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Gerir depositários num caso de Deteção de Dados Eletrónicos (Premium)

  • Artigo

Dica

A Deteção de Dados Eletrónicos (pré-visualização) está agora disponível no novo portal do Microsoft Purview. Para saber mais sobre como utilizar a nova experiência de Deteção de Dados Eletrónicos, veja Saiba mais sobre a Deteção de Dados Eletrónicos (pré-visualização).

O separador Origens de dados num caso de Deteção de Dados Eletrónicos (Premium) do Microsoft Purview contém uma lista de todos os depositários que foram adicionados ao caso. Depois de adicionar depositários a um caso, os detalhes sobre cada depositário são automaticamente recolhidos do Microsoft Entra ID e são visíveis na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium).

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Ver detalhes do depositário

A vista de lista Origens de Dados pode ser filtrada pelo Nome de origem, Tipo de origem (localização de dados/depositário), Localizações, Estado da origem, Estado da indexação, Estado da suspensão e Data do índice. A vista de lista também pode ser agrupada por Origem de dados, Tipo de origem, Estado da origem, Estado da suspensão e Estado de indexação.

Para ver os detalhes sobre um depositário, selecione o depositário na lista no separador Origens de dados . É apresentada uma página de lista de opções com os seguintes separadores e informações:

  • Separador Resumo
    • Informações do funcionário
    • Estados
  • Separador Localizações
  • Erros de importação

Além disso, a barra de comandos da página de lista de opções do depositário ativa as seguintes ações para o depositário:

  • Editar origem: abre a página Editar depositário onde pode adicionar ou remover origens de dados associadas ao depositário.

  • Índice de atualização: atualiza o índice das origens de dados do depositário. Esta ação é útil quando pretender reindexar as origens de dados do depositário para resolver itens parcialmente indexados.

  • Libertação: liberta o guardião do caso. Esta ação liberta quaisquer suspensões colocadas nas origens de dados do depositário através das políticas de retenção predefinidas para origens de depositário/não depositário. Quaisquer suspensões colocadas nas origens de dados do depositário noutros casos ou através de políticas manuais (suspensões de base de consulta) ainda se aplicam.

  • Ver atividade: abre a página Ver atividade , onde pode procurar atividades específicas do depositário no registo de auditoria.

  • Repetir a ação de suspensão: repeti a suspensão para os depositários e localizações selecionados. Se a opção de suspensão tiver sido selecionada ao adicionar/editar a origem, a suspensão será aplicada novamente. Se a opção de suspensão não tiver sido selecionada ao adicionar/editar a origem, a suspensão será removida.

Separador Resumo

O separador Resumo mostra as seguintes secções e informações sobre o depositário:

Informações do funcionário

  • Cargo: cargo do guardião.
  • Nome principal de utilizador: o nome principal de utilizador (UPN) do depositário. Por exemplo, user1@contoso.onmicrosoft.com.
  • Gerente: O gerente do depositário. O gestor designado recebe quaisquer comunicações de escalamento para este depositário.
  • Caixa de correio: a caixa de correio principal do depositário.
  • Localização A localização do escritório no local de negócio do guardião.
  • Cidade: A cidade em que o guardião trabalha.
  • Estado: O estado em que o guardião trabalha.
  • País: O país em que o guardião trabalha.
  • Departamento: o nome do departamento no qual o guardião trabalha.

Importante

Se o UPN de um depositário for alterado após o depositário ser adicionado a um caso, as informações do depositário (Título, Gestor, Localização, etc.) não serão mantidas e serão apresentadas no painel de resumo do depositário como Sem dados a mostrar.

Estados

  • Estado da suspensão: o estado de suspensão das localizações adicionadas ao depositário. Os estados de suspensão incluem:

    • Em suspensão: indica que o depositário e as localizações associadas foram colocados em espera com êxito.

    • Não suspenso: indica que o depositário e as localizações de dados associadas não são colocadas em suspensão ou libertadas com êxito da suspensão.

    • A aplicar suspensão: indica que a aplicação de suspensão ao depositário e às localizações de dados associadas está em curso. Aguarde até que a tarefa de suspensão seja concluída e verifique se a suspensão foi colocada com êxito.

    • Libertação de suspensão: indica que a libertação da suspensão do depositário e das localizações de dados associadas está em curso. Aguarde até que a tarefa de suspensão seja concluída e verifique se a suspensão foi libertada com êxito.

    • Suspensão parcial: indica erros para algumas localizações associadas ao depositário que não puderam ser colocados em espera.

    • Suspensão parcial libertada: indica que algumas localizações associadas ao depositário não foram libertadas da suspensão.

    • Falha na retenção: indica que não foi possível colocar a suspensão no depositário e em nenhuma das localizações associadas.

    • Falha na libertação: indica que não foi possível libertar a suspensão do depositário e de nenhuma das localizações associadas.

      Se não foi possível colocar ou libertar a suspensão com êxito, a contagem total de localizações falhadas com categorias de erro associadas e a respetiva resolução são apresentadas no separador Resumo . Selecione Mostrar localizações para ver a lista completa de localizações com falhas ou selecione Exportar lista para transferir uma lista das localizações falhadas por tipo de erro. Para obter mais informações sobre erros de origem de dados, veja Gerir o estado e os erros da suspensão.

      Observação

      Os detalhes de erro de retenção melhorados e a resolução estão disponíveis apenas para os depositários recém-adicionados. Foi apresentada uma mensagem de erro genérica para localizações de custódia mais antigas que tinham falhado anteriormente. Os utilizadores podem obter as informações de resolução e mensagens de erro melhoradas para estes depositários ao selecionar Repetir ação de suspensão. Esta ação repetirá a suspensão e gerará as mensagens de erro e a resolução melhoradas se o erro persistir.

  • Estado de indexação: indica o estado de indexação, incluindo a última data e hora atualizadas (UTC).

Separador Localizações

Este separador mostra a contagem e o tipo de origens de dados (caixas de correio, sites e Teams) e o estado de retenção para cada localização associada ao depositário e fazem parte do caso.

  • Cada localização de dados mostra o respetivo estado de suspensão.
  • Se não vir o estado de suspensão de uma origem de dados, verifique o estado da suspensão do depositário que está listada no separador Manter para o caso. A suspensão do depositário identifica as origens de dados específicas colocadas em espera.

Separador Erros de importação

Este separador mostra a contagem e lista de localizações associadas ao depositário que errou durante o processo de importação do depositário e permite que o utilizador remova localizações inválidas das origens.

Editar um depositário

À medida que o seu caso avança, pode descobrir que podem existir origens de dados adicionais relevantes para um depositário específico e para o caso. Noutros cenários, poderá querer remover determinadas origens de dados que foram revistas e consideradas não relevantes.

Para atualizar as origens de dados associadas a um depositário:

  1. Aceda a Deteção > de Dados Eletrónicos (Premium) e abra o caso.

  2. Selecione o separador Origens de Dados .

  3. Selecione um depositário na lista e, em seguida, selecione Editar origem na barra de comandos da página de lista de opções.

  4. Para adicionar ou remover a caixa de correio principal e a conta do OneDrive para o depositário:

    • Expanda o depositário para ver as localizações de dados principais que foram anteriormente associadas ao depositário.
    • Selecione Editar junto a Caixas de Correio ou OneDrive para adicionar a caixa de correio do depositário ou a localização do OneDrive.
    • Selecione Limpar junto a Caixas de Correio ou OneDrive para remover a caixa de correio do depositário ou a conta do OneDrive de ser associada como uma localização de dados para este depositário.

  5. Para adicionar ou remover outras caixas de correio, sites, Teams ou Viva Envolver grupos a um depositário específico, selecione Editar junto ao serviço para adicionar uma localização de dados.

    • Exchange: utilize para associar outras caixas de correio ao depositário. Digite na caixa de pesquisa o nome ou alias (no mínimo três caracteres) de caixas de correio de usuário ou grupos de distribuição. Selecione as caixas de correio a serem atribuídas ao custodiante e, em seguida, selecione Adicionar.
    • SharePoint: utilize para associar sites do SharePoint ao depositário. Selecione um site na lista ou pesquise um site digitando uma URL na caixa de pesquisa. Selecione os sites a serem atribuídos ao custodiante e, em seguida, selecione Adicionar.
    • Teams: utilize para atribuir ao Microsoft Teams do que o depositário é atualmente membro. Selecione as equipes a serem atribuídas ao custodiante e, em seguida, selecione Adicionar. Depois de adicionar uma equipa, o sistema identifica e localiza automaticamente o site do SharePoint e a caixa de correio de grupo associada a essa equipa e atribui-as ao depositário.
    • Viva Engage: utilize para atribuir os grupos Viva Engage dos quais o depositário é atualmente membro. Selecione os grupos a serem atribuídos ao custodiante e, em seguida, selecione Adicionar. Depois de adicionar uma equipa, o sistema identifica e localiza automaticamente o site do SharePoint e a caixa de correio de grupo associada a esse grupo e atribui-as ao depositário.

    Observação

    Pode utilizar os seletores de localização do Exchange e do SharePoint para associar qualquer caixa de correio ou site na sua organização, incluindo equipas ou grupos Viva Engage dos quais um depositário não seja membro, a um depositário. Para tal, tem de adicionar a caixa de correio e o site associados a cada equipa ou grupo Viva Engage.

  6. Depois de editar as localizações de dados do depositário, selecione Seguinte para aceder à página Definições de suspensão .

  7. Na página Definições de suspensão, atualize as definições de suspensão do depositário. Selecione Avançar.

  8. Na página Rever , reveja as alterações e selecione Submeter para guardar as alterações.

Reindexar os dados do custodiante

Na maioria dos fluxos de trabalho de Deteção de Dados Eletrónicos para investigações legais, um subconjunto dos dados de um depositário é procurado depois de o depositário ser adicionado a um processo judicial. Devido a grandes tamanhos de ficheiro ou possíveis danos em dados, alguns itens nas origens de dados associadas a um depositário podem ser parcialmente indexados. Com a capacidade de indexação Avançada na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium), a maioria dos itens parcialmente indexados pode ser remediada automaticamente ao reindexar estes itens a pedido.

Quando um depositário é adicionado a um caso, os dados localizados nas origens de dados associadas ao depositário são automaticamente reindexados (pelo processo de indexação Avançada). Isto significa que pode deixar os dados no local em vez de ter de os transferir e remediar e, em seguida, pesquisá-lo offline. No entanto, durante o ciclo de vida de um caso legal, podem ser associadas novas origens de dados a um depositário. Neste caso, pode reindexar os dados do depositário ao executar novamente o processo de indexação Avançado para remediar quaisquer itens parcialmente indexados e atualizar o índice dos dados do depositário.

Para acionar o processo de reindexação para resolver itens parcialmente indexados:

  1. Aceda a Deteção > de Dados Eletrónicos (Premium) e abra o caso.
  2. Selecione o separador Origens de dados .
  3. Na página Origens de dados , selecione um depositário cujos dados têm de ser reindexados.
  4. Na página de lista de opções, selecione Atualizar índice. É apresentada uma caixa de diálogo para confirmar a atualização do índice, selecione Sim para continuar.

A reindexação de dados de depositário é um processo de execução prolongada; A tarefa correspondente criada tem o nome Re-indexar dados de depositário. Pode controlar o progresso no separador Tarefas ou no separador Depositários ao monitorizar o estado na coluna Estado da tarefa de indexação .

Para saber mais, confira:

Libertar um depositário de um caso

Um depositário é libertado em situações em que um caso é encerrado, o guardião já não está obrigado a preservar o conteúdo de um caso, ou quando o depositário já não é considerado relevante para o caso.

Se libertar um depositário após a publicação de um aviso de suspensão, será enviado um aviso de libertação ao depositário. Além disso, todas as suspensões colocadas em origens de dados associadas ao depositário são removidas. Se o depositário tiver sido colocado em suspensão silenciosa, onde não foram emitidas notificações de retenção legal, um aviso de libertação não será enviado, mas quaisquer suspensões colocadas em origens de dados associadas a esse depositário serão removidas.

Para libertar um depositário:

  1. Aceda a Deteção > de Dados Eletrónicos (Premium) e abra o caso.

  2. Selecione o separador Origens de dados .

  3. Na página Origens de dados e, em seguida, selecione o depositário que está a ser libertado do caso.

  4. Na página de lista de opções, selecione Libertar.

    É apresentada uma página de aviso a explicar que, se for colocada uma suspensão numa origem de dados associada ao depositário, a suspensão é removida e que ainda se aplica qualquer outra suspensão associada a um caso de Deteção de Dados Eletrónicos (Premium) diferente. Isto inclui outros tipos de funcionalidades de preservação e retenção (como uma política de retenção do Microsoft 365).

  5. Selecione Sim para confirmar que pretende libertar o depositário.

    O estado deste utilizador no separador Depositários está definido como Libertado e o estado de Suspensão na página de lista de opções é alterado para Falso.

Observação

Um guardião pode estar simultaneamente envolvido em vários casos legais. Quando um depositário é libertado de um caso específico, as suspensões e notificações noutros casos não serão afetadas.