Qual a melhor forma de utilizar o Outlook e as aplicações de interação com os clientes em conjunto?
Existem três formas de utilizar as aplicações condicionadas por modelo nas aplicações de cativação de clientes (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation) e no Outlook em conjunto:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Monitorização de pastas do Microsoft Exchange
Utilize o Dynamics 365 App for Outlook emparelhado com a sincronização do lado do servidor para ver os dados das aplicações de cativação de clientes no Outlook e monitorize os registos do Outlook nas aplicações de cativação de clientes. Pode utilizar o juntamente com o Dynamics 365 App for Outlook, o Microsoft Outlook na Web, a aplicação de ambiente de trabalho do Outlook ou com o Outlook Mobile. Com o Dynamics 365 App for Outlook, as informações das aplicações de cativação de clientes aparecem junto às mensagens de e-mail ou os compromissos do Outlook de um utilizador. Por exemplo, as pessoas podem pré-visualizar informações sobre contactos e oportunidades potenciais armazenados nas aplicações de interação com os clientes e adicionar contactos em aplicações diretamente a partir de uma mensagem de e-mail. Também podem associar registos de e-mail, compromissos e contactos a registos novos ou existentes, como registos de oportunidades, contas ou casos. Para utilizar o Dynamics 365 App for Outlook, tem de sincronizar o e-mail com a sincronização do lado do servidor. Mais informações: Integrar o seu sistema de e-mail
Qual é a frequência de sincronização do registos através da sincronização do lado do servidor?
Se sincronizar registos com a sincronização do lado do servidor, o processo é dinâmico e exclusivo para a caixa de correio de cada utilizador. O algoritmo de sincronização assegura que as caixas de correio são sincronizadas de acordo com parâmetros dinâmicos, como o número de mensagens de correio eletrónico e a atividade na caixa de correio. Normalmente, a sincronização de correio eletrónico ocorre a cada 5 minutos. Quando uma caixa de correio tem muitas mensagens de correio eletrónico, o intervalo pode ser reduzido dinamicamente para 2 minutos. Se a caixa de correio é menos ativa, o intervalo pode ser aumentado até 12 minutos. De forma geral, pode assumir que uma caixa de correio é sincronizada pelo menos uma vez a cada 12 minutos.
No entanto, quando utilizar a Dynamics 365 App for Outlook para monitorizar ou definir o registo relativo a um compromisso ou a uma mensagem de correio eletrónico, a sincronização acontece imediatamente na maioria dos cenários de mensagens de correio eletrónico recebidas e compromissos enviados. Se a sincronização imediata na Dynamics 365 App for Outlook falhar, podemos utilizar a sincronização do lado do servidor para criar ou atualizar o registo de atividade.
Onde podemos encontrar informações sobre problemas de sincronização do lado de resolução de problemas?
Pode obter informações sobre a resolução de problemas e sobre problemas conhecidos aqui: Resolução de problemas e aspetos a conhecer sobre a sincronização do lado do servidor.
Permissões de segurança afetam a sincronização?
Sim. Se um administrador de sistema implementou a segurança de campos para campos ou registos específicos, isto pode afetar os dados que são sincronizados..
Avisos de privacidade
Se utiliza o Dynamics 365, quando utilizar a sincronização do lado do servidor, os contactos e as atividades do Dynamics 365 (incluindo e-mails, compromissos, contactos e tarefas) serão sincronizados com o sistema de e-mail especificado (como o Exchange).
Um administrador pode configurar a funcionalidade de sincronização do lado do servidor para especificar os utilizadores que têm a capacidade de enviar mensagens de e-mail ou compromissos a partir do Dynamics 365 ou sincronizar atividades e contactos entre o Dynamics 365 e a caixa de correio do utilizador. O administrador e os utilizadores finais podem personalizar mais os critérios de filtragem e os administradores podem mesmo definir os campos de entidade que são sincronizados.
Se utilizar o Dynamics 365 (online), quando utiliza a funcionalidade Sincronizar com o Outlook, os dados do Dynamics 365 que está a sincronizar são "exportados" para o Outlook. É mantida uma associação entre as informações existentes no Outlook e as informações existentes no Dynamics 365 (online) para assegurar que as informações se mantêm atuais entre os dois. A Sincronização do Outlook só transfere os IDs de registo relevantes do Dynamics 365 a utilizar quando um utilizador tenta monitorizar e definir um item do Outlook como relativo a. Os dados da empresa não são armazenados no dispositivo.
A permissão para os utilizadores da sua organização sincronizarem dados do Dynamics 365 com o Outlook é determinada por um administrador através de direitos de acesso.
Para utilizar o Microsoft Dynamics 365 for Outlook, tem de iniciar sessão com as suas credenciais (um endereço de e-mail e uma palavra-passe). Pode optar por guardar estas informações localmente para que não lhe sejam pedidas as credenciais sempre que abrir o Outlook. Se optar por guardar estas informações localmente, o Dynamics 365 for Outlook ligar-se-á automaticamente ao Microsoft Dynamics 365 (online) sempre que abrir o Outlook.
Depois de iniciar sessão e utilizar o Dynamics 365 for Outlook pela primeira vez, a ligação entre o seu computador e o Dynamics 365 (online) estará sempre ativa quando tiver acesso à Internet. Pode optar por desativar a ligação entre o computador e o Dynamics 365 utilizando apenas uma definição de configuração; no entanto, se desligar a ligação, o desempenho do Dynamics 365 for Outlook poderá ser afetado negativamente.
Se utilizar o Dynamics 365 for Outlook para monitorizar os e-mails, o tópico dos e-mails poderá ser visualizado pelos utilizadores da sua organização que tiverem permissão para tal.
Para cada mensagem de e-mail recebida, o Dynamics 365 for Outlook enviará para o Dynamics 365 (online) o endereço de e-mail do remetente, o endereço de e-mail do destinatário e o assunto da mensagem. Isto permite que o Dynamics 365 (online) valide se existe alguma mensagem específica que deva ser armazenada pelo serviço do Dynamics 365 (online). Quando monitoriza um item, o serviço do Dynamics 365 mantém uma cópia desse item, que poderá ser visualizada por outros utilizadores da sua organização que tenham as permissões adequadas. Quando anular a monitorização de um item, essa cópia só será eliminada automaticamente do Dynamics 365 (online) se o utilizador for o proprietário do item.