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Configurar a eSignature do SharePoint

  • Artigo

Nota

A eSignature do SharePoint está disponível para o mercado norte-americano. Se a localização de um inquilino for nos Estados Unidos, a eSignature do SharePoint estará disponível para esse inquilino. Para inquilinos com várias áreas geográficas localizadas nos EUA, a eSignature estará disponível apenas na área geográfica principal. A eSignature do SharePoint será lançada para outras regiões ainda este ano.

O serviço sharePoint eSignature está configurado no centro de administração do Microsoft 365. Antes de começar, determine se esta funcionalidade é adequada para as suas necessidades ao ler a secção Antes de começar.

Pré-requisitos

Licenciamento

Antes de poder utilizar a eSignature do SharePoint, primeiro tem de associar uma subscrição do Azure no Syntex pay as you go. A etiquetagem de taxonomia no Syntex é faturada com base no tipo e no número de transações.

Permissões

Tem de ser administrador do SharePoint ou Administrador Global para poder aceder ao centro de administração do Microsoft 365 e configurar a eSignature do SharePoint.

Importante

A Microsoft recomenda que utilize funções com o menor número de permissões. Isto ajuda a melhorar a segurança da sua organização. Administrador Global é uma função altamente privilegiada que deve ser limitada a cenários de emergência quando não pode utilizar uma função existente.

Nota

Se vai pedir assinaturas a destinatários externos, tem de ativar a integração do Microsoft Entra B2B para o SharePoint e o OneDrive ea partilha de convidados. Os destinatários externos são pessoas fora da sua organização e seriam integrados como convidados no seu inquilino. O Microsoft Entra B2B fornece autenticação e gestão de convidados. Para obter mais informações, consulte Destinatários externos mais à frente neste artigo.

Configurar a eSignature do SharePoint

  1. No centro de administração do Microsoft 365, selecione Configuração e, em seguida, selecione Utilizar IA de conteúdo com o Microsoft Syntex.

  2. Na página Utilizar IA de conteúdo com o Microsoft Syntex , selecione Gerir Microsoft Syntex.

  3. Na página Gerir Microsoft Syntex , selecione eSignature.

  4. Para clientes existentes, leia os termos de serviço e, em seguida, selecione Ativar para ativar o serviço.

  5. Para novos clientes da Syntex, o serviço sharePoint eSignature é ativado assim que introduzir as suas informações de faturação e aceitar os termos de serviço. Na página eSignature :

    • Para desativar o serviço, selecione Desativar.
    • Para gerir os sites que o serviço está disponível, veja Gerir sites.

Gerir sites

Por predefinição, a eSignature do SharePoint está ativada para bibliotecas em todos os sites do SharePoint. Siga estes passos para limitar os sites que os utilizadores podem utilizar eSignature.

  1. Na página Gerir Microsoft Syntex , selecione eSignature.

  2. No painel eSignature , em Bibliotecas do SharePoint onde a funcionalidade Syntex eSignature está ativada, selecione Selecionar sites.

    a. Escolha para que site ou sites este serviço deve estar ativado.

    b. Para restringir o acesso do utilizador a este serviço, selecione Sem bibliotecas do SharePoint ou Bibliotecas em sites selecionados e siga as instruções para selecionar os sites ou carregar um CSV com um máximo de 100 sites. Certifique-se de que adiciona o site do centro de conteúdos se pretender que seja incluído. Em seguida, pode gerir as permissões de acesso ao site para os sites que selecionou.

    c. Seleccione Guardar.

Nota

O primeiro pedido de eSignature num inquilino do Microsoft 365 pode demorar um pouco mais do que o habitual. Pode demorar alguns segundos a alguns minutos; no entanto, os pedidos subsequentes são executados normalmente. Recomendamos que os administradores criem o primeiro pedido eSignature num site do SharePoint como o passo de configuração final.

Desativar a eSignature

  1. Na página Gerir Microsoft Syntex , selecione eSignature.

  2. Se a eSignature do SharePoint estiver ativada, existirá um botão Desativar visível. Para desativar a eSignature do SharePoint, selecione Desativar.

Destinatários externos

Microsoft Entra B2B

O Microsoft Entra B2B fornece autenticação e gestão de convidados. Os signatários externos ou destinatários são considerados convidados no seu inquilino. Para poder enviar pedidos para signatários fora da sua organização, tem de ativar a integração do Microsoft Entra B2B para o SharePoint e o OneDrive.

Autenticação

Os destinatários externos poderão ter de se autenticar antes de poderem aceder a um documento para assinatura. O tipo de autenticação exigido pelos destinatários externos depende da configuração dos utilizadores convidados ao nível do SharePoint ou ao nível do inquilino. Além disso, se o utilizador externo pertencer a uma organização com um inquilino do Microsoft 365, é possível que a configuração da organização afete a experiência de autenticação ao tentar assinar o documento. Para obter mais informações, veja Colaboração com convidados num site.

Acesso condicional

Determinados acessos condicionais podem determinar se os destinatários externos (signatários fora da sua organização ou inquilino do Microsoft 365) poderão assinar um documento. Dependendo da configuração do administrador, os signatários externos poderão não conseguir aceder e ler o documento para assinatura. Noutros casos, poderão aceder ao documento para assinatura, mas a operação de assinatura não terá êxito. Uma forma comum de resolver este problema é adicionar o Microsoft eSignature Service à lista de aplicações aprovadas através do centro de administração do Microsoft Entra.

Armazenamento e retenção de documentos

Armazenamento de documentos

A eSignature do SharePoint permite que um requerente inicie um pedido de assinatura a partir de um documento PDF guardado numa biblioteca do SharePoint para a qual a eSignature foi ativada. Depois de todas as partes necessárias terem assinado, o serviço eSignature do SharePoint guarda uma cópia do documento assinado na pasta do documento original (pasta de origem). O remetente é notificado num e-mail que inclui uma ligação para ver o documento e uma ligação separada para a pasta do SharePoint onde o documento assinado foi guardado.

Antes de um pedido de assinatura ser enviado e no final do pedido, são efetuadas determinadas verificações para garantir que o remetente tem permissão para escrever no documento e na pasta de origem. Se a permissão for alterada quando o pedido de assinatura estiver em curso, o serviço poderá não conseguir guardar uma cópia do documento assinado na pasta de origem. Este evento pode ocorrer quando:

  • O remetente do pedido já não tem acesso à pasta de origem. Por exemplo, o acesso do remetente foi revogado pelo proprietário da pasta de origem ou por um administrador do SharePoint.

  • A permissão de escrita inicial do remetente para a pasta de origem foi reduzida para uma versão reduzida para apenas visualização.

  • A pasta de origem foi eliminada.

Retenção de documentos

Quando é criado um pedido de assinatura para um documento no SharePoint, o serviço sharePoint eSignature cria uma cópia funcional do documento. É esta cópia funcional que é enviada para todos os destinatários para assinatura e é assim que o remetente pode controlar o estado dos pedidos. A cópia funcional do pedido é armazenada numa biblioteca de documentos oculta no SharePoint. A assinatura só será adicionada à cópia de trabalho do documento de pedido depois de todas as partes terem assinado; caso contrário, aparecerá como não assinado, mesmo que uma das partes tenha adicionado a sua assinatura.

A cópia funcional do pedido é armazenada e mantida durante cinco anos ou de acordo com a política de retenção de documentos configurada pelo SharePoint ou pelo administrador de inquilinos. Saiba mais sobre as políticas de retenção.

Todas as notificações por e-mail enviadas relativamente a um pedido de assinatura contêm uma ligação de URL que permite ao destinatário ver, rever e assinar o documento. Quando um pedido atinge um estado terminal (quando o estado é Concluído, Cancelado ou Recusado), o destinatário tem 30 dias para ver, transferir e armazenar o documento numa localização preferencial. Depois de a ligação expirar, já não pode ser utilizada para aceder ao documento.

Para obter mais proteção, quando um remetente cancela um pedido, os destinatários perdem imediatamente o acesso ao documento do pedido. A notificação por e-mail recebida pelos destinatários não conterá uma ligação de URL para ver o pedido.