Simplificar o processamento de documentos com o AI Builder

2025-04-30

O processamento de documentos é muitas vezes uma tarefa manual e demorada. Com o Power Automate e o AI Builder, pode simplificar o processamento de documentos e automatizar a extração de dados de documentos, como formulários, faturas e notas de encomenda.

Sugestão

O artigo fornece um cenário de exemplo e uma representação visual de como processar documentos com o AI Builder. Esta solução é uma arquitetura de cenário de exemplo generalizada, que pode ser usada para muitos cenários e setores diferentes.

Diagrama da arquitetura

Fluxo de trabalho

O passos a seguir descrevem o fluxo de trabalho mostrado no diagrama de arquitetura de exemplo:

Submissão de documentos de entrada: um utilizador ou sistema envia um documento, como uma fatura, nota de encomenda ou formulário de desconto, por e-mail.
Processamento de documentos com o Power Automate e o AI Builder: ao receber o e-mail, um fluxo de cloud do Power Automate aciona o AI Builder para extrair informações importantes do documento e armazená-las numa tabela do Dataverse para processamento estruturado.
Revisão automatizada: outro fluxo do Power Automate valida os dados extraídos. Se for necessária aprovação ou validação adicional, o fluxo coloca os dados em fila para revisão por um ser humano.
Revisão humana: um ser humano revê os dados extraídos numa aplicação de tela ou condicionada por modelo, o que permite que o revisor aprove, rejeite ou corrija os dados, conforme necessário. O processo de revisão pode incluir o fornecimento de feedback ao remetente sobre o que é necessário para aprovação futura aquando da nova submissão.
Feedback para o remetente: após a revisão, um fluxo de trabalho do Power Automate envia um e-mail ao remetente com o estado de aprovação ou rejeição do documento enviado.
Relatórios e análises: os dashboards do Power BI fornecem informações sobre o fluxo de trabalho de processamento de documentos, incluindo métricas como o tempo de processamento, o número de documentos revistos e as taxas de aprovação.

Componentes

AI Builder: extrai dados importantes de documentos usando modelos pré-criados ou personalizados.

Power Automate: orquestra fluxos de trabalho para processamento de documentos.

Microsoft Dataverse: serve como o arquivo de dados central para dados de documentos extraídos e rastreia o progresso dos documentos através do processo de negócio.

Power Apps: Facilita a revisão humana e correções a dados.

Power BI: fornece análises e informações sobre o fluxo de trabalho de processamento de documentos.

Detalhes do cenário

Esta arquitetura simplifica e automatiza processos de negócio com uso intensivo de documentos, usando o AI Builder para reduzir a introdução manual de dados, minimizar erros e acelerar fluxos de trabalho de tomada de decisão. Os casos de utilização incluem a automatização do processamento de faturas, aprovações de notas de encomenda e processamento de formulários de desconto.

Considerações

Estas considerações implementam os pilares do Well-Architected do Power Platform, um conjunto de princípios orientadores que melhoram a qualidade de uma carga de trabalho. Mais informações em Well-Architected do Microsoft Power Platform.

Fiabilidade

Políticas de repetição: as políticas configuradas no Power Automate lidam com falhas temporárias no processamento de documentos com o AI Builder ou o SharePoint, incluindo ligações do Dataverse.
Monitorização e alertas: Application Insights é configurado para monitorizar a integridade do fluxo de trabalho e alertar sobre falhas.
Resiliência dos documentos: os utilizadores podem enviar qualquer documento. O fluxo de trabalho que executa a extração de dados tem de lidar com exceções devido a documentos inválidos ou inesperados.

Segurança

Controlo de acesso a dados: o acesso baseado em funções garante que só os utilizadores autorizados podem aceder aos dados extraídos no Dataverse.
Encriptação: os dados em trânsito através do Power Automate e em repouso no Dataverse são encriptados.
Princípio do privilégio menor: as permissões são restritas para minimizar a exposição. Os fluxos do Power Automate acedem a sistemas usando as contas menos privilegiadas ou um principal de serviço, sempre que possível. Os utilizadores da aplicação devem ter acesso apenas às tabelas de dados que suportam a aplicação.

Excelência Operacional

Gestão do ciclo de vida das aplicações: os ativos da solução são armazenados no controlo de código fonte e as soluções do Dataverse são usadas para promover ativos desde o desenvolvimento até ao teste e à produção.

Eficiência de Desempenho

Utilizar modelos pré-criados: considere a utilização de modelos pré-criados quando corresponderem ao cenário do documento. Por exemplo, para processamento de faturas, use o modelo de IA pré-criado de processamento de faturas. Os modelos pré-criados poupam-lhe tempo ao eliminar a necessidade de recolher dados para preparar e testar o seu próprio modelo.

Otimização da Experiência

Tratamento eficiente da revisão de documentos: a aplicação criada com o Power Apps dever ser uma aplicação de propósito único que permita ao utilizadores selecionar documentos que precisam de revisão e identificar rapidamente que revisão é necessária. As ações disponíveis para o utilizador devem ser fáceis de compreender e concluídas sem o potencial de introduzir erro humano ao selecionar acidentalmente o resultado errado.

IA responsável

Equidade: os modelos de extração de documentos são preparados com diversos dados para minimizar desvios.
Fiabilidade e segurança: a monitorização contínua garante que as saídas de IA são precisas e acionáveis. Um humano no ciclo revê as anomalias e as exceções.
Privacidade e segurança: os dados processados pelo AI Builder estão em conformidade com os regulamentos de privacidade aplicáveis.
Inclusividade: o sistema suporta o processamento de documentos em vários idiomas. Um ser humano pode rever o documento se o AI Builder tiver problemas em interpretar as informações.
Transparência: todas as saídas de IA são rastreáveis, com registos disponíveis para auditoria.
Responsabilização: a revisão de humano no ciclo garante a responsabilização por decisões críticas.

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