Создание отчетов и закрытие запроса

Статья
03/15/2023

Из этой статьи вы узнаете, какие отчеты создаются в запросах на права субъекта. Сведения о сроках хранения собранных данных и инструкции по доставке результатов субъекту данных и закрытию запроса.

После завершения проверки данных для запроса на права субъекта следующим этапом является создание отчетов, необходимых для выполнения запроса. Priva будет создавать отчеты и собирать файлы, помеченные как Include , в процессе проверки данных. Выбранные файлы из этих пакетов данных можно отправить субъекту данных для выполнения запроса.

Основные сведения об отчетах

После нажатия кнопки Завершить проверку на этапе Проверка данных запроса на права субъекта окончательные отчеты по запросу начнут создаваться автоматически. На вкладке Отчеты на странице сведений о запросе прав субъекта столбец Состояние указывает, когда выполняется создание отчета и когда отчет готов к скачиванию. Создание отчетов может занять до 30 минут.

Отчеты делятся на два раздела:

Отчеты для субъекта данных. Эти отчеты содержат сведения, которые могут быть возвращены субъекту данных при выполнении запроса. Здесь вы найдете пакет данных , содержащий файлы для отправки субъекту данных.

Важно

Пакет данных будет создан только в том случае, если во время проверки данных вы помечаете элементы как Include .

Важно

Пакет данных будет создан только для запросов типа "Экспорт" и "Доступ ". Пакет данных не будет создан для списка с тегами для последующего запроса. Ознакомьтесь со сведениями о типах запросов на права субъекта.
Отчеты для внутреннего использования. Эти отчеты предназначены для внутренних записей вашей организации, связанных с запросом прав субъекта. Они включают журнал аудита и список всех файлов, к которых вы применили теги во время проверки данных, чтобы выполнить дальнейшие действия или предпринять дальнейшие действия.

Примечание.

При создании отчетов организация завершает запрос, отправляя соответствующие отчеты субъекту данных безопасным образом, чтобы выполнить запрос на права субъекта.

Совет

Запросы на удаление (предварительная версия) создают уникальный отчет, объясняющий результаты рабочего процесса удаления. Дополнительные сведения см. в разделе Отчет журнала выполнения действий.

Пакет данных

Пакет данных запроса на права субъекта содержит элементы, помеченные как Include на этапе проверки данных процесса. Пакет данных создается в виде ZIP-файла. Когда он будет готов к скачиванию, выберите строку отчета на вкладке Отчеты на странице сведений о запросе на права субъекта. Откроется всплывающий элемент с кнопкой скачать отчет. Следующие инструкции по выполнению действий на всплывающей панели содержат краткие сведения о том, как работать с содержимым.

Когда вы будете готовы скачать пакет данных, выберите Скачать, найдите скачанный файл и откройте скачанный ZIP-файл.

Содержимое пакета данных

ZIP-файл пакета данных содержит следующие элементы:

Папка с именем Azure. Эта папка содержит ключевые материалы для субъекта данных. См. подробное описание ниже.
Файлы за пределами папки Azure : это могут быть две электронные таблицы с именами Результаты и Сводка. Эти файлы за пределами папки Azure предоставляются для справки и должны использоваться в основном администраторами вашей организации.

Когда Priva идентифицирует и извлекает файлы для запроса прав субъекта, файлы, экспортируемые в этом процессе, переименовываются с помощью уникальных идентификаторов для защиты персональных данных. Вы можете перекрестно ссылаться на уникальные имена с именами исходных файлов с помощью файлаExport_load_file.csv . Так как исходные имена файлов могут содержать конфиденциальную информацию, следует следовать политикам, применяемым к такой информации.

Примечание.

Рекомендуется внимательно изучить содержимое этой папки и отправить субъекту данных только необходимые файлы. Вы должны оценить свой ответ, чтобы убедиться, что он адаптирован к требованиям применимого законодательства.

Содержимое папки Azure

Откройте папку Azure , а затем откройте файлAEDExport.zip , который содержит другую папку с длинным именем, состоящим из цифр и букв. Откройте папку с длинным именем, чтобы отобразить содержимое, описанное ниже:

Extracted_text_files папка: содержит текст, извлеченный из собственных файлов (если поддерживается).
Папка NativeFiles : содержит все элементы, помеченные во время проверки данных как включенные в собственном формате файлов. Каждому элементу в этой папке присваивается уникальное имя файла для защиты персональных данных. Вы можете перекрестно ссылаться на эти уникальные имена с их исходным именем файла, используя файл Export_load_file.csv, описанный ниже.
- Файлы, которые были отредактированы с помощью функции Annotate в процессе проверки данных, находятся в папке NativeFiles и имеют суффикс "_burn.pdf".
Export_load_file.csv файл: содержит исходные имена файлов, чтобы можно было перекрестно ссылаться на них с уникальными именами файлов, указанными в папке NativeFiles.
Текстовый файл сводки . Содержит сводку по типам файлов в пакете данных, количеству файлов и их размеру.

Действия с содержимым папки

Откройте папку Azure и ZIP-файлы, как описано выше. Следующая задача — просмотреть элементы, определить, что следует отправить субъекту данных, и при необходимости изменить содержимое ZIP-файла.

Например, для запроса на экспорт, в котором субъект данных хочет получить копию всех элементов, содержащих его персональные данные, хранящиеся в организации, необходимо внимательно просмотреть элементы в папке NativeFiles и удалить все элементы, которые вы не хотите отправить обратно субъекту данных.

Для запроса на доступ, в котором субъект данных хочет получить сводку всех своих персональных данных, хранящиеся в организации, необходимо сосредоточиться на текстовом файле Сводка .

Измените ZIP-файл, чтобы удалить содержимое, которое вы не хотите включать в окончательный пакет. После завершения отправьте ZIP-файл в безопасном режиме субъекту данных, который сделал запрос на права субъекта.

Журнал аудита

Журнал аудита — это CSV-файл, предоставляющий запись о ходе выполнения этапов для каждого запроса на права субъекта. В нем перечислены все этапы процесса, дата и время завершения, а также имя пользователя, выполнившего этот шаг.

Отчеты о файлах с тегами

Отчеты, помеченные как Файлы с тегами ... — это CSV-файлы, в которых перечислены элементы содержимого, к которым были применены теги в процессе проверки данных. Теги используются для пометки элементов содержимого для дальнейшего внимания или действий со стороны организации. Дополнительные сведения о параметрах для тегов.

Сроки хранения отчетов и данных

Отчеты, созданные запросами прав субъекта и связанные с ними данные, такие как файлы с заметками, сохраненные в Azure, хранятся в течение указанного периода времени. Срок хранения по умолчанию составляет 30 дней с даты закрытия запроса на права субъекта.

Срок хранения данных определен в параметрах Priva и применяется ко всем запросам на права субъекта. Чтобы просмотреть или изменить срок хранения данных, выполните следующие действия.

В любом месте Запросы субъектов данных Priva выберите Параметры (значок шестеренки) в правом верхнем углу экрана.
Выберите Сроки хранения данных в области навигации слева.
В раскрывающемся меню Собираемые данные и отчеты выберите 30 дней или 90 дней в качестве срока хранения.
Нажмите кнопку Сохранить , чтобы сохранить параметры.

Убедитесь, что выбранные вами сроки хранения данных соответствуют политикам и юридическим обязательствам вашей организации.

Закрытие запроса

После выполнения всех необходимых действий, связанных с запросом прав субъекта, пометьте запрос как закрытый, выбрав Закрыть запрос в правом верхнем углу страницы сведений о запросе. Закрытый запрос означает, что он больше не активен и указывает на то, что для выполнения первоначального запроса субъекта данных в вашу организацию не требуется никаких дополнительных работ.

Закрытые запросы не могут быть повторно открыты, но вы можете вернуться к запросу, чтобы просмотреть сведения о запросе и заметки. Отчеты по запросу хранятся в соответствии с установленным сроком хранения.

Юридическое заявление об отказе от ответственности

Microsoft Priva юридическое заявление об отказе от ответственности