Definir uma política de retenção de dados para uma tabela

Este artigo explica como configurar uma política de retenção de dados para uma tabela do Microsoft Dataverse.

Pré-requisitos

Estes pré-requisitos têm de ser concluídos antes de poder definir uma tabela para retenção de dados a longo prazo:

• Ativar uma tabela para retenção de longo prazo
• Determinar vistas do Dataverse para critérios de política

Ativar uma tabela para retenção de longo prazo

Antes de configurar uma política de retenção, ative a tabela principal (raiz) para retenção de longo prazo.

Nota

Quando uma tabela principal (raiz) está ativada para retenção de longo prazo, todas as tabelas subordinadas relacionadas são automaticamente ativadas. Não pode desativar a retenção para uma tabela subordinada quando a tabela principal já está ativada para retenção. Por exemplo, suponha que uma tabela personalizada e uma tabela de notas são tabelas subordinadas da tabela de caso. Estas tabelas subordinadas não podem ser desativadas para retenção quando a tabela de caso principal está ativada. Um criador pode sempre desativar a tabela principal durante a retenção de longo prazo e ativar separadamente as tabelas subordinadas para retenção. No entanto, existe uma exceção a este comportamento de tabelas subordinadas relacionadas quando a retenção de longo prazo é ativada através de um processo de importação da solução. Neste caso, as tabelas subordinadas relacionadas não são ativadas automaticamente.

1. Inicie sessão no Power Apps, aceda a Tabelas e, em seguida, abra a tabela que pretende. Se o item não estiver no painel lateral, selecione ...Mais e, em seguida, selecione o item pretendido.
2. Selecione Propriedades na barra de comandos, expanda Opções avançadas e, em seguida, selecione Ativar retenção de longo prazo.
3. Selecione Guardar.

A raiz principal e quaisquer tabelas subordinadas estarão disponíveis para configuração de políticas dentro de 15 a 30 minutos depois de guardar a tabela. Quanto maior for o número de tabelas subordinadas, maior será o período de tempo necessário para concluir o processo.

Determinar vistas do Dataverse para critérios de política

As vistas do Dataverse são utilizadas para determinar que linhas de tabela (registos) estão marcadas para retenção utilizando uma política de retenção de longo prazo. Antes de configurar uma política de retenção de dados, tem de configurar uma vista do Dataverse como critério de retenção.

Depois de ter uma vista do Dataverse para utilização numa política de retenção de longo prazo específica, deve testar o resultado da vista. Uma boa prática é modificar a consulta de vista com uma instrução TOP N e testá-la para garantir que o conjunto de resultados devolvido é o esperado. Este valor é sempre recomendado especialmente quando o número de linhas é grande.

Por exemplo, considere uma vista do Dataverse criada para selecionar todos os casos fechados a partir do ano de 2015. O número de casos pode ser potencialmente muito grande. Por conseguinte, deve adicionar um TOP N, como TOP 10, à vista e testá-la para confirmar o conjunto de exemplo dos casos recuperados.

Quando a política de retenção de dados é executada, são incluídas linhas da tabela principal e de todas as tabelas subordinadas para retenção de dados de longo prazo. Os casos principais podem ter linhas associadas de tabelas subordinadas, por exemplo, notas, tarefas e tabelas personalizadas. A política de retenção assegura que o registo de casos, bem como todas as linhas subordinadas relacionadas, estão marcados e mantidos a longo prazo no Dataverse. Além disso, os valores de pesquisa na tabela de casos, por exemplo, são desnormalizados com o ID e os valores de nome disponibilizados como parte dos dados retidos. Isto permite, em muitos cenários, uma única consulta para obter os dados retidos relevantes.

Importante

Recomendamos que crie uma vista específica do Dataverse para identificar apenas as linhas que pretende que se mantenham retidas. Em seguida, crie e execute uma aplicação que tenha a vista para verificar antes de a utilizar como critério da política. Para obter informações sobre como criar uma vista de tabela, aceda a Criar e editar vistas públicas ou de sistema.

Configurar uma política de retenção

Os administradores do Power Platform configuram políticas de retenção.

Importante

• Após os dados serem retidos como dados a longo prazo (inativos), não é possível movê-los novamente para o arquivo de dados ativos.

• Quando uma política de retenção é executada, o processo faz pedidos de API no Microsoft Power Platform. Estes pedidos são contabilizados em relação aos pedidos de API existentes disponíveis com o seu plano. Mais informações: Limites e alocações de pedidos

• Para concluir esta tarefa deve ter a função de administrador do Power Platform.

1. Ativar uma tabela para retenção de longo prazo.
2. Inicie sessão no Power Apps e, em seguida, no painel de navegação esquerdo, selecione Políticas de retenção. Se o item não estiver no painel lateral, selecione ...Mais e, em seguida, selecione o item pretendido.
3. Na barra de comandos, selecione Nova política de retenção.
4. Preencha as seguintes propriedades para a política de retenção:
   • Tabela. Selecione a tabela de raiz principal que será utilizada para configurar uma política para reter dados históricos congelados no armazenamento de longo prazo.
   • Name. Introduza um nome para a política de retenção.
   • Critérios. Selecione uma vista da lista. A vista deve ter sido previamente criada e testada para assegurar que os dados históricos corretos foram selecionados. Determinar vistas do Dataverse para critérios de política
   • Agenda - Data de início. Introduza a data em que pretende que a política seja executada pela primeira vez. A política é executada durante as horas de folga da região do ambiente.
   • Frequência. As opções disponíveis são Uma vez, Diariamente, Semanalmente, Mensalmente e Anualmente.
5. Selecione Guardar.

Agora, pode ver e gerir a política. Mais informações, Gerir políticas de retenção de dados

Importante

• A política de retenção não será aplicada em ambientes que têm o modo de administração ativado.
• Todas as atividades, e-mails e anexos principais e subordinados associados são retidos como um conjunto quando configura uma política numa tabela principal. Isto é semelhante às políticas de eliminação em massa. Por exemplo, uma política de retenção explícita não pode ser definida para tabelas de Apontador de Atividade, Grupo de Atividades e Anexo. Não é possível definir políticas de retenção a longo prazo para as tabelas em que a eliminação em massa não é suportada.
• A tabela principal, bem como todas as linhas relacionadas de tabelas subordinadas, da principal, serão marcadas e armazenadas num armazenamento de longo prazo do Dataverse.
• A lógica associada a uma ação de eliminação existente de qualquer tabela (principal e subordinada) será sempre executada durante a execução da política.
• A execução de uma política irá demorar de 72 a 96 horas independentemente do volume de dados. É atribuída baixa prioridade às políticas de retenção de dados pela plataforma. O Dataverse irá executar sempre o processo de retenção em segundo plano para evitar qualquer impacto noutros serviços da plataforma, como aplicações e fluxos.
• Considere uma situação em que duas políticas (Política1 e Política2) são executadas em tabelas principais separadas que têm tabelas subordinadas comuns. A Política1 começa a ser executada antes da Política2. Se o estado da Política1 não tiver progredido além da Reconciliação pendente, então o estado da Política2 irá permanece no estado Eliminação pendente até que a Política1 progrida de Reconciliação pendente para Eliminação pendente. Este comportamento ocorre para impedir a eliminação de quaisquer registos comuns de tabelas comuns nas duas políticas.

Problema conhecido

Se uma tabela principal tiver muitas tabelas subordinadas, e o tamanho das tabelas principais ou subordinadas for grande, poderá encontrar tempos limite. Por exemplo, quando o número de tabelas é grande numa corrente de relação em cascata como, por exemplo, vinte e cinco ou mais. Para mitigar esta situação, primeiro permita que algumas tabelas subordinadas se separem. Em seguida, volte e ative a tabela principal.

Próximos passos

Gerir políticas de retenção de dados
Partilhe as suas ideias
Para programadores: Retenção de dados a longo prazo