Vale a pena automatizar este processo?

Agora é hora de considerar o esforço que será necessário para construir a solução e decidir se é justificado. Isto envolve pesar o valor do negócio contra o custo de automatização do processo. O valor do negócio é o benefício contínuo que o negócio recebe do projeto.

O custo de não fazer nada

Para descobrir se vale a pena automatizar o processo, primeiro tem de compreender o custo de não resolver o problema.

Como parte da definição do valor do negócio que espera alcançar a partir da solução Microsoft Power Platform, deve entender melhor o que está a custar à sua organização para resolver o problema da forma atual. Por outras palavras, medir o custo de não fazer nada.

Para calcular o custo atual, identifique o tempo gasto a fazer o processo atual e multiplique pelo custo das pessoas que o executam. Pode medir o custo anual, determinando o custo de execução do processo de ponta a ponta uma vez, e depois multiplicar pelo número de vezes que faz o processo num ano. Adicione quaisquer outros custos, tais como licenças de software, papel, portes, etc.

Exemplo: O custo do processo de despesas correntes

A primeira coisa que precisamos entender é, o que está a custar à organização continuar a fazer o processo de relatório de despesas manualmente? Eis o que descobrimos quando falámos com os nossos colegas:

• Descobrimos que demora cerca de uma hora por semana para reunir todos os recibos e preencher o relatório de despesas manuais. Abhay indicou que há cerca de 140 relatórios de despesas por semana. Também aprendemos que o custo totalmente carregado de cada membro da equipa é aproximadamente 90/h $.

  (140 relatórios de despesas × 1 hora/semana) × $90 = $ 12 600/semana

  52 semanas × $12 600 = $655 200 por ano

• O Nick não está a rever ou a aprovar os relatórios de despesas. Recai tudo sobre o Abhay e a equipa para completar. Como o Nick não está a monitorizar regularmente as despesas da equipa, está a ser perdida uma oportunidade importante para verificar as despesas, vigiar a fraude e otimizar os hábitos de gastos da equipa.

• O Abhay partilhou connosco que a equipa passa cerca de 15 minutos por relatório de despesas, recebe em média 140 relatórios por semana, e envia de volta 25 por cento dos que não têm informação.

  Revisão inicial: 140 relatórios de despesas × de 15 minutos de revisão = 35 horas

  Revisão inicial: 35 horas × $90 = $3 150 por semana = $163 800/ano

  Revisão de trabalho de correção: 35 relatórios de despesas × de 15 minutos de revisão = 8.75 horas

  Revisão do trabalho de correção: 8,75 horas × $90/h = $787 50/semana = $40 950/ano

  Custo total semanal: $3 937,50

  Custo total anual: $204 750

• Após a verificação do relatório de despesas, são necessários cerca de 7 minutos por relatório de despesas para verificar os códigos gerais de contabilidade para cada categoria de despesas e escrevê-los em cada linha de despesas do relatório.

  140 relatórios de despesas × 7 minutos de codificação = 16,5 horas/semana = $1 485/semana = $77 220/ano

• Demora cerca de 10 minutos por relatório de despesas para criar um diário de pagamentos no sistema financeiro para processar o pagamento e aparecer no relatório financeiro de Charlotte.

  140 relatórios de despesas × 10 minutos= 23,8 horas/semana = $2 142/semana = $111 384/ano

• A Charlotte gostaria de rever o orçamento todas as semanas, mas só poderá obter o relatório na quinta-feira, depois de o Abhay ter concluído a revisão e recebido de volta os relatórios que faltavam. (Embora este não seja um custo monetário, tem um impacto no negócio.)

Todo o processo está a custar à empresa:

$655 200 + $204 750 + $77 220 + $111 384 = $1 048 554

Próximo passo: Definir o valor do negócio

Nota

Pode indicar-nos as suas preferências no que se refere ao idioma da documentação? Responda a um breve inquérito. (tenha em atenção que o inquérito está em inglês)

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