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Lógica de sincronização para compromissos, contactos e tarefas

  • Artigo

Este artigo explora como os compromissos, contactos e tarefas são sincronizados entre o Dynamics 365 e o Exchange. O e-mail é sincronizado separadamente.

Por predefinição, os compromissos, contactos e tarefas são sincronizados de ambas as formas entre o Dynamics 365 e o Exchange. A sincronização do lado do servidor, também conhecida como sincronização do Exchange, é o método preferencial. A sincronização é feita de forma diferente, consoante o item a ser sincronizado e a direção de sincronização.

Requisitos da configuração da sincronização

Antes dos compromissos, contactos e tarefas poderem ser sincronizados, o registo da caixa de correio correspondente no Dynamics 365 tem de satisfazer os seguintes requisitos. Note que as caixas de correio em fila não suportam a sincronização de compromissos, contactos ou tarefas.

  • O endereço de e-mail do utilizador é aprovado.
  • A caixa de correio é testada e ativada.
  • Os compromissos, contactos e tarefas são definidos para utilizar a sincronização do lado do servidor.

Para mais informações, consulte Ligar ao Exchange Online e Sincronização do lado do servidor.

Os filtros de sincronização determinam os registos que são sincronizados entre o Dynamics 365 e o Exchange utilizando a sincronização do lado do servidor. Para mais informações, consulte Escolher os registos a sincronizar entre aplicações de cativação de clientes e o Exchange.

Sincronização entre o Dynamics 365 e o Exchange

Depois de um item ser sincronizado com o Exchange, é estabelecida uma ligação. A sincronização é sempre bidirecional. Qualquer alteração de um lado será refletida no outro.

Sincronização entre o Exchange e o Dynamics 365

Os compromissos, contactos e tarefas são sincronizados entre o Exchange e o Dynamics 365 apenas quando os seguintes requisitos são cumpridos:

  • O item foi criado na aplicação Dynamics 365 for Outlook.
  • O item é rastreado para o Dynamics 365 no Dynamics 365 for Outlook.
  • A categoria Rastreado para o Dynamics 365 é aplicada no Outlook ou noutro cliente de e-mail, não no Dynamics 365 for Outlook.

Nota

A sincronização do lado do servidor sincroniza os compromissos com a categoria Rastreado para o Dynamics 365 se o compromisso estiver na pasta Calendário principal ou nas suas subpastas. Os itens noutras pastas de calendário não são sincronizados.

Uma captura de ecrã de uma caixa de correio no Outlook a mostrar os compromissos que podem ser sincronizados a partir da pasta Calendário principal.

Quando estes requisitos são cumpridos, a sincronização do lado do servidor cria o item no Dynamics 365 e estabelece uma ligação. A sincronização é sempre bidirecional. Qualquer alteração de um lado será refletida no outro.

Para mais informações, consulte:

Sincronizar compromissos

A forma como os compromissos são sincronizados entre o Dynamics 365 e o Exchange depende da direção de sincronização e das propriedades do compromisso.

Organizador de compromissos

O organizador de compromissos é um campo chave para a sincronização de compromissos. Impulsiona diferentes comportamentos de sincronização. Por exemplo, apenas o organizador de compromissos do Dynamics 365 pode sincronizar e distribuir compromissos do Dynamics 365 para os participantes do Exchange. Quando criar compromissos utilizando personalizações, como o Power Automate ou código personalizado, certifique-se de que o organizador é especificado corretamente. Por predefinição, o campo de organizador não está exposto no formulário de compromisso. Pode adicioná-lo a formulários, vistas ou consultas de pesquisa avançada, conforme necessário, para confirmar que o valor está presente e é correto.

Se um organizador de compromissos for alterado no Dynamics 365 depois de ter sido sincronizado com o Exchange, isto poderá fazer com que o organizador original emita um cancelamento. Isto pode acontecer porque o compromisso já não satisfaz as condições dos filtros de sincronização do utilizador. Além disso, o novo organizador poderá sincronizar o compromisso como uma nova reunião no Exchange. O comportamento de envio de um cancelamento de um organizador anterior pode ser modificado utilizando a OrgDBOrgSetting denominada DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Nota

Um compromisso criado no Dynamics 365 aparecerá como criado pelo SISTEMA se as seguintes condições forem verdadeiras:

  • O utilizador que monitorizou o compromisso não é o organizador.
  • A OrgDBOrgSetting denominada DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities está definida com o valor predefinido de False.

Se o organizador da reunião do Outlook for um utilizador do Dynamics 365, o proprietário será o organizador. Se o organizador não for um utilizador do Dynamics 365, o proprietário será o utilizador que o monitorizou.

Sincronizar compromissos do Dynamics 365 para o Exchange

  • mapeamento: Os compromissos no Dynamics 365 sincronizados com o Exchange como reuniões.

  • Status do compromisso: Se o estatuto do compromisso no Dynamics 365 for Concluído, Cancelado ou Gratuito (Aberto), o estatuto do compromisso será sincronizado com o Exchange como Gratuito.

  • Lembrete: Nenhum lembrete será definido se o agendamento tiver mais de sete dias no passado ou se o estatuto do compromisso for Gratuito (Aberto).

  • Convites: Nenhum convite é enviado se:

    • O compromisso é no passado.
    • Nenhum participante foi convidado.
    • O utilizador a sincronizar o compromisso não é o organizador.
    • Nenhuma das seguintes propriedades foi alterada: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Sincronizar compromissos cancelados e eliminados do Dynamics 365 para o Exchange

O Exchange envia um cancelamento de compromisso para os participantes quando o compromisso é eliminado na caixa de correio do organizador.

Se o compromisso for eliminada no Dynamics 365, não é enviado nenhum cancelamento se:

  • O compromisso é no passado.
  • O utilizador a sincronizar o compromisso não é o organizador do compromisso.
  • O compromisso não tem participantes.

Por padrão, os compromissos cancelados no Dynamics 365 não fazem a sincronização com o estado Cancelado. Para alterar este comportamento, ative SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange em OrgDbOrgSettings. Quando esta definição está ativada, o cancelamento de um compromisso no Dynamics 365 cancela a reunião no Exchange, que envia o cancelamento para os participantes.

Quando um compromisso é eliminado no Dynamics 365 e sincronizada com o Exchange, o compromisso só é eliminado no Exchange se todas as seguintes condições forem satisfeitas:

  • O compromisso está associado.
  • O utilizador a sincronizar é o organizador do compromisso.
  • O compromisso é no futuro.
  • A nomeação não foi eliminado logicamente.

Se todas estas condições não forem cumpridas, o compromisso ainda existe no Exchange, mas está não associado.

Ao rastrear uma reunião recorrente, o Dynamics 365 não envia novos convites para os participantes se:

  • Todas as ocorrências da série ainda existem no Outlook e no Exchange.
  • Nenhum participante foi adicionado ou eliminado.

Se o organizador tiver eliminado instâncias passadas da série, o Dynamics 365 vê-as como desaparecidas do Exchange. Recria-os e envia aos participantes um novo convite.

Sincronizar compromissos do Exchange para o Dynamics 365

  • mapeamento: As reuniões no Exchange são sincronizadas com Dynamics 365 como compromissos. As reuniões recorrentes são sincronizadas com o Dynamics 365 como um compromisso recorrente primário e as suas instâncias. Se as instâncias individuais de uma reunião recorrente forem modificados no Exchange, são sincronizadas com o Dynamics 365 como registos de compromisso de exceção.

  • Status do compromisso e estado de disponibilidade: Se o estado do compromisso no Exchange for Livre, o estado do compromisso será sincronizado com Dynamics 365 como Livre. Se o estado for Concluído ou Cancelado no Dynamics 365, o estado do compromisso no Dynamics 365 é definido como Concluído. Se o estado for Aberto no Dynamics 365, o estado do compromisso é definido como Livre. Se o estado Livre/Ocupado do compromisso do Exchange estiver definido como A trabalhar noutro local, o compromisso do Dynamics 365 é definido para o estado Aberto e o estado é Livre.

  • Compromissos com estado Concluído ou Cancelado em Dynamics 365: Se o estado do compromisso no Dynamics 365 for Concluído ou Cancelado, quaisquer alterações na reunião no Exchange não serão sincronizadas com Dynamics 365.

  • Reserva de compromissos e gerenciamento de conflitos: Quando um compromisso é rastreado para Dynamics 365, a sincronização do lado do servidor usa a API de reserva para garantir que os participantes estejam disponíveis no horário especificado. Por exemplo, se o calendário do organizador no Dynamics 365 tiver outro compromisso à mesma hora, a reserva falhará e o compromisso não será sincronizado. O utilizador pode resolver o conflito de agendamento, optar por ignorá-la e permitir que o compromisso seja sincronizado de qualquer forma. Fazer uma reserva a partir do Dynamics 365 no Outlook suprime automaticamente o conflito de agendamento. Para mais informações, consulte Foi encontrado um conflito de agendamento ao guardar o compromisso [assunto do compromisso] do Exchange para o Microsoft Dynamics 365.

Sincronizar compromissos cancelados e eliminados do Exchange para o Dynamics 365

Quando um compromisso rastreado ou um compromisso de exceção é eliminado no Exchange, o compromisso não é eliminado no Dynamics 365 durante a sincronização se:

  • O estado é Concluído ou Cancelado.
  • O compromisso é no passado.
  • O utilizador a sincronizar o compromisso não é o organizador do compromisso.

(Um compromisso de exceção é uma instância específica de um compromisso recorrente que foi modificada individualmente.)

Sincronizar compromissos de serviço

  • mapeamento: Os compromissos de serviço no Dynamics 365 sincronizados com o Exchange como reuniões.

  • Convites e cancelamentos: Convites e cancelamentos nunca são enviados para compromissos de serviço.

  • Cópias: Durante a sincronização, os usuários obtêm sua própria cópia do compromisso de serviço em suas caixas de correio. Não há organizador central para os compromissos de serviço.

Sincronizar contactos

  • mapeamento: Os contatos no Dynamics 365 sincronizados com o Exchange como contatos.

  • Sincronização de endereços: Consulte Sincronização de endereços para contatos.

  • Contatos excluídos:

    • Os contactos eliminados no Dynamics 365 só são eliminados no Exchange se o utilizador a efetuar a sincronização não for o proprietário do contacto.
    • Os contactos eliminados no Exchange só são eliminados no Dynamics 365 se o utilizador a efetuar a sincronização for o proprietário do contacto.

Sincronização de tarefas

A forma como as tarefas são sincronizadas entre o Dynamics 365 e o Exchange depende da direção de sincronização e das propriedades da tarefa.

Sincronizar tarefas do Dynamics 365 para o Exchange

  • mapeamento: Faxes, cartas, telefonemas e tarefas no Dynamics 365 sincronizados com o Exchange como tarefas.

  • Lembrete: Se a data de conclusão da tarefa for há mais de um dia e o estado da tarefa no Dynamics 365 for Aberto ou Agendado, um lembrete será definido durante a sincronização.

  • Data de conclusão: A data de término agendada da tarefa no Dynamics 365 sincroniza com o Exchange como a data de conclusão da tarefa.

  • Status da tarefa: Quando a porcentagem concluída não é especificada:

    • uma tarefa Aberta é sincronizada com o Exchange como Não iniciada.
    • uma tarefa Concluída ou Cancelada é sincronizada com o Exchange como Concluída.

  • Data de conclusão: A data de término real da tarefa é sincronizada com o Exchange como a data de conclusão da tarefa.

  • Tarefas excluídas:As tarefas excluídas no Dynamics 365 são excluídas no Exchange somente se seu estatuto no Exchange não for Concluído.

  • Conclusão automática de tarefas: As tarefas marcadas como concluídas em Dynamics 365 têm um valor no campo actualEnd . Se o campo actualEnd da tarefa for preenchido e a data for no passado, a tarefa é sincronizada automaticamente com o Exchange como Concluída. Se utilizar personalizações para reativar uma tarefa, certifique-se de que limpa a data actualEnd para evitar a conclusão automática pela sincronização do lado do servidor.

Sincronizar tarefas do Exchange para o Dynamics 365

  • mapeamento: As tarefas no Exchange são sincronizadas com Dynamics 365 como tarefas.

  • Status da tarefa: As tarefas que não foram iniciadas no Exchange são sincronizadas para Dynamics 365 como Não Iniciadas.

  • Início real da tarefa: Quando uma tarefa criada no Exchange é sincronizada com Dynamics 365, seu campo actualStart é definido como o carimbo de data/hora atual.

  • Tarefas excluídas: Por padrão, faxes, cartas, chamadas telefônicas e tarefas excluídas no Exchange também são excluídos no Dynamics 365. Este comportamento pode ser alterado alternando a SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange de OrgDbOrgSetting.

  • Porcentagem Concluída: As tarefas definidas como 100% concluídas são sincronizadas com Dynamics 365 como Concluídas.

Definições de sincronização avançadas

Ignore itens eliminados logicamente durante a sincronização

Quando qualquer item já não corresponde aos filtros de sincronização, normalmente é por uma de duas razões:

  • O seu registo já não existe no Dynamics 365 porque foi fisicamente eliminado.
  • O seu registo ainda existe no Dynamics 365, mas já não pode ser acedido. O utilizador que está associado à caixa de correio perdeu o acesso ao item ou as propriedades do item foram alteradas e já não correspondem aos filtros de sincronização. Esta condição é referida como eliminação lógica.

Por predefinição, a sincronização do lado do servidor envia uma operação de eliminação para o Exchange em ambos os casos. Para alterar este comportamento e ignorar as eliminações lógicas, ative DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync em OrgDbOrgSettings.

Para mais informações sobre os filtros de sincronização, consulte:

Permitir itens copiados

Quando qualquer item ligado é copiado no Exchange, a sincronização do lado do servidor ignora a ação da cópia por predefinição. Este comportamento evita a criação de informações duplicadas no Dynamics 365. Para alterar este comportamento e trazer os itens duplicados do Exchange, desative IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox na definição OrgDbOrgSettings.

Sincronização de anexos de compromissos, endereços de contacto e tarefas no Outlook

As seguintes secções são aplicáveis à sincronização feita através do Dynamics 365 for Outlook ou da sincronização do lado do cliente. Para mais informações, consulte Integrar o seu sistema de e-mail.

Uma captura de ecrã do separador Sincronização das Definições de Sistema no Dynamics 365 for Outlook.

Sincronização de anexos de compromissos

Os utilizadores podem anexar documentos, imagens, gravações e outros ficheiros aos compromissos que criarem no Dynamics 365 ou na aplicação Dynamics 365 for Outlook. Por predefinição, os anexos não são incluídos quando os compromissos são sincronizadas. Para os incluir:

  1. No Dynamics 365 for Outlook, vá para Definições>Administração>Definições de Sistema.
  2. No separador Sincronização, selecione Sincronizar os anexos de compromissos com o Outlook ou o Exchange.
Considerações ao sincronizar anexos
  • Se desativar a sincronização de anexos, os anexos não aparecem nos compromissos no Dynamics 365. Continuam a aparecer nos compromissos no Dynamics 365 for Outlook.
  • Não é possível sincronizar os anexos nos compromissos recorrentes ou nos compromissos de serviço.
  • Os anexos podem aumentar os tempos de sincronização. Deve utilizar os anexos com moderação se estiver a utilizar uma rede de largura de banda reduzida.

Sincronização de endereços de contacto

No separador Sincronização no Dynamics 365 for Outlook, selecione uma das seguintes opções para escolher como os endereços dos contactos são sincronizados:

  • Sincronizar endereço de correspondência somente no contato do Outlook: Um endereço de correspondência é sincronizado entre Dynamics 365 e Outlook. Isto é suficiente para a maioria das organizações é o valor predefinido.

  • Sincronize todos os três endereços (Business, Home, Other) no contato do Outlook: Todos os três endereços de correspondência do Outlook (Business, Home e Other) são sincronizados entre o Dynamics 365 e o Outlook.

Aviso

Se tiver dados existentes, alterar a definição para sincronizar os três endereços pode causar a perda de dados. Os atributos dos contactos rastreados existentes são remapeados quando esta definição está desativada. Recomendamos que teste esta opção antes de implementar para compreender como o remapeamento afeta o ambiente e os dados. Na maioria dos casos, deve ter os dados completos num lado (normalmente, no Dynamics 365) sincronizá-los com o outro lado do cliente (normalmente, o Outlook ou o Exchange).

Para mais informações, consulte Que campos podem ser sincronizados entre aplicações Dynamics 365 e o Outlook?

Sincronizar as tarefas que estão atribuídas no Outlook

Por predefinição, as tarefas que são criadas no Dynamics 365 for Outlook não são sincronizadas com o Dynamics 365. Para sincronizá-las, no separador Sincronização no Dynamics 365 for Outlook, selecione Sincronizar as tarefas que estão atribuídas no Outlook.

Considerações ao sincronizar tarefas
  • Não é possível sincronizar as tarefas recorrentes.
  • A pessoa que a tarefa e atribuir a pessoa que a tarefa estiver atribuído ao tem de estar na mesma organização.
  • Não é possível sincronizar as as tarefas com vários endereços de e-mail.

Consulte também