Formas comuns de utilizar um formulário num fluxo

Se não tiver a certeza de por onde começar, eis algumas das formas mais comuns de utilização do Microsoft Forms com o Power Automate:

• Enviar um e-mail só quando houver uma nova resposta de formulário
• Enviar um e-mail para quem respondeu ao formulário
• Enviar um pedido de aprovação com os detalhes do formulário
• Adicionar respostas a formulários a uma folha de cálculo do Excel
• Obter um anexo de um formulário e enviá-lo por e-mail

Enviar um e-mail só quando houver uma nova resposta de formulário

Pode ativar notificações por e-mail para os proprietários do formulário nas definições do formulário. Se quiser que outra pessoa seja notificada quando uma resposta é submetida, crie uma notificação por e-mail personalizada com o Power Automate.

O Power Automate permite-lhe usar o novo estruturador ou o estruturador clássico para configurar o seu fluxo de cloud. Os passos são semelhantes em ambos os estruturadores. Obtenha mais informações (com exemplos) em Identificar as diferenças entre o novo estruturador e o estruturador clássico.

Novo estruturador

1. Peça ao Copilot para criar o seu fluxo escrevendo o seguinte pedido:

   quando é submetida uma nova resposta no MS Forms, enviar um e-mail

   O Power Automate devolve um fluxo sugerido que corresponde ao que introduziu.

   

2. Selecione Seguinte.

3. Reveja as ligações e selecione Criar fluxo para ir para o estruturador.

4. No estruturador, forneça os campos em falta na ação Enviar um e-mail* se o Copilot não o tiver preenchido automaticamente.

   

Estruturador clássico

Começamos com um modelo pré-criado e vamos personalizá-lo para ajudar os nossos gestores a planear para as férias de verão dos colaboradores.

1. Pesquise por Microsoft Forms na galeria de modelos do Power Automate e, em seguida, selecione o modelo chamado Notificar-me no Outlook quando um estudante conclui um questionário.

2. Se necessário, inicie sessão nos conectores e, em seguida, selecione Continuar.

3. No primeiro passo no fluxo, Quando uma nova resposta é submetida, selecione o formulário na caixa ID do Formulário.

4. No passo seguinte no fluxo, Aplicar a cada, selecione novamente o formulário no campo ID do Formulário. Deixe tudo o resto como está.

5. Ignore o passo Obter o meu perfil (V2)" do Office 365.

   Se não precisar de enviar o e-mail para si próprio, pode eliminar este passo.

6. No passo final no fluxo, Enviar um e-mail, introduza os destinatários, o assunto e o corpo do e-mail. Selecione conteúdo dinâmico para incluir detalhes da resposta ao formulário no seu e-mail.

   

7. Selecione o nome do fluxo no topo da tela do Power Automate e altere-o conforme desejar.

8. Guarde e teste o fluxo.

Enviar um e-mail para quem respondeu ao formulário

Pode ativar os recibos de e-mail para respondedores nas definições do formulário. Se pretender personalizar o e-mail que eles recebem, utilize o Power Automate.

Novo estruturador

1. Peça ao Copilot para criar o seu fluxo escrevendo o seguinte pedido:

   Enviar e-mail ao dispositivo de resposta juntamente com a respetiva resposta

   O Copilot tenta configurar a maioria dos parâmetros na ação de e-mail, como no seguinte exemplo:

   

2. Ação Preencher o resto dos parâmetros no e-mail (Corpo do e-mail).

   

3. Guarde o fluxo.

Estruturador clássico

Siga os passos para enviar um e-mail quando houver uma nova resposta ao formulário, mas envie o e-mail ao respondedor.

Enviar um pedido de aprovação com os detalhes do formulário

Neste exemplo, começaremos com outro modelo pré-criado e vamos personalizá-lo para criar um pedido de aprovação de férias.

Novo estruturador

[Este tópico é documentação de pré-lançamento e está sujeito a alterações.]

1. Pesquise por Microsoft Forms na galeria de modelos do Power Automate e selecione o modelo chamado Enviar respostas ao formulário para aprovação.

2. Inicie sessão ou crie os conectores, conforme necessário, e selecione Continuar.

3. Peça ao Copilot para criar o seu fluxo escrevendo o seguinte pedido:

   quando uma nova resposta é submetida, iniciar uma aprovação com megan@contoso.com e, se tiver êxito, enviar um e-mail ao dispositivo de resposta

   O Power Automate devolve um fluxo sugerido que corresponde ao que introduziu.

   

4. Selecione Seguinte.

5. Reveja as ligações e selecione Criar fluxo para ir para o estruturador.

6. No estruturador, forneça os ID dos formulários, o e-mail do aprovador e configure a ação de e-mail.

   

7. Selecione Guardar para guardar o seu fluxo.

Estruturador clássico

1. Pesquise por Microsoft Forms na galeria de modelos do Power Automate e selecione o modelo chamado Enviar respostas ao formulário para aprovação.

2. Inicie sessão ou crie os conectores, conforme necessário, e selecione Continuar.

3. No primeiro passo no fluxo, "Quando uma nova resposta é submetida", selecione o formulário na caixa ID do Formulário.

4. No passo seguinte no fluxo, Aplicar a cada, selecione novamente o formulário na caixa ID do Formulário. Deixe tudo o resto como está.

5. No passo seguinte no fluxo, "Iniciar e aguardar por uma aprovação", selecione Tipo de aprovação, introduza um Título e introduza os endereços de e-mail dos aprovadores em Atribuído a. Selecione conteúdo dinâmico para incluir detalhes da resposta ao formulário no pedido de aprovação.

   

6. Ignore a ação Condição.

7. No passo Se sim:

   • Elimine a ação do SharePoint que é fornecida com o modelo.
   • Adicione uma ação Enviar um e-mail (V2) do Office 365 Outlook.
   • Na caixa Para, selecione o conteúdo dinâmico E-mail do Respondedor.
   • Introduza o assunto e corpo do e-mail.

8. No passo Se não:

   • Elimine o passo "Obter o meu perfil (V2)" do Office 365 que é fornecido com o modelo.
   • Na ação "Enviar um e-mail (V2)", na caixa Para, selecione o conteúdo dinâmico E-mail do Respondedor.
   • Introduza o assunto e corpo do e-mail.

9. No topo da tela do Power Automate, selecione o nome do fluxo e altere-o conforme desejar.

10. Guarde e teste o fluxo.

Para mais exemplos de fluxos de aprovação, aceda a Gerir aprovações sequenciais.

Adicionar respostas a formulários a uma folha de cálculo do Excel

Neste exemplo, cria um fluxo a partir do zero. Continuando com o cenário dos nossos exemplos anteriores, utilizaremos o fluxo para registar os nomes dos colaboradores e as datas de férias numa tabela do Excel quando eles submetem o formulário de férias de verão.

Novo estruturador

1. Crie uma folha do Excel, se ainda não existir.

2. A partir do estruturador, basta pedir ao copiloto para criar o fluxo escrevendo o seguinte pedido:

   Se aprovado, adicione a resposta dos formulários à folha do Excel

   O Power Automate devolve um fluxo sugerido que corresponde ao que introduziu.

   

3. Escolha a folha do Excel que prefere.

4. Nos campos de coluna respetivos, escolha o token de resposta do acionador do MS Forms.

   Por exemplo, escolha o token de início de férias no campo Início de férias da ação do Excel.

Estruturador clássico

1. Crie um livro no Excel Online. Adicione uma tabela com uma coluna a cada pergunta no formulário. Guardar e fechar o livro.

2. No Power Automate, crie um fluxo de cloud automatizado a partir do zero. Selecione o acionador Quando uma nova resposta é submetida do Microsoft Forms.

3. No primeiro passo no fluxo, Quando uma nova resposta é submetida, selecione o formulário na caixa ID do Formulário.

4. Adicionar este passo ao fluxo:

   • Pesquise por formulários e selecione Microsoft Forms.
   • Selecione Obter detalhes da resposta.
   • Selecione o formulário na caixa ID do Formulário.

5. Adicionar este passo ao fluxo:

   • Pesquise por perfil e selecione Utilizadores do Office 365.
   • Selecione Obter perfil do utilizador (V2).
   • Na caixa Utilizador (UPN), selecione o conteúdo dinâmico E-mail do Respondedor. Isto irá pesquisar pelo nome do respondedor pelo endereço de e-mail no formulário.

6. Adicionar este passo ao fluxo:

   • Pesquise por excel e selecione Excel Online (Business).
   • Selecione Adicionar uma linha a uma tabela.
   • Selecione a Localização e a Biblioteca de Documentos.
   • Selecione o ícone de pasta e navegue para o livro do Excel que criou anteriormente.
   • Selecione a Tabela.
   • Em cada coluna na tabela, selecione o conteúdo dinâmico correspondente.

7. Selecione o nome do fluxo no topo da tela do Power Automate e altere-o conforme desejar.

8. Guarde e teste o fluxo.

   

Pode utilizar um modelo para adicionar um passo de aprovação antes de uma resposta ao formulário ser adicionada à tabela do Excel.

Obter um anexo de um formulário e enviá-lo por e-mail

Neste exemplo, iremos criar outro fluxo a partir do zero. Utilizaremos o fluxo para criar uma ligação de partilha para um ficheiro que é carregado no formulário de férias de verão e, em seguida, enviar a ligação por e-mail.

Selecionar o formulário

1. No Power Automate, crie um fluxo de cloud automatizado a partir do zero.

2. Selecione o acionador Quando uma nova resposta é submetida do Microsoft Forms.

3. No primeiro passo no fluxo, Quando uma nova resposta é submetida, selecione o formulário na caixa ID do Formulário.

4. Adicionar um passo ao fluxo:

   • Pesquise por formulários e selecione Microsoft Forms.
   • Selecione Obter detalhes da resposta.
   • Selecione o formulário na caixa ID do Formulário.

Utilizar um esquema JSON para encontrar o ficheiro carregado

1. Guarde e teste o fluxo. Certifique-se de que carrega um ficheiro para o formulário.

   Este passo permite que o Power Automate utilize a execução de teste para gerar um esquema JSON de amostra para o ficheiro carregado.

2. Na página de informações do fluxo, sob o Histórico de execuções de 28 dias, selecione a execução de teste.

   

3. Expanda o passo Obter detalhes da resposta e copie os conteúdos da saída de carregamento do ficheiro.

   

4. No canto superior direito da janela, selecione o ícone de lápis Editar para abrir a tela do fluxo.

5. Adicionar um passo ao fluxo:

   • Pesquise por "analisar" e selecione Analisar JSON.

   • Na caixa Conteúdo, selecione o conteúdo dinâmico que corresponda à opção de carregamento de ficheiros no formulário.

     

6. Selecione Gerar a partir da amostra.

7. Em Inserir um payload JSON de amostra, selecione a caixa e cole a saída do carregamento do ficheiro que copiou anteriormente e, em seguida, selecione Concluído.

   

   A ação Analisar JSON deve assemelhar-se a isto depois de selecionar Concluído:

   

Criar uma ligação de partilha e enviar o URL por e-mail

1. Adicionar um passo ao fluxo:

   • Pesquise por "criar ligação de partilha" e selecione a ação Criar ligação de partilha do OneDrive para Empresas.

   • Selecione a caixa Ficheiro. O painel Conteúdo dinâmico é aberto. Selecione o separador Expressão.

   • Escreva a seguinte expressão: first(body('Parse_JSON'))?['id']

   • Selecione o Tipo da ligação e o Âmbito da ligação.

   • Selecione OK.

     

2. Adicionar um passo ao fluxo:

   • Pesquise por "enviar e-mail" e selecione a ação Enviar e-mail (V2) do Office 365 Outlook.

   • Introduza os destinatários, o assunto e o corpo do e-mail. Selecione conteúdo dinâmico para incluir detalhes da resposta ao formulário no seu e-mail.

     

Converter o URL numa ligação clicável

Para tornar o URL do ficheiro partilhado numa ligação clicável no e-mail, terá de utilizar o editor de HTML e uma etiqueta âncora:

1. Na barra de ferramentas do corpo do e-mail, selecione o ícone Vista de HTML (</>).
2. Coloque o URL Web e o nome numa etiqueta âncora para os tornar numa ligação e no título da ligação, respetivamente.

Neste exemplo, introduziu o seguinte HTML no corpo do e-mail, em que o texto em chavetas indica o conteúdo dinâmico:

<a href="{WebURL}">{name}</a>

Eis um exemplo:

Pode combinar a obtenção de um formulário e a criação de um fluxo de aprovação.