Criar e testar um fluxo de trabalho de aprovação com o Power Automate

Com o Power Automate, pode gerir a aprovação de documentos ou processos em vários serviços, incluindo no SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive para trabalho ou escola, Zendesk ou WordPress.

Para criar um fluxo de trabalho de aprovação, adicionar Aprovações - Iniciar e esperar por uma ação de aprovação de qualquer fluxo. Depois de adicionar esta ação, o fluxo pode gerir a aprovação de documentos ou processos. Por exemplo, pode criar fluxos de aprovação de documentos que aprovam faturas, ordens de intervenção ou cotações de vendas. Também pode criar fluxos de aprovação de processos que aprovem pedidos de férias, horas extraordinárias ou planos de viagens.

Os aprovadores podem responder a pedidos da sua caixa de entrada de e-mail, do centro de aprovações no Power Automate ou na aplicação do Power Automate.

Criar um fluxo de aprovação

Eis uma descrição geral do fluxo que cria e testa. Neste exemplo, usa o SharePoint Online como acionador, mas pode usar qualquer outro acionador para iniciar o fluxo de aprovação.

O fluxo realiza os seguintes passos:

1. Inicia quando alguém cria um pedido de férias numa lista do SharePoint Online.

2. Adiciona o pedido de férias ao centro de aprovação e, em seguida, envia por e-mail ao aprovador.

3. Envia um e-mail com a decisão da aprovação à pessoa que pediu férias.

4. Atualiza a lista do SharePoint Online com os comentários da decisão do aprovador.

Obtenha mais informações sobre a utilização do SharePoint com o Power Automate na documentação do SharePoint.

Importante

Siga sempre as melhores práticas de segurança do SharePoint e as melhores práticas da sua organização para garantir que o seu ambiente está seguro. A segurança está fora do âmbito deste artigo.

Pré-requisitos

Para concluir este tutorial, tem de ter acesso a:

• Power Automate.
• A uma lista do SharePoint Online.
• Conta do Office 365 Outlook e de Utilizadores do Office 365.

Nota

Apesar de utilizarmos o SharePoint Online e o Office 365 Outlook neste tutorial, pode utilizar outros serviços como o Zendesk, o Salesforce ou o Gmail. Se estiver a usar o SharePoint 2010, obtenha mais informações em reforma do fluxo de trabalho do SharePoint 2010

Antes de criar o fluxo, crie uma lista do SharePoint Online. Posteriormente, utilizará esta lista para pedir a aprovação de pedidos de férias.

Crie estas colunas na sua lista do SharePoint Online:

Column	Type
Title	Uma linha de texto
Data de Início	Data e Hora
Data de Fim	Data e Hora
Comentários	Uma linha de texto
Aprovado	Sim/Não
Comentários do Gestor	Uma linha de texto

Anote o nome e o URL da lista do SharePoint Online. Precisa destes itens mais tarde quando configurar o acionador SharePoint — Quando um item é criado.

Criar um fluxo de cloud automatizado

Siga estes passos para criar um fluxo de cloud automatizado.

1. Inicie sessão no Power Automate.
2. No painel de navegação do lado esquerdo, selecione Os meus fluxos.
3. Na barra de comando, selecione Novo fluxo>Fluxo de cloud automatizado.
4. Dê um nome ao seu fluxo.
5. Em Escolher o acionador do seu fluxo, selecione Quando um item é criado - SharePoint e, em seguida, selecione Criar.
6. Aceda a Configurar o acionador de fluxos.

Configurar um acionador de fluxos

Quando criar um fluxo, o primeiro passo é configurar o acionador. O acionador inicia o seu fluxo quando ocorre um evento específico. O Power Automate permite-lhe usar o novo estruturador ou o estruturador clássico para configurar o seu fluxo de cloud. Os passos são semelhantes em ambos os estruturadores. Obtenha mais informações (com exemplos) em Identificar as diferenças entre o novo estruturador e o estruturador clássico.

1. Certifique-se de que criou um fluxo de cloud automatizado.

2. Novo estruturador: abra o painel de configuração à esquerda ao selecionar o cartão Quando um item é criado.

   Estruturador clássico: expanda o cartão Quando um item é criado ao selecionar o cartão Quando um item é criado.

3. Selecione o Endereço do Site e o Nome da Lista para a lista do SharePoint que criou anteriormente.

   O Endereço do Site e o Nome da Lista são os itens que criou na lista do SharePoint online na secção Pré-requisitos.

   Novo estruturador	Estruturador clássico

4. Feche o painel de configuração ao selecionar (<<) no canto superior direito do painel.

5. Aceda a Adicionar uma ação de perfil.

Adicionar uma ação de perfil

Siga estes passos para adicionar uma ação de perfil ao seu fluxo. Esta ação obtém as informações do perfil do utilizador, que pode usar no pedido de aprovação.

Novo estruturador

1. Certifique-se de que criou um fluxo de cloud automatizado e configurou o acionador de fluxos.

2. Selecione + e, em seguida, escreva Perfil no campo de pesquisa Adicionar uma ação.

3. Em Utilizadores do Office 365, selecione Obter o meu perfil (V2).

   

4. No menu pendente Parâmetros avançados, marque a caixa de seleção Selecionar campos e, em seguida, selecione uma área em branco do painel.

5. Selecione o campo Selecionar campos e, em seguida, selecione o ícone de relâmpago.

6. Selecione um campo a partir do seu perfil a incluir no seu fluxo.

   Se o seu campo não apresentar o que procura, selecione Ver mais para ver campos adicionais.

7. Para adicionar mais campos a partir do seu perfil, repita os dois passos anteriores.

8. Feche o painel de configuração ao selecionar (<<) no canto superior direito do painel.

9. Aceda a Adicionar uma ação de aprovação.

Estruturador clássico

1. Certifique-se de que criou um fluxo de cloud automatizado e configurou o acionador de fluxos.

2. Selecione Novo passo e, em seguida, escreva Perfil no campo de pesquisa Escolher uma operação.

3. Selecione o ícone Utilizadores do Office 365.

4. Localize e, em seguida, selecione a ação Obter o meu perfil (V2).

   

5. No cartão Obter o meu perfil (V2), selecione a seta pendente junto de Mostrar opções avançadas.

6. Selecione o campo Selecionar campos.

7. Na lista de Conteúdo dinâmico, selecione um ou mais campos a partir do seu perfil.

8. Quando estiver concluído, selecione uma área fora da lista de Conteúdo dinâmico para a fechar.

9. Aceda a Adicionar uma ação de aprovação.

Adicionar uma ação de aprovação

Siga estes passos para adicionar uma ação de aprovação ao seu fluxo.

Novo estruturador

1. Certifique-se de que realizou estes procedimentos nesta ordem:

   • Criar um fluxo de cloud automatizado
   • Configurar um acionador de fluxos
   • Adicionar uma ação de perfil

2. No estruturador, abaixo do cartão Obter o meu perfil (V2), selecione +.

3. No campo de pesquisa Adicionar uma ação, escreva aprovação.

4. Em Aprovações padrão, selecione a ação Iniciar e aguardar uma aprovação.

5. No menu pendente Tipo de aprovação, selecione um valor.

   Também pode criar as suas próprias ao selecionar Introduzir valor personalizado.

6. No campo Título, introduza um título para o pedido de aprovação.

7. No campo Atribuído a, introduza o endereço de e-mail da pessoa que aprovará o pedido.

   Esta ação envia o pedido de aprovação para o endereço de e-mail no campo Atribuído a.

8. No campo Detalhes, descreva o pedido de férias. Pode incluir informações, como a data de início e a data de fim da pessoa que pediu férias.

   Neste exemplo, execute os seguintes passos:

   1. Selecione o campo Detalhes e, em seguida, selecione o ícone de relâmpago.

   2. Selecione o valor para a pessoa que pediu as férias. Isto insere o valor no campo Detalhes.

   3. No campo Detalhes junto do valor que acabou de inserir, introduza quer ir de férias a partir de.

   4. Selecione o ícone de relâmpago e, em seguida, selecione o valor para a data de início do pedido de férias.

   5. No campo Detalhes junto do valor que acabou de inserir, introduza até.

   6. Selecione o ícone de relâmpago e, em seguida, selecione o valor para a data de fim do pedido de férias.

      O campo Detalhes deve ser semelhante a este exemplo: <requestor> quer tirar férias a partir de <start date> até <end date>.

      (Opcional) Pode utilizar o Markdown para formatar o campo Detalhes.

   

9. Feche o painel de configuração ao selecionar (<<) no canto superior direito do painel.

10. Aceda a Adicionar uma ação de e-mail para aprovações.

Estruturador clássico

1. Certifique-se de que realizou estes procedimentos nesta ordem:

   • Criar um fluxo de cloud automatizado
   • Configurar um acionador de fluxos
   • Adicionar uma ação de perfil

2. No estruturador, selecione Novo passo.

3. No campo de pesquisa Escolher uma operação, escreva aprovação.

4. Na lista Ações, selecione Iniciar e aguardar uma aprovação.

   

5. No menu pendente Tipo de aprovação, selecione um valor.

   Também pode criar as suas próprias ao selecionar Introduzir valor personalizado.

6. No campo Título, introduza um título para o pedido de aprovação.

7. No campo Atribuído a, introduza o endereço de e-mail da pessoa que aprovará o pedido.

   Esta ação envia o pedido de aprovação para o endereço de e-mail no campo Atribuído a.

8. No campo Detalhes, descreva o pedido de férias. Pode incluir informações, como a data de início e a data de fim da pessoa que pediu férias.

   Neste exemplo, execute os seguintes passos:

   1. Selecione o campo Detalhes e, em seguida, selecione o ícone de relâmpago.

   2. Selecione o valor para a pessoa que pediu as férias. Isto insere o valor no campo Detalhes.

   3. No campo Detalhes junto do valor que acabou de inserir, introduza quer ir de férias a partir de.

   4. Selecione o ícone de relâmpago e, em seguida, selecione o valor para a data de início do pedido de férias.

   5. No campo Detalhes junto do valor que acabou de inserir, introduza até.

   6. Selecione o ícone de relâmpago e, em seguida, selecione o valor para a data de fim do pedido de férias.

      O campo Detalhes deve ser semelhante a este exemplo: <requestor> quer tirar férias a partir de <start date> até <end date>.

      (Opcional) Pode utilizar o Markdown para formatar o campo Detalhes.

   

9. Aceda a Adicionar uma ação de e-mail para aprovações.

Adicionar uma ação de e-mail para aprovações

Siga estes passos para enviar um e-mail caso o pedido de férias seja aprovado.

Novo estruturador

1. Certifique-se de que realizou estes procedimentos nesta ordem:

   • Criar um fluxo de cloud automatizado
   • Configurar um acionador de fluxos
   • Adicionar uma ação de perfil
   • Adicionar uma ação de aprovação

2. No cartão Iniciar e aguardar uma aprovação, selecione o sinal de adição (+) para adicionar a ação Condição.

3. No campo de pesquisa Adicionar uma ação, escreva condição.

4. Em Controlo, selecione Condição.

5. No separador Parâmetros, selecione o primeiro campo Escolha um valor e, em seguida, selecione o ícone de relâmpago.

6. Selecione o valor da Resposta do Aprovador de Respostas.

   Se a resposta esperada não aparecer, selecione Ver mais na barra de título do menu da lista pendente para apresentar valores adicionais.

7. No campo seguinte, selecione é igual a do menu pendente.

8. No outro campo Escolher um valor, escreva Aprovar.

   

9. Feche o painel de configuração ao selecionar (<<) no canto superior direito do painel.

10. No estruturador, selecione o sinal de adição no ramo True.

11. No campo de pesquisa Adicionar uma ação, escreva enviar e-mail.

12. Em Office 365 Outlook, selecione Enviar um e-mail (V2).

    O separador Parâmetros é apresentado. Este é o modelo do e-mail enviado quando o estado dos pedidos de férias muda.

13. No campo Para, introduza o endereço de e-mail da pessoa que submeteu o pedido de férias.

14. No campo Assunto, escreva um assunto para o e-mail. Este exemplo usa O seu pedido de férias foi aprovado como assunto.

15. No campo Corpo, escreva uma mensagem para o e-mail:

    1. Escreva o texto padrão que pretende que apareça no e-mail, como O seu pedido de férias foi aprovado por.

    2. Para inserir o nome da pessoa que aprovou o pedido de férias:

       1. Coloque o cursor no campo do Corpo na localização onde pretende que o nome apareça e, em seguida, selecione o ícone de relâmpago.
       2. No menu pendente, selecione um valor dinâmico. O exemplo a seguir usa o valor dinâmico do Nome do Aprovador de respostas.

    3. (Opcional) Para inserir os comentários do aprovador:

       1. Escreva Comentários do aprovador.
       2. Coloque o cursor no campo Corpo na localização onde pretende que os comentários apareçam e, em seguida, selecione o ícone de relâmpago.
       3. Selecione um valor dinâmico no menu pendente. O exemplo a seguir usa o valor dinâmico de Comentários às respostas.

       

16. Feche o painel de configuração ao selecionar (<<) no canto superior direito do painel.

17. Aceda a Adicionar uma ação de atualização para pedidos aprovados.

Estruturador clássico

1. Certifique-se de que realizou estes procedimentos nesta ordem:
   • Criar um fluxo de cloud automatizado
   • Configurar um acionador de fluxos
   • Adicionar uma ação de perfil
   • Adicionar uma ação de aprovação

1. Para adicionar a ação de Condição, selecione Novo passo.

2. No campo de pesquisa, escreva condição.

3. Na lista Ação abaixo do campo de pesquisa, selecione a ação de Condição.

4. No campo Condição, selecione o primeiro campo Escolher um valor.

5. Na lista Conteúdo dinâmico, selecione o valor de Respostas do Aprovador de respostas.

6. No campo seguinte, selecione é igual a do menu pendente.

7. No outro campo Escolher um valor, escreva Aprovar.

8. No ramo Se sim da condição, selecione Adicionar uma ação.

   

9. No cartão Escolher uma operação, introduza enviar e-mail no campo de pesquisa.

10. Selecione a ação Enviar um e-mail (V2).

    

11. No campo Para, selecione Adicionar conteúdo dinâmcio.

12. Selecione o valor dinâmico Criado por E-mail da ação Aprovações — Iniciar e esperar por uma aprovação que criou em Adicionar uma ação de aprovação.

13. No campo Assunto, escreva um assunto para o e-mail. Este exemplo usa O seu pedido de férias foi aprovado como assunto.

14. No campo Corpo, escreva uma mensagem para o e-mail:

    1. Escreva o texto padrão que pretende que apareça no e-mail, como O seu pedido de férias foi aprovado por.
    2. Para inserir o nome da pessoa que aprovou o pedido de férias, coloque o cursor no campo do Corpo na localização onde quer que o nome apareça e, em seguida, selecione Adicionar conteúdo dinâmico.
    3. Selecione um valor dinâmico no menu pendente. O exemplo a seguir usa o valor dinâmico do Nome do Aprovador de respostas.
    4. Para inserir os comentários do aprovador, escreva Comentários do aprovador.
    5. Coloque o cursor no campo Corpo na localização onde pretende que os comentários apareçam e, em seguida, selecione Adicionar conteúdo dinâmico.
    6. Selecione um valor dinâmico no menu pendente. O exemplo a seguir usa o valor dinâmico de Comentários às respostas.

1. Aceda a Adicionar uma ação de atualização para pedidos aprovados.

Adicionar uma ação de atualização para pedidos aprovados

Siga estes passos para atualizar ações para pedidos aprovados.

Novo estruturador

1. Certifique-se de que realizou estes procedimentos:

   • Criar um fluxo de cloud automatizado
   • Configurar um acionador de fluxos
   • Adicionar uma ação de perfil
   • Adicionar uma ação de aprovação
   • Adicionar uma ação de e-mail para aprovações

2. No ramo True, sob o cartão Enviar um e-mail (V2), selecione +.

3. No campo de pesquisa Adicionar uma ação, introduza Atualização do SharePoint.

4. No SharePoint, selecione Atualizar item.

   

5. Configure o cartão Atualizar item de forma a satisfazer as suas necessidades.

   Os campos Endereço do Site, Nome da Lista, ID e Título são obrigatórios.

   

6. Feche o painel de configuração ao selecionar (>>) no canto superior direito do painel.

7. Aceda a Adicionar uma ação de e-mail para rejeições.

Estruturador clássico

1. Certifique-se de que realizou estes procedimentos nesta ordem:
   • Criar um fluxo de cloud automatizado
   • Configurar um acionador de fluxos
   • Adicionar uma ação de perfil
   • Adicionar uma ação de aprovação
   • Adicionar uma ação de e-mail para aprovações

1. Selecione Adicionar uma ação no ramo Se sim.

2. Introduza SharePoint na caixa de pesquisa do cartão Escolher uma ação, selecione o filtro SharePoint e, em seguida, selecione a ação Atualizar item.

   

3. Configure o cartão Atualizar item de forma a satisfazer as suas necessidades.

Os campos Endereço do Site, Nome da Lista, ID e Título são obrigatórios.

1. Aceda a Adicionar uma ação de e-mail para rejeições.

Adicionar uma ação de e-mail para rejeições

Siga estes passos para enviar um e-mail caso o pedido de férias seja rejeitado.

Novo estruturador

1. Certifique-se de que realizou estes procedimentos nesta ordem:
   • Criar um fluxo de cloud automatizado
   • Configurar um acionador de fluxos
   • Adicionar uma ação de perfil
   • Adicionar uma ação de aprovação
   • Adicionar uma ação de e-mail para aprovações
   • Adicionar uma ação de atualização para pedidos aprovados

1. Selecione + no ramo False.

2. Introduza enviar na caixa de pesquisa no cartão Adicionar uma ação.

3. Selecione a ação Enviar um e-mail (V2) em Office 365 Outlook para filtrar as ações.

   

4. Configure o cartão de e-mail de forma a satisfazer as suas necessidades.

   Este cartão representa o modelo do e-mail que é enviado quando o estado de um pedido de férias muda.

1. Aceda a Adicionar a ação de atualização para pedidos rejeitados.

Estruturador clássico

1. Certifique-se de que realizou estes procedimentos nesta ordem:
   • Criar um fluxo de cloud automatizado
   • Configurar um acionador de fluxos
   • Adicionar uma ação de perfil
   • Adicionar uma ação de aprovação
   • Adicionar uma ação de e-mail para aprovações
   • Adicionar uma ação de atualização para pedidos aprovados

1. Selecione Adicionar uma ação no ramo Se não.

2. Introduza Enviar na caixa de pesquisa do cartão Escolher uma ação, selecione Office 365 Outlook para filtrar as ações e, em seguida, selecione a ação Enviar um e-mail (V2) - Office 365 Outlook.

   

3. Configure o cartão de e-mail de forma a satisfazer as suas necessidades.

   Este cartão representa o modelo do e-mail que é enviado quando o estado de um pedido de férias muda.

1. Aceda a Adicionar a ação de atualização para pedidos rejeitados.

Adicionar a ação de atualização para pedidos rejeitados

Siga estes passos para atualizar ações para pedidos rejeitados.

Novo estruturador

1. Certifique-se de que realizou estes procedimentos nesta ordem:
   • Criar um fluxo de cloud automatizado
   • Configurar um acionador de fluxos
   • Adicionar uma ação de perfil
   • Adicionar uma ação de aprovação
   • Adicionar uma ação de e-mail para aprovações
   • Adicionar uma ação de atualização para pedidos aprovados
   • Adicionar uma ação de e-mail para rejeições

1. No ramo Falsr, sob o cartão Enviar um e-mail (v2), selecione +.

2. Introduza item de atualização na caixa de pesquisa do cartão Escolher uma ação e, em seguida, selecione a ação Atualizar item no SharePoint.

   

3. Configure o cartão de forma a satisfazer as suas necessidades.

Os campos Endereço do Site, Nome da Lista, ID e Título são obrigatórios.

4. Selecione Guardar para guardar o trabalho.

   Se seguiu todos os passos até agora, o fluxo deverá assemelhar-se a esta captura de ecrã:

   

5. Agora que criou o fluxo, está na altura de o testar. Aceda a Testar o fluxo que pede uma aprovação.

Estruturador clássico

1. Certifique-se de que realizou estes procedimentos nesta ordem:
   • Criar um fluxo de cloud automatizado
   • Configurar um acionador de fluxos
   • Adicionar uma ação de perfil
   • Adicionar uma ação de aprovação
   • Adicionar uma ação de e-mail para aprovações
   • Adicionar uma ação de atualização para pedidos aprovados
   • Adicionar uma ação de e-mail para rejeições

1. Selecione Adicionar uma ação.

2. Introduza atualizar na caixa de pesquisa do cartão Escolher uma ação e, em seguida, selecione a ação Atualizar item - SharePoint.

   

3. Configure o cartão de forma a satisfazer as suas necessidades.

Os campos Endereço do Site, Nome da Lista, ID e Título são obrigatórios.

4. Selecione Guardar para guardar o trabalho.

   Se seguiu todos os passos até agora, o fluxo deverá assemelhar-se a esta captura de ecrã:

   

5. Agora que criou o fluxo, está na altura de o testar. Aceda a Testar o fluxo que pede uma aprovação.

Testar o fluxo que pede uma aprovação

Depois de concluir as secções neste tutorial, criou um fluxo que pede uma aprovação de um pedido de férias. Agora pode testar o fluxo para se certificar de que funciona como esperado.

Crie um pedido de férias na lista do SharePoint Online que criou anteriormente.

Depois de guardar este pedido, o fluxo é acionado e, em seguida:

1. Cria um pedido no centro de aprovações.
2. Envia um e-mail de pedido de aprovação para os aprovadores.

Parabéns! Criou um fluxo que pede uma aprovação de um pedido de férias e testou-o. Agora pode usar este fluxo para gerir pedidos de férias na sua organização.

Criar aprovações de execução prolongada

Se o seu fluxo for executado por mais de 30 dias, armazene as aprovações no Microsoft Dataverse. Isto permite-lhe criar fluxos que agem em resposta a pedidos de aprovação, mesmo após a execução do fluxo original atingir o tempo limite.

Para o fazer, utilize dois fluxos, um para enviar um pedido de aprovação e o outro para executar a lógica de negócio nas respostas ao pedido de aprovação, com base na ação Criar uma aprovação (v2).

Sugestão

Se utilizar clientes de e-mail modernos, não precisa de ficar a pensar se um pedido ainda é necessário, dado que o Power Automate atualiza automaticamente o e-mail para indicar que o pedido de aprovação está concluído.

Cancelar um pedido de aprovação

Por vezes, poderá querer cancelar um pedido de aprovação que enviou. Possivelmente, cometeu um erro no pedido ou este já não é relevante. A pessoa que enviou o pedido poderá cancelá-lo com estes passos.

A funcionalidade de cancelamento é suportada na ação Criar uma aprovação (v2).

1. No painel de navegação à esquerda, selecione Aprovações.

2. No separador Enviados, localize e selecione o seu pedido de aprovação.

3. No topo da página, selecione Cancelar.

   Poderá ser-lhe pedido que confirme que pretende cancelar o pedido.

Sugestão

Pode selecionar o separador Histórico para ver os pedidos de aprovação que cancelou.

Pedir aprovações a utilizadores convidados

Pode enviar pedidos de aprovações para pessoas fora da sua organização. Para o fazer, utilize os utilizadores convidados do Microsoft Entra ao convidar utilizadores de outros inquilinos como convidados.

Quando atribui uma função a um convidado, será concedida a permissão necessária ao convidado para participar no processo de aprovação.

Agora que criou e testou o fluxo, certifique-se de que permite que os outros utilizadores saibam como utilizá-lo.

Informações relacionadas

• Gerir pedidos de aprovação
• Gerir aprovações sequenciais
• Criar fluxos de trabalho de aprovação paralela
• Instale a aplicação móvel Power Automate para Android or iOS
• Formação: criar fluxos de aprovação com o Power Automate (módulo)
• Preparação: Automatizar um processo de aprovação no Power Automate (módulo)