Создание запроса на удаление и управление им

  • Статья

Запрос на удаление в запросах на права субъекта позволяет пометить элементы содержимого для удаления из среды Microsoft 365. После того как участники совместной работы определят элементы, которые должны быть удалены в процессе проверки данных, указанные утверждающие могут утвердить запрос. Когда запрос на удаление утвержден, начинается процесс удаления элементов, помеченных как include , чтобы выполнить удаление в течение 30 дней после утверждения.

Примечание.

Запросы на удаление недоступны для клиентов Сообщества государственных организаций США (GCC) Moderate, GCC High и Министерства обороны США (DoD).

Общие сведения о процессе

Ниже описан базовый процесс проверки и утверждения элементов для удаления.

Важно!

В ходе этого процесса участникам совместной работы и утверждателям необходимо выполнить определенные действия. Ознакомьтесь с инструкциями для участников совместной работы и инструкциями для утверждающих лиц.

  1. Администратор запроса прав субъекта создает запрос на удаление и указывает одного или нескольких утверждающих лиц. Затем запрос переходит к оценке и получению данных.
  2. Участники совместной работы просматривают собранные данные и помечают как Включить удаляемые элементы.
  3. Участники совместной работы завершают проверку и уведомляют утверждающих о том, что запрос готов к утверждению.
  4. Утверждающие просматривают запрос и решают либо утвердить запрос, чтобы переместить его вперед и начать рабочий процесс удаления, либо рекомендовать изменения, которые останавливают поток утверждения и позволяют участникам совместной работы внести корректировки и повторно отправить на утверждение.

Общие сведения об этапах выполнения запросов на удаление

Запрос на удаление проходит те же основные этапы выполнения , которые проходят типы запросов на доступ и экспорт, с некоторыми дополнительными этапами, связанными с процессом утверждения.

Уникальным для запросов на удаление является подэтап утверждения этапа проверка данных . Подэтап утверждения активен после завершения проверки участниками совместной работы, как описано ниже в разделе Действия для участников совместной работы. Когда этот этап активен, утверждающие могут выполнить проверку, как описано ниже в разделе Действия для утверждающих лиц.

В приведенном ниже списке выделены различия между этапами выполнения, о которых следует знать:

  • Вкладка Обзор. На вкладке Обзор на странице сведений о запросе на удаление будут отображаться другие карточки состояния.

  • Состояние утверждения карта. Показывает, сколько элементов было включено участниками совместной работы для удаления, состояние утверждения и утверждающие лица, назначенные запросу.

  • Элементы, включенные для удаления карта. Показывает разбивку по расположению элементов, включенных для удаления.

  • Сводка действий карта: показывает состояние завершения рабочего процесса удаления. В карта также отображается количество элементов, включенных для удаления, и всех оставшихся элементов, которые находятся в ожидании в процессе рабочего процесса или к которым не применена метка удаления.

Создание запроса на удаление

Чтобы создать запрос на удаление, обычно выполняется тот же процесс, что и для создания запросов других типов. Основное отличие заключается в том, что для запроса необходимо назначить утверждающего.

Утверждающие для запросов на удаление

При создании запроса на удаление необходимо назначить по крайней мере одного пользователя в организации в качестве утверждающего для этого конкретного запроса. Роль утверждающего заключается в выполнении утверждения на уровне запроса для удаления элементов, помеченных как Include. Утверждающий может рекомендовать изменения, если ей не удается утвердить запрос как есть.

У вас есть гибкость в том, кого вы назначаете любому конкретному запросу. Утверждающим может быть менеджер по конфиденциальности или кто-то, кто отвечает за удаление данных в вашей организации. Утверждающим может быть тот же пользователь, который создал запрос. Однако любой утверждающий должен быть назначен как таковой в запросе.

Вы можете назначить нескольких пользователей в организации в качестве утверждающих для запроса. Наличие нескольких утверждающих лиц полезно для балансировки работы и обеспечения покрытия вне офиса. Однако только один утверждающий может предоставить утверждение для запроса. В случае нескольких утверждающих лиц первый утверждает процесс удаления.

Пользователь с Администратор ролью "Запрос прав субъекта" может добавлять или изменять утверждающих лиц после создания запроса на удаление. На странице сведений запроса выберите Просмотреть сведения о запросе на карта Сведения, найдите Утверждающий и нажмите кнопку Изменить. Здесь можно удалить утверждающих лиц, сняв флажок рядом с их именами и добавив других пользователей в качестве утверждающих.

Дополнительные сведения о том, как утвердить запрос на удаление, см. в разделе Шаги для утверждающих .

Создание запроса на удаление из шаблона

Как правило, для создания запросов из шаблона выполняются те же действия, что и при выполнении следующих дополнительных действий:

  • В списке шаблонов запросов на данные найдите Удаление данных и выберите Начало работы.
  • В разделе Назначение утверждающих начните вводить имя одного пользователя, который должен утвердить этот запрос на удаление элементов. Можно выбрать несколько пользователей, но необходимо выбрать хотя бы одного.

Создание запроса на удаление из параметра пользовательской настройки

При создании запроса на удаление с помощью параметра настраиваемой установки для интерактивного процесса вы будете следовать тем же инструкциям, которые описаны в разделе Настраиваемая настройка, выполнив следующие дополнительные действия:

  • В мастере создания запросов на странице Выберите тип запроса нажмите кнопку рядом с кнопкой Удалить. Затем нажмите кнопку Далее.

  • На странице Параметры запроса назначьте одного или нескольких пользователей в качестве утверждающих для запроса на удаление. Выберите Назначить утверждающих и во всплывающей области Назначить утверждающих проверка поле рядом с именем одного или нескольких пользователей. По завершении нажмите кнопку Добавить.

  • Имена выбранных утверждающих отобразятся на странице Параметры запроса . Выберите команду Изменить , если необходимо внести какие-либо изменения. Завершив назначение утверждающих, нажмите кнопку Далее.

Затем вы перейдете к присвоению имени запроса и завершите процесс создания запроса.

Удаление рабочего процесса и способ удаления элементов

Когда ваша организация успешно создает свой первый запрос на удаление, Priva создает метку хранения с результатом удаления с именем PrivaDelete. После утверждения запроса на удаление начинается рабочий процесс удаления. Каждый элемент содержимого, помеченный как Include , оценивается для определения наличия конфликта, который препятствует удалению. Если конфликт отсутствует, метка priva delete применяется к элементу для упрощения удаления.

Почему некоторые элементы не могут быть удалены

В некоторых случаях метка удаления Priva не применяется к элементу. Это может произойти по следующим причинам:

Если какие-либо проблемы прерывают применение метки удаления к квалифицированным элементам, применение метки будет автоматически повторно. Если метка не может быть применена через три дня, процесс рабочего процесса продолжается до этапа Завершено .

В карта сводки действий на странице сведений о запросе отображается количество оставшихся элементов, что означает, что элементы, которые не получили метку, несмотря на отсутствие известных конфликтов. Чтобы узнать, какие элементы имели конфликты или сбои, просмотрите журнал выполнения действий. Остальные элементы будут иметь значение Состояние действияFalse и Значение Сведений о состоянии действия , указывающее причину, по которой метка не была применена.

Когда удаление происходит после завершения рабочего процесса

Сводка действий карта состояние перемещается в состояние Завершено после того, как логика рабочего процесса удаления применения метки удаления будет завершена и отчеты готовы. Состояние Завершено не означает, что элементы были удалены. Удаление помеченных элементов без конфликтов может занять до 30 дней после утверждения.

После перехода запроса через этап создания отчетов можно проверить, применена ли метка удаления, просмотрев список элементов содержимого в журнале выполнения действий на вкладке Отчеты на странице сведений о запросе. Мы рекомендуем проверить среду Microsoft 365 в течение 30 дней после утверждения запроса, чтобы убедиться, что удаление было выполнено.

Как Priva работает с Управление жизненным циклом данных Microsoft Purview

Если ваша организация использует возможности управления жизненным циклом данных Purview, такие как метки хранения, для хранения документов в нормативных целях, рабочий процесс запроса на удаление соответствует текущим параметрам. Метка PrivaDelete не будет применяться к элементам с существующей меткой хранения. Когда метка Priva delete применяется к элементу, платформа хранения выполняет разрешение конфликтов на основе принципов хранения. Если элемент, помеченный для удаления, конфликтует с существующей меткой хранения или записи, администратор запроса прав субъекта будет видеть такие конфликты через журнал выполнения действий. Эта видимость может помочь администратору устранить проблемы с администраторами управления жизненным циклом данных или записями вашей организации, а также ответить субъекту данных о том, почему некоторые элементы не удалось удалить.

Дополнительные сведения о политиках хранения, метках хранения и принципах хранения в Microsoft 365.

Выполнение запроса на удаление

Запросы на удаление выполняют тот же процесс оценки и получения данных, что и все остальные запросы. Когда участники совместной работы проверяют данные, они определяют, какие элементы содержимого следует удалять, помечая элементы как Include во время проверки данных.

Участники совместной работы и утверждающие должны выполнить дополнительные действия, уникальные для удаления запросов. Ниже описаны обязанности для каждой роли.

Действия для участников совместной работы

После завершения этапа Получение данных участники совместной работы должны выполнить приведенные ниже действия при работе на этапе Проверка данных запроса на удаление. Участникам совместной работы, у которых нет Администратор роли "Запрос прав субъекта", создатель запроса должен отправить им прямую ссылку на страницу сведений о запросе, чтобы просмотреть запрос и работать над ним. Дополнительные сведения см. в статье Совместная работа для проверки данных.

Примечание.

При создании запроса на удаление администратор запроса прав субъекта, создавший запрос, является единственным инициатором совместной работы. Создатель запроса или другой администратор запроса прав субъекта может добавить дополнительных участников совместной работы.

Шаг Пояснение Действия, которые необходимо предпринять
1. Просмотр собранных данных. Участники совместной работы просматривают все элементы, собранные на вкладке Собранные данные запроса, и решают, что следует включить для удаления. Выберите имя элемента из списка и в области проверки содержимого справа просмотрите его содержимое. Если элемент должен быть удален, выберите команду Включить в верхней части списка элементов, в меню действий с тремя точками рядом с его именем или с помощью кнопки в нижней части области проверки. Пометьте другие элементы соответствующим образом в соответствии с процессом проверки данных.
2. Завершить проверку. Пометив как Включить все элементы, которые находятся в область для удаления, нажмите кнопку Завершить проверку в правом верхнем углу экрана. Всплывающий элемент содержит сводку файлов, включенных для удаления, отображает утверждающих лиц и предоставляет поле примечаний. Выберите Завершить проверку в правом верхнем углу экрана. На всплывающей панели Отправить проверенные данные для утверждения просмотрите сводку элементов для удаления, добавьте заметки для утверждающих и выберите Завершить проверку.

Если включить элемент с примененной меткой хранения, его состояние проверки будет отображаться как "включено", но он не будет удален рабочим процессом удаления. просмотр сведений.
3. Уведомление утверждающих лиц. Теперь вы уведомляете утверждающих о том, что запрос на удаление ожидает утверждения. Утверждающие не получают автоматического уведомления о том, что запрос готов к утверждению.

В карта Хода выполнения на странице сведений о запросе отображается подэтап утверждения под данными проверки. В карта состояние утверждения отображается состояние "Ожидание". Вкладка Собранные данные доступна только для чтения, пока утверждающий не завершит проверку.		 Перейдите на страницу сведений о запросе. В правом верхнем углу экрана выберите раскрывающееся меню Общий доступ и выберите Копировать ссылку, которая копирует прямую ссылку на запрос. Сообщите утверждающим, что запрос готов к проверке, и предоставьте им ссылку на запрос. Обновите страницу сведений о запросе, чтобы просмотреть обновленные карточки состояния.
4. Проверьте наличие утверждения. После завершения проверки утверждающий может утвердить запрос на удаление или рекомендовать изменения. Следуйте инструкциям справа в зависимости от результата. В случае утверждения. Дождитесь завершения действий рабочего процесса удаления, просмотрите отчеты, чтобы упростить внутреннее и внешнее взаимодействие соответствующим образом.

Если не утверждено: на странице сведений о запросе отображается сообщение о том, что утверждающий рекомендует изменения, и состояние "Утверждение" в карта выполнения больше не будет активным. Перейдите на вкладку Собранные данные , которая теперь разблокирована. Отфильтруйте по тегам, которые использовал утверждающий, и (или) просмотрите заметки к файлам, оставленные утверждающем для элементов контента. При необходимости можно обсуждать и настраивать. По завершении выберите Завершить проверку в правом верхнем углу страницы сведений о запросе. Сообщите утверждающего, что он может проверить запрос на утверждение.

Когда утверждающий завершит утверждение и утвердит запрос, завершается этап Проверка данных . Рабочий процесс удаления начинается автоматически, и запрос переходит на этап Создание отчетов .

Важно!

После утверждения запроса процесс удаления запустится автоматически, и его нельзя будет отменить.

На странице сведений о запросе теперь отображается сводка действий карта с количеством удаляемых элементов и состоянием рабочего процесса удаления как Выполняется или Завершено. Состояние Завершено означает, что процесс удаления рабочего процесса завершен. Некоторые элементы могут не иметь права на удаление из-за конфликта. Мы рекомендуем проверить журнал выполнения действий , чтобы проверить элементы, которые Priva удалось успешно применить метку удаления.

Действия для утверждающих

Участники совместной работы отправят утверждающим прямую ссылку на запрос, когда они будут готовы просмотреть его для утверждения. На этом этапе запрос находится на этапе Проверка данных с активным подэтапом утверждения . Когда вы получите ссылку, скопируйте и вставьте ее в браузер и выполните следующие действия.

Шаг Пояснение Действия, которые необходимо предпринять
1. Найдите элементы для удаления на вкладке Данные для утверждения . На странице сведений о запросе на вкладке Данные для утверждения перечислены все элементы, помеченные участниками совместной работы для удаления. Эта вкладка уникальна для запросов на удаление и отображается только для утверждающих. Если на странице еще нет элементов, включенных для утверждения удаления, это означает, что участники совместной работы еще не завершили проверку. Элементы будут отображаться после того, как участники совместной работы найдут Завершить проверку. Выберите вкладку Данные для утверждения, чтобы начать проверку.
2. Просмотрите все элементы. В списке отображаются только элементы, помеченные как Include в процессе проверки данных участников совместной работы. Для каждого элемента можно выбрать его имя из списка и просмотреть его содержимое и любые заметки к файлам в области проверки содержимого справа.
3. Рекомендуемые изменения при необходимости. Если вы определили, что запрос не может быть утвержден без изменений, используйте теги и заметки, чтобы сообщить, какие изменения необходимы для утверждения. Выберите один или несколько элементов, а затем выберите команду Применить теги над списком элементов для применения тега. Вы можете добавлять заметки при применении тега для предоставления дополнительных рекомендаций и контекста. Вы также можете добавить заметку к файлу для отдельных элементов в области проверки содержимого справа.
4. Продвинуть процесс. Завершив проверку запроса, выберите Завершить утверждение в правом верхнем углу экрана. Откроется всплывающее окно Утвердить запрос или рекомендацию изменений , в котором перечислены файлы, помеченные для удаления. В разделе Заметки можно добавить дополнительные заметки для участников совместной работы. Если вы утвердите удаление, выполните следующие действия. Выберите Утвердить во всплывающей области. Это действие завершит этап проверка данных и запустит рабочий процесс, чтобы начать процесс удаления. Работа над запросом завершена.

Если запрос на удаление не утвержден: Выберите Рекомендовать изменения во всплывающей области и используйте поле примечаний, чтобы сообщить о всех тегах, которые вы использовали для файлов, и суммировать рекомендации. Запрос остается на этапе Проверка данных . Участники совместной работы получат сообщение в верхней части страницы сведений о запросе, о том, что вы рекомендуете изменить перед утверждением. Участники совместной работы могут обсуждать и корректировать при необходимости, завершить проверку, а затем уведомить утверждающих о том, что запрос готов к утверждению. Затем запрос можно просмотреть еще раз.

После утверждения задачи в качестве утверждающего будут завершены. Вкладка Данные для утверждения переходит в состояние только для чтения, что означает, что вы не можете изменять состояние элементов, применять теги или вводить заметки. Рабочий процесс удаления начинается автоматически, и запрос переходит на этап Создание отчетов .

Важно!

После утверждения элементов для удаления процесс удаления запускается автоматически и его невозможно отменить.

Отчет журнала выполнения действий

Журнал выполнения действий — это отчет, созданный после того, как запрос на удаление прошел этап создания отчетов . Отчет представляет собой скачиваемый CSV-файл, который находится на вкладке Отчеты на странице сведений о запросе на права субъекта. Каждый утвержденный элемент, помеченный как Include во время проверки данных, отображается в строке отчета.

В каждой строке отчета отображается идентификатор элемента, который является уникальным идентификатором для файла, и столбцы данных, объясняющие, что произошло с этим элементом в процессе удаления.

Просмотрите журнал выполнения действий, чтобы проверить действия, связанные с элементами контента. Столбцы в CSV-файле:

  • Имя участника-пользователя утверждения: пользователь, утвердивший запрос на удаление.
  • Дата утверждения: дата утверждения.
  • Действие. Значение ApplyRetentionLabel — это применение метки удаления Priva.
  • Состояние действия: значение True означает, что метка была применена. Значение False означает, что метка не была применена.
  • Сведения о состоянии действия. Если для действия задано значение False, в этом столбце указана причина, по которой не удалось применить метку. Например, расположение элемента не поддерживает метки хранения, или элемент имел существующую метку хранения, или другой сбой препятствовал применению метки.
  • Дата действия: дата применения действия.

Журнал выполнения действий содержит неизменяемый идентификатор элемента, путь, отправитель/автор и тема/заголовок. Этот список может быть полезной ссылкой при проверке того, помечены ли элементы, утвержденные для удаления, с помощью PrivaDelete, а также для проверки удаления. Список также может помочь, если другие заинтересованные лица в организации должны обрабатывать элементы, которые были пропущены из-за конфликта. Если вы планируете скачать и сохранить этот файл для дальнейшего использования, рекомендуется очистить все персональные данные из файла, которые могут находиться в столбцах Путь, Отправитель или Автор и Тема/Заголовок .

Как и во всех других отчетах, журнал выполнения действий удаляется через 30 дней после закрытия запроса, если вы не выбрали 90-дневный вариант для срока хранения данных. Отчеты и данные см. в разделе Периоды хранения.

Microsoft Priva юридическое заявление об отказе от ответственности