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Lógica de sincronização para compromissos, contactos e tarefas

Este artigo explora como as consultas, contactos e tarefas são sincronizados entre o Dynamics 365 e o Exchange. O e-mail é sincronizado separadamente.

Por defeito, compromissos, contactos e tarefas sincronizam-se em ambos os sentidos entre o Dynamics 365 e o Exchange. A Sincronização do lado do servidor, também conhecida como sincronização do Exchange, é o método preferencial. A sincronização acontece de forma diferente, dependendo do item que está sendo sincronizado e da direção da sincronização.

Requisitos da configuração da sincronização

Antes de poder sincronizar compromissos, contactos e tarefas, o registo correspondente da caixa de correio no Dynamics 365 deve cumprir os seguintes requisitos. Note que as caixas de correio em fila não suportam a sincronização de compromissos, contactos ou tarefas.

  • O endereço de e-mail do utilizador é aprovado.
  • A caixa de correio é testada e ativada.
  • Os compromissos, contactos e tarefas são definidos para utilizar a sincronização do lado do servidor.

Para mais informações, veja Connect to Exchange Online e Sincronização do lado do servidor.

Sincronização do Dynamics 365 para o Exchange

Depois de um item ser sincronizado com o Exchange, é estabelecida uma ligação. A sincronização é sempre bidirecional. Qualquer mudança de um lado reflete-se no outro.

Noções básicas sobre filtros de sincronização

Os filtros de sincronização determinam os registos que são sincronizados do Dynamics 365 para o Exchange através da sincronização do lado do servidor. Os filtros de sincronização são sensíveis aos privilégios de segurança do usuário para cada tipo de registro.

Quando um registo Dynamics 365 cumpre pela primeira vez os critérios de filtro de sincronização de um utilizador, o registo é sincronizado como uma ação Create com a caixa de correio Exchange do utilizador alvo. As atualizações subsequentes do registo em Dynamics 365 são sincronizadas com o item de Troca correspondente como uma ação Atualização. Quando um registo Dynamics 365 que anteriormente estava sincronizado com o Exchange deixa de cumprir os critérios do filtro de sincronização do utilizador, o registo Dynamics 365 é sincronizado como uma ação Delete para o Exchange. Isto pode ocorrer tanto para registos do Dynamics 365 que são fisicamente eliminados como para aqueles que são logicamente eliminados. Um registo logicamente eliminado é qualquer registo que ainda existe no Dynamics 365 mas que já não é devolvido pelo filtro de sincronização do utilizador. Saiba mais sobre exclusões físicas e lógicas em Ignorar itens excluídos logicamente durante a sincronização para obter mais informações sobre exclusões físicas e lógicas.

Para ajudar a ilustrar essas diferentes ações de sincronização, considere o seguinte cenário:

Paul Cannon e Laura Norman estão configurados para usar o filtro de sincronização Meus Contatos Ativos , que por padrão, sincroniza contatos de propriedade do usuário. Um contacto Linda Mitchell é inicialmente de propriedade de Paul e é sincronizado com a caixa de correio de Paul no Exchange como uma Criação durante o primeiro ciclo de sincronização de Paul. Mais tarde, Paul reatribui a linha de contactos no Dynamics 365 à Laura. Durante o próximo ciclo de sincronização de Paul, o contacto é sincronizado como uma Eliminação para a caixa de correio de Paul, pois a linha de contacto já não cumpre os critérios de filtro de sincronização de Paul. Da mesma forma, o contacto é sincronizado com a caixa de correio de Laura como uma Criação durante o próximo ciclo de sincronização de Laura, pois o registo agora cumpre os critérios de filtro de sincronização de Laura. As atualizações do contacto em Dynamics 365 continuam a sincronizar-se com a caixa de correio Exchange da Laura como Update desde que o registo de Dynamics 365 continue a cumprir os critérios do filtro de sincronização da Laura.

Para obter mais informações, vá para Escolher os registros a serem sincronizados entre os aplicativos de envolvimento do cliente e o Exchange.

Nota

Create, Update e Delete em Dynamics 365 e os seus comportamentos de sincronização associados ao Exchange variam consoante o tipo de registo. Consulte as secções seguintes para cada tipo de registo para compreender como estas ações afetam a sincronização entre o Dynamics e o Exchange.

Sincronizar do Exchange para o Dynamics 365

Compromissos, contactos e tarefas sincronizam-se do Exchange para o Dynamics 365 apenas quando os seguintes requisitos são cumpridos:

  • O item foi criado na aplicação Dynamics 365 para Outlook.
  • O item é monitorizado para o Dynamics 365 no Dynamics 365 for Outlook.
  • A categoria Tracked to Dynamics 365 é aplicada no Outlook ou noutro cliente de email, não Dynamics 365 para Outlook.

Nota

A sincronização do lado do servidor sincroniza as marcações com a categoria Tracked to Dynamics 365 se a marcação estiver na pasta principal do Calendário ou nas suas subpastas. Os itens noutras pastas de calendário não são sincronizados.

Captura de ecrã de uma caixa de correio em Outlook, mostrando compromissos que podem ser sincronizados a partir da pasta principal do Calendário.

Quando estes requisitos são cumpridos, a sincronização do lado do servidor cria o item no Dynamics 365 e estabelece uma ligação. A sincronização é sempre bidirecional. Qualquer alteração de um lado será refletida no outro.

Para mais informações, consulte:

Sincronizar compromissos

A forma como as marcações sincronizam entre o Dynamics 365 e o Exchange depende da direção da sincronização e das propriedades da consulta.

Organizador de compromissos

O organizador de compromissos é um campo chave para a sincronização de compromissos. Impulsiona diferentes comportamentos de sincronização. Por exemplo, apenas o organizador de consultas do Dynamics 365 pode sincronizar e distribuir as consultas do Dynamics 365 para os participantes do Exchange. Quando criar compromissos usando personalizações como Power Automate ou código personalizado, certifique-se de que o organizador é especificado corretamente. Por predefinição, o campo de organizador não está exposto no formulário de compromisso. Pode adicioná-lo a formulários, vistas ou consultas de pesquisa avançada, conforme necessário, para confirmar que o valor está presente e é correto.

Se um organizador de marcações for alterado no Dynamics 365 depois de ter sido sincronizado com o Exchange, isso pode levar ao organizador original a emitir um cancelamento. Isso pode acontecer porque o compromisso não atende mais às condições dos filtros de sincronização do usuário. Além disso, o novo organizador pode sincronizar o compromisso como uma nova reunião no Exchange. O comportamento de envio de um cancelamento de um organizador anterior pode ser modificado utilizando a OrgDBOrgSetting denominada DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Nota

Uma nomeação criada no Dynamics 365 aparece como criada pelo SYSTEM se as seguintes condições forem verdadeiras:

  • O utilizador que monitorizou o compromisso não é o organizador.
  • A OrgDBOrgSetting denominada DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities está definida com o valor predefinido de False.

Se o organizador da reunião do Outlook for um utilizador do Dynamics 365, o proprietário será o organizador. Se o organizador não for um utilizador do Dynamics 365, o proprietário será o utilizador que o monitorizou.

Sincronização de compromissos do Dynamics 365 para o Exchange

  • Mapping: Os compromissos no Dynamics 365 sincronizam com o Exchange como reuniões.

  • Estado do compromisso: Se o estado do compromisso em Dynamics 365 for Concluído, Cancelado ou Livre (Aberto), o estado do compromisso sincroniza no Exchange como Livre. Se o estado do compromisso no Dynamics 365 for Ocupado (Agendado), o compromisso é sincronizado com o Exchange como Ocupado.

  • Lembrete: não é definido qualquer lembrete se o compromisso for há mais de sete dias ou se o estado do compromisso for Gratuito (Aberto).

  • Convites: não é enviado nenhum convite se:

    • O compromisso é no passado.
    • Nenhum participante foi convidado.
    • O utilizador a sincronizar o compromisso não é o organizador.
    • Nenhuma das seguintes propriedades foi alterada: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Nota

O sistema não verifica conflitos de agendamento no Exchange antes de sincronizar compromissos do Dynamics 365. Pode usar ferramentas agendamento no Dynamics 365 para gerir centralmente as marcações de consultas e ajudar a prevenir conflitos.

Sincronização de compromissos cancelados e apagados do Dynamics 365 para o Exchange

O Exchange envia um cancelamento de compromisso para os participantes quando o compromisso é eliminado na caixa de correio do organizador.

Se a marcação for eliminada no Dynamics 365, não é enviado cancelamento se:

  • O compromisso é no passado.
  • O utilizador a sincronizar o compromisso não é o organizador do compromisso.
  • O compromisso não tem participantes.

Por padrão, os compromissos cancelados no Dynamics 365 não sincronizam com o Exchange como Cancelado. Para alterar este comportamento, ative SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange em OrgDbOrgSettings. Quando esta configuração está ativada, cancelar uma consulta no Dynamics 365 cancela a reunião no Exchange, que envia o cancelamento para os participantes.

Quando uma consulta é eliminada no Dynamics 365 e sincronizada com o Exchange, a consulta é eliminada no Exchange apenas se todas as seguintes condições forem cumpridas:

  • O compromisso está associado.
  • O utilizador a sincronizar é o organizador do compromisso.
  • O compromisso é no futuro.
  • A nomeação não foi eliminado logicamente.

Se todas estas condições não forem cumpridas, o compromisso ainda existe no Exchange, mas está não associado.

Ao acompanhar uma reunião recorrente, o Dynamics 365 não envia novos convites aos participantes se:

  • Todas as ocorrências da série ainda existem em Outlook e Exchange.
  • Nenhum participante foi adicionado ou eliminado.

Se o organizador apagou instâncias anteriores da série, então o Dynamics 365 vê-as como ausentes do Exchange. Recria-os e envia aos participantes um novo convite.

Sincronização de compromissos do Exchange para o Dynamics 365

  • Mapping: Reuniões no Exchange são sincronizadas para o Dynamics 365 como compromissos. As reuniões recorrentes são sincronizadas com o Dynamics 365 como um compromisso recorrente primário e as suas instâncias. Se instâncias individuais de uma reunião recorrente forem modificadas no Exchange, sincronizam com o Dynamics 365 como registos de marcação excecional.

  • Estado do compromisso e estado Livre/Ocupado: se o estado do compromisso no Exchange for Livre, o estado do compromisso é sincronizado com Dynamics 365 como Livre. Se o estado estiver Concluído ou Cancelado em Dynamics 365, o estado da nomeação em Dynamics 365 é definido como Concluído. Se o estado estiver Aberto em Dynamics 365, o estado da nomeação é definido como Livre. Se o estado Livre/Ocupado do compromisso do Exchange estiver definido como A trabalhar noutro local, o compromisso do Dynamics 365 é definido para o estado Aberto e o estado é Livre. Se o estado do compromisso do Exchange for Ocupado, o compromisso do Dynamics 365 é definido como Ocupado (Agendado).

  • Compromissos com estado Concluído ou Cancelado no Dynamics 365: Se o estado do compromisso no Dynamics 365 for Concluído ou Cancelado, quaisquer alterações na reunião no Exchange não sincronizam com o Dynamics 365.

  • Marcação de compromissos e gestão de conflitos: Quando um compromisso é registado no Dynamics 365, a sincronização do lado do servidor utiliza a Booking API para certificar que os participantes estão disponíveis à hora especificada. Por exemplo, se o calendário do organizador no Dynamics 365 tiver outra consulta ao mesmo tempo, a marcação falha e a consulta não está sincronizada. O utilizador pode resolver o conflito de agendamento, optar por ignorá-la e permitir que o compromisso seja sincronizado de qualquer forma. A reserva a partir do Dynamics 365 no Outlook suprime automaticamente o conflito de agendamento. Para mais informações, veja Foi encontrado um conflito de agendamento ao guardar o assunto da nomeação [assunto da nomeação] do Exchange para o Microsoft Dynamics 365.

Sincronização de compromissos cancelados e apagados do Exchange para o Dynamics 365

Quando uma consulta acompanhada ou uma exceção é eliminada no Exchange, a marcação não é apagada no Dynamics 365 durante a sincronização se:

  • O estado é Concluído ou Cancelado.
  • O compromisso é no passado.
  • O utilizador a sincronizar o compromisso não é o organizador do compromisso.

(Um compromisso de exceção é uma instância específica de um compromisso recorrente que foi modificada individualmente.)

Sincronizar compromissos de serviço

  • Mapeamento: os compromissos de serviço no Dynamics 365 são sincronizados com o Exchange como reuniões.

  • Convites e cancelamentos: os convites e cancelamentos nunca são enviados para compromissos de serviço.

  • Cópias: durante a sincronização, os utilizadores obtêm uma cópia própria do compromisso de serviço nas suas caixas de correio. Não há organizador central para os compromissos de serviço.

Sincronizar contactos

  • Mapping: Contactos no Dynamics 365 são sincronizados com o Exchange como contactos.

  • Sincronização de endereços: consulte Sincronização de endereços para Contactos.

  • Contactos eliminados:

    • Os contactos eliminados no Dynamics 365 são eliminados no Exchange apenas se o utilizador que sincroniza não for o proprietário do contacto.
    • Os contactos eliminados no Exchange são eliminados no Dynamics 365 apenas se o utilizador que sincroniza for o proprietário do contacto.

Sincronização de tarefas

A forma como as tarefas sincronizam entre o Dynamics 365 e o Exchange depende da direção da sincronização e das propriedades da tarefa.

Sincronizar tarefas do Dynamics 365 para o Exchange

  • Mapping: Faxes, cartas, chamadas telefónicas e tarefas em Dynamics 365 são sincronizadas com o Exchange como tarefas.

  • Lembrete: se a data para conclusão da tarefa for há mais de um dia e o estado da tarefa no Dynamics 365 for Aberto ou Agendado, é definido um lembrete durante a sincronização.

  • Data de entrega: A data de término agendada da tarefa em Dynamics 365 sincroniza-se com o Exchange como data de entrega da tarefa.

  • Estado da tarefa: quando a percentagem concluída não é especificada:

    • uma tarefa Aberta é sincronizada com o Exchange como Não iniciada.
    • uma tarefa Concluída ou Cancelada é sincronizada com o Exchange como Concluída.

  • Data para conclusão: a data de fim real da tarefa é sincronizada com o Exchange como a para conclusão da tarefa.

  • Tarefas eliminadas: as tarefas que são eliminadas no Dynamics 365 só são eliminadas no Exchange se o seu estado no Exchange não for Concluído.

  • Auto-conclusão de tarefas: Tarefas marcadas como Complete em Dynamics 365 têm um valor no campo actualEnd. Se o campo actualEnd da tarefa for preenchido e a data for no passado, a tarefa é sincronizada automaticamente com o Exchange como Concluída. Se utilizar personalizações para reativar uma tarefa, certifique-se de que limpa a data actualEnd para evitar a conclusão automática pela sincronização do lado do servidor.

Sincronizar tarefas do Exchange para o Dynamics 365

  • Mapping: As tarefas no Exchange sincronizam-se com Dynamics 365 como tarefas.

  • Estado da tarefa: As tarefas que não foram iniciadas no Exchange sincronizam com Dynamics 365 como Não Iniciado.

  • Início real da tarefa: Quando uma tarefa criada no Exchange sincroniza com o Dynamics 365, o seu campo actualStart é definido para a marca temporal atual.

  • Tarefas apagadas: Por defeito, faxes, cartas, chamadas telefónicas e tarefas que são eliminadas no Exchange também são eliminadas no Dynamics 365. Este comportamento pode ser alterado alternando a SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange de OrgDbOrgSetting.

  • Percentagem de Conclusão: as tarefas que estão definidas como 100% concluídas sincronizam com o Dynamics 365 como Concluídas.

Definições de sincronização avançadas

Ignore itens eliminados logicamente durante a sincronização

Quando qualquer item já não corresponde aos filtros de sincronização, normalmente é por uma de duas razões:

  • O seu registo já não existe no Dynamics 365 porque foi fisicamente apagado.
  • O seu registo ainda existe no Dynamics 365, mas já não pode ser acedido. O utilizador que está associado à caixa de correio perdeu o acesso ao item ou as propriedades do item foram alteradas e já não correspondem aos filtros de sincronização. Esta condição é referida como eliminação lógica.

Por predefinição, a sincronização do lado do servidor envia uma operação de eliminação para o Exchange em ambos os casos. Para alterar este comportamento e ignorar as eliminações lógicas, ative DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync em OrgDbOrgSettings.

Para mais informações sobre os filtros de sincronização, consulte:

Permitir itens copiados

Quando qualquer item ligado é copiado no Exchange, a sincronização do lado do servidor ignora a ação da cópia por predefinição. Este comportamento evita criar informação duplicada no Dynamics 365. Para alterar este comportamento e trazer os itens duplicados do Exchange, desative IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox na definição OrgDbOrgSettings.

Sincronizar anexos de marcações, endereços de contacto e tarefas no Outlook

As secções seguintes aplicam-se à sincronização feita através do Dynamics 365 para Outlook ou sincronização do lado do servidor. Para mais informações, consulte Integrar o seu sistema de e-mail.

Captura de ecrã do separador de Sincronização de Definições do Sistema no Dynamics 365 para Outlook.

Sincronização de anexos de compromissos

Os utilizadores podem anexar documentos, imagens, gravações e outros ficheiros a compromissos que criam no Dynamics 365 ou na aplicação Dynamics 365 for Outlook. Por predefinição, os anexos não são incluídos quando os compromissos são sincronizadas. Para os incluir:

  1. Em Dynamics 365 para Outlook, vá a Settings>Administration>System Settings.
  2. No separador Sincronização, selecione Sincronizar anexos de compromissos com Outlook ou Exchange.
Considerações ao sincronizar anexos
  • Se desativares a sincronização de attachments, os attachments não aparecem nas consultas no Dynamics 365. Continuam a aparecer em compromissos no Dynamics 365 para o Outlook.
  • Não é possível sincronizar os anexos nos compromissos recorrentes ou nos compromissos de serviço.
  • Os anexos podem aumentar os tempos de sincronização. Deve utilizar os anexos com moderação se estiver a utilizar uma rede de largura de banda reduzida.

Sincronização de endereços de contacto

No separador Sincronização em Dynamics 365 para Outlook, selecione uma das seguintes opções para escolher como os endereços de contacto são sincronizados:

  • Sincronizar o endereço de correspondência apenas em Outlook contact: Um endereço de correspondência é sincronizado entre Dynamics 365 e Outlook. Isto é suficiente para a maioria das organizações é o valor predefinido.

  • Sincronizar os três endereços (Negócio, Casa, Outros) no Outlook contact: Todos os três endereços postais Outlook (Negócios, Doméstico e Outros) estão sincronizados entre Dynamics 365 e Outlook.

Aviso

Se tiver dados existentes, alterar a definição para sincronizar os três endereços pode causar a perda de dados. Os atributos dos contactos rastreados existentes são mapeados novamente quando esta definição está desativada. Recomendamos que teste esta opção antes de implementar para compreender como o novo mapeamento afeta o ambiente e os dados. Na maioria dos casos, deves ter os dados completos de um lado (normalmente Dynamics 365) e sincronizar com o outro lado (normalmente Outlook ou Exchange).

Para mais informações, consulte Quais campos podem ser sincronizados entre Dynamics 365 aplicações e Outlook?

Sincronizar tarefas atribuídas no Outlook

Por defeito, as tarefas criadas no Dynamics 365 para Outlook não sincronizam com o Dynamics 365. Para os sincronizar, no separador Sincronização em Dynamics 365 para Outlook, selecione Sincronizar tarefas atribuídas em Outlook.

Considerações ao sincronizar tarefas
  • Não é possível sincronizar as tarefas recorrentes.
  • A pessoa que a tarefa e atribuir a pessoa que a tarefa estiver atribuído ao tem de estar na mesma organização.
  • Não é possível sincronizar as tarefas com vários endereços de e-mail.

Consultar também

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