras para alguns cenários ou para algumas pessoas? Consegue obter o mesmo resultado comercial com as funcionalidades do Microsoft 365 em vez de bloquear totalmente uma atividade?

  • Se bloquear tudo, as pessoas vão encontrar uma solução. Tente compreender os principais cenários empresariais que os seus utilizadores querem ativar e fornecer diretrizes e formação conforme adequado.

  • Considere incorporar atividades para rever sites e atividades principais para garantir que os proprietários do site e da equipa estão a seguir as orientações de governação.

Definir funções e responsabilidades

Além da sua equipa de governação, existem várias outras funções ou equipas principais que podem ajudar a posicionar a sua organização para o sucesso com o Microsoft 365. Algumas funções podem ser combinadas ou preenchidas pela mesma pessoa e outras podem não ser adequadas para todas as organizações. A maioria das organizações tem um Patrocinador Executivo para o Microsoft 365 como um todo e algumas também têm um Comité de Direção ou uma equipa para o Microsoft 365 como um todo ou apenas para a intranet. Saiba mais sobre as permissões e funções de administrador abrangentes disponíveis no Microsoft 365.

Revisitar à medida que a empresa e a tecnologia mudam

A governação do Microsoft 365 não está "uma vez e concluída". Tenha um plano para se manter a par do que está a mudar no Microsoft 365 e adaptar as suas diretrizes de governação, se necessário. (Esta é uma razão importante para a criação de um documento de governação longo não ser uma boa ideia. As empresas e as tecnologias mudam. É fácil atualizar uma página Web. É muito mais difícil atualizar e distribuir novamente um documento.)

Ter uma estratégia para comunicar políticas e diretrizes de governação

Em última análise, o sucesso dos seus esforços de planeamento de governação depende da forma como comunicou as expectativas aos membros da sua organização. Além das sugestões descritas anteriormente, considere o seguinte:

  • Pode incorporar "como deve" com a sua formação de "procedimentos"? Por outras palavras, pode criar um "centro de recursos de utilizadores" para o Microsoft 365, onde pode fornecer recursos e formação para ajudar a fornecer orientações e formação que ajudam os utilizadores a adotar o Microsoft 365 de forma eficaz? O melhor conteúdo de governação fornece orientações que ajudam todos os utilizadores a adotar e obter o maior valor do Microsoft 365.

  • Deve criar uma certificação e nova certificação para proprietários de sites e equipas?

  • Pode criar um programa microsoft 365 Champions para a sua organização? Considere aderir ao programa mundial de campeões do Microsoft 365 para obter ideias e abordagens para o seu próprio programa de campeões e para se ligar a pessoas com ideias semelhantes e líderes de pensamento dentro e em torno da Microsoft.

Recomendações de planeamento da governação de colaboração

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Planear a governação da organização e do ciclo de vida para os serviços de grupos

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