Recomendações para identificar e classificar fluxos
Aplica-se a esta Power Platform recomendação de lista de verificação de fiabilidade bem arquitetada:
| RE:02 | Identifique e classifique fluxos de utilizadores e de sistema. Utilize uma escala de criticidade com base nos requisitos do seu negócio para priorizar os fluxos. |
|---|
Este guia descreve as recomendações para identificar e priorizar fluxos de carga de trabalho. A identificação e priorização de fluxos de carga de trabalho envolve o mapeamento dos fluxos de utilizador e dos fluxos do sistema para determinar a sua importância para a organização. Esta prática garante que identifica e prioriza a funcionalidade de carga de trabalho mais crítica para reduzir o risco de falhas prejudiciais. A falha em identificar e priorizar fluxos de carga de trabalho pode levar a falhas no sistema e comprometer a fiabilidade da carga de trabalho.
Definições
| Termo | Definição |
|---|---|
| Fluxo de utilizador | Os caminhos ou sequências de ações que os utilizadores tomam dentro de uma aplicação ou sistema. |
| Fluxo de sistema | O fluxo de informações e processos dentro de um sistema. O sistema segue automaticamente este fluxo para ativar os fluxos de utilizador ou a funcionalidade da carga de trabalho. |
Principais estratégias de design
Quando estrutura a carga de trabalho, é essencial definir os fluxos de utilizador e os fluxos do sistema.
Os fluxos de utilizador traçam o movimento de um utilizador através da sua aplicação. Centram-se na interface de utilizador, nas interações, nas decisões e nos passos necessários para concluir uma tarefa. Os fluxos de utilizador fornecem uma perspetiva centrada no utilizador sobre a experiência de utilizador e o design da interface.
Os fluxos de sistema traçam o funcionamento interno da sua carga de trabalho. Centram-se no movimento de dados, no processamento de entradas, no processamento de saídas e nas interações entre componentes da carga de trabalho, serviços de back-end e APIs externas. Os fluxos de sistema indicam os detalhes intrincados de como a carga de trabalho funciona internamente.
Deverá identificar e definir os fluxos no início da fase de estruturação da carga de trabalho. Irá proporcionar-lhe uma compreensão mais clara do que afeta a fiabilidade da sua carga de trabalho. Além disso, permite alinhar as suas decisões arquitetónicas estreitamente com os objetivos de fiabilidade da sua carga de trabalho.
Identificar todos os fluxos de utilizador e de sistema
A saída da identificação de todos os fluxos de utilizador e sistema é um catálogo de todos os fluxos na sua carga de trabalho. Este processo de identificação requer que mapeie todas as interações e processos do utilizador num sistema do princípio ao fim. Este mapeamento é um pré-requisito para identificar fluxos críticos. Seguem-se recomendações para identificar todos os fluxos de utilizador e de sistema numa carga de trabalho:
Identifique os principais contribuidores. Pense em todos os que contribuem para o processo. Isto inclui pessoas no seu departamento e outros departamentos que trabalham todos juntos no problema. Entenda o que fazem no contexto do problema de negócio que está a ser resolvido.
Entrevistar os detentores de interesse. Os intervenientes podem fornecer informações valiosas para identificar fluxos e podem até ajudá-lo a mapear e a priorizar fluxos. Também pode entrevistar utilizadores, analistas de negócio e equipas técnicas para recolher informações sobre as interações e dependências do utilizador na carga de trabalho.
Descubra processos para melhorar o uso do extração de processos. Se a sua tarefa for totalmente efetuada no ambiente de trabalho, pode utilizar a extração de processos para descobrir todos os passos que as pessoas da sua organização tomam para executar a tarefa. A extração de processos visualiza o seu processo num mapa de processos e revela estrangulamentos e métricas para o seu processo através de um relatório analítico.
Revise a documentação. Na fase de conceção, poderá não ter documentação para rever. No entanto, se existir documentação, deve utilizá-la. Peça ps diagramas de arquitetura do sistema, os manuais do utilizador e as descrições dos processos. Estes documentos podem ajudá-lo a compreender a funcionalidade pretendida da carga de trabalho e dos respetivos fluxos individuais.
Observe quais atividades estão a ser realizadas. Se a tarefa for executada hoje de uma forma diferente, monitorize a tarefa em funcionamento. Anote as atividades que o utilizador faz para completar as tarefas neste passo do processo de negócio. Entre nos detalhes das atividades. Ao decidir sobre as atividades, vai querer considerar causa e efeito para cada uma delas, como se relacionam umas com as outras, e como o aproximam do seu objetivo desejado. Identifique o ponto de partida do processo e preencha as atividades que levam ao objetivo. As atividades podem ser sequenciais, o que significa que uma atividade não pode ocorrer até que a anterior estar concluída, ou paralelas, o que significa que duas ou mais atividades podem ocorrer ao mesmo tempo.
Identifique quais dados são necessários e de onde vêm. Faça uma lista de todas as origens de dados e observe a proveniência dos dados. Pertencem a um sistema interno ou têm uma origem de dados externa? Como é que os utilizadores se autenticam para obter os dados? Existem diferentes níveis de permissão? Os dados mudam com base em quem está a utilizar o sistema?
Identifique quais dados são criados ou editados. É atualmente utilizado um formulário em papel ou formulário eletrónico para capturar os dados hoje? Este tipo de formulário pode servir de ponto de partida à medida que pensa no esquema dos ecrãs e na forma como os dados são capturados. Qual o tipo de dados que estão a ser capturados? Como são chamados? É este o nome real da origem de dados ou um nome comum que é utilizado nesta parte do negócio? Poderá ser necessário mapear o nome na origem de dados para o nome "amigável" que os seus utilizadores conhecem.
Determine as decisões tomadas como parte do fluxo do utente ou do sistema. Na conclusão desta atividade no process, está a ser tomada uma decisão? Existe alguma forma de a solução poder tomar a decisão automaticamente baseada nos dados? Existe uma hierarquia para os dados? Por exemplo, cada relatório de despesas pode ter várias despesas e alguns tipos de despesas necessitam de informações adicionais. Esta decisão é comunicada a alguém? Como é que é comunicada? São necessárias aprovações antes de começar o passo seguinte do processo? Como são capturadas essas aprovações? Existe um utilizador ou função específica que possa aprovar o passo seguinte no processo?
Listar fluxos identificados. As entrevistas, a documentação e a observação devem permitir-lhe identificar todos os fluxos na carga de trabalho. Compile uma lista de todos os fluxos que identificar e categorize-os em fluxos de utilizador (com foco nas interações de utilizador) e fluxos de sistema (com foco nos processos de back-end e no movimento de dados).
Defina os pontos de início e fim do fluxo. Para cada fluxo identificado, defina claramente onde o fluxo começa e onde termina. Para os fluxos de utilizador, documente cada interação do utilizador e o resultado esperado. Concentre-se na experiência do utilizador e no design da interface. Para os fluxos do sistema, é necessário identificar os acionadores subjacentes e os resultados esperados.
Decomponha cada fluxo. Decomponha cada fluxo em passos individuais, descrevendo as ações, as decisões ou os processos que ocorrem em cada ponto. Note como cada passo interage com outras partes do sistema, incluindo dependências de outros fluxos ou sistemas externos. Deverá ser capaz de identificar a forma como os fluxos se integram e afetam a carga de trabalho e a experiência do utilizador. Esta abordagem dupla fornece uma vista holística de toda a carga de trabalho.
Documente saídas exclusivas. Identifique quaisquer caminhos alternativos ou exceções dentro de cada fluxo, como o processamento de erros ou um ramo condicional. Se um fluxo tiver múltiplos resultados possíveis, deve adicioná-los ao catálogo como entradas distintas. Para os fluxos de utilizador, deve identificar o comportamento pretendido da interação. Para fluxos de sistema, deve identificar o comportamento pretendido do processo.
Visualize com diagramas. Crie fluxogramas ou diagramas para representar visualmente o fluxo e os respetivos passos. Você pode usar ferramentas como Microsoft Visio, diagramas de sequência UML (Unified Modeling Language), diagramas de casos de uso, ferramentas de desenho simples ou uma lista descritiva em formato de texto (consulte Catálogo de fluxo de exemplo).
O fluxo de atualização mapeamento iterativamente. O mapeamento de fluxos é um processo iterativo. Os fluxos podem mudar, dividir ou combinar, especialmente na fase de conceção. À medida que os fluxos da carga de trabalho se tornam mais claramente definidos, deve atualizar o catálogo de fluxos em conformidade. Valide e refine os seus diagramas de fluxo com comentários dos intervenientes para garantir a precisão e integridade.
Identificar os processos de negócio para cada fluxo
Os processos de negócio são uma série de tarefas para obter um resultado, como o relatório de despesas, a gestão de férias anuais, o cumprimento de encomendas ou o controlo do inventário. A identificação dos processos empresariais para cada fluxo envolve o mapeamento de fluxos para um ou mais processos empresariais. Este mapeamento ajuda-o a compreender a importância de cada fluxo para o negócio.
Poderá ter documentação ou planos de negócio existentes que forneçam um mapeamento dos fluxos para os processos de negócio. Por vezes, os manuais de utilizador, os materiais de formação ou as especificações do sistema podem fornecer informações sobre a utilização e finalidade pretendidas da carga de trabalho e dos respetivos fluxos. Caso contrário, terá de mapear os fluxos para os processos de negócio que estes suportam. Eis as recomendações para identificar os processos de negócio para cada fluxo:
Use saídas de carga de trabalho. Pode utilizar as saídas da carga de trabalho e a discriminação do fluxo para correlacionar os fluxos com os processos de negócio que suportam. Primeiro, reveja os resultados gerados pela carga de trabalho. O resultado pode ser relatórios de vendas, ficheiros de dados ou tarefas concluídas.
Realizar entrevistas. Fale com os membros da equipa e os intervenientes que interagem com a carga de trabalho. Deve fazer perguntas específicas sobre as suas tarefas diárias, como utilizam a carga de trabalho e que objetivos alcançam com a mesma. As equipas técnicas, muitas vezes, têm um conhecimento mais profundo da estrutura da carga de trabalho e podem fornecer informações sobre os processos de negócio suportados.
Monitore o uso da carga de trabalho. Para as cargas de trabalho existentes, monitorize a carga de trabalho e procure padrões de utilização que indiquem os processos de negócio subjacentes, tais como a introdução de dados, o processamento de encomendas ou a interação com o cliente.
Conecte a saída a um processo de negócios. Ligue os pontos das saídas do fluxo ao processo de negócio global que suportam. Por exemplo, se um passo do fluxo envolver o processamento de encomendas de clientes, então suporta diretamente o processo de negócio de cumprimento de encomendas. O cumprimento das encomendas contribui para os objetivos de negócio de manter a satisfação dos clientes e gerar receitas. Por fim, utilize a discriminação do fluxo para ajudar a determinar que fluxo criou o relatório de vendas.
Identificar os proprietários do processo e os intervenientes para cada fluxo
O proprietário do processo de um fluxo é o indivíduo responsável pela execução com êxito de um determinado processo. É responsável por este processo e pelos fluxos que o suportam. Deve identificar o proprietário do processo para cada fluxo de carga de trabalho. Também deve identificar os intervenientes para cada fluxo. Os intervenientes podem estar envolvidos na carga de trabalho, ter dependências num fluxo ou gerir uma dependência que o fluxo tem.
Pode ter uma matriz de atribuição de responsabilidade (RAM) ou matriz de responsável, consultado e informado (RACI) que já identifica os proprietários do processo e os intervenientes. Normalmente, os proprietários do processo são responsáveis por um processo, e consulta ou informa os intervenientes.
Identificar os caminhos de escalamento para cada fluxo
A identificação de caminhos de escalamento consiste em determinar canais para escalar problemas relacionados com um fluxo. Os problemas que precisam de escalamento podem ser atualizações urgentes, preocupações de segurança, degradações ou incidentes técnicos. O objetivo de identificar uma trajetória de escalamento é assegurar a resolução atempada e eficaz dos problemas.
O caminho de escalamento que traça deve começar com a pessoa ou grupo com maior probabilidade de resolver um determinado problema. Se esta pessoa ou grupo não conseguir resolver o problema, o caminho de escalamento deve identificar o próximo ponto de contacto. O próximo ponto de contacto tem responsabilidades mais amplas e pode coordenar estratégias de mitigação com mais partes da organização. O número de pessoas num caminho de escalamento varia de acordo com o fluxo e a organização. Demasiadas pessoas numa trajetória de escalamento podem atrasar os esforços de resolução.
Identificar o impacto no negócio de cada fluxo
A identificação do impacto no negócio de cada fluxo é essencial para compreender como cada fluxo contribui para os principais objetivos de negócio. O impacto no negócio pode incluir a melhoria do desempenho, poupanças de custos diretas ou indiretas, a mitigação de riscos ou a transformação do negócio. Ao compreender o impacto positivo e negativo de cada fluxo, pode priorizar esforços para garantir a fiabilidade dos fluxos mais importantes para o seu negócio. É importante considerar o impacto direto da falha de fluxo e o seu efeito indireto noutros processos interligados. Eis os passos para identificar o impacto no negócio de cada fluxo:
Identificar o impacto positivo. Determine os benefícios esperados quando um fluxo é executado conforme esperado. Os benefícios esperados podem incluir eficiência e eficácia operacionais melhoradas, maior satisfação dos clientes ou colaboradores, maior segurança de dados, garantia da conformidade com os requisitos regulamentares ou qualquer outro efeito positivo no negócio.
Identificar o impacto negativo. Avalie os potenciais impactos negativos se um processo falhar ou não funcionar conforme esperado. Considere quantificar perdas específicas, como quedas de receita. Estas incluem efeitos subjetivos como danos na reputação, erosão da confiança do cliente ou efeitos adversos noutros processos de negócios relacionados.
Definir pressupostos de capacidade e disponibilidade. Estabeleça pressupostos sobre a capacidade esperada e a disponibilidade de cada processo. Considere fatores como o horário de expediente esperado e a percentagem de tempo de atividade alvo. Se existirem expetativas para o objetivo de tempo de recuperação (RTO) ou o objetivo de ponto de recuperação (RPO), deverá incluir estas expetativas. Estes pressupostos ajudam a compreender os requisitos de fiabilidade de cada fluxo.
Ao avaliar sistematicamente estes aspetos, pode obter uma visão abrangente de como cada fluxo afeta o negócio e tomar decisões estratégicas sobre a otimização da fiabilidade.
Atribuir uma classificação de criticidade a cada fluxo
Uma avaliação detalhada da importância do fluxo em relação aos impactos globais no negócio permite-lhe atribuir uma classificação de criticidade a cada fluxo. O objetivo é ordenar os fluxos por prioridade e atribuir uma etiqueta que lhe permita identificar os fluxos críticos. Este processo é uma continuação lógica da identificação, do mapeamento e do alinhamento com os processos de negócio e o impacto. Utilize as seguintes descrições de criticidade para atribuir as suas classificações críticas:
Crítico (alta criticidade): Os fluxos críticos são parte integrante das principais funções do negócio. Afetam diretamente aspetos críticos de um negócio, como a experiência do cliente, transações financeiras, protocolos de segurança, saúde humana e segurança. O fracasso ou a perturbação destes fluxos pode ter efeitos negativos significativos, imediatos ou a longo prazo. Exemplos de efeitos negativos incluem a perda de receitas, a quebra de confiança e problemas legais. Ao priorizar estes fluxos assegura que os aspetos mais cruciais da carga de trabalho são robustos e resilientes.
Importante (criticidade média): fluxos importantes cumprem parte de uma função de negócios, mas não interagem diretamente com ou afetam operações críticas de negócios. Por exemplo, se um problema interromper um fluxo de processamento de dados interno, pode repetir o processamento de dados sem efeitos externos imediatos. Estes fluxos são essenciais para o bom funcionamento, mas oferecem uma zona de tampão em termos de efeito financeiro ou para o cliente imediato, permitindo respostas geridas aos problemas.
Produtividade (baixa criticidade): Os fluxos de produtividade não têm um efeito direto ou significativo nas principais funções do negócio ou na experiência do cliente. Os exemplos incluem processos auxiliares e casos de utilização de equipas pequenas, como a transferência regular de ficheiros para armazenamento de cópias de segurança ou o processamento de inquéritos de feedback. Embora estes fluxos contribuam para o sistema global, é pouco provável que a sua indisponibilidade cause problemas operacionais ou de negócio imediatos significativos e, muitas vezes, existe uma solução manual.
Seguindo esta abordagem estruturada para atribuir a criticidade, pode priorizar eficazmente os recursos e concentrar-se na manutenção e no melhoramento da fiabilidade e eficácia dos seus fluxos mais críticos.
Compensação: Expectativas mais elevadas de fiabilidade coincidem, por vezes, com custos operacionais mais elevados e encargos de gestão para os operadores. Certifique-se de que os intervenientes compreendem os potenciais aumentos de custo da melhoria da fiabilidade dos fluxos críticos.
Exemplo de catálogo de fluxos
O exemplo que se segue fornece um cenário completo e ilustra pontos importantes para o ajudar a identificar, mapear e priorizar os seus fluxos. A carga de trabalho de exemplo é uma aplicação de linha de negócio para relatórios de despesas, que permite aos colaboradores preencherem formulários de despesas, aos gestores reverem e aprovarem as despesas, e aos auditores reverem os relatórios semanais.
Fluxo de utilizador 1: Preencher o formulário de despesas
Descrição do fluxo: Os funcionários usam o aplicativo para preencher o formulário de despesas.
Processos de negócios: esse fluxo suporta o preenchimento e envio do formulário de despesas, mas é assíncrono, tornando-o menos crítico.
Proprietário do processo: Administrador de empresas
Partes interessadas: Funcionários, gerente de linha, administrador de negócios
Caminhos de escalonamento: Equipe de aplicativos, equipa de plataforma
Impacto nos negócios: esse fluxo é importante para os funcionários declararem despesas, mas não influencia diretamente o principal fluxo de receita do negócio ou tem um impacto direto no cliente. Quando os colaboradores não conseguem criar pedidos de despesas devido à indisponibilidade deste fluxo, não tem um impacto negativo nas receitas ou na reputação da empresa. Os colaboradores podem apresentar as despesas mais tarde. Um tempo de inatividade prolongado pode levar a sobretaxas de cartão de crédito se os pagamentos das despesas forem perdidos. No entanto, a alta disponibilidade não é essencial para este processo. Os administradores da empresa especificaram um requisito de 90% de disponibilidade para este processo e estão de acordo com o tempo de inatividade fora do horário de expediente para fins de manutenção.
Classificação de criticidade: Produtividade (Baixa)
Fluxo de utilizador 2: Rever e aprovar despesas
Descrição do fluxo: Os gerentes de linha do funcionário analisam e aprovam a declaração de despesa.
Processos de negócios: esse fluxo suporta a revisão e aprovação de declarações de despesas, mas é um processo assíncrono.
Proprietário do processo: Administrador de empresas
Partes interessadas: Funcionários, gerente de linha, administrador de negócios
Caminho de escalonamento: Equipe de aplicativos, equipa de plataforma
Impacto nos negócios: esse fluxo permite que os gerentes de linha analisem e aprovem declarações de despesas e solicitem mais detalhes. A elevada disponibilidade deste fluxo não é crítica, uma vez que os gestores de linha têm sete dias para aprovar declarações de despesas. Quando os colaboradores não conseguem criar pedidos de despesas devido à indisponibilidade deste fluxo, não tem um impacto negativo nas receitas ou na reputação da empresa. Os colaboradores podem apresentar as despesas mais tarde. Um tempo de inatividade prolongado pode levar a sobretaxas de cartão de crédito se os pagamentos das despesas forem perdidos. No entanto, a alta disponibilidade não é essencial para este processo. Os administradores da empresa especificaram um requisito de 90% de disponibilidade para este processo e estão de acordo com o tempo de inatividade fora do horário de expediente para fins de manutenção.
Classificação de criticidade: Produtividade (Baixa)
Fluxo de utilizador 3: Introduzir e lançar transações
Descrição do fluxo: Os administradores de negócios precisam revisar as despesas e lançar transações para que Cartões de crédito sejam pagos.
Processos de negócio: Este fluxo suporta o pagamento de crédito cartão encargos.
Proprietário do processo: Administrador de empresas
Partes interessadas: administrador de negócios, equipa de plataforma, equipa de dados
Caminho de escalonamento: equipa de plataforma, equipa de dados, equipa de plataforma de plantão
Impacto nos negócios: esse fluxo é essencial para pagar despesas, e a falta de pagamentos pode levar a encargos de cartão de crédito. No entanto, geralmente há tempo suficiente entre as despesas serem apresentadas e o vencimento do pagamento. Os administradores da empresa especificaram um requisito de 90% de disponibilidade para este processo e estão de acordo com o tempo de inatividade fora do horário de expediente para fins de manutenção.
Classificação de criticidade: Médio
Fluxo de sistema 4: Criar relatório de despesas semanal
Descrição do fluxo: Um relatório semanal de despesas é criado para o CFO analisar. O relatório é gerado e publicado no Power BI e é enviada uma notificação ao CFO.
Processos de negócio: Este fluxo suporta a revisão de despesas.
Proprietário do processo: CFO
Partes interessadas: Administração de empresas, todas as equipas técnicas
Caminho de escalonamento: engenheiro de plantão da equipa de aplicativos, engenheiro de plantão da equipa de plataforma, engenheiro de plantão da equipa de dados
Impacto nos negócios: a indisponibilidade desse fluxo não afeta a receita ou a reputação da empresa. Os administradores da empresa especificaram um requisito de 90% de disponibilidade para este processo e estão de acordo com o tempo de inatividade fora do horário de expediente para fins de manutenção.
Classificação de criticidade: Médio
Fluxo de utilizador 5: Despesas de auditoria
Descrição do fluxo: Os auditores externos realizam auditorias just-in-time das despesas para verificar se os relatórios atendem aos requisitos de conformidade.
Processos de negócio: Este fluxo suporta diretamente os processos de conformidade e auditoria. Sem esta funcionalidade, a empresa pode enfrentar multas de auditores externos.
Proprietário do processo: Equipe da plataforma
Partes interessadas: Equipe da plataforma, equipa de operações, administradores de negócios
Caminho de escalonamento: engenheiro de plantão da equipa da plataforma
Impacto nos negócios: esse fluxo requer alta disponibilidade porque os auditores externos podem solicitar relatórios de despesas sem aviso ou notificação. Se este fluxo não estiver disponível, poderá resultar em multas. É um processo-chave para o qual a empresa espera um tempo de atividade de 99,9%, inclusive durante o horário de expediente alargado.
Classificação de criticidade: Alta
Facilitação do Power Platform
Considere utilizar a extração de processos e a extração de tarefas do Power Automate, incluindo um mapa do processo, uma ferramenta poderosa que pode ajudá-lo a visualizar e a analisar os seus processos de negócio.
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