Planejar uma intranet inteligente do SharePoint

O Microsoft SharePoint oferece uma ampla variedade de opções e ferramentas para criar sites de intranet para sua organização. Mover sua intranet para o SharePoint no Microsoft 365 pode demorar um pouco, principalmente se você já tiver um conteúdo extenso na intranet. Neste artigo, vamos analisar como planejar uma nova intranet do SharePoint com foco em colocar sites online rapidamente e obter um retorno sobre seu investimento.

Abordamos como:

• Entenda suas principais prioridades organizacionais
• Entenda sua audiência
• Plano de governança
• Examinar sua intranet atual
• Identifique e priorize suas iniciativas de negócios
• Identifique um cenário-chave para prototipar e pilotar
• Iniciar o piloto e interagir com seus usuários

O que é possível fazer com o SharePoint?

Com o SharePoint, qualquer usuário pode criar páginas de intranet altamente funcionais rapidamente, sem a necessidade de escrever código ou outras personalizações difíceis. Esses sites ficam ótimos em qualquer dispositivo ou tela e fornecem experiências profundamente envolventes para seus usuários.

Se você estiver usando o SharePoint Server para sua intranet, verá que o SharePoint no Microsoft 365 é mais fácil de trabalhar. Páginas dinâmicas e responsivas são fáceis de serem criadas por qualquer pessoa, e os requisitos para a TI criar e manter soluções personalizadas são muito menores.

Como primeira etapa, para ver exemplos do que é possível fazer com o SharePoint, recomendamos que você revise o Look Book do SharePoint. O look book fornece vários exemplos sobre como incluir notícias, eventos, recursos e conteúdo personalizado em sites do SharePoint que qualquer pessoa pode criar e manter.

Para entender como os diferentes componentes funcionam juntos, examine o Guia para a experiência moderna no SharePoint.

Para obter inspirações e demonstrações sobre a adoção da intranet inteligente, visite A intranet inteligente - Adoção da Microsoft.

Nas seções a seguir, veremos como encontrar o melhor ponto de partida para sua intranet do SharePoint e como priorizar as diferentes soluções de intranet que você pode precisar para sua organização. Mantenha essas referências à mão enquanto trabalha com suas partes interessadas - elas podem ajudá-lo a obter o máximo valor e o melhor momento para valorizar suas soluções de intranet.

Entenda as metas de negócios atuais e os principais stakeholders

As intranets mais bem-sucedidas não são apenas boas, elas se concentram principalmente em ajudar as pessoas a realizar o trabalho e, muitas vezes, em promover o engajamento. O livro de aparência pode ajudar a inspirá-lo a pensar sobre como seu conteúdo pode aparecer, mas suas metas de resultados comerciais são importantes para entender qual conteúdo e funcionalidade são mais importantes para seus usuários e sua organização.

Todas as organizações têm objetivos estratégicos importantes que impulsionam o comportamento e os investimentos. Se você quiser ter certeza de que sua intranet será bem-sucedida – e obterá o nível certo de financiamento – você precisa garantir que ela esteja alinhada com essas metas. Você também pode usar essas metas para ajudar a priorizar suas iniciativas na intranet. Ao contrário de muitos projetos de tecnologia, um projeto de intranet nunca é "concluído" porque as prioridades e os interesses da sua organização mudarão com o tempo. Mas, a qualquer momento, você deseja se concentrar nas iniciativas de intranet que estão mais alinhadas com suas prioridades organizacionais e principais partes interessadas de negócios.

Além disso, dê uma olhada nos dados recentes da pesquisa de satisfação dos funcionários. Uma boa maneira de se tornar mais informado sobre as informações e ferramentas de que seus funcionários precisam é observar os pontos problemáticos identificados nessas pesquisas.

Entenda sua audiência

Um bom lugar para começar a pensar sobre sua nova intranet é como ela é quando a intranet está instalada. O que as pessoas serão capazes de realizar? Como eles vão começar o dia? O que as pessoas dirão sobre a intranet? Um exercício potencialmente útil para enquadrar os objetivos gerais da intranet é envolver as principais partes interessadas da intranet em um exercício de reportagem . Este é um exercício de imaginação. O objetivo é pensar amplamente sobre um estado futuro ideal, imaginando uma reportagem de capa de revista sobre a nova intranet, incluindo as principais manchetes, barras laterais e citações de usuários.

Com o objetivo em mente, também pode ser útil criar personas para seus principais usuários. Uma persona é uma descrição fictícia, mas realista, de um usuário típico da intranet (por exemplo, novo funcionário/novo funcionário, trabalhador do conhecimento, trabalhador de campo, representante de vendas, gerente de pessoas ou autor de conteúdo). Você vai querer fazer alguma pesquisa para se envolver com pessoas que representam essas diferentes personas para entender seus requisitos de informação. Você não pode construir uma intranet sem uma compreensão das pessoas para quem você a está construindo. Os proprietários de sites por si só não são suficientes – sua perspectiva é o que eles desejam publicar. Isso geralmente não é a mesma coisa que seus usuários desejam consumir.

Pense na governança

Se os usuários reclamarem que a pesquisa não foi bem-sucedida porque muito conteúdo irrelevante foi descoberto, isso pode indicar um problema de governança. Antes de pensar em seu novo projeto de intranet, pense em como você controlará a arquitetura e o conteúdo. Essas são decisões muito mais fáceis de tomar e aplicar se forem decididas no início do seu projeto de intranet. Por exemplo, você vai querer pensar em:

• Quem pode provisionar novos sites e, quando eles são provisionados, qual é o processo para garantir que os sites sejam descobertos na navegação ou como indicadores principais na pesquisa?
• Você deseja que todos os sites sigam um padrão semelhante para que os usuários possam encontrar facilmente o conteúdo principal à medida que passam de um site para outro?
• Quem é responsável pelo conteúdo nos sites? Com que frequência o conteúdo precisa ser revisado?
• O gerenciamento de conteúdo para sites de intranet está nas metas de desempenho ou nas descrições de trabalho para pessoas com permissões de edição ou proprietário?
• O conteúdo da intranet precisa ser retido com base em suas políticas de retenção ou classificado com base em sua confidencialidade?

Você não precisa tomar todas as decisões de governança antecipadamente, mas se não tiver um plano de como governará sua nova intranet inteligente, ela pode rapidamente se tornar um deserto de informações que não consegue atingir suas metas críticas de negócios.

Examinar sua intranet existente

Sua intranet atual pode ser composta de sites de diferentes grupos de negócios, como RH, TI, Facilities, Engenharia e outros. Como primeira etapa para planejar sua nova intranet do SharePoint, recomendamos fazer um inventário de seus sites existentes e fazer uma reunião com os proprietários de cada um para determinar suas metas de resultados de negócios para novos sites. Faça um controle de onde seu conteúdo está localizado e quanto conteúdo você precisa mover ao criar um novo site de intranet. Examine seu conteúdo atual para entender se ele é atual ou precisa ser atualizado antes de mudar para um novo site. Não é incomum encontrar uma estratégia de migração em que o conteúdo existente é deixado para trás. Você não precisa migrar nada – você pode achar que é mais eficaz criar novo conteúdo otimizado para a experiência moderna do SharePoint do que migrar conteúdo existente e desatualizado para o novo local.

Como parte dessas reuniões, você pode identificar as necessidades comerciais que são atendidas por cada site existente e quaisquer requisitos que você possa ter para novos sites.

Além de se reunir com os proprietários atuais do site, você também pode convocar um grupo focal de novos funcionários. Os novos funcionários são um público-chave para a intranet e as pessoas que ingressaram na organização nos últimos dois a três meses podem fornecer alguns insights valiosos sobre o que está faltando ou difícil de aprender em sua intranet atual, ou recursos que eles gostariam de ter quando começaram. Eles também podem fornecer algumas ideias valiosas das organizações onde trabalharam anteriormente para ajudá-lo a pensar em recursos novos e importantes a serem incorporados.

Pense nessa etapa como uma oportunidade de aprender. Você está aprendendo sobre o que é importante para seus usuários e para os negócios. Você usará essas informações para identificar iniciativas para sua intranet.

Identificar iniciativas

Usando as informações coletadas durante sua pesquisa, trabalhe com os principais stakeholders da intranet para identificar iniciativas que reflitam suas prioridades organizacionais – e quaisquer barreiras que possam existir ao implementá-las.

Embora você possa implementar soluções para abordar todas as iniciativas identificadas, priorizar qual projeto fazer primeiro ajudará você a alcançar o sucesso inicial e o envolvimento do usuário da maneira mais eficiente possível.

Examine cada iniciativa que você identificou para os seguintes critérios:

• Isso resolve um problema real?
• Quantas pessoas vão usar?
• Pode ser construído em um prazo razoável?
• Qual é o retorno do investimento?

Analise cada iniciativa quanto ao seu impacto positivo sobre seus usuários no que diz respeito à facilidade de implementação. Uma iniciativa de alto impacto que pode ser construída com um mínimo de personalização pode ser um primeiro projeto ideal.

Considere traçar suas iniciativas de negócios em uma grade, como as opções a seguir, e analise com os stakeholders da intranet e o departamento de TI para escolher a melhor opção para começar.

Para ajudar a decidir qual iniciativa abordar primeiro, trabalhe com os líderes de negócios dessa área para definir os objetivos da solução, quem será responsável por impulsionar o sucesso nessa área e as métricas que você usará para medir o sucesso. Não se concentre apenas nas métricas do sistema. Pense no impacto real nos negócios. Por exemplo:

Iniciativa	Conteúdo-chave	Proprietário da empresa	Métrica de sucesso do sistema	Métrica de sucesso nos negócios
Instruir os funcionários sobre benefícios (Site de benefícios)	- Anúncios - Vídeos de treinamento	HR	- Visualizações de postagens de notícias - Visualizações de vídeos de treinamento	As solicitações de ajuda são reduzidas em x%
Postagem semanal de notícias por um líder sênior	- Eventos de streaming - Treinamento formal	Engenharia	- Conteúdo de treinamento produzido para todos os aspectos da excelência em codificação - Eventos mensais de streaming	Treinamento concluído com êxito por x% da equipe de engenharia
Promover um acordo positivo dos funcionários sobre a estratégia da empresa (Liderança Executiva, Comunidade Viva Engage)	Postagens de notícias - Eventos de streaming - Conversas do Viva Engage	HR	Postagens de atividades mensais contínuas da liderança e comentários dos funcionários	- As conversas do Viva Engage mostram sentimentos positivos - Comentários endereçados em 24 horas – "nenhuma pergunta/comentário deixado para trás" - Aumento de x% nas pontuações de satisfação dos funcionários para comunicações executivas
Melhorar a consistência da pontualidade no desenvolvimento de propostas (site de marketing)	- Slides de valor comercial da empresa - Modelos de proposta	Marketing	- Downloads de slides - Alinhamento da equipe de vendas	x% de redução no tempo de criação de propostas

Escolher cenários-piloto

Trabalhe com o proprietário de cada cenário para determinar como seria a solução ideal para eles:

• Quem são seus visitantes?
• O que os visitantes do site querem realizar ou aprender?
• Quais ferramentas ou tecnologias eles usam atualmente?
• Quais informações você deseja promover?
• Quais ferramentas ou tecnologia você deseja que os visitantes usem para realizar suas principais tarefas?
• Quem são os campeões que os ajudarão na transição para o novo site ou solução?
• Como você saberá se sua solução foi bem-sucedida?

Por exemplo, crie uma tabela como a seguinte para listar cenários de negócios que você deseja abordar com sites de intranet em toda a sua organização:

Como um...	Preciso...	Para que...	Sei que isso é bem-sucedido quando...
Funcionário	Entender e ser capaz de atualizar meus benefícios	Posso aproveitar um benefício importante do ciclo de vida	As solicitações de ajuda são reduzidas
Funcionário	Saiba mais sobre como usar o portal de benefícios de autoatendimento	Fazer atualizações por conta própria	As solicitações de ajuda são reduzidas
Funcionário de RH	Promover o uso do portal de benefícios de autoatendimento	Posso passar mais tempo trabalhando com funcionários em perguntas e cenários de benefícios exclusivos	Todas as interações de meus funcionários são sobre cenários essenciais individuais

Nos cenários de alta prioridade, identifique quais atendem a estes três critérios principais:

• Você pode construir um protótipo rapidamente (alguns dias)?
• Existe um patrocinador comprometido?
• Existe conteúdo atualizado suficiente para demonstrar os principais recursos?
• Existe um público-alvo específico para um piloto?

Depois de compilar essas informações, crie um resumo do design para ajudar a mapear a jornada do usuário sobre como você deseja que o site funcione. Por exemplo:

Componente de jornada do usuário	Descrição
Cenário	Site de liderança: site completo para os funcionários ouvirem a liderança da empresa, conhecerem os objetivos da empresa e ouvirem as últimas notícias de reuniões com clientes e eventos do setor.
Usuários	Todos os funcionários da empresa.
Valor	Aumente a conscientização e o alinhamento dos funcionários com a estratégia da empresa e as iniciativas de negócios.
Percurso do usuário	- A postagem de notícias é enviada à empresa anunciando uma reunião de perguntas&respostas da liderança - Allan vai ao portal de liderança para assistir ao evento ao vivo - Allan usa o Viva Engage para fazer uma pergunta na reunião - Allan compartilha o link de gravação com colegas de trabalho.
Métrica	- Visualizações de eventos ao vivo - Visualizações de gravação de eventos - Envolvimento do Viva Engage
Ampliar as metas	- Engajamento contínuo do Viva Engage - Melhorar o sentimento dos funcionários (pesquisa)

Escolher componentes da solução

O SharePoint oferece vários blocos de construção que você pode usar para criar uma intranet:

• Sites de comunicação – use sites de comunicação para compartilhar notícias, relatórios, status e outras informações por meio de vários modelos e web parts.
• Site principal - Um site inicial é um site de comunicação que você define como a página de aterrissagem da intranet da sua organização.
• Sites de hub – use sites de hub para organizar sites e equipes relacionados e centralizar o gerenciamento de notícias, pesquisa e conteúdo.
• Notícias do SharePoint - Use a Web Part de Notícias para postar histórias importantes ou interessantes, anúncios, notícias sobre pessoas, atualizações de status e muito mais que podem incluir gráficos e formatação avançada.
• Viva Engage - Use o Viva Engage para se conectar com pessoas em toda a sua organização além dos limites de projetos, funções e departamentos.
• Dynamics 365 Customer Voice - Use o Dynamics 365 Customer Voice para criar testes, pesquisas, questionários, registros personalizados e muito mais.
• Stream - Use o Stream para fornecer reuniões, eventos e treinamentos ao vivo e sob demanda.

Para o cenário que você decidiu criar, escolha os componentes que você precisará usar para atender aos objetivos de negócios do site. Recomendamos criar um protótipo rápido e conceder acesso aos seus principais stakeholders. Isso fornece uma estrutura substantiva para futuras discussões e revisões do projeto.

Nesta fase, recomendamos que você envolva seu suporte técnico para que ele esteja preparado para responder a perguntas depois que o site for lançado para um público maior.

Para obter as práticas recomendadas para iniciar um site da intranet, examine Criação e lançamento de um portal do SharePoint íntegro.

Distribuir o piloto

Quando o protótipo evoluiu a um ponto em que você deseja compartilhá-lo mais amplamente, é possível distribuí-lo para um grupo piloto ou até mesmo para toda a organização. A adoção do usuário é uma parte essencial do sucesso de um novo site da intranet. Para impulsionar o uso do site, recomendamos que você use uma abordagem de cima para baixo e de baixo para cima:

• Recrute patrocinadores executivos que possam garantir que o projeto de intranet seja financiado e possam ajudar a transmitir a importância do novo site a outras pessoas na organização.
• Capacite os defensores em toda a organização para promover o novo site em um nível de base.

Outras coisas que você pode fazer para impulsionar o sucesso incluem:

• Ter eventos de lançamento e campanhas de comunicação.
• Forneça treinamento formal.
• Mantenha um horário comercial regular onde os usuários possam fazer perguntas.

À medida que o site é lançado e mais usuários se envolvem, observe suas métricas de sucesso e faça os ajustes necessários para gerar mais engajamento e satisfação do usuário.

Quando o site estiver a caminho do sucesso, faça um balanço das lições aprendidas no processo e prossiga para o próximo projeto de intranet que deseja realizar.

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