Entenda como os dados organizacionais são usados e retidos no Microsoft 365

Você pode usar dados organizacionais para potencializar vários recursos em aplicativos e serviços do Microsoft 365, Microsoft Copilot e Viva.

Analise as informações a seguir para entender como os dados organizacionais são usados, armazenados e excluídos.

Uso de dados

Os dados organizacionais que você carrega podem ser usados pelo Viva, serviços do Microsoft 365 e serviços não Microsoft que têm acesso por meio da API do Graph. Esses dados são tratados como disponíveis publicamente na organização, o que significa que podem ser exibidos para qualquer usuário final na organização.

Exclusão de dados

O administrador da fonte de dados organizacional pode excluir inadvertidamente dados pessoais atualizando a fonte de dados com valores nulos. Consulte Atualizar ou fazer outras alterações nos dados organizacionais para obter informações sobre como excluir dados do usuário. Assim que a atualização é processada, os dados do usuário associados são substituídos por campos em branco, o que significa que seus dados são efetivamente excluídos imediatamente.

Quando um locatário é removido do Microsoft 365, todos os dados do locatário são limpos em 30 dias.

Retenção de dados

Os dados organizacionais são armazenados enquanto o usuário final estiver ativo e tiver uma licença válida e nenhuma solicitação de exclusão tiver sido feita pelo usuário final ou pelo Administrador da Fonte de Dados Organizacionais.

Residência de dados

Quando você carrega dados organizacionais, eles são armazenados no local geográfico correspondente ao local da caixa de correio padrão, conforme configurado no Microsoft 365. Saiba mais sobre:

• Data Residency para SharePoint
• Data Residency para o Exchange Online
• Data Residency para Viva Insights
• Data Residency para Viva Glint

Gerenciar solicitações do titular dos dados

Uma Solicitação do Titular dos Dados ou DSR é uma solicitação formal feita por um titular dos dados (um usuário final) a um controlador para que tome uma medida em relação aos seus dados pessoais. Para entender quais direitos do titular dos dados os usuários finais têm, consulte Solicitações do Titular dos Dados do Office 365 de acordo com o GDPR e a CCPA.

Use as seguintes informações para cumprir os DSRs dos usuários finais:

• Acesso e exportação: os usuários finais podem acessar e exportar dados organizacionais carregados por um administrador de fonte de dados organizacional usando os seguintes recursos:
  • Perfil de usuário do Microsoft 365: usando a função de exportação de dados no perfil card. Saiba como.
  • Viva Insights: usando o conector do Power BI. Saiba como.
• Editar – Consulte Atualizar ou fazer outras alterações nos dados organizacionais.
• Excluir – Consulte Atualizar ou fazer outras alterações nos dados organizacionais e Exclusão de dados.

Exportar dados do Serviço de Dados Organizacionais do Microsoft 365

Os administradores podem exportar dados diretamente do Serviço de Dados Organizacionais do Microsoft 365 após uma ingestão bem-sucedida de dados. As exportações incluem:

• Arquivos de dados organizacionais brutos carregados por meio de uploads manuais (.csv) ou conectores automatizados
• Dados retidos na janela de retenção de dados de 30 dias do Serviço de Dados Organizacionais do Microsoft 365

Os seguintes dados não estão incluídos nos resultados da exportação:

• Mapeamentos de atributos ou configurações de ingestão
• Dados processados ou armazenados por aplicativos downstream do Microsoft 365, como Viva Insights ou Viva Glint
• Dados não retidos pelo Serviço de Dados Organizacionais do Microsoft 365

Os dados exportados são fornecidos no formato .csv. Somente os usuários atribuídos à função de Administrador Global ou Administrador da Fonte de Dados Organizacional podem iniciar ações de exportação.

Acessar e exportar logs de auditoria

Para monitorar eventos do Serviço de Dados Organizacionais do Microsoft 365 relacionados à segurança e conformidade para sua organização, ative o log de auditoria. Os logs de auditoria estão disponíveis no portal do Microsoft Purview ou usando a API de atividade de gerenciamento do Microsoft 365. Saiba mais.

Antes de exibir o log de auditoria, habilite a pesquisa de log de auditoria do Microsoft 365. Você só precisa fazer isso uma vez. Depois de ativá-la, levará algumas horas para que você possa pesquisar os logs.

Para exibir o log de auditoria:

1. Acesse o portal do Microsoft Purview e entre usando sua conta corporativa ou de estudante.

2. No painel esquerdo do portal, selecione Auditoria.

3. Siga estas instruções para pesquisar logs de auditoria. Saiba como.

   • Selecione o tipo de registro: OrganizationalDataInM365 para eventos de metadados
   • Selecione o tipo de registro: WorkplaceAnalytics para eventos de ingestão