Что такое управление затратами Майкрософт и выставление счетов?

Майкрософт Управление затратами — это набор средств, которые помогают организациям отслеживать, распределять и оптимизировать затраты на Майкрософт облачных рабочих нагрузок. Управление затратами доступно для всех, кто имеет доступ к области выставления счетов или управления ресурсами. Доступ к учетной записи выставления счетов имеет любой пользователь из команды облачного финансирования. Кроме того, для команд DevOps, управляющих ресурсами в подписках и группах ресурсов.

Выставление счетов позволяет управлять учетными записями, счетами и платежами. Выставление счетов доступно всем пользователям, имеющим доступ к учетной записи выставления счетов или другой области выставления счетов, например профилям выставления счетов и разделам счетов. Обычно включаются специалисты по облачной финансовой поддержке и руководители организации.

Вместе управление затратами и выставление счетов являются вашим шлюзом к системе Майкрософт Commerce, которая доступна всем пользователям на протяжении всего пути. От начальной регистрации и управления учетной записью выставления счетов, покупки и управления предложениями Майкрософт и сторонних поставщиков Marketplace, до инструментов финансовых операций (FinOps).

Вот несколько примеров того, что можно сделать в управлении затратами и выставлении счетов:

  • Отчеты о затратах и анализируйте их в портал Azure, Центр администрирования Microsoft 365 или извне путем экспорта данных.
  • Заблаговременно отслеживайте затраты с помощью оповещений о бюджете, аномалиях и запланированных оповещениях.
  • Разделение общих затрат с помощью правил распределения затрат.
  • Создание и упорядочение подписок для настройки счетов.
  • Настройка способов оплаты и оплаты счетов.
  • Управляйте сведениями о выставлении счетов, такими как юридическое лицо, налоговая информация и соглашения.

Обработка расходов

Чтобы понять, как работает управление затратами и выставление счетов, необходимо сначала разобраться в коммерческой системе. По своей сути, Майкрософт Commerce является конвейером данных, который лежит в основе всех Майкрософт коммерческих транзакций, как потребительских, так и коммерческих. Существует множество входных данных и подключений к конвейеру. Она включает в себя регистрацию и покупки в Marketplace. Тем не менее, мы сосредоточимся на элементах, составляющих вашу облачную учетную запись выставления счетов, и способах обработки платежей в системе.

Схема, показывающая конвейер данных Commerce.

В левой части схемы службы Azure, Майкрософт 365, Dynamics 365 и Power Platform отправляют данные в конвейер данных Commerce. Каждая служба публикует данные по-разному. Как правило, если данные для одной службы выполняются медленнее, чем для другой, это связано с тем, как часто эти службы публикуют свои данные об использовании и расходах.

По мере того как данные проходят через конвейер, система оценки применяет скидки на основе конкретного прейскуранта и генерирует оценочное использование, которое включает в себя цену и количество для каждой записи о затратах. Это основа для того, что вы видите в управлении затратами, но мы рассмотрим это позже. В конце месяца будут применены кредиты, и счет публикуется. Процесс начинается через 72 часа после окончания периода выставления счетов, который обычно является последним днем календарного месяца для большинства учетных записей. Например, если расчетный период заканчивается 31 марта, оплата будет завершена 4 апреля в полночь.

Важно!

Кредиты применяются как карта оплаты или другой платежный инструмент перед созданием счета. Хотя состояние кредита отслеживается по мере того, как новые расходы поступают в конвейер данных, кредиты не применяются к этим расходам явным образом до конца месяца.

Все, что до этого момента составляет процесс выставления счетов. Здесь суммируются платежи, применяются скидки и публикуются счета. Владельцы учетных записей выставления счетов и профилей выставления счетов могут быть знакомы с этим процессом в рамках процесса выставления счетов в портал Azure или Центр администрирования Microsoft 365. Интерфейс выставления счетов позволяет просматривать кредиты, управлять адресом выставления счетов и методами оплаты, оплачивать счета и многое другое — все, что связано с управлением отношениями выставления счетов с Майкрософт.

После применения скидок сведения о затратах передаются в службу "Управление затратами", где:

Наконец, сведения о затратах предоставляются из анализа затрат в портал Azure и публикуются в учетной записи хранения с помощью запланированных экспортов.

Связь между управлением затратами и выставлением счетов

Управление затратами — это набор средств FinOps, которые позволяют анализировать, администрировать и оптимизировать затраты.

Выставление счетов предоставляет все средства, необходимые для управления учетной записью выставления счетов и оплаты счетов.

Управление затратами доступно в интерфейсе выставления счетов. Он также доступен в каждой подписке, группе ресурсов и группе управления в портал Azure. Доступность заключается в том, чтобы обеспечить полное представление о затратах, за которые они несут ответственность. И, таким образом, они могут оптимизировать свои рабочие нагрузки для максимальной эффективности. Управление затратами также доступно независимо, чтобы оптимизировать процесс управления затратами в нескольких учетных записях выставления счетов, подписках, группах ресурсов и группах управления.

Схема, показывающая, как организация выставления счетов связана с управлением затратами.

Какие данные включены в службу "Управление затратами" и "Выставление счетов"?

В рамках функции выставления счетов вы можете управлять всеми используемыми продуктами, подписками и повторяющимися покупками; проверять свои кредиты и обязательства; и просматривайте и оплачивайте счета. Счета доступны в Интернете или в виде PDF-файлов и включают все выставленные счета и применимые налоги. Кредиты применяются к общей сумме счета при создании счетов. Этот процесс выставления счетов выполняется параллельно с обработкой данных управления затратами. Это означает, что управление затратами не включает кредиты, налоги и некоторые покупки, например расходы на поддержку в учетных записях, отличных от Клиентское соглашение Майкрософт (MCA).

Классические подписки на поставщик облачных решений (CSP) и спонсорские подписки не поддерживаются в службе "Управление затратами". Эти подписки будут поддерживаться после перехода на MCA.

Дополнительные сведения о поддерживаемых предложениях, о том, какие данные включены, а также о том, как данные обновляются и сохраняются в службе "Управление затратами", см. в статье Общие сведения о данных управления затратами.

Управление учетной записью выставления счетов и счетами

Майкрософт имеет несколько типов учетных записей выставления счетов. Каждый тип имеет немного разные возможности для поддержки уникальных аспектов учетной записи выставления счетов. Дополнительные сведения см. в статье Учетные записи выставления счетов и области.

Задачи управления учетными записями выставления счетов используются для:

  • Просмотр счетов и оплата.
  • Настройте адрес выставления счетов и номера заказа на покупку.
  • Создание и упорядочение подписок в отделах или профилях выставления счетов.
  • Продление или отмена приобретенных продуктов.
  • Включите доступ к предложениям Управления затратами, резервированиям и Marketplace.
  • Просмотр соглашений, кредитов и обязательств.

Управление для классических подписок поставщика облачных решений (CSP) и классических спонсорских подписок недоступно в службах выставления счетов или управления затратами, так как счета выставляются по-разному.

Отчеты о затратах и их анализ

Управление затратами и выставление счетов включают несколько инструментов, которые помогут вам понять, отчеты и проанализировать счета Майкрософт затраты на облако и AWS.

  • Анализ затрат — это инструмент для нерегламентированного исследования затрат. Получите быстрые ответы с помощью упрощенных аналитических сведений и аналитики. Power BI — это расширенное решение для создания более обширных панелей мониторинга и сложных отчетов или объединения затрат с другими данными. Power BI доступен для учетных записей выставления счетов и профилей выставления счетов.
  • Экспорты и API сведений о затратах позволяют интегрировать сведения о затратах во внешние системы или бизнес-процессы.
  • На странице Кредиты отображается доступный кредит или предоплаченный баланс обязательств. Они не включаются в анализ затрат.
  • На странице Счета отображается список всех ранее выставленных счетов и их состояние оплаты для вашей учетной записи выставления счетов.
  • Соединители для AWS позволяют принимать сведения о затратах AWS в Azure, чтобы упростить совместное управление затратами на Azure и AWS. После настройки соединитель также включает другие возможности, такие как бюджетные и запланированные оповещения.

Дополнительные сведения см. в статье Начало работы с управлением затратами и отчетами по выставлению счетов.

Организация и распределение затрат

Организация и выделение затрат имеют решающее значение для маршрутизации счетов в правильные подразделения и могут быть дополнительно разделены для внутреннего выставления счетов, также известного как возврат средств. Управление затратами и выставление счетов предлагают следующие варианты организации ресурсов и подписок:

  • Профили выставления счетов MCA и разделы счетов используются для группирования подписок в счета. Каждый профиль выставления счетов представляет отдельный счет, который можно выставлять в разных подразделениях, и каждый раздел счета сегментируется отдельно в этих счетах. Вы также можете просмотреть затраты по профилю выставления счетов или разделу счета в анализе затрат.
  • Отделы EA и учетные записи регистрации концептуально похожи на разделы счетов как группы подписок, но они не представлены в PDF-файле счета. Однако они включаются в сведения о затратах для каждого счета. Вы также можете просмотреть затраты по отделам или учетным записям регистрации в анализе затрат.
  • Группы управления также позволяют группировать подписки вместе, но предлагают несколько ключевых различий:
    • Доступ к группе управления наследуется вплоть до подписок и ресурсов.
    • Группы управления можно разделить на несколько уровней, а подписки можно разместить на любом уровне.
    • Группы управления не включаются в сведения о затратах.
    • Все исторические затраты возвращаются для групп управления на основе подписок, которые в настоящее время находятся в этой иерархии. При перемещении подписки перемещаются все исторические затраты.
    • Группы управления поддерживаются Политика Azure и могут иметь правила, назначаемые для автоматизации отчетов о соответствии вашей стратегии управления затратами.
  • Подписки и группы ресурсов — это самый низкий уровень организации облачных решений. В Майкрософт каждый продукт, иногда даже ограниченный одним регионом, управляется в рамках собственной подписки. Это упрощает управление затратами, но требует дополнительных накладных расходов на управление подписками. Большинство организаций используют подписки для бизнес-подразделений и отделяют разработку и тестирование от рабочих или других сред, а затем используют группы ресурсов для продуктов. Это усложняет управление затратами, так как владельцы групп ресурсов не могут управлять затратами в разных группах ресурсов. С другой стороны, это простой способ понять, кто несет ответственность за большинство расходов на основе ресурсов. Имейте в виду, что не все расходы поступают за ресурсы, а некоторые из них не связаны с группами ресурсов или подписками. Она также меняется по мере перехода на учетные записи выставления счетов MCA.
  • Теги ресурсов — это единственный способ добавить собственный бизнес-контекст в сведения о затратах и, возможно, самый гибкий способ сопоставления ресурсов с приложениями, подразделениями, средами, владельцами и т. д. Дополнительные сведения см. в разделе Использование тегов в данных о затратах и использовании , чтобы узнать об ограничениях и важных рекомендациях.

Помимо организации ресурсов и подписок с помощью иерархии подписок и метаданных (тегов), служба "Управление затратами" также предоставляет возможность перемещать или разделять общие затраты с помощью правил распределения затрат. Распределение затрат не изменяет счет. Распределение затрат просто перемещает расходы из одной подписки, группы ресурсов или тега в другую подписку, группу ресурсов или тег. Цель распределения затрат — разделить и переместить общие затраты, чтобы снизить накладные расходы. И, чтобы более точно сообщать о том, откуда в конечном итоге поступают расходы (хотя и косвенно), что должно стимулировать более полную подотчетность. Дополнительные сведения см. в статье Распределение затрат на Azure.

Способ организации и распределения затрат играет огромную роль в том, как люди в вашей организации могут управлять затратами и оптимизировать их. Обязательно планируйте заранее и ежегодно пересматривайте стратегию распределения ресурсов.

Мониторинг затрат с помощью оповещений

Управление затратами и выставление счетов предлагают множество различных типов сообщений электронной почты и оповещений, которые помогают вам заблаговременно управлять учетной записью и связанными с ней затратами.

  • Оповещения о бюджете уведомляют получателей, когда стоимость превышает предопределенную стоимость или прогнозируемую сумму. Бюджеты можно визуализировать в анализе затрат и доступны в каждой области, поддерживаемой службой "Управление затратами". Бюджеты подписок и групп ресурсов также можно настроить для уведомления группы действий о выполнении автоматических действий по сокращению или даже прекращению дальнейших расходов.
  • Оповещения об аномалияхуведомляют получателей при обнаружении непредвиденного изменения в ежедневном использовании. Это может быть пик или погружение. Обнаружение аномалий доступно только для подписок, и его можно просмотреть в предварительной версии анализа затрат. Оповещения об аномалиях можно настроить на странице оповещений о затратах.
  • Запланированные оповещения уведомляют получателей о последних затратах в ежедневном, еженедельном или ежемесячном расписании на основе сохраненного представления затрат. Сообщения электронной почты с оповещениями содержат визуальное представление представления на диаграмме и при необходимости могут содержать CSV-файл. Представления настраиваются в анализе затрат, но получателям не требуется доступ к затратам для просмотра электронной почты, диаграммы или связанного CSV-файла.
  • Оповещения о балансе обязательств EA автоматически отправляются всем контактам с уведомлениями, настроенным в учетной записи выставления счетов EA, если баланс равен 90 % или 100 % использован.
  • Оповещения о счетах можно настроить для профилей выставления счетов MCA и Майкрософт подписок программы веб-служб (MOSP). Дополнительные сведения см. в статье Просмотр и скачивание счета Azure.

Дополнительные сведения см. в статье Мониторинг использования и расходов с помощью оповещений о затратах.

Оптимизация затрат

Майкрософт предлагает широкий спектр средств для оптимизации затрат. Некоторые из этих средств доступны вне возможностей управления затратами и выставления счетов, но включены для полноты.

  • В Azure доступно множество бесплатных служб . Не забудьте обратить особое внимание на ограничения. Различные службы бесплатны на неопределенный срок, в течение 12 месяцев или 30 дней. Некоторые из них бесплатны до определенного объема использования, а некоторые могут иметь зависимости от других служб, которые не являются бесплатными.
  • Калькулятор цен Azure — это лучшее место для начала планирования нового развертывания. Вы можете настроить многие аспекты развертывания, чтобы понять, как будет взиматься плата за эту службу, и определить, какие номера SKU/параметры будут держать вас в нужном ценовом диапазоне. Дополнительные сведения о ценах на каждую из используемых служб см. в разделе Сведения о ценах.
  • Рекомендации по затратам Помощника по Azure должны быть вашим первым делом, если вы заинтересованы в оптимизации существующих ресурсов. Рекомендации Помощника обновляются ежедневно и основаны на ваших шаблонах использования. Помощник доступен для подписок и групп ресурсов. Пользователи группы управления также могут просматривать рекомендации, но необходимо выбрать нужные подписки. Пользователи выставления счетов могут видеть рекомендации только для подписок, к которых у них есть доступ к ресурсам.
  • Планы экономии Azure экономят деньги при согласованном использовании вычислительных ресурсов Azure. План экономии может значительно сократить затраты на ресурсы до 65 % от цен с оплатой по мере использования.
  • Резервирования Azure позволяют сэкономить до 72 % по сравнению с тарифами с оплатой по мере использования, предварительно зафиксировав определенные суммы использования в течение заданного периода времени.
  • Преимущество гибридного использования Azure помогает значительно снизить затраты за счет использования локальных лицензий Windows Server и SQL Server либо подписок RedHat и SUSE Linux в Azure.

Другие варианты см. в статье Преимущества и поощрения Azure.

Дальнейшие действия

Теперь, когда вы знакомы со службой "Управление затратами и выставление счетов", приступайте к ее использованию.