Definição do valor do negócio para resolver o problema

O valor do negócio enquadra-se numa de quatro categorias, facilmente memorizadas com a mnemónica REVO:

• Receitas: esta solução obtém as receitas que de outra forma não seriam obtidas, através de uma nova linha de negócio ou de um serviço que nunca foi oferecido antes.

• Eficiência: A eficiência é uma poupança de custos eficaz. Esta solução permite aos participantes que executam o processo fazê-lo mais rapidamente.

• Volume: evitar custos é conseguido ao permitir aos utilizadores atuais processar mais transações, evitando, por sua vez, o custo dos recursos adicionais.

• Outra: a solução ajuda a organização a cumprir os seus requisitos "obrigatórios", o que pode resultar em evitar penalizações financeiras.

Depois de definida a categoria, precisamos definir o valor que alcançaremos:

• Receita

  • Determinar o que será cobrado pelo serviço

  • Determinar quantos clientes comprarão o serviço ou o produto

  • Determinar o horizonte temporal a medir (mensal, trimestral, anual)

  • Receitas = (preço × clientes) para o horizonte temporal

• Eficiência

  • Determinar o número de pessoas que fazem o trabalho hoje

  • Determinar o espaço de tempo direto que demoram a fazer o trabalho hoje ("tempo antigo")

  • Determine o número de pessoas que farão o trabalho após a criação da solução Microsoft Power Platform

  • Determinar o espaço de tempo direto que demora até utilizar a nova solução ("novo tempo")

  • Poupança de tempo = tempo antigo – novo tempo (para converter isto em dólares, multiplique a poupança de tempo pelo custo totalmente carregado das pessoas para a unidade de tempo em que está a fazer a medição (por exemplo, horas).)

• Volume

  • Determinar o volume de transações que uma única pessoa pode processar durante uma determinada unidade de tempo ("transações por pessoa")

  • Determinar o volume de transações que a nova solução poderá processar nesse período ("novas transações por pessoa")

  • Determinar o volume de transações que precisam de ser processadas nesse período ("volume")

  • Evitar custos = (volume ÷ transações por pessoa) – (volume ÷ novas transações por pessoa)
    Isto calcula o número de pessoas que não terão de processar as transações para alcançar o volume processado pela solução.

• Outro

  • Determinar a penalização que pode ser evitada ao ter a informação capturada e disponível na solução

Se o valor do negócio que receberá ao automatizar o processo não tiver uma comparação favorável com o custo de nada fazer, terá de perguntar-se sobre se este é o o problema de negócio em que deve concentrar-se.

No entanto, se o valor do negócio que recebe ao resolver o problema do negócio for maior que o custo de nada fazer, acrescido do tempo de desenvolvimento e do custo mensal de qualquer licença de software, faz sentido automatizar o processo.

Exemplo: o valor do negócio de automatizar o processo de despesas

No caso da nossa aplicação de exemplo, a principal categoria do valor do negócio é a eficiência. A nova aplicação reduzirá o tempo que demora a processar o mesmo número de relatórios de despesas em cada semana, mês e ano. Revimos o novo processo e o que gostaríamos que a aplicação conseguisse com os nossos futuros utilizadores. Perguntámos-lhes quanto tempo esperam poupar com o novo processo e sobre a capacidade de integrar algumas das regras na aplicação do relatório de despesas.

• Ainda teremos 140 relatórios de despesas a enviados todas as semanas; isso não mudou. No entanto, quando falámos com as pessoas que apresentaram relatórios, descobrimos que conseguiríamos reduzir o tempo que dedicam para 20 minutos ao conseguir introduzir a informação imediatamente e tirar fotografias dos recibos quando é necessário um recibo. O custo totalmente carregado também permanece o mesmo.

  (140 relatórios de despesas por semana × 20 minutos) × $90/hr = $4158 por semana = $216.216 por ano

• Nick irá rever os relatórios de despesas da equipa (cerca de 100 vendedores) e previu que demorará cerca de 5 minutos para rever cada relatório de despesas. A análise do Nick está limitada ao tipo de despesa que está a ser submetido, reconhecendo que a necessidade de recibos, e a necessidade de incluir os nomes dos hóspedes nas refeições e distribuir as despesas do hotel pelas categorias adequadas, será controlada pela aplicação.

  (100 relatórios de despesas por semana × 5 minutos) × $90/hr = $750 por semana = $39.000 por ano

• Outros gestores irão rever e aprovar os relatórios de despesas dos respetivos departamentos no futuro, pelo que os restantes 40 relatórios de despesas custarão $15.600 por ano.

• O trabalho para Abhay e a respetiva equipa mudou agora para a verificação pontual dos relatórios. Não devem precisar de fazer qualquer trabalho de correção; de facto, a equipa de Abhay poderá ser incumbida de outras atividades devido à redução do esforço necessário para rever os relatórios de despesas.

• Otimizámos o processo para associar o código contabilístico do razão geral a cada uma das categorias de despesa. Agora, Abhay e a respetiva equipa podem extrair os dados para criar o diário de pagamentos, reduzindo as 40,3 (16,5 para codificação + 23,8 para publicação) horas por semana para alguns minutos, poupando 188.604 $ (77.220 $ pela codificação e 111.384 $ pela publicação) por ano. Abhay pode incumbir alguém da sua equipa com outros trabalhos mais importantes no respetivo departamento.

• Com o novo processo, Abhay e a equipa podem considerar a publicação dos relatórios de despesas todos os dias, o que proporcionará a Charlotte uma vista atualizada do orçamento todos os dias. Isto também permitirá que a Charlotte responda mais rapidamente à medida que as restrições orçamentais se aproximam.

• O novo custo para a empresa que utiliza a aplicação automatizada é de aproximadamente:

  $216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 por ano

  Poupança para a empresa de aproximadamente $777.738 por ano

Passo seguinte: Medir o sucesso

Nota

Pode indicar-nos as suas preferências no que se refere ao idioma da documentação? Responda a um breve inquérito. (tenha em atenção que o inquérito está em inglês)

O inquérito irá demorar cerca de sete minutos. Não são recolhidos dados pessoais (declaração de privacidade).