Introdução a funções, tarefas e linhas do tempo

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Ao planejar criar ou atualizar a intranet da sua organização, haverá várias pessoas envolvidas. As melhores equipes de intranet não são grandes, mas contêm os parceiros e stakeholders certos que podem tomar decisões que atendem a toda a organização.

Funções e tarefas à vista

Sua função Alinhar tarefas Tarefas de implementação Tarefas de gerenciamento
Proprietários de intranet da organização Estratégia, branding, adoção, governança, arquitetura de informações e gerenciamento de alterações
Profissionais de TI /Administradores Integração de plataforma, migração de conteúdo, desempenho, escalabilidade, treinamento do usuário Criação de site, navegação, pesquisa, identidade visual, publicação
Proprietários de empresas/proprietários de sites Objetivos de negócios, permissões, auditoria de conteúdo e migração Criação de site, navegação, branding, direcionamento de audiência Gerenciamento de site, auditorias de conteúdo agendadas
Autores de conteúdo Práticas recomendadas de conteúdo, conteúdo e design de site Criar e manter conteúdo, colaboração de conteúdo Atualizar conteúdo existente, publicar novo conteúdo

Veja como é o ciclo de vida da intranet .

Saiba mais sobre blocos básicos de construção de sites.

Proprietários de intranet da organização

Os proprietários de intranet trabalham com proprietários de empresas e TI para priorizar os projetos de intranet em seu portfólio para o maior benefício comercial.

Comece se inspirando no livro de aparência do SharePoint. O look book fornece exemplos de páginas de intranet que você pode criar no SharePoint e lhe dará uma ideia das possibilidades. Tenha isso em mente à medida que você passa pelo processo de planejamento e implementação.

Em seguida, comece a planejar sua intranet inteligente do SharePoint trabalhando com seus principais stakeholders para entender suas principais metas de negócios e intranet. Faça pesquisas com usuários de intranet para descobrir as principais personas e cenários. Examine sua intranet existente e determine com qual iniciativa começar para obter seu melhor retorno sobre o investimento. À medida que você prioriza suas iniciativas de intranet, considere como obter o melhor desempenho e escalabilidade dos portais que você cria. Se sua intranet existente estiver usando o servidor do SharePoint, considere como migrar seu conteúdo para o SharePoint se encaixa em seu plano geral. Para solucionar problemas de desempenho da página, use a ferramenta diagnóstico de página.

Escolha uma ou mais oportunidades para começar e se reunir com os proprietários de negócios nessa área da sua organização para planejar a solução. Algumas soluções podem exigir coordenação entre diferentes partes da organização.

Ao planejar e implementar sua intranet, tenha em mente esses principais fatores de sucesso:

  • Para sua intranet, como um todo:

    • Tenha um patrocinador para cada iniciativa e um patrocinador executivo do negócio para a intranet como um todo.
    • Verifique se suas metas de intranet estão diretamente vinculadas às principais metas de negócios.
    • Recompacione uma equipe principal para pensar em governança, verifique se você alinha suas decisões de governança às metas de negócios.
    • Alinhe sua intranet com sua marca e cultura de organização.
    • Não suponha que você precise iniciar com um "big bang"– alinhar comunicações e treinamento com seu plano de lançamento.

  • Para cada iniciativa:

    • Reúna resultados, não requisitos — não deixe de conversar com os usuários do site, não apenas com os proprietários.
    • Crie para se alinhar aos padrões da organização, mas permita que o site "story" dite os layouts de navegação e de página.
    • Estabeleça metas de sucesso para cada site e examine-as regularmente.
    • Teste sua navegação proposta com os visitantes do site, verifique se os visitantes podem facilmente acessar suas principais tarefas.

Tarefas-chave

Organizar sua intranet

Uma parte crítica da intranet do SharePoint é a arquitetura do site. Usando uma série de sites e hubs de comunicação, você pode criar uma intranet intuitiva com navegação comum entre sites relacionados e uma estrutura de permissões fácil de gerenciar. Para obter uma visão detalhada da navegação do site no SharePoint, consulte Planejamento de navegação para a experiência moderna do SharePoint.

*Start by— Desenvolvendo um entendimento sobre o que você precisa de sua intranet para realizar e começar a organizar ativos de conteúdo para se alinhar com as principais metas de resultado. Organize-se dependendo das necessidades dos negócios, por região, departamento ou função, e pelos tópicos com os quais os usuários se preocupam.

Você sabe que terminou quando – proprietários de empresas e usuários confirmam que podem encontrar e ter acesso ao conteúdo que torna seus trabalhos mais produtivos.

Marque sua intranet

A identidade visual fornece uma maneira de alinhar sua intranet à sua cultura organizacional. Com o SharePoint, você pode adicionar identidade visual ao seu site do SharePoint e também personalizar o tema do Microsoft 365 para sua organização.

*Iniciar por— Resposta, você precisa de uma marca consistente em todos os sites ou diferentes divisões, departamentos ou grupos em sua organização terão sua própria aparência? Em seguida, colete ativos de marca aprovados, como cores, logotipos e imagens da marca, dependendo dos requisitos de identidade visual da sua organização.

Você sabe que terminou quando – você determinou a aparência de ponta a ponta da intranet da home page para hubs para sites individuais.

Profissionais e administradores de TI

Profissionais de TI e administradores implementam as etapas necessárias de integração de plataforma necessárias pelos proprietários de negócios para seus portais de intranet, como com bancos de dados ou aplicativos de linha de negócios. Isso pode incluir a migração de conteúdo de sistemas existentes. Eles também trabalham com outros stakeholders e a empresa para determinar uma estratégia de governança para a intranet e treinar pessoas na organização a usar o SharePoint e outras ferramentas para gerenciar a intranet.

Ao planejar e implementar sua intranet, tenha em mente esses principais fatores de sucesso:

  • Estabeleça um plano de governança que dê suporte às necessidades empresariais e às suas metas de retenção, segurança e conformidade.
  • Verifique se todos os proprietários, autores de conteúdo e visitantes do site entendem como a governança se aplica às suas funções.
  • Limpe o conteúdo existente antes da migração. Migrar apenas o conteúdo relevante, atual e compatível com as metas de resultado de cada site.
  • Habilite a conexão social que incentiva a comunicação, o engajamento e a colaboração.
  • Treine seus autores de conteúdo e seus usuários.

Tarefas-chave

Planejar e alinhar a estratégia de governança

A governança é o conjunto de políticas, funções e processos que controlam como as divisões de negócios e as equipes de TI da sua organização trabalham juntas para alcançar seu objetivo, garantindo que o conteúdo e as comunicações da organização sejam seguros e os espectadores se beneficiem de uma experiência consistente. Qualquer organização tem necessidades exclusivas e metas que influenciam a abordagem da governança. Alguns detalhes a serem considerados ao planejar sua estratégia de governança: convenções de nomenclatura, acesso de convidado, classificação de sites, grupos e arquivos.

Comece por — Entendendo as regras e os requisitos da sua organização, em combinação com as necessidades de proprietários de empresas e proprietários de sites. Em seguida, desenvolva um plano ao lado de TI, RH e liderança sênior que permita aos funcionários maximizar o valor do SharePoint com supervisão mínima de uma maneira compatível.

Você sabe que terminou quando – quando os stakeholders de governança, os proprietários de negócios e os criadores de conteúdo podem trabalhar sem esforço no SharePoint sem diminuir o ritmo dos negócios.

Migrar conteúdo de sua intranet existente

Sua intranet existente pode conter conteúdo de várias fontes localizadas em diferentes plataformas. Uma tarefa fundamental na criação da intranet inteligente do SharePoint é determinar o estado do conteúdo existente e decidir qual conteúdo migrar para a nova intranet.

Os atuais proprietários de empresas e proprietários de sites podem ser mais adequados para avaliar se o conteúdo deve ser migrado e talvez você queira que eles realizem a migração real, dependendo do que está envolvido. Eles podem precisar de sua assistência dependendo da quantidade e do local do conteúdo a ser movido. Saiba mais sobre as opções para migrar de compartilhamentos de arquivos, SharePoint Server e outros provedores de nuvem.

Start by – Trabalhando com líderes empresariais e outros stakeholders de conteúdo para examinar seu conteúdo existente para obter relevância e precisão.

Você sabe que terminou quando – um conjunto de conteúdo com curadoria foi migrado para o SharePoint.

Personalizar o SharePoint para atender às suas necessidades de negócios

Com a experiência inteligente do SharePoint, você pode criar uma intranet envolvente e fácil de manter sem a necessidade de personalização. É altamente recomendável usar experiências padrão do SharePoint sempre que possível. Isso fornecerá um gerenciamento de alterações mais fácil ao longo do tempo.

Se você precisar personalizar o SharePoint, o SharePoint fornecerá soluções, aplicativos, suplementos e soluções da Estrutura para ajudá-lo a atender às suas necessidades comerciais. Para obter mais informações, confira Desenvolvimento do SharePoint.

Treinar seus autores de conteúdo

Dependendo do histórico deles, as pessoas em sua organização podem precisar de ajuda para começar a usar o SharePoint. Os caminhos de aprendizagem do Microsoft 365 fornecem uma maneira de trazer um conjunto de conteúdo da Microsoft com curadoria para seus usuários. Outras referências que podem ajudar seus criadores de conteúdo a gerenciar atualizações no site incluem:

Comece por : determinando as necessidades de seus usuários para treinamento no SharePoint e tornando essas referências conhecidas.

Você sabe que terminou quando – as perguntas sobre o uso da intranet do SharePoint nos canais de mídia social da organização e por meio do help desk diminuíram para um nível modesto.

Proprietários de empresas e proprietários de sites

Como proprietário de um negócio, você pode ser responsável pelo conteúdo da intranet para uma área específica da sua organização, como RH ou operações. Você também pode ser o proprietário do site, a pessoa que tem as permissões no SharePoint para criar e manter o conteúdo e as experiências no site. Antes de começar a configurar sites individuais, para algumas ideias, examine o livro de aparência do SharePoint. Como parte de seu plano de governança geral, você pode decidir que os sites precisam seguir padrões consistentes para garantir que os leitores não precisem passar muito tempo orientando a si mesmos à medida que vão de site em site ou tópico para tópico na intranet.

Tenha em mente esses principais fatores de sucesso à medida que você planeja e implementa sua intranet:

  • Tenha um foco implacável nas experiências do usuário à medida que você implementa seu site – marcar rótulos de relevância, verifique se as imagens estão relacionadas ao conteúdo, não suponha – teste!
  • Limpe o conteúdo existente antes da migração. Migrar apenas conteúdo relevante, atual e compatível com as metas de resultado do site.
  • Envolva seus usuários para obter comentários durante todas as etapas do processo de build.
  • Verifique se o proprietário ou contato do site está visível em um lugar consistente na página inicial do site para que os visitantes saibam com quem devem entrar em contato para obter comentários.
  • Planeje comunicações de lançamento, que podem incluir um evento ou atividade de lançamento. Celebre seu sucesso!

Tarefas-chave

Migrar seus dados

Uma das maiores tarefas na criação de um novo site de intranet é migrar seus dados existentes para o SharePoint. É altamente recomendável fazer uma auditoria de conteúdo para ver o que está sendo usado, o que está atualizado e o que não é mais necessário e pode ser excluído ou arquivado.

Procure oportunidades para eliminar versões anteriores de documentos que você não precisa mais. Se você migrar arquivos que terminam .v1, .v2 e assim por diante, criará confusão para seus usuários que não poderão confiar na pesquisa para encontrar consistentemente a versão mais recente dos documentos.

Treine seus usuários para aproveitar a versão automatizada do SharePoint e remova IDs e datas de versão de nomes de arquivo sempre que possível, migrando apenas a versão mais recente e precisa. Melhor ainda, confira se você pode converter documentos herdados em páginas modernas para criar conteúdo mais envolvente e mais fácil de consumir. Você obtém melhores experiências de pesquisa e obtém maior satisfação do usuário e manutenção mais fácil removendo conteúdo que não é mais necessário antes da migração.

Saiba mais sobre as opções para migrar de compartilhamentos de arquivos, SharePoint Server e outros provedores de nuvem.

O vídeo é uma ótima maneira de se comunicar com as pessoas em sua organização para briefings executivos ou ao compartilhar ideias por meio de vídeo pode levar a um maior envolvimento. Use Microsoft Stream para fornecer reuniões, eventos e treinamentos ao vivo e sob demanda. Se você tiver conteúdo de vídeo existente que deseja disponibilizar em seu novo site de intranet, carregue-o para Stream como parte do processo de migração de conteúdo.

Comece por — Entender o escopo completo do conteúdo que pode precisar ser migrado e, em seguida, definir os critérios usados para direcionar o conteúdo que deve ser migrado, deve ser editado e depois migrado e deve ser retirado.

Você sabe que terminou quando – você tem a quantidade mínima de conteúdo necessária para criar e iniciar um site efetivo do SharePoint.

Determinar suas permissões e estratégia de compartilhamento

As permissões do SharePoint são gerenciadas por meio de um conjunto de funções em um site – proprietários, membros e visitantes. Dependendo do tipo de site, pode haver mais opções de permissão e compartilhamento disponíveis, como usar grupos do Microsoft 365.

Comece por — Determinando quem precisa de acesso, quem não deve ter acesso e como você concede solicitações de acesso.

Você sabe que terminou quando – todos os proprietários e usuários do site têm acesso ao conteúdo de que precisam, ao mesmo tempo em que garantem conteúdo confidencial quando apropriado.

Projetar a página do portal da intranet, também conhecida como o site inicial

O main portal de intranet para sua organização é uma grande parte da sua nova intranet do SharePoint. Você pode criar essa página a qualquer momento durante seu projeto de desenvolvimento de intranet. Você ainda pode apontar para seus sites de intranet herdados com uma home page do portal inteligente. Se você tiver um site de comunicação existente que deseja usar como sua página do portal main, poderá movê-lo para o site raiz.

O mega menu, a web part de notícias e os feeds de Viva Engage podem ser usados para tornar sua página do portal main um destino envolvente e produtivo para seus usuários. Para obter uma olhada de ponta a ponta na criação desta página, leia Passo a passo guiado: Criando um site do Enterprise Landing para sua organização.

Comece por — Considerando as metas da perspectiva da equipe de comunicação da sua organização, seu patrocinador executivo, seu departamento de TI e usuários finais. Crie a home page do portal com simplicidade e escalabilidade em mente.

Você sabe que terminou quando – você criou um plano de inicialização usando o agendador de inicialização do Portal para redirecionar da página do portal atual para a nova página e compartilhou esse plano com todos os stakeholders e usuários.

Projetar sua empresa ou site de intranet específico do tópico

À medida que você começa a projetar os sites de intranet para seus serviços e funções, verifique se você fez uma pesquisa com seus usuários para entender melhor suas necessidades e como eles interagem atualmente com seu conteúdo. Para criar pesquisas e questionários personalizados e gastar tempo observando usuários e se encontrando com eles, você pode usar Forms.

Recomendamos desenvolver suas páginas de intranet usando sites de comunicação. Com sites de comunicação, você pode compartilhar notícias, relatórios, status e outras informações por meio de vários modelos e web parts. Para ver de ponta a ponta a configuração de um site de comunicação, confira Passo a passo guiado: Criando um site de comunicação para sua organização. Saiba mais sobre como planejar seus sites.

Para postar histórias importantes ou interessantes, anúncios, notícias de pessoas, atualizações status e muito mais que podem incluir gráficos e formatação avançada, você pode usar a Web Part de notícias. Na Web Part de notícias, para priorizar conteúdo específico para públicos específicos, você pode configurar o direcionamento de audiência. Para ver de ponta a ponta o uso de notícias no SharePoint, confira Passo a passo guiado: configurando notícias para sua organização.

Para alinhar os requisitos de identidade visual da sua organização, você pode alterar a aparência do seu site.

Comece por — Priorizando objetivos de negócios e, em seguida, decida o tipo de sites e web parts necessários inicialmente.

Você sabe que terminou quando – os proprietários de empresas e sites têm áreas dedicadas no SharePoint que podem ser de propriedade e mantidas com pouca supervisão.

Autores de conteúdo

Os autores de conteúdo são as pessoas que criam conteúdo em sites. Os autores de conteúdo podem assumir muitas responsabilidades, como criar e publicar notícias, criar páginas específicas de tópicos ou servir como especialistas do assunto e líderes de pensamento para projetos e iniciativas especiais. Os autores de conteúdo devem se familiarizar com os fundamentos de design do SharePoint.

Ao criar e gerenciar conteúdo para sua intranet, tenha em mente esses principais fatores de sucesso:

  • Considere se o conteúdo é melhor apresentado como uma página ou um documento. Use páginas quando o conteúdo for dinâmico e mais facilmente comunicado com web parts envolventes, como imagens, vídeo ou links. Use documentos quando o conteúdo for projetado para ser baixado ou impresso.
  • Resumir antecipadamente – coloque as informações que os leitores devem ter para que sua comunicação seja bem-sucedida na parte superior da página antes de se concentrar no design.
  • Use seções e estilos de título para separar visualmente tópicos e conceitos para tornar suas páginas mais legíveis e acessíveis.
  • Crie modelos de página personalizados para gerar consistência e simplificar a criação de páginas.
  • Verifique se você segue as diretrizes de imagem e vídeo para manter o desempenho da página alto.

Principais tarefas:

Informar e envolver

Colete e gerencie conteúdo usando páginas do SharePoint. Use listas para obter informações que você pode coletar no Excel. Listas permitir que você e seu público se reúnam, acompanhem e compartilhem informações. Aprimore a exibição de listas com a formatação de exibição de coluna e lista usando a Web Part de Lista. Use bibliotecas para armazenar documentos. Adicione, reordene, classifique, filtre e crie exibições personalizadas de bibliotecas usando a Web Part da biblioteca de documentos.

Exiba conteúdo dinamicamente de uma biblioteca de documentos, um site, uma coleção de sites ou todos os sites usando a Web Part de conteúdo realçado.

Crie e faça a curadoria de notícias relevantes para seu público usando a Web Part de Notícias. Crie rapidamente postagens atraentes como anúncios, notícias de pessoas, atualizações status e muito mais que possam incluir gráficos e formatação avançada.

Personalize a maneira como seus usuários veem conteúdo e notícias usando o direcionamento de audiência. O direcionamento de audiência permite que conteúdo específico seja priorizado para públicos específicos na página inicial do SharePoint, notícias no aplicativo móvel e na Web Part de Notícias quando a segmentação de audiência está habilitada.

Permitir que os usuários trabalhem em qualquer dispositivo. Quando os usuários mantêm arquivos em seu dispositivo local ou em um compartilhamento de rede, eles ficam sem sorte quando não têm o dispositivo com eles ou não têm uma conexão com sua rede. Se algo acontecer com o dispositivo de um usuário, os dados poderão não ser recuperáveis. Obtenha o aplicativo móvel do SharePoint.

Comece por — Organizando conteúdo em tópicos, criando páginas para cada tópico. Determine se o conteúdo da página deve incluir texto, links, lista ou bibliotecas. Alinhe o conteúdo à história para garantir que o leitor possa obter as informações de que precisa com eficiência examinando ou deslizando rapidamente a página.

Você sabe que terminou quando – você pode confirmar que os usuários têm acesso às informações certas no momento certo usando o uso e a análise do site e solicitando comentários aos usuários.

Criar cultura e comunidade

Ajude grupos de trabalho a se conectarem e se envolverem em sua organização usando Viva Engage. Saiba mais sobre os destaques Viva Engage e as web parts do Viva Engage Conversations. Às vezes, o conteúdo precisa ser entregue por meio de vídeo - como quando anúncios em toda a organização são feitos ou quando líderes seniores hospedam um evento ao vivo ou quando você deseja fornecer exemplos em páginas que fornecem instruções. Microsoft Stream é o próprio site de vídeo da sua organização. Para exibir o conteúdo do vídeo, use o Stream Web Part em seu site.

Comece por — Encontrar notícias, anúncios e eventos para amplificar em seu site.

Você sabe que terminou quando – você está promovendo regularmente notícias e eventos que iniciam conversas e envolvem e conectam públicos amplos.

Em seguida

Saiba mais sobre como você pode começar a criar ou atualizar a intranet da sua organização.

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