Descrição geral de fluxos do processo de negócio

Ao criar um processo de negócio, pode ajudar a assegurar que os utilizadores introduzem os dados de maneira consistente e seguem os mesmos passos sempre que trabalham com um cliente. Por exemplo, pode criar um fluxo de processo empresarial em que todos processem os pedidos do suporte ao cliente da mesma forma, ou solicitar aos utilizadores aprovação de uma fatura antes de submeter uma encomenda. Os fluxos de processos empresariais utilizam a mesma tecnologia subjacente que outros processos, mas as capacidades que proporcionam são diferentes das de outras funcionalidades que utilizam processos. Para saber como criar ou editar um fluxo do processo de negócio, aceda a Criar um fluxo do processo de negócio.

Assista a um pequeno vídeo sobre os fluxos de processo empresarial.

Porque são usados os fluxos de processo de negócio

Os fluxos de processo empresarial fornecem orientação para ajudar as pessoas a realizar o seu trabalho. Fornecem uma experiência de utilizador otimizada que orienta as pessoas através de processos que a organização define para as interações que necessitam de ser avançadas para conclusão de qualquer tipo. Esta experiência de utilizador pode ser adaptada para os utilizadores com diferentes direitos de acesso poderem ter uma experiência mais adequada ao trabalho que fazem.

Use fluxos de processos de negócio para definir um conjunto de etapas a seguir pelos utilizadores para os conduzir ao resultado pretendido. Estes passos fornecem uma indicação visual que informa as pessoas sobre em que ponto se encontram no processo empresarial. Os fluxos de processos de negócio reduzem a necessidade de formação, porque os novos utilizadores não têm de se concentrar em que tabela devem utilizar. Podem deixar-se guiar pelo processo. Pode configurar fluxos de processos de negócio para dar suporte a metodologias de vendas comuns que podem ajudar os grupos de vendas para obter melhores resultados. Para os grupos de serviço, os fluxos de processos de negócio podem ajudar os novos colaboradores a integrarem-se mais rapidamente e a evitar erros que possam resultar em clientes insatisfeitos.

O que podem fazer os fluxos do processo de negócio

Com fluxos de processos de negócio, pode definir um conjunto de fases e passos apresentados num controlo na parte superior do formulário.

Processos de negócio com fases

Cada fase contém um conjunto de passos. Cada passo representa uma coluna em que os dados podem ser introduzidos. Pode avançar para a fase seguinte utilizando o botão Fase seguinte. Nas aplicações baseadas em modelos, pode trabalhar com uma etapa de um fluxo de processos de negócio no menu desdobrável da etapa ou pode afixá-la no painel lateral. Os fluxos de processo empresarial não suportam a expansão da lista de opções da fase para o painel lateral em dispositivos móveis.

Pode tornar uma etapa obrigatória para que os utilizadores tenham de introduzir dados na coluna correspondente antes de poderem avançar para a fase seguinte. Este requisito é comumente chamado de "stage-gating". Se estiver a adicionar uma coluna necessária para o negócio ou para o sistema a uma fase de fluxo de processos empresariais, adicione também esta coluna ao seu formulário.

Os fluxos do processo de negócio parecem relativamente simples em comparação com outros tipos de processos, porque não oferecem lógica de negócio condicional nem automatização, além de proporcionarem uma experiência simplificada para a introdução de dados e controlarem a progressão pelas fases. Contudo, quando os combina com outros processos e personalizações, podem desempenhar um papel importante ao poupar tempo às pessoas, reduzir os custos de formação e aumentar a adoção por parte dos utilizadores.

Nota

Se alguma fase, incluindo a fase atual, tiver exigido colunas (exceto colunas escondidas), tem de preencher as colunas nessas fases antes de guardar o formulário ou avançar para uma nova fase. As colunas desativadas continuam a bloquear a navegação entre etapas se estiverem vazias e forem obrigatórias. Os passos obrigatórios vinculados a uma coluna de Duas Opções (Sim/Não) têm de ter Sim (True) como valor, caso contrário, são considerados vazios e bloqueiam a navegação de fases. Este comportamento é diferente da forma como os campos exigidos para o negócio são tratados num formulário, onde Não não é considerado um valor vazio.

Fluxos de processos de negócio integradas com outras personalizações

Quando você ou o seu utilizador inserem dados usando fluxos de processos de negócio, as alterações nos dados também se aplicam às colunas do formulário, para que qualquer automação fornecida por regras de negócio ou scripts de formulário possa ser aplicada imediatamente. Pode adicionar passos que definem valores para colunas que não estão presentes no formulário, e essas colunas são adicionadas ao Xrm.Page modelo de objetos usado para scripts de formulário. Quando guardar os dados no formulário, são aplicados todos os fluxos de trabalho iniciados por alterações nas colunas incluídas num fluxo de processos empresariais. Se a automatização é aplicada por um fluxo de trabalho em tempo real, as alterações são imediatamente visíveis ao utilizador quando os dados no formulário são atualizados depois de guardar a linha.

Embora o controlo do fluxo de processos de negócio no formulário não disponibilize qualquer programabilidade direta do lado do cliente, as alterações aplicadas pelas regras de negócio ou pelos scripts de formulário são automaticamente aplicadas aos controlos do fluxo de processos de negócio. Se ocultar uma coluna num formulário, essa coluna também fica oculta no controlo do fluxo do processo empresarial. Se definir um valor utilizando regras de negócio ou scripts do formulário, esse valor é definido no fluxo do processo de negócio.

Fluxos de processos concorrentes

Os fluxos do processo de negócio simultâneos permitem aos personalizadores configurar vários processos de negócio e associá-los à mesma linha inicial. Os utilizadores podem alternar entre vários processos de negócio em execução em simultâneo e retomar o respetivo trabalho na fase no processo em que estavam.

Fluxos do processo de negócio do sistema

Quando o seu ambiente do Power Platform tem a definição Ativar aplicações do Dynamics 365 ativa, são incluídos os seguintes fluxos do processo de negócio. Para compreender como funcionam os fluxos de processos de negócio, reveja os seguintes fluxos de processos de negócio do sistema:

  • Processo de Vendas de Lead para Oportunidade
  • Processo de chamada para caso
  • Processo de Vendas

Várias tabelas em fluxos do processo de negócio

Pode utilizar um fluxo de processo de negócio numa única tabela ou abranger várias tabelas. Por exemplo, pode ter um processo que começa com uma oportunidade, depois passa para uma proposta, uma encomenda e, em seguida, uma fatura, antes de voltar finalmente para fechar a oportunidade.

Pode criar fluxos de processos empresariais que associam os registos de até cinco tabelas diferentes num único processo, para que as pessoas que utilizam a aplicação se possam concentrar no fluxo do processo em vez de na tabela em que estão a trabalhar. Podem navegar mais facilmente entre linhas de tabela relacionadas.

Existem vários fluxos de processos empresariais disponíveis por tabela.

Nem todos os utilizadores numa organização seguem o mesmo processo e as condições diferentes podem necessitar que um processo diferente seja aplicado. Pode ter até 10 fluxos de processos empresariais ativos por tabela para disponibilizar processos adequados para diferentes situações.

Controlar qual o fluxo de processos de negócio aplicado

Pode associar fluxos de processos de negócio a funções de segurança, de modo que apenas os utilizadores com essas funções de segurança os possam visualizar ou utilizar. Também pode definir a ordem dos fluxos de processos de negócio para poder controlar qual o fluxo de processos de negócio que é definido por predefinição. Este método funciona da mesma forma que definir múltiplas formas para uma tabela.

Quando alguém cria uma nova linha de tabela, a lista de definições ativas de processos de negócio disponíveis é filtrada pelo papel de segurança do utilizador. A primeira definição de processo de negócio ativada disponível para a função de segurança do utilizador, de acordo com a lista de ordenação de processos, é a que é aplicada por predefinição. Se estiver disponível mais do que uma definição ativa de processo de negócio, os utilizadores podem carregar outra a partir da caixa de diálogo Mudar de Processo. Sempre que os processos são alternados, o que está atualmente apresentado passa para segundo plano e é substituído pelo selecionado, mas mantém o respetivo estado e pode voltar a ser ativado. Cada linha pode ter várias instâncias do processo associadas (cada uma para uma definição de fluxo do processo de negócio diferente, até um total de 10). Ao carregar o formulário, é apresentado apenas um fluxo de processo de negócio. Quando um utilizador aplica um processo diferente, esse processo só pode ser carregado por predefinição para esse utilizador específico.

Para garantir que um processo de negócio seja carregado por predefinição para todos os utilizadores (comportamento equivalente a “fixar” o processo), adicione um script personalizado da API do cliente (recurso Web) ao carregar o formulário, que carregue explicitamente uma instância existente do processo de negócio com base no ID da definição do processo de negócio.

Considerações sobre fluxos de processo de negócio

Pode definir fluxos de processos empresariais apenas para as tabelas que os suportam. Também precisa de estar ciente dos limites para o número de processos, fases e etapas que pode adicionar.

Fluxos do processo de negócio que invocam um fluxo de trabalho

Pode invocar fluxos de trabalho a pedido a partir de um fluxo de processos de negócio. Configura esta funcionalidade a partir do designer de fluxos de processos de negócio arrastando um componente de workflow para uma fase de processo ou para a secção Global Workflows .

Quando inclui um fluxo de trabalho que pretende acionar na Saída de Fase de uma fase no seu fluxo do processo de negócio, e essa fase é a última no fluxo, o estruturador dá a impressão de que o fluxo de trabalho será acionado quando a fase for concluída. No entanto, o fluxo de trabalho não é desencadeado porque não ocorre uma transição de etapa. Não recebe qualquer aviso nem erro que o impeça de incluir o fluxo de trabalho na etapa. Quando um utilizador interage com o fluxo de processo empresarial, concluir ou abandonar o processo não resulta numa transição de fase, pelo que o fluxo de trabalho não é acionado. Considere os seguintes exemplos:

  • Cria um fluxo de processo de negócios com duas fases. S1 liga-se a S2, com um fluxo de trabalho na fase S2, e define o gatilho como Saída de fase.

  • Crie um fluxo de processo empresarial com três fases, onde S1 se liga à S2 e, em seguida, a S2 cria ramificações para a S3. Inclui um fluxo de trabalho em S2 e define o accionador para Saída da fase.

O fluxo de trabalho não é acionado em qualquer caso. Para contornar este problema, adicione um fluxo de trabalho global e associe-lhe o fluxo de trabalho que pretende acionar, para que este seja acionado para o processo empresarial, em vez de para uma fase do processo. É possível definir o acionador para um fluxo de trabalho global para o Processo Abandonado ou o Processo Concluído para o fluxo de trabalho ser acionado quando um utilizador abandona ou conclui o processo de negócio.

Tabelas que podem usar fluxos do processo de negócio

Todas as tabelas personalizadas podem utilizar fluxos de processos empresariais. As tabela padrão que se seguem também podem utilizar fluxos de processos de negócio. Algumas tabelas requerem uma aplicação Dynamics 365, como Dynamics 365 for Sales ou Dynamics 365 for Customer Service.

  • Conta
  • Compromisso
  • Campanha
  • Atividade de Campanha
  • Resultados da Campanha
  • Concorrente
  • Contacto
  • Email
  • Elegibilidade
  • Fax
  • Incidente
  • Fatura
  • Potencial cliente
  • Carta
  • Lista de marketing
  • Oportunidade
  • Chamada Telefónica
  • Produto
  • Item da Lista de Preços
  • Proposta
  • Compromisso recorrente
  • Documentação comercial
  • Atividade social
  • Ordenar
  • Utilizador
  • Tarefa
  • Equipa

Para ativar uma tabela personalizada para fluxos de processos de negócio, selecione a caixa de verificação de Fluxos de processos de negócio (os campos serão criados) na definição da tabela. Não é possível anular esta ação.

Nota

Se fores à fase de fluxo do processo de negócio que contém a Social Activity tabela e selecionares o botão Next Stage , verás a opção Criar . Quando seleciona Criar, o formulário de Atividade Social carrega-se. No entanto, como Social Activity não é válido para Create a interface da aplicação, não pode guardar o formulário e vê a mensagem de erro: "Erro inesperado."

Número máximo de processos, fases e etapas

Para garantir um desempenho aceitável e a usabilidade da interface de utilizador, esteja ciente das seguintes limitações ao utilizar fluxos de processos de negócio:

  • Pode ativar até 10 processos de fluxo de trabalho empresarial por tabela.
  • Cada processo pode conter até 30 etapas.
  • Processos multi-tabela podem conter até cinco tabelas.

Suporte de personalização para tabelas de fluxo do processo de negócio

Tabelas de fluxo de processos de negócio podem aparecer no sistema para que os dados das linhas da tabela estejam disponíveis em grelhas, vistas, gráficos e painéis.

Utilizar linhas da tabela de fluxo do processo empresarial com grelhas, visualizações, gráficos e painéis

Quando os fluxos de processos de negócio estão disponíveis sob a forma de uma tabela, pode utilizar pesquisas avançadas, vistas, gráficos e painéis com base em dados de fluxos de processos de negócio para uma determinada tabela, como um potencial cliente ou uma oportunidade. Os administradores de sistema e personalizadores podem criar dashboards, gráficos, vistas e grelhas do fluxo do processo de negócio personalizados e semelhantes aos criados com qualquer outra tabela.

Para aceder a uma vista predefinida do fluxo do processo de negócio, aceda a Power Apps, selecione Soluções, abra a solução pretendida, selecione Tabelas no painel de navegação à esquerda e abra a tabela de processo pretendida, como a tabela Processo de Vendas de Potencial Cliente para Oportunidade. Selecione Vistas e selecione a vista que pretende.

Estão disponíveis várias vistas predefinidas que pode visualizar sob a forma de gráfico, como a vista Processo de Vendas da Oportunidade Ativa.

Vista do processo de vendas da oportunidade ativa.

Interagir com a tabela do fluxo de processos de negócio a partir de um fluxo de trabalho

Também pode interagir com tabelas de fluxos de processo de negócio a partir de um fluxo de trabalho. Pode, por exemplo, criar um fluxo de trabalho para linha de tabela Fluxo do Processo de Negócio para alterar a Fase Ativa quando uma coluna da linha da tabela Oportunidade é atualizada. Aprenda a fazer isto em Automatizar etapas de fluxo de processos empresariais usando fluxos de trabalho.

Executar fluxos de processos de negócio offline

Pode utilizar fluxos do processo de negócio offline se as seguintes condições forem cumpridas:

  • Utiliza-se o fluxo de processos de negócio a partir de uma aplicação Power Apps.
  • Ativas a aplicação Power Apps para uso offline.
  • O fluxo do processo de negócio tem uma única tabela.

Os seguintes três comandos estão disponíveis para um fluxo de processos de negócio quando a aplicação Power Apps está offline:

  • Fase seguinte
  • Fase anterior
  • Definir a fase ativa

Coluna de pesquisa numa fase de um fluxo de processo empresarial

Pode ver os registos recentes numa coluna de pesquisa numa aplicação orientada por modelos. Para evitar que os itens mais recentemente utilizados apareçam na pesquisa, siga estes passos:

  1. Enquanto estiver no estruturador de formulários com um formulário de tabela para uma tabela usada num fluxo de processo de negócio, selecione o passo de dados da coluna de pesquisa na Vista de árvore no painel de navegação esquerdo.

  2. Selecione Desativar os itens utilizados mais recentemente.

    Uma captura de ecrã de como desativar os itens mais recentemente utilizados.

  3. Guardar e publicar.

Limitações da utilização de tabelas de fluxo do processo de negócio

  • Atualmente, não é possível criar formulários personalizados para as tabelas baseadas num fluxo do processo de negócio.

  • Se uma solução incluir uma tabela de fluxo de processos de negócio, deve adicionar manualmente a tabela de fluxo de processos de negócio à solução antes de a exportar. Caso contrário, a tabela de fluxo de processos de negócio não está incluída no pacote de soluções. Para saber mais, consulte criar e editar tabelas.

  • A adição da tabela do processo a uma aplicação condicionada por modelo poderá limitar a funcionalidade. Saiba mais sobre a criação e edição de fluxos de processos de negócio.

  • O nome de um fluxo de processos de negócio não muda depois de o criar para um formulário. Se alterar o nome na definição do fluxo do processo de negócio, os novos fluxos do processo de negócio apresentam o nome atualizado, mas os mais antigos apresentam o nome original. O nome não se traduz depois de o definir. Se as definições de idioma do criador do fluxo estavam definidas para espanhol quando a instância do fluxo do processo de negócio foi criada, o nome está em espanhol para todos os utilizadores, mesmo que o criador do fluxo tenha alterado a língua mais tarde.

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