Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho no SharePoint Server

APLICA-SE A:2013 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

Este artigo descreve tipos de conteúdo e fluxos de trabalho e fornece diretrizes sobre como planejar integrá-los à sua solução de gerenciamento de documentos do SharePoint Server. Um tipo de conteúdo é uma coleção reutilizável de metadados (colunas), fluxo de trabalho, comportamento e outras configurações para uma categoria de itens ou documentos em uma lista do SharePoint Server ou biblioteca de documentos. Os tipos de conteúdo permitem que você gerencie as configurações para uma categoria de informações de forma centralizada e reutilizável. Um fluxo de trabalho permite anexar um processo comercial a itens no SharePoint Server.

Antes de usar a planilha de planejamento (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) de tipo de conteúdo e fluxo de trabalho incluída neste artigo para planejar seus tipos de conteúdo e fluxos de trabalho, verifique se você leu Identificar usuários e analisar o uso do documento no SharePoint Server e concluiu as planilhas "Analisar uso de documento" e "Participantes do documento" associadas a esse artigo.

Visão geral do tipo de conteúdo

Um tipo de conteúdo define os atributos de um item de lista, um documento ou uma pasta. Cada tipo de conteúdo especifica o seguinte:

• Propriedades para associar com itens do seu tipo.

• Metadados para associar com itens do seu tipo.

• Fluxos de trabalho que podem ser iniciados a partir de itens do seu tipo.

• Políticas de gerenciamento de informações a serem associadas a itens de seu tipo.

• Modelos de documento (para tipos de conteúdo de documento).

• Recursos personalizados.

Você pode associar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca. Ao fazer isso, você estará especificando que a lista ou biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o comando Novo dessa lista ou biblioteca permitirá que os usuários criem novos itens desse tipo.

Observação

Você também pode associar propriedades, fluxos de trabalho, diretivas e modelos diretamente a uma lista ou biblioteca. No entanto, fazer isso pode limitar essas associações à lista ou biblioteca, e a reutilização não é possível em sua solução. No SharePoint Server 2013, os fluxos de trabalho no nível do site podem ser associados a várias listas ou bibliotecas.

Bibliotecas e listas de documentos podem conter vários tipos de conteúdo. Por exemplo, uma biblioteca pode conter tanto documentos como elementos gráficos relacionados a um projeto. Quando uma lista ou biblioteca contém vários tipos de conteúdo, o seguinte torna-se aplicável:

• Por padrão, o comando Novo naquela lista ou biblioteca permite aos usuários selecionar a partir de todos os tipos de conteúdo disponíveis quando eles criam um novo item. Os proprietários do tipo de conteúdo podem configurar o comando Novo para exibir somente determinados tipos de conteúdo.

• As colunas associadas a todos os tipos de conteúdo disponíveis são exibidas.

Você pode definir tipos de conteúdo personalizados na galeria de tipos de conteúdo de um site. Um tipo de conteúdo personalizado deve ser derivado, direta ou indiretamente, de um tipo de conteúdo principal, como Documento ou Item. Após ter sido definido em um site, um tipo de conteúdo personalizado está disponível naquele site e em todos os sites abaixo do mesmo. Para tornar um tipo de conteúdo mais amplamente disponível através de uma coleção de sites, defina-o na galeria do tipo de conteúdo do site de nível superior. No SharePoint Server, você também pode criar um tipo de conteúdo personalizado dentro de um hub de tipo de conteúdo definido em uma instância de serviço de metadados gerenciados. Quando é criado em um de tipo de conteúdo, o tipo de conteúdo estará disponível para outras coleções que sejam parte dos aplicativos web associados com a instância de serviço de metadados gerenciados.

Observação

O serviço de Metadados Gerenciados e o hub de tipo de conteúdo não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.

Por exemplo, se a sua organização usa um modelo de contrato específico, na galeria de tipo de conteúdo do site de nível superior em uma coleção de sites, você pode criar um tipo de conteúdo que defina os metadados para aquele contrato, o modelo do contrato e os fluxos de trabalho exigidos para analisar e preencher o contrato. Então, qualquer biblioteca de documento na sua coleção de sites para a qual você associar o tipo de conteúdo Contrato incluirá todos estes recursos e permitirá aos autores criar novos contratos baseados no modelo.

Em sites baseados no SharePoint Server, cada item de lista ou item de biblioteca padrão, como Contato, Tarefa ou Documento, tem um tipo de conteúdo principal correspondente na galeria de tipos de conteúdo do site. Ao planejar tipos de conteúdo, você pode usar estas definições do tipo de conteúdo principal como pontos iniciais e basear novos tipos de conteúdo nos já existentes conforme necessário.

Os tipos de conteúdo são organizados em uma hierarquia que permite a um tipo de conteúdo herdar as suas características de outro tipo de conteúdo. Essa herança permite às classes de documentos compartilhar características através da organização e permite às equipes personalizar essas características para sites ou listas específicos.

Por exemplo, todos os documentos entregáveis pelo usuário em uma empresa podem exigir conjunto de metadados, tais como número da conta, número do projeto, e gerente do projeto. Ao criar um tipo de conteúdo Entregável pelo Cliente de nível superior que será herdado para todos os outros tipos de documento entregáveis pelo cliente, você certifica-se de que as informações exigidas, tais como números de conta e números de projeto serão associadas com todas as variantes dos documentos entregáveis pelo cliente na sua organização. Observe que se o proprietário do tipo de conteúdo adicionar outra coluna obrigatória ao tipo de conteúdo Entregável pelo Cliente de nível superior, o proprietário do tipo de conteúdo pode propagar as alterações para todos os tipos de conteúdo herdados, o que adicionará a nova coluna a todos os documentos entregáveis pelo cliente.

Integração de propriedades ao Office

No sistema do Microsoft Office, quando um usuário edita um documento de um servidor de gerenciamento de documentos do SharePoint Server, um Painel de Informações do Documento é mostrado na parte superior do documento. O Painel de Informações do Documento exibe um formulário editável das propriedades do documento no servidor.

O SharePoint Server facilita a personalização do formulário de propriedade para um tipo de conteúdo. Ao configurar um tipo de conteúdo, você pode iniciar o InfoPath, que gera um formulário de propriedade padrão baseado nas propriedades do tipo de conteúdo. O formulário padrão inclui os mesmos controles, layout e esquema que o InfoPath usaria se nenhum formulário personalizado fosse definido. Em seguida, você pode personalizar e implantar o formulário como faria com qualquer outro formulário InfoPath. Por exemplo, você pode adicionar o logotipo da sua empresa, fontes e esquema de cores a um formulário; conectá-lo a uma fonte de dados personalizada; adicionar lógica condicional; e projetar recursos de formulário disponíveis para usuários com base nas suas funções.

Junto com a edição de propriedades no Painel de Informações do Documento, os autores que usam o Word podem inserir propriedades definidas no servidor em seus documentos. Por exemplo, se as propriedades do documento incluem um nome de gerente de projeto, este nome pode ser inserido na página de título, no rodapé ou em qualquer lugar onde o nome é usado no documento. Se um novo gerente de projeto for atribuído a um projeto, o Gerente de Projeto pode ser atualizado servidor de gerenciamento de documento. Este nome de gerente de projeto atualizado será refletido em toda instância desta propriedade que foi inserida em um documento.

Usando os metadados com tipos de conteúdo

Metadados são informações sobre um documento usadas para categorizar e classificar o seu conteúdo. Metadados são associados com um tipo de conteúdo como uma coluna. Metadados podem fornecer informações contextuais sobre o seu documento associando-o com outro autor, assunto, público, idioma e assim por diante. Ao contrário das propriedades, os metadados são armazenados como colunas e podem ser indexados e pesquisados pelo mecanismo de Pesquisa do SharePoint.

Os metadados adicionados no nível de coleção de sites pode ser associado com tipos de conteúdo. Usando metadados com tipos de conteúdo, todos os tipos de conteúdo posteriores podem herdar uma parte ou todos os metadados do tipo de conteúdo pai no nível de coleção de site. Mais metadados podem ser adicionados em um nível inferior, tais como um único documento.

Modelos de coluna

Cada item de metadados associado a um tipo de conteúdo é uma coluna, que é um local de uma lista para armazenar informações. Listas ou bibliotecas são frequentemente exibidas graficamente como colunas de informações. No entanto, dependendo da exibição associada à lista, as colunas podem aparecer em outros formatos, como dias de uma exibição de calendário. Em formulários associados a uma lista ou biblioteca, as colunas são exibidas como campos.

Você pode definir colunas para uso em vários tipos de conteúdo. Para isso, crie-as em uma galeria de Modelos de Coluna. Há uma galeria de Modelos de Coluna em cada site do conjunto de sites. Como nos tipos de conteúdo, colunas definidas na galeria de Modelos de Coluna de um site estão disponíveis nesse site e em todos os sites abaixo dele.

Tipos de conteúdo de pasta

Os tipos de conteúdo de pasta definem os metadados associados a uma pasta em uma lista ou biblioteca. Quando você aplica um tipo de conteúdo de pasta a uma lista ou biblioteca, o comando Novo dessa lista ou biblioteca inclui o tipo de conteúdo de pasta, permitindo que os usuários criem pastas desse tipo.

Você pode definir exibições em uma lista ou biblioteca que estão disponíveis em pastas ou em um tipo específico de conteúdo. Isto é útil quando você deseja obter uma pasta que contenha um tipo específico de documento e você deseja que as visualizações naquela pasta exibam apenas as colunas relevantes ao tipo de documento contido naquela pasta.

Usando o modelo de objeto do SharePoint Server, você pode personalizar o novo comando para um tipo de conteúdo de pasta para que, quando um usuário cria uma nova pasta desse tipo, a pasta seja prepovoada com vários arquivos e documentos com base em modelos armazenados no servidor. Isso é útil, por exemplo, para implementar um tipo composto de documento que exija vários arquivos para colaborar em um único documento final.

Conjuntos de documentos é um recurso no SharePoint Server que permite usar o Office para gerenciar entregas que abrangem vários documentos. Conjuntos de documentos são tipos especiais de pastas usadas para gerenciar um único entregável, ou produto de trabalho, que pode incluir vários documentos em vários locais. Você cria conjuntos de documentos usando modelos extensíveis fornecidos com o SharePoint Server. Você também pode personalizar modelos de Conjuntos de Documentos para representar os produtos de trabalho que são relevantes para a sua organização. Os conjuntos de documentos incluem controle de versão, que permite que você obtenha o status do conjunto completo de documentos em vários pontos de seu ciclo de vida. Para mais informações sobre os conjuntos de documentos, consulte Planejar conjuntos de documentos no SharePoint Server 2013.

Planejamento de tipos de conteúdo de documentos

O primeiro estágio no planejamento de tipos de conteúdo de documento é examinar cada tipo de documento listado na planilha Analisar uso de documento (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) para determinar se um tipo de conteúdo existente funcionará para esse tipo de documento. Cada tipo de conteúdo de documento deve herdar as respectivas configurações diretamente do tipo de conteúdo do documento principal ou de um tipo de conteúdo descendente do tipo de conteúdo Documento. Isto garante que as colunas básicas dos tipos de documento, como Título e Criado Por estejam presentes e que você possa associar um modelo ao tipo de conteúdo. Se um tipo de conteúdo principal (por exemplo, Documento) for suficiente, insira o nome do tipo de conteúdo na coluna Tipo de Conteúdo da planilha "Analisar uso do documento".

Observação

Os tipos de conteúdo principais compatíveis não incluem arquivos PDF.

Para obter informações sobre como alterar os principais tipos de conteúdo, baixe o white paper "Diretrizes para edição de tipos de conteúdo pré-definidos e colunas de site" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Planejamento dos tipos de conteúdo de lista

Os elementos de um tipo de conteúdo de lista incluem as colunas dos metadados que são associados com o tipo de conteúdo e fluxos de trabalho que podem ser executados em itens daquele tipo de conteúdo. Use um tipo de conteúdo de lista para definir um tipo de item de lista exclusivo para a sua solução. Por exemplo, em uma solução de central de atendimento do cliente, na qual os profissionais de suporte investigam e resolvem os problemas técnicos dos clientes, um tipo de conteúdo de lista pode ser usado para padronizar os dados para cada ocorrência de suporte e para rastrear a ocorrência com o uso de um fluxograma.

Planejamento de fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho implementam processos comerciais em documentos, páginas da Web, formulários e itens de lista no SharePoint Server. Eles podem ser associados com bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo.

No gerenciamento de documentos, use os fluxos de trabalho para encaminhar os documentos de pessoa para pessoa para que elas possam finalizar as suas respectivas tarefas de gerenciamento do documento, tais como analisar documentos, aprovar a publicação dos mesmos ou gerenciar a sua disposição. Use também os fluxogramas para mover os documentos de um site ou biblioteca para outra. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho para copiar um documento de um site a outro quando o documento for agendado para ser arquivado.

O SharePoint Server inclui o fluxo de trabalho de três estados, que você pode usar para gerenciar processos comerciais que acompanham o status de um item por meio de três estados ou fases. O SharePoint Server também inclui os seguintes fluxos de trabalho que abordam as necessidades de gerenciamento de documentos:

• Obter Feedback Envia um documento para análise.

• Aprovação Envia um documento para aprovação, normalmente como pré-requisito para publicá-lo.

• Disposição Gerencia a disposição e a expiração do documento.

• Coletar Assinaturas Envia um documento para assinaturas.

Associa um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo quando você deseja tornar aquele fluxo de trabalho disponível quando aquele tipo de conteúdo está sendo usado. Por exemplo, um tipo de conteúdo de pedido de compra pode exigir aprovação por um gerente antes da transação ser finalizada. Para certificar-se de que o fluxo de trabalho de Aprovação está sempre disponível quando um pedido de compra é iniciado, crie um tipo de conteúdo de Pedido de Compra e associe o fluxo de trabalho de Aprovação ao mesmo. Depois adicione o tipo de conteúdo de Pedido de Compra a qualquer biblioteca de documento na qual os pedidos de compra serão armazenados.

Para planejar fluxos de trabalho para a sua solução de gerenciamento de documentos, analise cada tipo de conteúdo de documento que você planeja implementar e identifique os processos do negócio que devem estar disponíveis para execução no conteúdo daquele tipo. Depois identifique os fluxos de trabalho que você terá que disponibilizar para aquele conteúdo.

A seguir está uma tabela de amostra que analisa os fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo de contrato.

Tabela: Fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo de contrato

Processo do contrato	Fluxo de trabalho do contrato
Analisar rascunhos.	Obter feedback
Obter aprovação do gerente e do jurídico.	Aprovação
Resolver problemas em aberto.	Rastreamento do problema
Obter assinaturas.	Coletar assinaturas