Importar e usar Dados Organizacionais no Microsoft 365
Os dados organizacionais referem-se aos dados de funcionários carregados pelo administrador usando os Dados Organizacionais no recurso microsoft 365. Os Dados Organizacionais no Microsoft 365 combinam esses dados carregados com dados existentes do Microsoft 365 para potencializar determinados recursos em aplicativos do Microsoft 365. Esse recurso também ajuda a melhorar seus dados do Perfil de Usuário do Microsoft 365 ingerindo dados organizacionais que residem atualmente nos sistemas externos da sua organização (como sistemas de gerenciamento de capital humano). Isso ajuda a preencher lacunas relacionadas a dados de perfil de usuário ausentes ou desatualizados e permite experiências mais ricas no Microsoft 365 e no Microsoft Viva.
Os Dados do Perfil de Usuário do Microsoft 365 referem-se às informações associadas à conta de um usuário e são armazenados no Perfil de Usuário do Microsoft 365. Essas informações incluem endereço de email, número de telefone, cargo e outras informações descritivas.
Os Dados de Perfil de Usuário do Microsoft 365 vêm de duas fontes principais: Microsoft Entra ID (anteriormente Azure Active Directory), que é a configuração padrão, ou de Dados da Organização no Microsoft 365 por meio de um arquivo .csv que você carrega. As propriedades no esquema Microsoft Entra e no perfil de usuário do Microsoft 365 correspondem aos nomes das colunas no arquivo .csv e são chamadas de atributos em Dados Organizacionais no Microsoft 365.
Atributos de dados
Ao carregar um arquivo .csv, você precisa incluir pelo menos um atributo necessário, Microsoft_PersonEmail, para cada funcionário. Para saber como configurar e estruturar um arquivo de .csv de dados organizacionais, consulte Preparar e importar seus dados organizacionais.
Você também pode incluir os seguintes atributos opcionais. (O valor entre parênteses é o nome da propriedade correspondente no esquema Perfil de Usuário do Microsoft 365.).
Consulte Referência de atributo para obter mais detalhes sobre os atributos específicos e Atributo ao mapeamento de propriedades para obter informações sobre como os dados organizacionais nos atributos do Microsoft 365 são mapeados para dados do Perfil de Usuário do Microsoft 365.
- Nomes
- Microsoft_FirstName (primeiro)
- Microsoft_LastName (último)
- Microsoft_DisplayName (displayName)
- Posições
- Detalhe
- Microsoft_JobTitle (jobTitle)
- Microsoft_JobDiscipline (função)
- Microsoft_LevelDesignation (nível)
- Microsoft_Layer (camada)
- Empresa
- Microsoft_Company (displayName)
- Microsoft_Organization (departamento)
- Microsoft_CompanyOfficeLocation (officeLocation)
- Endereço
- Microsoft_CompanyPostOfficeBox (postOfficeBox)
- Microsoft_CompanyOfficeStreet (rua)
- Microsoft_CompanyOfficeCity (cidade)
- Microsoft_CompanyOfficeState (estado)
- Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion (countryOrRegion)
- Microsoft_CompanyOfficePostalCode (postalCode)
- Endereço
- Empresa
- Detalhe
- Manager
- Microsoft_ManagerEmail (userId)
Importante
- No Perfil de Usuário do Microsoft 365, Microsoft Entra dados têm precedência sobre dados organizacionais no Microsoft 365. Quando um serviço consulta um Perfil de Usuário do Microsoft 365, se houver dados organizacionais e Microsoft Entra dados para um único atributo, o valor Microsoft Entra será usado.
- Três atributos relacionados ao nome (Microsoft_FirstName, Microsoft_LastName e Microsoft_DisplayName) são tratados como um grupo no Perfil de Usuário do Microsoft 365, portanto, se algum deles tiver um valor no arquivo .csv de entrada, os outros dois também precisam ter valores. Caso contrário, o valor especificado não será armazenado no Perfil de Usuário do Microsoft 365.
Preparar e importar seus dados organizacionais
Antes de carregar dados organizacionais, você precisa fazer o seguinte:
- Baixar um modelo .csv
- Estruturar os dados organizacionais
- Importar seus dados organizacionais pela primeira vez
- Atualizar ou fazer outras alterações em seus dados
Etapa 1 – Baixar um modelo .csv
- Entre no Centro de administração do Microsoft 365 como um usuário com permissões de administrador global.
- Na página Dados Organizacionais no Microsoft 365 (em Configuração > Migração e importações), selecione Introdução.
- Selecione Baixar modelo CSV.
Observação
Você também pode usar dados organizacionais exportados de outro sistema, como seu software de RH, como seu ponto de partida, conforme descrito em Obter uma exportação de dados organizacionais.
Etapa 2 – Estruturar os dados organizacionais
Agora que você tem seu .csv ponto de partida do arquivo, adicione os dados organizacionais que deseja usar no Microsoft 365. Salve o arquivo no Microsoft Office SharePoint Online.
Há três tipos de atributos que você pode adicionar no arquivo de dados organizacionais: obrigatórios, opcionais reservados e personalizados. Os atributos podem estar em qualquer ordem no arquivo. No entanto, não é possível usar os nomes de atributos obrigatórios e reservados como nomes de quaisquer novos atributos customizados.
- Obrigatório - O único atributo exigido por padrão é o endereço de email.
- Reservado - Atributos são cabeçalhos de coluna reservados para atributos usados atualmente para calcular, filtrar e agrupar dados.
- Personalizado – Atributos personalizados são outros atributos que você deseja definir para usar na filtragem e agrupamento de dados. Quando você carrega esses atributos, os analistas podem usá-los ao criar consultas. Para saber como carregar atributos personalizados, consulte Carregar dados organizacionais (primeiro upload).
Use o formato MM/DD/YYYYY para todas as datas. Todos os campos numéricos precisam estar no formato "número" e não podem conter vírgulas ou cifrão.
Observação
O número máximo de atributos totais permitidos no sistema é 105, o que inclui atributos obrigatórios.
Arquivo de dados de exemplo
Aqui está um exemplo de trecho de código um arquivo .csv válido:
Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Para obter mais informações sobre atributos, consulte a referência atributo.
Etapa 3 – Importar seus dados organizacionais pela primeira vez
Depois de criar um arquivo .csv com seus dados, as próximas etapas são salvar os dados no SharePoint e importá-los para o Viva.
Carregar o arquivo .csv no SharePoint
Use as etapas a seguir para carregar seus dados no SharePoint. Verifique se seu site do SharePoint tem as permissões certas e que somente aqueles que devem ser capazes de acessar os dados podem acessar o site.
- Abra a biblioteca de sites do SharePoint.
- Selecione Carregar e selecione Arquivos.
- Navegue até o local em que você salvou o arquivo .csv e selecione Abrir.
Você também pode usar arrastar e soltar para carregar o arquivo.
Antes de importar os dados para o Viva, você precisa do caminho para o arquivo no SharePoint, neste formato: https:// domain.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername filename/.csv. Use as etapas a seguir para obter o caminho para o arquivo.
- Selecione as reticências (...) ao lado do arquivo e selecione Detalhes.
- Localize o valor do Caminho e selecione o ícone de cópia.
Observação
Certifique-se de seguir estas etapas para obter o caminho para o arquivo. Este é um caminho diferente do que está visível no campo URL de um navegador quando você exibe o arquivo .csv no SharePoint.
Importar os dados para o Microsoft 365
Agora você está pronto para importar os dados.
- Entre no Centro de administração do Microsoft 365 como um usuário com permissões de administrador global.
- Na página Dados Organizacionais no Microsoft 365 (em Configuração > Migração e importações), selecione Introdução.
- Na página Importar dados do SharePoint , insira o local do SharePoint em que você salvou seu arquivo .csv. (Se você copiou o local no final da etapa de carregamento, cole-o aqui.)
- Confirme se você entende que os dados carregados aqui podem ser processados pelo Viva e pelo Microsoft 365, bem como por serviços que não são da Microsoft que você concedeu acesso aos dados por meio do Microsoft Graph. Selecione Avançar.
- Examine os detalhes do seu upload e selecione Iniciar validação.
Seus dados organizacionais são validados em relação aos requisitos para uso com os serviços Viva e Microsoft 365. Isso pode levar até 24 horas. Você pode verificar o status de validação na página Dados Organizacionais no centro de administração. Quando a validação for concluída, você verá uma mensagem informando que seus dados estão em uso e gerenciados pelo Viva e pelo Microsoft 365.
Os dados organizacionais de cada usuário final são armazenados na caixa de correio do usuário final e respeitam as regras de residência de dados para Exchange Online (conforme descrito em Data Residency para Exchange Online).
Etapa 4 – Atualizar ou fazer outras alterações em seus dados
Somente o administrador global pode atualizar ou excluir dados organizacionais armazenados no Perfil de Usuário do Microsoft 365.
Para atualizar ou excluir os dados organizacionais de um usuário final, crie e carregue um novo arquivo .csv que contém apenas os usuários cujos dados você deseja atualizar ou excluir.
- Para atualizar um valor, inclua todos os atributos que você deseja atualizar. Forneça um valor diferente para qualquer atributo que você deseja alterar. Se você incluir um atributo, mas não fornecer um valor (mas não defini-lo como uma cadeia de caracteres vazia), o valor atual no Perfil de Usuário do Microsoft 365 será usado (ele não é atualizado).
- Para excluir um valor, defina o valor do atributo como uma cadeia de caracteres vazia usando duas aspas individuais (''). (Defina o atributo Microsoft_Layer "-1".) Para excluir todos os dados de um usuário, insira a cadeia de caracteres vazia ou o valor inteiro de todos os seus atributos.
Observação
Se você usar o Excel para editar o arquivo .csv, use três aspas únicas (''') em vez de duas (')- o Excel verá uma única citação (') como o caractere de escape.
Depois que os novos dados organizacionais são carregados, os dados anteriores de cada usuário final afetado são excluídos com 30 dias.
Informações de uso, retenção e gerenciamento de dados organizacionais no Microsoft 365
Examine as informações a seguir para entender como os dados organizacionais são usados, armazenados e excluídos.
Dados carregados de Viva Insights
Se o administrador global concordar em compartilhar dados de Viva Insights com os Dados Organizacionais no recurso microsoft 365, os seguintes dados serão compartilhados:
- Personid
- ManagerId
- Organização
- LevelDesignation
- FunctionType
- Camada
- Localização
- Dados rolestart
Os dados a seguir são carregados do recurso Dados Organizacionais, mas não estão disponíveis para uso no Insights:
- Microsoft_FirstName
- Microsoft_LastName
- Microsoft_DisplayName
- Microsoft_JobTitle
- Microsoft_RoleEndDate
- Microsoft_City
- Microsoft_CountryOrRegion
- Microsoft_PostalCode
- Microsoft_PostOfficeBox
Uso de dados
Os dados organizacionais carregados podem ser usados pelo Viva, pelos serviços do Microsoft 365 e por serviços que não são da Microsoft que receberam acesso por meio do Microsoft API do Graph. Esses dados são tratados como disponíveis publicamente dentro da organização, o que significa que podem ser exibidos para qualquer usuário final na organização. Esses dados também podem ser usados em cenários de colaboração entre locatários, no Microsoft 365 Copilot e no treinamento de modelo de aprendizado de máquina.
No Perfil do Usuário do Microsoft 365, Microsoft Entra dados recebem precedência sobre dados organizacionais no Microsoft 365 por padrão. Quando um serviço consulta um Perfil de Usuário do Microsoft 365, se houver dados organizacionais e Microsoft Entra dados para um único atributo, o valor Microsoft Entra será retornado. Por exemplo, um determinado usuário final tem "Engenheiro de Software" como propriedade jobTitle no Microsoft Entra ID. O administrador global da sua organização usa o recurso Dados Organizacionais no Microsoft 365 para carregar um valor de "Engenheiro de software sênior" para o atributo Microsoft_JobTitle desse mesmo usuário final. Após o upload, ambos os valores são armazenados no perfil de usuário do Microsoft 365 do usuário final. Quando uma experiência como cartões de perfil no Microsoft 365 consulta o Perfil de Usuário do Microsoft 365 para obter a propriedade jobTitle para esse usuário final, "Engenheiro de Software" é retornado (em vez de "Engenheiro de Software Sênior").
Se preferir usar o valor de seus dados organizacionais no Perfil de Usuário do Microsoft 365, entre em contato com a Microsoft enviando uma solicitação para orgdatainm365support@microsoft.com. Inclua a linha de assunto: "Solicitar para dar precedência de dados organizacionais sobre Microsoft Entra dados no Perfil de Usuário do Microsoft 365 para Locatário [Nome] [ID do locatário]". Pode levar até quatro dias para que essa alteração entre em vigor.
Se mais tarde você quiser mudar de volta para o comportamento padrão (em que Microsoft Entra dados recebem precedência), entre em contato novamente com a Microsoft, usando uma linha de assunto de: "Solicitar para fornecer Microsoft Entra precedência de dados sobre dados organizacionais no Perfil de Usuário do Microsoft 365 para Locatário [Nome] [ID do locatário]". Essa alteração também leva até quatro dias.
Para garantir que os dados no Perfil de Usuário do Microsoft 365 permaneçam atualizados e precisos, é recomendável carregar dados organizacionais atualizados regularmente (por exemplo, semanalmente). Isso impede que os dados no perfil de usuário fiquem obsoletos quando comparados aos dados nos sistemas de gerenciamento de capital humano da sua organização.
Verifique se os dados enviados correspondam aos nomes e descrições dos atributos listados na Referência de atributos. Evite também fazer upload de dados pessoais confidenciais.
Exclusão de dados
Consulte Atualizar ou fazer outras alterações nos dados organizacionais para obter informações sobre como excluir dados do usuário. Depois que a atualização é processada, os dados de usuário associados são excluídos dentro de 30 dias.
Quando uma licença do Microsoft 365 é removida de um locatário ou quando o consentimento é removido do Centro de administração do Microsoft 365, todos os artefatos de dados são eliminados em 30 dias.
Retenção de dados
Os dados organizacionais são armazenados desde que o usuário final esteja ativo e tenha uma licença válida e nenhuma solicitação de exclusão tenha sido feita pelo usuário final ou pelo administrador global.
Residência de dados
Quando você carrega dados organizacionais, seu arquivo .csv é armazenado em seu site do SharePoint Online e os atributos de dados organizacionais de cada usuário final são lidados com o Perfil de Usuário do Microsoft 365 e armazenados na caixa de correio Exchange Online do usuário. Para obter informações de residência de dados para SharePoint Online e Exchange Online, consulte Data Residency para SharePoint Online e Data Residency para Exchange Online.
Gerenciar solicitações do titular dos dados
Uma Solicitação do Titular dos Dados ou DSR é uma solicitação formal feita por um titular dos dados (um usuário final) a um controlador para que tome uma medida em relação aos seus dados pessoais. Para entender quais direitos do titular dos dados os usuários finais têm, consulte Solicitações do Titular dos Dados do Office 365 de acordo com o GDPR e a CCPA.
Use as seguintes informações para cumprir os DSRs dos usuários finais:
- Acesso e Exportação – Um usuário final pode acessar e exportar dados organizacionais carregados por um administrador global e armazenados no Perfil de Usuário do Microsoft 365 usando a função de exportação de dados no perfil cartão. Consulte Exportar dados do seu cartão de perfil.
- Editar – consulte Atualizar ou fazer outras alterações nos dados organizacionais.
- Excluir – consulte Atualizar ou fazer outras alterações em dados organizacionais e exclusão de dados.
Referência de atributo
A tabela a seguir fornece mais detalhes sobre os Dados Organizacionais nos atributos do Microsoft 365.
Observação
Lembre-se de que Microsoft_LevelDesignation e Microsoft_Layer atributos não têm propriedades correspondentes no Microsoft Entra. Por isso, a única maneira de adicionar esses valores a um Perfil de Usuário do Microsoft 365 é usando os Dados Organizacionais no recurso Microsoft 365.
| # | Atributo | Descrição | Tipo de dados | Exemplo |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Microsoft_PersonEmail | Identificador exclusivo do registro do funcionário – o endereço de email do funcionário. | person.name@xyz.com | |
| 2 | Microsoft_ManagerEmail | Identificador exclusivo do gerente de um funcionário: o endereço de email do gerente do funcionário. | manager.name@xyz.com | |
| 3 | Microsoft_Organization | A organização interna ou o nome do departamento ao qual um funcionário pertence. | Cadeia de caracteres | Planejamento e Análise Financeira |
| 4 | Microsoft_LevelDesignation | Nível que representa a experiência, o nível de gerenciamento ou a antiguidade de um funcionário na organização. Essa é qualquer designação de nível público que sua empresa usa. | Cadeia de caracteres | Diretor |
| 5 | Microsoft_JobDiscipline | A disciplina à qual um funcionário pertence. Para obter insights mais acionáveis, evite usar poucas ou muitas disciplinas de trabalho exclusivas. Essa é a disciplina do trabalho público. | Cadeia de caracteres | Gerenciamento financeiro |
| 6 | Microsoft_Layer | A posição de um funcionário na hierarquia organizacional, expressa como a distância do líder máximo da organização. Por exemplo, o CEO está na camada 0. Evite usar poucas ou muitas camadas exclusivas. Essa é a camada que está disponível publicamente na sua empresa. | Inteiro | 2 |
| 7 | Microsoft_FirstName | Nome do usuário final. | Cadeia de caracteres | Alexa |
| 8 | Microsoft_LastName | Sobrenome do usuário final. | Cadeia de caracteres | Smith |
| 9 | Microsoft_DisplayName | Nome preferido do funcionário para exibição. Esse é o nome de exibição público que um funcionário escolhe listar. | Cadeia de caracteres | Alexa Smith |
| 10 | Microsoft_JobTitle | O cargo público do funcionário. | Cadeia de caracteres | Engenheiro de software |
| 11 | Microsoft_CompanyOfficeLocation | Escritório da empresa de um funcionário. Esse é um código de localização, como o número do prédio, andar ou sala. Esse não deve ser o escritório residencial ou endereço pessoal de um funcionário. | Cadeia de caracteres | 2N |
| 12 | Microsoft_CompanyPostOfficeBox | O número da caixa postal. Esse é o número da caixa registradora da empresa disponível publicamente. | Cadeia de caracteres | Caixa Postal 12 |
| 13 | Microsoft_CompanyOfficeStreet | O tipo de logradouro (rua, alameda, avenida, etc.). Esse é o endereço do escritório da empresa disponível publicamente. | Cadeia de caracteres | NE 12th Street |
| 14 | Microsoft_CompanyOfficeCity | A cidade do escritório da empresa ao qual o usuário está associado. Essa é a cidade do endereço do escritório disponível publicamente. | Cadeia de caracteres | Redmond |
| 15 | Microsoft_CompanyOfficeState | O estado. Esse é o estado do escritório da empresa publicamente disponível. | Cadeia de caracteres | Washington |
| 16 | Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion | O país ou a região. É um valor de cadeia de caracteres de formato livre, por exemplo, "Brasil". Esse é o país ou região do escritório da empresa publicamente disponível. | Cadeia de caracteres | Estados Unidos |
| 17 | Microsoft_CompanyOfficePostalCode | O código de endereçamento postal, ou CEP. Esse é o código postal do escritório da empresa disponível publicamente. | Cadeia de caracteres | 98004 |
| 18 | Microsoft_Company | Nome da empresa. | String | Contoso |
Atributo para mapeamento de propriedade
A tabela a seguir mostra como os dados organizacionais no Microsoft 365 são mapeados para propriedades no esquema perfil de usuário do Microsoft 365.
| # | Atributo (título de coluna) em arquivo .csv | Propriedade no esquema de Perfil de Usuário do Microsoft 365 |
|---|---|---|
| 1 | Microsoft_PersonEmail | N/D O email é convertido no objeto Microsoft Entra Id do usuário final e é usado para processamento interno. |
| 2 | Microsoft_ManagerEmail | posições -> gerente -> userId O email é convertido no objectId Microsoft Entra para o gerenciador e é armazenado no Perfil de Usuário do Microsoft 365. |
| 3 | Microsoft_Organization | posições -> positionDetail -> companyDetail -> departamento |
| 4 | Microsoft_LevelDesignation | posições -> positionDetail - > nível |
| 5 | Microsoft_JobDiscipline | posições -> positionDetail -> função |
| 6 | Microsoft_Layer | posições -> positionDetail -> camada |
| 7 | Microsoft_FirstName | nomes -> primeiro |
| 8 | Microsoft_LastName | nomes -> último |
| 9 | Microsoft_DisplayName | nomes -> displayName |
| 10 | Microsoft_JobTitle | posições -> positionDetail -> jobTitle |
| 11 | Microsoft_CompanyOfficeLocation | posições -> positionDetail -> companyDetail -> officeLocation |
| 12 | Microsoft_CompanyPostOfficeBox | posições -> positionDetail - > companyDetail - > endereço físico - > postOfficeBox |
| 13 | Microsoft_CompanyOfficeStreet | posições -> positionDetail - > companyDetail - > endereço físico - > rua |
| 14 | Microsoft_CompanyOfficeCity | posições -> positionDetail - > companyDetail - > endereço físico - > cidade |
| 15 | Microsoft_CompanyOfficeState | posições -> positionDetail - > companyDetail - > endereço físico - > estado |
| 16 | Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion | posições -> positionDetail -> companyDetail -> PhysicalAddress -> countryOrRegion |
| 17 | Microsoft_CompanyOfficePostalCode | posições -> positionDetail - > companyDetail - > endereço físico - > postalCode |
| 18 | Microsoft_Company | posições -> positionDetail -> companyDetail -> displayName |
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