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Tutorial: Criar um fluxo do processo de negócio

Importante

A partir de agosto de 2022, já não pode criar ou gerir fluxos de processo empresarial a partir do Power Automate fora do explorador de soluções. Os fluxos de processo empresarial e as instâncias continuam a ser suportadas através das vistas do explorador de soluções, do Power Apps e de tabela do Dataverse.

Este artigo mostra-lhe como criar um fluxo de processo empresarial com o Power Apps. Para saber mais sobre os benefícios de utilizar fluxos do processo de negócio, aceda a Descrição geral de fluxos do processo de negócio. Para obter informações sobre como criar fluxos de tarefas móvel, aceda a Criar um fluxo de tarefas móvel.

Quando um utilizador inicia um fluxo do processo de negócio, as fases e os passos do processo são apresentados na barra de processos na parte superior de um formulário.

Processos de negócio com fases.

Gorjeta

Depois de criar uma definição de fluxo do processo empresarial, pode controlar sobre quem pode criar, ler, atualizar ou eliminar a instância de fluxo de processo empresarial. Por exemplo, nos processos relacionados com o suporte, poderá fornecer acesso total aos representantes de suporte ao cliente para alterarem a instância de fluxo do processo de negócio, mas fornecer acesso só de leitura para a instância para representantes de vendas, para que possam monitorizar atividades de pós-vendas para os clientes. Para definir a segurança de uma definição de fluxo de processo empresarial que criou, selecione Ativar Direitos de Acesso na barra de ação.

Pré-requisitos

  • Para criar fluxos de processo empresarial, precisa de uma licença por utilizador do Power Apps ou do Power Automate ou um plano de licenças do Dynamics 365 que inclua direitos de utilização do fluxo de processo empresarial.
  • Uma tabela com a qual o fluxo de processo empresarial será associado. Se o fluxo de processo empresarial não estiver relacionado com uma tabela existente, crie uma nova tabela antes de criar o fluxo.

Criar um fluxo de processo de negócio

  1. No Power Apps ou no Power Automate, selecione Soluções na barra de navegação no lado esquerdo.

  2. Selecione ou crie uma solução a utilizar para o fluxo de processo empresarial.

  3. Dentro da solução, selecione Novo>Automatização>Processo>Fluxo de processo empresarial. a. Forneça um Nome a apresentar e Nome (LogicalName). c. Selecione a tabela a partir da qual o fluxo será utilizado. d. Selecione Criar.

    É criado o novo fluxo do processo de negócio. Pode editá-lo com uma primeira fase criada para si.
    Janela do fluxo do processo de negócio a mostrar os elementos principais.

  4. Adicione fases. Se os utilizadores avançarem de uma fase de negócio para outra no processo:

    1. Arraste o componente Fase do separador Componentes e largue-o sobre um sinal de + no estruturador.

      Arrastar uma fase do processo de negócio.

    2. Para definir as propriedades para uma fase, selecione a fase e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades no lado direito do ecrã:

      • Introduza um nome a apresentar.

      • Se pretender, selecione uma categoria para a fase. A categoria (como Qualificar ou Desenvolver) aparece como divisas na barra de processo.

        Divisas da barra de processo de negócio.

      • Quando tiver terminado de alterar as propriedades, selecione o botão Aplicar.

  5. Adicione passos a uma fase. Para ver os passos numa fase, selecione Detalhes no canto inferior direito da fase. Para adicionar mais passos:

    1. Arraste o componente Passo para a fase a partir do separador Componentes.

      Adicionar um passo a uma fase num processo de negócio.

    2. Selecione o passo e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades:

      1. Introduza um nome a apresentar para o passo.
      2. Se pretender que os utilizadores introduzam dados para concluir um passo, selecione a coluna apropriada na lista pendente.
      3. Selecione Obrigatório se os utilizadores tiverem de preencher a coluna para concluir o passo antes de avançar para a fase seguinte do processo.
      4. Selecione Aplicar quando terminar.

    Nota

    • Se definir uma coluna booleana de duas opções como Obrigatório, os utilizadores não podem continuar a não ser que o valor da coluna seja Sim. O utilizador é obrigado a marcar a coluna como concluída antes de passar para a fase seguinte.
    • Se sim ou não forem valores de coluna aceitáveis, então deve fazer da coluna uma escolha em vez de uma coluna booleana de duas opções.
  6. Adicionar um ramo (condição) ao processo. Para adicionar uma condição de ramificação:

    1. Arraste o componente Condição do separador componentes para um sinal de + entre duas fases.

      Adicionar uma Condição a um fluxo do processo de negócio.

    2. Selecione a condição e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades. Para mais informações sobre as propriedades de ramificação, aceda a Melhorar fluxos do processo de negócio com ramificação. Quando tiver terminado de definir as propriedades para a condição, selecione Aplicar.

  7. Adicionar um fluxo de trabalho. Para chamar um fluxo de trabalho:

    1. Arraste um componente Fluxo de Trabalho do separador Componentes para uma base ou para o item Fluxo de Trabalho Global no estruturador. O item que adicionar a este depende do seguinte:

      • Arraste-o para uma fase quando pretender acionar o fluxo de trabalho à entrada ou saída da fase. O componente de fluxo de trabalho tem de ser baseado na mesma tabela primária que a fase.
      • Arraste-o para o item de Fluxo de Trabalho Global quando pretende acionar o fluxo de trabalho quando o processo é ativado ou quando o processo é arquivado (quando o estado é alterado para Concluído ou Abandonado). O componente de fluxo de trabalho tem de ser baseado na mesma tabela primária que o processo.
    2. Selecione o fluxo de trabalho e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades:

      1. Introduza um nome a apresentar.
      2. Selecione quando o fluxo de trabalho deve ser acionado.
      3. Procure um fluxo de trabalho ativo a pedido existente que corresponda à tabela fase ou crie um novo fluxo de trabalho ao selecionar Novo.
      4. Selecione Aplicar quando terminar.

    Para mais informações sobre fluxos de trabalho, aceda a Processos de fluxo de trabalho.

  8. Para validar o fluxo do processo de negócio, selecione Validar na barra de ação.

  9. Para guardar o processo como rascunho enquanto continuar a trabalhar no mesmo, selecione Guardar na barra de ação.

    Importante

    Como um processo é um rascunho, os utilizadores não vão conseguir utilizá-lo.

  10. Para ativar o processo e disponibilizá-lo a sua equipa, selecione Ativar na barra de ação.

  11. Para fornecer controlo sobre quem pode criar, ler, atualizar ou eliminar a instância de fluxo do processo de negócio, selecione Editar Direitos de Acesso na barra de comandos do estruturador. Por exemplo, nos processos relacionados com o suporte, poderá fornecer acesso total aos representantes de suporte ao cliente para alterarem a instância de fluxo do processo de negócio, mas fornecer acesso só de leitura para a instância para representantes de vendas, para que possam monitorizar atividades de pós-vendas para os clientes.

No ecrã Direitos de Acesso, selecione o nome de um direito para abrir a página de informações de direito de acesso. Selecione o separador Fluxos de Processo de Negócio e, em seguida, atribua os privilégios apropriados no fluxo do processo de negócio para um direito de acesso.

Nota

Por predefinição, os direitos de acesso Administrador de sistema e Personalizador de sistema têm acesso aos novos fluxos de processos de negócio.

Atribuir privilégios a um fluxo de processo de negócio.

Especifique privilégios selecionando os botões de opção adequados e, em seguida, clique em Guardar. Para mais informações acerca de privilégios, aceda a Privilégios do fluxo do processo de negócio.

Em seguida, não se esqueça de atribuir o direito de acesso a utilizadores apropriados na sua organização.

Gorjeta

Eis algumas sugestões para ter em consideração enquanto trabalha no seu fluxo de tarefas na janela do estruturador:

  • Para criar um instantâneo de tudo na janela do fluxo do processo de negócio, selecione Instantâneo na barra de ação. Isto é útil, por exemplo, se pretender partilhar e obter comentários sobre o processo de um membro da equipa.
  • Utilize o minimapa para navegar rapidamente para várias partes do processo. Isto é útil quando tiver um processo complicado que ocupa uma área superior à disponibilizada pelo ecrã.
  • Para adicionar uma descrição para o processo de negócio, selecione Detalhes sob o nome de processo no canto superior esquerdo da janela de fluxo do processo de negócio. Pode utilizar até 2000 caracteres.

Editar um fluxo do processo de negócio

Para editar um fluxo de processo empresarial, abra o explorador de soluções, selecione Processos e selecione o Fluxo de Processo Empresarial a partir da lista de processos que pretende editar.

Quando seleciona o nome do fluxo do processo de negócio que pretende editar a partir da lista de processos, é aberto no estruturador, onde pode efetuar as atualizações que pretende. Expanda Detalhes no nome do processo para lhe mudar o nome ou adicionar uma descrição e ver informações adicionais.

Secção de detalhes expandida de um fluxo do processo de negócio.

Outros aspetos a conhecer sobre fluxos do processo de negócio

Editar fases
Os fluxos de processos empresariais podem ter até 30 fases.

Pode adicionar ou alterar as propriedades seguintes de uma fase:

  • Nome da Fase

  • Tabela. Pode alterar a tabela para qualquer fase exceto a primeira.

  • Categoria da Fase. Uma categoria permite agrupar fases por um tipo de ação. É útil para relatórios que agruparão linhas pela fase em que se encontram. As opções para a categoria da fase provêm do conjunto de escolha global Categoria da Fase. Pode adicionar opções adicionais para este conjunto de escolha global e altere as etiquetas de opções existentes se pretender. Também pode eliminar estas opções se quiser, mas recomendamos que mantém as opções existentes. Não poderá adicionar a correspondência da mesma anterior a opção se eliminar. Se não pretender utilizar, altere a etiqueta “não utilizam”.

  • Relação. Introduza uma relação quando a fase anterior no processo é baseada noutra tabela. Para a fase atualmente a ser definida, selecione Selecionar relações para identificar uma relação a utilizar quando mover entre as duas fases. Recomendamos que selecione uma relação para desfrutar das vantagens seguintes:

    • As relações têm frequentemente colunas de atributos definidos que transportam automaticamente os dados entre linhas, minimizando a introdução de dados.

    • Quando seleciona Fase Seguinte na barra de processo de uma linha, todas as linhas que utilizem a relação são listados no fluxo do processo, fomentando consequentemente a reutilização de linhas do processo. Além disso, pode utilizar fluxos de trabalho para automatizar a criação de linhas de modo a que o utilizador só tenha de selecionar em vez de criar, para otimizar o processo.

Passos de Edição
Cada fase pode ter até 30 passos.

Adicionar ramo
Para aprender sobre adicionar um ramo a uma fase, aceda a Melhorar fluxos do processo de negócio com ramificação.

Para criar um fluxo de processos de negócio disponível para pessoas com a utilização, terá de pedir ao fluxo de processo, permite direitos de acesso e, ativa-os.

Definir Ordem do Fluxo do Processo
Se tiver mais de um fluxo de processo de negócio para uma tabela (tipo de linha), terá de definir o processo que é atribuído automaticamente às novas linhas. Na barra de comandos, selecione Ordenar Fluxo do Processo. Para as linhas novas ou linhas que ainda não têm um fluxo do processo associado, o fluxo do processo de negócio que um utilizador tem acesso primeiro é o que será utilizado.

Ativar Direitos de Acesso
Os utilizadores têm acesso a um fluxo do processo de negócio consoante o privilégio definido no fluxo do processo de negócio no direito de acesso atribuído ao utilizador.

Por predefinição, os direitos de acesso só de Administrador de sistema e de Personalizador de sistema podem ver um novo fluxo de processos de negócio.

Para especificar os privilégios num fluxo de processo de negócio, abra o fluxo de processo de negócio para edição e, em seguida, selecione Editar Funções de Segurança na barra de comando do estruturador do fluxo de processo de negócio. Veja o passo 13 em Criar um fluxo de processo de negócio listado no início deste tópico.

Activar
Antes do poder utilizar o fluxo de processos de negócio, tem de ativar. Na barra de comandos, selecione Ativar. Depois de confirmar ativação, o fluxo de processos de negócio está pronto a utilizar. Se um fluxo de processos de negócio tem erros, não poderá ativar até que os erros estão corrigidos.

Adicione uma ação a pedido a um fluxo do processo de negócio

A atualização do Dynamics 365 (online) versão 9.0 introduz uma funcionalidade do fluxo do processo de negócio: automatização do fluxo do processo de negócio com os Passos da Ação. Poderá adicionar um botão a um fluxo do processo de negócio que irá acionar uma ação ou um fluxo de trabalho.

Adicionar fluxos de trabalho a pedido ou ações utilizando um Passo de Ação

Suponha que, como parte do processo de qualificação de oportunidades, a organização Contoso exige que todas as oportunidades sejam revistas por um revisor designado. Em seguida, a organização Contoso criou uma ação que:

  • Cria uma linha de tarefa que é atribuído ao revisor da oportunidade.
  • Anexa “Pronto para Revisão” ao tópico da oportunidade. Além disso, a Contoso tem de ser capaz de executar estas ações a pedido. Para integrar estas tarefas no processo de qualificação de oportunidades, as ações têm de ser apresentadas no fluxo do processo da oportunidade de negócio. Para ativar esta funcionalidade, selecione Como um passo de ação do Fluxo do Processo de Negócio. Disponível para execução como um fluxo do processo de negócio.

Em seguida, o Passo da Ação é adicionado ao fluxo do processo de negócio da oportunidade da Contoso. Em seguida, o fluxo do processo é validado e atualizado.

Ação adicionada ao Fluxo do Processo de Negócio da oportunidade.

Agora, os membros da força de vendas da Contoso pode iniciar a ação a partir do passo do processo de negócio Qualificação da Oportunidade, a pedido, selecionando Executar.

Execute a ação.

Importante

  • Para conseguir executar uma ação ou fluxo de trabalho a pedido, o fluxo do processo de negócio tem de incluir um Passo da Ação. Se o Passo da Ação executar um fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho terá de ser configurado para ser executado a pedido.
  • A tabela associada à ação ou ao fluxo de trabalho tem de ser a mesma tabela associada ao fluxo do processo de negócio.

Limitação à utilização dos Passos da Ação num fluxo do processo de negócio

  • As ações do não estão disponíveis como Passos da Ação se os parâmetros de entrada ou saída forem do tipo Table, EntityCollection, or OptionSet (Choice). As ações com mais de um parâmetro de saída EntityReference ou qualquer número de parâmetros de entrada EntityReference não estão disponíveis como Passos da Ação. As ações não associadas a uma tabela primária (ação global) não estão disponíveis como Passos da Ação.

O centro de ações

Quando precisar de ver a lista de fluxos de processos de negócio em que está envolvido, consulte o centro de ações unificado.

Vista de fluxos de processos de negócio do centro de ações unificado.

Vista de fluxos de aprovação do centro de ações unificado.

No centro de ações unificado, verá todos os processos de negócio nos quais lhe está atribuído, pelo menos, uma linha de tabela do Microsoft Dataverse que o processo utiliza. Por exemplo, se um processo do negócio utilizar as tabelas Oportunidade potencial e Oportunidade em Dataverse, verá todas as instâncias deste processo onde a linha de Oportunidade potencial ou de Oportunidade lhe está atribuída.

Ver todas as instâncias que estão a ser trabalhadas no separador Ativo. A partir deste separador, pode ver os seguintes detalhes:

  • O nome do processo.
  • A fase atual de cada processo.
  • O proprietário da linha Dataverse associada à fase ativa.
  • O tempo desde que a instância foi criada.

Selecione uma instância para a abrir num separador novo ou selecione-a para copiar uma ligação, partilhar uma ligação por e-mail, abandonar ou eliminar a instância.

Passos seguintes