Оценка совместимости Office

  • Статья

Область применения:Office 2019, Office 2016

Важно!

Отслеживание проекта развертывания Office требует двух ключевых аспектов: использование правильного процесса для оценки совместимости Office и использование средств, которые помогут вам понять потенциальные риски обновления Office. Office помогает вам сделать и то, и другое. При использовании процесса, описанного в этом разделе, с инструментами, которые находятся в Office, такими как панель мониторинга телеметрии Office, вы можете ускорить развертывание Office и запустить пользователей в новой версии Office с минимальными перерывами. В этой статье вы узнаете больше о процессе совместимости и о том, как панель мониторинга телеметрии Office вписывается в этот процесс.

Что такое панель мониторинга телеметрии Office?

Панель мониторинга телеметрии Office и ее компоненты — это платформа мониторинга совместимости, представленная в Office 2013, которая заменила средства совместимости Office 2010 диспетчер планирования миграции Microsoft Office (OMPM), Office Code Compatibility Inspector (OCCI) и средство оценки среды Office (OEAT). При использовании панели мониторинга телеметрии Office в рамках процесса совместимости Office это помогает свести к минимуму время, затрачивается на оценку совместимости Office. Это также снижает риски, связанные с обновлением Office.

Панель мониторинга телеметрии Office работает следующим образом: когда документ или решение Office загружается, используется, закрывается или возникает ошибка в некоторых приложениях Office, приложение добавляет запись о событии в локальное хранилище данных. Каждая запись содержит описание проблемы и ссылку на дополнительные сведения. Данные инвентаризации и использования также отслеживаются.

Как работает панель мониторинга телеметрии Office в более ранних версиях Office? Панель мониторинга телеметрии Office не встроена в Office 2003, Office 2007 и Office 2010. Для тех клиентов, которые больше не поддерживаются, развертывается агент, который собирает сведения об установленных надстройках и последних использованных документах. Вы не получите данные о событиях приложений для этих клиентов, как и для новых клиентов Office, но вы получите данные об инвентаризации и использовании, которые помогут вам определить, что используется и, вероятно, важно для вашего бизнеса.

Важно!

Процесс совместимости Office

Средства совместимости Office устраняют распространенные проблемы, которые могут затруднить развертывание Office. Эти средства помогают ускорить развертывание, уменьшить неизвестные факторы в развертывании за счет создания отчетов и заложить основу для будущих обновлений Office. Для достижения наилучших результатов используйте инфраструктуру совместимости, встроенную в Office, и поэтапный подход для оценки совместимости Office.

Этапы процесса совместимости Office

Этап Описание
Значок для этапа обнаружения. Выполните обнаружение того, что именно, кем и как часто используется. Это помогает определить, что следует проверить на совместимость с обновляемой версией Office. Документы и решения, которые используются часто и несколькими пользователями, являются хорошими кандидатами для тестирования.
Значок этапа рационализации. В сотрудничестве с бизнес-группами определите, что является критически важным для бизнеса. Данные, найденные на этапе обнаружения, могут помочь в начале этого обсуждения. Цель этапа состоит в определении критически важных для бизнеса документов и решений, которые должны быть в полной готовности с первого дня развертывания Office.
Значок этапа проверки. Запустите пилотное развертывание, в котором пользователи тестируют документы и решения, необходимые для запуска бизнеса с помощью Office. Мы называем этот этап пользовательским приемочным тестированием. Устраните неполадки, возникающие при работе с документами и решениями, которые должны быть готовы в первый день развертывания.
Значок этапа управления. Разверните Office и продолжайте отслеживать документы и решения. Следите за тенденциями в производительности и поведении Office при развертывании обновленных решений Office. Используйте ваши ресурсы службы технической поддержки для устранения неполадок по мере возникновения проблем в документах и решениях, не являющихся критически важными для бизнеса.

В этой статье мы обсудим каждый этап процесса совместимости и расскажем, как использовать панель мониторинга телеметрии Office для поддержки этого процесса.

Этап 1. Обнаружение используемых документов и решений Office

Цель этапа обнаружения состоит в том, чтобы узнать, что и кем используется наиболее часто. Существует два подхода к началу процесса обнаружения.

  • Предпочтительный подход — начать развертывание агента телеметрии Office, чтобы помочь вам обнаружить использование в отслеживаемых группах, а затем использовать эти результаты для начала обсуждений с бизнес-группами.

  • Другой подход заключается в совместной работе с бизнес-группами и получения от них списка критически важных для бизнеса документов и решений. Если у них имеется план аварийного восстановления, то, скорее всего, нужный список можно найти в этом плане. Недостаток этого способа состоит в том, что списки могут быть не актуальными. При выборе этого подхода следует использовать данные для уточнения этих списков.

Какой бы подход ни был выбран, работы с бизнес-группами избежать не удастся. Инструменты не могут сказать вам, что важно для бизнеса. Эти средства могут предоставить вам некоторые потенциальные сведения о том, что важно в зависимости от использования, но только бизнес-группы могут сообщить вам, насколько их бизнес зависит от этих документов и решений. Например, если вы только строите свою работу на данных, вы можете пропустить сезонно используемые решения, такие как отчеты о продажах по итогам года или шаблоны ежегодной проверки производительности, а также другие документы, которые не используются во время сбора данных.

Теперь пришло время приступить к планированию развертывания агента в существующих клиентах Office. Существует несколько факторов, которые необходимо учесть перед развертыванием агента. Вы найдете требования к развертыванию агента в агенте телеметрии Office. Если вы еще не развернули панель мониторинга телеметрии Office, вы найдете эту информацию в разделе Развертывание панели мониторинга телеметрии Office.

Выбор компьютеров клиента Office для мониторинга

Мы рекомендуем включать в мониторинг около 20% клиентских компьютеров в организации. В эту выборку необходимо включать характерных пользователей из каждой бизнес-группы, чтобы можно было определить бизнес-решения, используемые в разных частях организации. Обязательно включите в этот пример опытных пользователей и пользователей, которые заинтересованы в пилотном развертывании Office. Могут быть ситуации, в которых мониторинг всей группы или подразделения является менее ограничительным или более простым по сравнению с выбором отдельных клиентских компьютеров для участия в мониторинге. В небольших организациях может оказаться предпочтительнее мониторинг всех клиентских компьютеров.

Определение вопросов конфиденциальности вместе с заинтересованными лицами из бизнес-групп

Некоторые бизнес-группы, такие как кадровые, юридические и финансовые, могут иметь опасения по поводу раскрытия личных или конфиденциальных файлов в данных. Панель мониторинга телеметрии Office предлагает несколько способов предотвращения предоставления этих данных. Например, можно настроить агент для намеренного скрытия имен файлов и заголовков. Можно также запретить включение в отчеты данных из определенных приложений. Дополнительные сведения о параметрах конфиденциальности см. в статье Управление конфиденциальностью данных, отслеживаемых с помощью панели мониторинга телеметрии Office. Просмотрите параметры конфиденциальности в бизнес-группах и определите, какие типы данных Office следует исключить из отчетов на панели мониторинга телеметрии Office.

Решите, как классифицировать клиенты, отображаемые на панели мониторинга телеметрии Office

При развертывании агента на клиентах можно указать до четырех меток, описывающих клиенты. Эти метки помогают фильтровать данные в панели мониторинга, чтобы фокусироваться на отдельных бизнес-группах, определенных типах пользователей, пользователях в определенных географических местах и т. п. Разрабатывайте этот список по мере работы с бизнес-группами. Дополнительные сведения о настройке меток при развертывании панели мониторинга телеметрии Office см. в разделе Включение и настройка агента.

Этап 2. Рационализация данных инвентаризации для выделения критически важных для организации документов и решений Office

Целью этапа рационализации является определение критически важных для бизнеса документов и решений Office. Мы рекомендуем собирать данные на панели мониторинга телеметрии Office по крайней мере за один день, прежде чем искать тенденции.

Сведения из следующего раздела помогут в интерпретации данных, работе с бизнес группами и определении объектов для тестирования.

Получение аналитических сведений из данных на панели мониторинга телеметрии Office

По мере заполнения данных на панели мониторинга телеметрии Office можно начать поиск тенденций использования. Далее дается несколько советов по началу этой работы.

  • Посмотрите, нет ли отделов или групп, которые должны быть, но не представлены в панели мониторинга. Например, если финансовые решения не используются, то можно забыть включить в мониторинг финансовый отдел.

  • Найдите документы и решения, используемые более чем 10% пользователей. Это кандидаты для дополнительной оценки.

  • Посмотрите на документы, используемые не менее чем 3 пользователями. Отмечается ли тенденция к соавторству? Являются ли эти документы шаблонами? Вы можете обнаружить, что совместно используемых документов меньше, чем решений.

  • Запишите решения, о большой важности которых вам известно, и которые вы хотите отслеживать в будущем, даже если количество пользователей этих решений невелико.

  • Посмотрите, откуда открывались документы. Это поможет отличить вложение в сообщении электронной почты от часто редактируемого документа.

  • Найдите файлы разных размеров одного решения или документа. Это может указывать на то, что используется несколько версий. Это кандидаты на будущее объединение.

Работа с бизнес-группами по определению документов и решений Office для включения в тестирование

На этот момент вы уже могли поработать с бизнес-группами над определением критически важных документов и решений. Сравните список, который они предоставили вам, с данными об использовании, отображаемыми на панели мониторинга телеметрии Office. Поддерживают ли данные об использовании сведения от бизнес-групп? Если нет, то можно ли это объяснить периодичностью использования? Например, возможно, некоторые решения используются ближе к концу финансового года? Стоит еще раз побеседовать с бизнес-группами по поводу обнаруженных различий, чтобы можно было изменить ваши планы в соответствии с пользовательским приемочным тестированием.

Если вы еще не работали с бизнес-группами, то настало время для обращения к ним. Первоначальные данные об использовании помогут создать список документов и решений, которые являются кандидатами для тестирования и исправления. Однако вместо назначения уровней приоритета, таких как высокий, средний или низкий, лучше ранжировать документы и решения по типу тестирования, которое они будут проходить. Попросите бизнес-группы назначить каждому из них один из вариантов, приведенных в следующей таблице.

Классификация документов и решений Office для тестирования

Тип документов и решений Требуется тестирование
Документы и решения, за которые несут ответственность ИТ-специалисты, и которые должны функционировать любой ценой
 Упреждающее тестирование
Эти высокоприоритетные документы и решения тестируются, исправляются и готовы к использованию в первый день развертывания Office.
Документы и решения, которые ИТ-специалисты будут исправлять после чьей-либо просьбы
 Реагирующее тестирование
Эти решения исправляются только после того, как пользователь сообщит о проблеме в службу технической поддержки.
Документы и решения, о которых никто не заботится
 Без тестирования

При подходе к бизнес-группам для классификации документов и решений вы можете столкнуться с некоторым сопротивлением со стороны бизнес-групп, которые назначают все в список с высоким приоритетом. Один из наших экспертов по совместимости Office, Крис Джексон, написал статью для журнала TechNet Magazine, в котором описываются некоторые затраты на тестирование совместимости Office. Эти сведения можно использовать, чтобы оправдать реактивное тестирование и облегчить эмоциональные опасения, которые часто влияют на миграцию Office. Дополнительные сведения см. в статье Microsoft Office: математика совместимости Office.

Этап 3. Проверка работоспособности файлов и решений Office

После завершения этапов обнаружения и рационализации пора приступить к тестированию документов и решений с высоким приоритетом на совместимость с Office. Цель этапа проверки состоит в проверке работоспособности решений и документов в той среде, в которой нужно пользователям. Это не означает, что в решении или документе отсутствуют ошибки. Это только означает, что имеющиеся ошибки не мешают пользователям выполнять свою работу.

К сожалению, инструмент, который мог бы сделать эту работу за вас, отсутствует. Необходимо попросить пользователей протестировать документы и решения, выполняя свою работу в Office. Мы называем это пользовательским приемочным тестированием, и оно неизбежно. Хорошей новостью является то, что приемочное тестирование пользователей теперь гораздо проще с помощью "нажми и запускай", что помогает преобразовать приемочное тестирование пользователей в пилотное. Предложите пользователям использовать свои документы и решения в новой версии Office и посоветуйте им использовать более раннюю версию Office, если у них возникнут проблемы.

Данные на панели мониторинга телеметрии Office также являются большой помощью на этом этапе, так как они могут сказать вам, что не работает и как. Панель мониторинга телеметрии Office отображает положительные и отрицательные тенденции, которые помогут быстро увидеть стабильность документов или решений по мере их обновления.

Далее приводятся некоторые рекомендации, помогающие при планировании и мониторинге пользовательского приемочного тестирования.

Определение пользователей для участия в пользовательском приемочном тестировании

Владельцы критически важных для бизнеса документов и решений являются основными кандидатами на участие в пользовательском приемочном тестировании. Просматривая список, созданный вами во время обнаружения, каждый отдел может определить владельцев. Если нет, данные могут помочь, отображая наиболее активных пользователей.

Следует также привлечь технических специалистов из каждого отдела, поскольку они скорее всего знают, как именно работает решение или документ. Кроме того, подберите разные базы испытателей по уровню должности, служебным обязанностям и расположениям.

Настройка среды для пользовательского приемочного тестирования

Одно важное правило пользовательского приемочного тестирования заключается в том, что тестовая среда должна быть в максимально возможной степени аналогична рабочей среде. Существует несколько способов настройки тестовой среды. Вы можете настроить отдельное подразделение в рабочей области или полностью отдельную тестовую среду, идентичную рабочей среде. Вы хотите, чтобы тестовую среду было нетрудно настроить, и чтобы пользователям было легко получить к ней доступ. Цель состоит в том, чтобы убрать препятствия для тестирования и свести к минимуму жалобы пользователей, что у них нет времени на тестирование. Возможно, в вашей организации уже есть подготовленная и централизованно управляемая тестовая среда. Если это так, то используйте ее. Если тестовая среда пока не существует, не настраивайте ее. Вместо этого используйте функцию "нажми и запускай".

"Нажми и запуск" обеспечивает все преимущества тестирования в рабочей среде без риска. Установка Office с помощью функции "нажми и запуск" позволяет пользователям запускать более ранние версии Office вместе с текущей версией Office. При возникновении проблемы или несовместимости пользователи могут продолжить свою работу в предыдущей версии Office.

Гораздо проще преобразовать приемочное тестирование пользователей в пилотное при использовании "нажми и запускай". Вы развертываете новую среду, сохраняя предыдущую, и вы можете отслеживать состояние развертываний Office нажми и работай с помощью панели мониторинга телеметрии Office. Вы можете видеть, какие построения используются, и получать отчеты о проблемах совместимости. Мониторинг пользовательского приемочного тестирования и пилотного тестирования с помощью панели мониторинга телеметрии Office помогает облегчить страх, не зная о влиянии новой версии. Вы можете предоставить бизнес-группам и владельцам решений Office дополнительные сведения, помимо состояния развертывания.

Важно!

Рекомендуется использовать параллельные установки Office в качестве временного решения для приемочного тестирования и пилотного тестирования пользователей, а не в качестве долгосрочного решения для рабочих сред. Спланируйте поэтапный отказ от более ранней версии Office при запуске рабочих развертываний.

Устранение проблем с высокоприоритетными документами и решениями Office

К настоящему времени вы определили документы и решения с высоким приоритетом, которые должны быть готовы на первый день развертывания, и пользователи протестировали их с помощью Office. Помимо отчетов об ошибках от пользователей, данные на панели мониторинга телеметрии Office указывают на работу Word, Excel и Microsoft Outlook при использовании с существующими документами и решениями Office. При сборе сведений об ошибках и других проблемах вы можете работать с внутренними разработчиками и руководителями бизнес-групп, чтобы создать планы исправления. Вы должны определить, от каких решений следует отказаться, какие решения исправить (если они были разработаны в организации) и для каких решений получить обновленные версии у поставщика (если это сторонние продукты).

Панель мониторинга телеметрии Office и журнал телеметрии Office могут помочь в этом процессе. Вы можете отслеживать работоспособность Word, Excel и Microsoft Outlook при развертывании добавочных исправлений или новых версий решений Office. Разработчики могут использовать журнал телеметрии Office для наблюдения за событиями совместимости, происходящими на локальном компьютере, когда Word, Excel и Microsoft Outlook используются с существующими документами и решениями.

В группах разработки могут быть средства автоматического тестирования, помогающие в процессе тестирования. Убедитесь, что средства настроены таким образом, чтобы в первый день развертывания помечались и устранялись только проблемы, которые блокируют развертывание. Вероятно, не стоит исправлять ошибки, которые не влияют на повседневную работу пользователя, по крайней мере, на первый день. Эти решения могут исправляться позднее, если возникнет такая необходимость.

Примечание.

Вы можете спросить, хорошо ли заменять поддержку, предоставляемую поставщиками, тестированием совместимости. Крис Джексон рассказывает о затратах за и недостатки исследовательской поддержки поставщиков в своей статье Microsoft Office: математика совместимости Office.

Этап 4. Управление переходом на новую версию Office

Целью этапа управления является использование панели мониторинга телеметрии Office для мониторинга использования Office и надстроек, а также подготовки пользователей к переходу на Office. Вы также можете настроить режим совместимости для Office, чтобы пользователи, которые по-прежнему используют более ранние версии Office, имели полные возможности редактирования при совместной работе с пользователями, которые уже перешли на новую версию Office.

При развертывании Office вы увидите тенденции работоспособности и использования Office, которые помогут вам раскрыть ценность ваших инвестиций в Office и дать вам представление о будущих развертываниях. Например, знание того, какие элементы ActiveX используются, может помочь при будущих обновлениях Windows. Используется ли Excel не только как средство электронной таблицы, но и как интерфейсное приложение, использующее подключение к данным? Как новые решения Office влияют на среду? Когда придет время для следующего развертывания Office, вы можете обнаружить, что можно полностью пропустить процесс обнаружения, поскольку вы уже точно знаете, что используется и что важно.

В следующих разделах даются дополнительные рекомендации для этапа управления.

Управление надстройками Office с помощью панели мониторинга телеметрии Office

При мониторинге решений, используемых Office, вы, скорее всего, найдете надстройки, которые медленно загружаются или часто завершаются сбоем. Вы также можете обнаружить надстройки, которые не должны использоваться в вашей организации. групповая политика параметры позволяют управлять этими надстройками при их использовании с Office.

Панель мониторинга телеметрии Office предоставляет интерфейс для настройки этих параметров. В листе решений нажмите ссылку Управление надстройками вверху страницы, которая приведет вас на лист управления надстройками. На этом листе можно просмотреть данные о каждой надстройке и выбрать групповая политика параметр для управления каждой надстройкой. С помощью инструкций в этом листе создайте скрипт, который можно выполнить для применения объекта групповой политики к подразделению Active Directory.

Для каждого поддерживаемого приложения Office существуют отдельные параметры управления надстройками. Их можно найти по следующим путям.

  • Конфигурация пользователя\Политики\Административные шаблоны\Имя приложения Office\Прочее\Список управляемых надстроек

  • Конфигурация пользователя\Политики\Административные шаблоны\Имя приложения Office\Прочее\Блокировать все неуправляемые надстройки

Поэтапная ликвидация предыдущих версий Office

Мы рекомендуем запускать более новую версию Office с более ранней версией Office параллельно только в качестве решения для краткосрочной совместимости во время пилотного тестирования. После завершения пилотного этапа и развертывания в рабочей среде рекомендуется удалить более ранние версии Office с рабочих компьютеров под управлением более новой версии Office. Это позволит избежать распространенных проблем, которые вызваны нарушением сопоставления типов файлов после обновлений или операций восстановления.

Управление режимом совместимости в Office

В Office режим совместимости используется автоматически для открытия документов, созданных в более ранних версиях приложений Office. Режим совместимости блокирует новые или улучшенные функции Office для этого документа. Это гарантирует, что пользователи с более ранними версиями Office по-прежнему будут иметь полные возможности редактирования при открытии того же документа. Режим совместимости также сохраняет макет документа.

В рамках общего плана обучения Office вы должны предоставить пользователям рекомендации о том, как работает режим совместимости. Дополнительные сведения об административных параметрах режима совместимости см. в статье Управление режимом совместимости для Office.

Подготовка службы технической поддержки и пользователей к изменениям

Служба технической поддержки должна быть развернута в Office и готова к поддержке пользователей. Они должны начать с обучения Microsoft 365.