Определение области проекта

Схема пути обновления, выделенная на этапе определения проекта.

Эта статья является частью этапа определения проекта в процессе обновления. Действия, которые вы выполняете после создания спонсорского спонсорского проекта и команды проекта от заинтересованных лиц, которые вы определили, являются ключевыми для успешного выполнения проекта. Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы выполнили следующие действия:

За время, необходимое для определения концепции проекта, области, целей и управления, все заинтересованные лица проекта будут согласованы и работают над одинаковыми конечными результатами. Это особенно важно, учитывая, что команда технической подготовки и группа подготовки пользователей будут работать независимо друг от друга, чтобы объединить свои элементы. После завершения этого раздела ознакомьтесь с ним во всем проекте, чтобы убедиться, что вы на пути к достижению нужного конечного состояния. Используйте цели, указанные ниже, для оценки результатов и по мере необходимости.

   
Значок, изображающий точки принятия решений.
Точки принятия решений
  • Что вы хотите сделать с помощью этого проекта (другими словами, зачем вы это делаете)?
  • Как выглядит успех?
  • Каковы риски и каков ваш план по их устранению?
Значок, изображающий дальнейшие действия.
Дальнейшие действия
  • Обсудить следующие разделы со своей командой проекта и спонсорами.
  • Документирование концепции, области, целей и рисков для этого проекта.
  • Вернитесь к команде разработчиков проекта, чтобы убедиться, что вы включили в нее подтвердив правильное взаимодействие.

Концепция проекта

Ваше визуальное представление — это "общая картинка" или итоговая конечная точка, которая отвечает на вопрос"Почему мы делаем этот проект?" Идеальное визуальное распознавание подходит для бизнес-драйверов вашей организации и перспективы добавления пользователем значений, как показано в следующих примерах:

  • Бизнес-драйвер организации: стандартизация в Microsoft Teams соответствует преобразованию цифрового рабочего места и позволяет нам повысить эффективность работы, исключить избыточные решения и сэкономить 5 млн долларов США.
  • Добавление значений для пользователей: Microsoft Teams (1) экономит время, предоставляя единое расположение для заметок к проекту, документации Office, участников команды, бесед и собраний; (2) упрощает обмен данными с помощью централизованного списка контактов и отслеживания сохраняемого чата для быстрого доступа к беседам и (3) устраняет неудобства при попытке найти потерянное вложение электронной почты путем хранения файлов и доступа к ним в одном месте.

Чтобы уточнить свое зрение, рассмотрите следующие моменты обсуждения:

  • Описание текущего бизнес-процесса

  • Проблемы с существующим бизнес-процессом

  • Каким образом технология позволяет преодолеть эти трудности

  • Измеримые бизнес-результаты, ожидаемые в случае преодоления этих трудностей

Совет

Определите варианты использования и пользователей для дальнейшего уточнения концепции проекта.

Область проекта

Ваше зрение может быть реализовано только со временем на различных этапах. В настоящее время область проекта определяет фокус проекта и служит для того, чтобы команда проекта уделяла основное внимание текущим задачам, позволяя вам реализовать долгосрочное зрение. Например, в области может потребоваться запустить пилотный проект, развернуть определенную рабочую нагрузку, например голосовую связь или собрания, или включить Teams вместе с Skype для бизнеса при планировании обновления с течением времени. В рамках области проекта следует оценить следующее:

  • Различные режимы сосуществования, оптимальные для вашей организации.
  • Лучший способ сосуществования Skype для бизнеса Teams перед переходом в Teams.
  • Следует ли провести пилотный проект для проверки технической и пользовательской готовности в организации.

Цели проекта

Ваши цели определяют нужный результат и позволяют оценить успешность проекта. Цели можно определить как цели и ключевые результаты ( OKR), а показатели успешности проекта можно определить как ключевые показатели успеха ( KSIS). Важно получить полное участие заинтересованных лиц проекта в определении OKR и ключевых показателей эффективности, чтобы убедиться, что они считают себя владельцами и согласовывать эти показатели успеха с определенными задачами проекта. Цели должны включать в себя сочетание технических и ориентированных на пользователя успехов.

  • OKR содержат цели, заданные в начале проекта, и ключевые результаты, измеряемые на определенной частоте (например, ежемесячно или ежеквартально). Изумив ключевые результаты, вы можете убедиться, что результаты проекта выполняются по расписанию, или определить и устранить проблемы, чтобы обеспечить работоспособность проекта. OkR обычно классифицируются как "achieved" или "not achieved".
  • Ключевые показатели эффективности измеряют качество и успешность ключевых результатов и дополняют двоичный характер OKR, подробно извествуя хорошие и (или) неправильные результаты. При определении ключевых показателей ключевых показателей эффективности рекомендуется использовать "конкретные, измеримые, назначаемые, реалистичные, связанные с временем" критерии (SMART):
    • Конкретный: нацелив на определенную область для улучшения
    • Измеримый: количественное или хотя бы предложение индикатора хода выполнения
    • Назначение: укажите, кто будет это делать
    • Реалистичная: укажите, какие результаты можно реально достичь с учетом доступных ресурсов.
    • Связанные со временем: укажите, когда можно получить результаты

В следующей таблице показаны примеры OKR и ключевых показателей эффективности для начальных этапов Skype для бизнеса проекта обновления Teams.

Цель Результат ключа Действия
Пилотное развертывание Teams наряду Skype для бизнеса в режиме только для совместной работы FY19Q2: пилотный проект для 500 пользователей был выполнен и завершен
  • Определение пилотных пользователей
  • Создание пилотного плана тестирования
  • Включение пилотных пользователей в Teams
  • Реализация пилотного проекта
  • Выполнение пилотного опроса отзывов
  • Измерение успешности пилотного проекта
Успешное выполнение режима только для совместной работы для всех пользователей в организации наряду с Skype для бизнеса
  • 60 % Skype для бизнеса используют Teams в течение 30 дней после развертывания.
  • Удовлетворенность пользователей в Teams ≥80 %
  • Проектирование и выполнение широкого плана коммуникации и обучения
  • Включение всех пользователей для Teams в режиме только для совместной работы
  • Отслеживание использования ежемесячно
  • Сбор отзывов пользователей
  • Мониторинг работоспособности и качества сети
  • Устранение рисков по мере необходимости
Тип Ключевой индикатор успешности Способ измерения Критерии успешности Измерение
Сеть и качество Процент звонков с низким качеством звука должен быть минимальным Панель мониторинга качества звонков (CQD) <3 % неудовлетворительных звонков в Teams Еженедельно, а затем ежемесячно
Использование и осведомленность Взаимодействие с чатом, собраниями и звонками равно или лучше, чем Skype для бизнеса Опрос 80 % согласны или полностью согласны с ними Еженедельно через пилотный проект, после развертывания
Использование и внедрение Работники активно используют продукт Отчеты Microsoft 365 или CQD 90 % участия пилотных пользователей, лучше, чем текущее решение Еженедельно, а затем ежемесячно
Использование и обучение У меня было достаточно ресурсов для обучения и справки для успешного использования Teams Опрос после пилотного развертывания 80 % согласны или полностью согласны с ними После пилотного развертывания, после развертывания
Удовлетворенность пользователей Я бы порекоме году мы рекомендуем использовать Teams для других пользователей. Net Promoter Score (NPS) via post-pilot survey NPS > 0 После пилотного развертывания, после развертывания
Бизнес-драйвер Экономия затрат Расчеты с поставщиками $X миллионов затрат в сторонних решениях Шесть месяцев, затем один год, затем пять лет после развертывания

Совет

Чтобы обеспечить отслеживание проекта, рассмотрите возможность определения небольших краткосрочных вех в дополнение к более долгосрочным целям. Это могут быть метрики, которые вы будете записывать в рамках пилотного проекта пользователя. При рассмотрении временной шкалы используйте стратегию развития Microsoft 365 , если вы ожидаете функций, которые еще не доступны в Teams.

Риски и способы их устранения

В любом проекте могут возникнуть непредвиденные события или другие факторы, которые могут привести к отключению проекта. Важно заранее оценить потенциальные риски и определить план по устранению проблем, которые могут возникнуть, чтобы проект можно было продолжить достижение ваших целей. Регистр рисков — это отличное средство для отслеживания рисков проекта, а также их вероятности и потенциального влияния, а также для отслеживания плана устранения рисков. В следующей таблице показан пример регистра рисков.

Риск Вероятность Влияние Общий уровень План по устранению рисков
Качество сети Средняя Высокий уровень Высокий уровень Выполните упражнение по планированию сети.
Низкая адаптация пользователей Высокий уровень Высокий уровень Высокий уровень упреждающее работа с пользователями на этапах пилотного развертывания; Реализуйте целевую кампанию по информированию и обучению, чтобы создать желание.

Шкале

При настройке пути обновления не забудьте задать временную шкалу для ключевых вех (например, включение Teams вместе Skype для бизнеса для всех пользователей) в дополнение к дате завершения. Определенная временная шкала помогает команде проекта перейти к согласованному конечному состоянию и сообщает правильное расписание работы, помогая гарантировать, что проект будет отслеживаться. Рассмотрим временную шкалу, которая не слишком ускоренная (где задачи могут быть пропущены) или слишком удаленная (где скорость может быть потеряна). Идеальные учетные записи временной шкалы:

  • Готовность продукта к соответствию требованиям и требованиям к пользовательскому сценарию. Ознакомьтесь с дорожной картой продукта, чтобы оценить, когда Teams будет готов для вашей организации.
  • Группы обновления: определите, будете ли вы активировать Teams или обновлять пользователей с помощью групп обновления, что может повлиять на временную шкалу общего пути обновления.
  • Организационные факторы, такие как замораживание изменений, окончание финансового года, жизненный цикл развертывания: обсуждение и учет всех внутренних процессов, которые могут повлиять на временную шкалу обновления.
  • Другие изменения, происходящие в одно и то же время или примерно в одно и то же время: рассмотрите возможность объединения изменений или интервалов между ними, чтобы упростить положительное взаимодействие с пользователем и свести к минимуму любое влияние на производительность.
  • Resourcing: Подтвердите выделение ресурсов с заинтересованными лицами проекта, чтобы убедиться, что группа проекта, которую вы объединяете, имеет достаточную пропускную способность для выполнения всех необходимых задач.

В качестве эталонной точки предоставляется пример временной шкалы для этапов предварительного обновления, обновления и после обновления, которые мы рекомендуем настроить в соответствии с конкретными потребностями вашей организации.

После выполнения описанных выше действий у вас должна быть прочная основа для проекта. Продолжайте работу по технической подготовке и планированию готовности организации.

Skype для бизнеса Online прекращена 31 июля 2021 г. Чтобы получить максимальную выгоду и убедиться, что у вашей организации есть соответствующее время для завершения обновления, мы рекомендуем начать работу с Microsoft Teams уже сегодня.