Изменить

Изменение аудита в Business Central

  • Статья

Общей задачей многих приложений для управления бизнесом является предотвращение нежелательных изменений данных. Это может быть все что угодно — от неправильно введенного номера телефона клиента, до неправильного учета в Главной книге. В этом разделе описываются возможности узнать, что изменилось, кто это изменил и когда это изменение было внесено.

О журнале изменений

Журнал изменений позволяет отслеживать все изменения, внесенные пользователем непосредственно в данные базы данных. Необходимо указать каждую таблицу и поле, которые система должна записывать в журнал, после чего следует активировать журнал изменений. Журнал изменений основывается на изменениях, внесенных в данные таблиц, по которым выполняется отслеживание. На странице Операции журнала изменений операции хронологически упорядочены, а также показывает все изменения, примененные к значениям в полях в указанных таблицах.

Отслеживание изменений может негативно сказаться на быстродействии (что может стоить вам времени), а также привести к увеличению размера базы данных (что может стоить вам денег). Чтобы свести эти затраты к минимуму, помните о следующем:

  • Выбирайте таблицы и операции с осторожностью.
  • Не добавляйте операции книг и учтенные документы. Вместо этого отдавайте приоритет системным полям, таким как "Кем создано" и "Дата создания".
  • Не используйте тип отслеживания "Все поля". Вместо этого выберите тип "Некоторые поля" и отслеживайте только самые важные из полей.

Также по соображениям производительности журнал изменений отключается в процессе обновления Business Central на следующую версию. Помимо ускорения процесса обновления, это также помогает уменьшить беспорядок в журнале изменений. Как только обновление завершится, журнал снова начнет отслеживать изменения.

Важно!

Изменения отображаются в Записи журнала изменений только после перезапуска сеанса пользователя, что происходит следующим образом:

  • Срок действия сеанса завершился и сеанс был обновлен.
  • Пользователь выбрал другую организацию или ролевой центр.
  • Пользователь выполнил выход, затем снова вход.

Работа с журналом изменений

Можно активировать и деактивировать журнал изменений на странице Настройка журнала изменений. Когда пользователь активирует или деактивирует журнал изменений, это действие регистрируется, чтобы всегда можно было просмотреть, какой пользователь деактивировал или повторно активировал журнал изменений.

На странице Настройка журнала изменений, если выбрать действие Таблицы, можно указать, для каких таблиц требуется отслеживать изменения и какие изменения требуется отслеживаться. Business Central также отслеживает несколько системных таблиц.

Примечание

Вы можете отслеживать изменения в определенных полях, например в полях, содержащих конфиденциальные данные, путем настройки мониторинга полей. Если вы это сделаете, чтобы избежать избыточности, таблица, содержащая это поле, не будет доступна для настройки журнала изменений. Дополнительные сведения см. в разделе Мониторинг конфиденциальных полей.

После настройки журнала изменений, его активации и внесения изменений в данные можно просмотреть и отфильтровать изменения на странице Операции журнала изменений. Если вы хотите удалять операции, настройте политику хранения, которая позволяет установить фильтры по дате и времени. Подробнее о политиках хранения можно узнать в статье Определение политик хранения.

О журналах действий

С некоторых страниц в Business Central можно просмотреть журнал действий, в котором указаны состояние и возможные ошибки из файлов, которые вы экспортируете или импортируете в Business Central,

Работа с журналами действий

Эта информация отображается на странице Журнал действий в соответствии с контекстом, из которого открыта страница. Например, можно открыть страницу со страниц Настройка службы обмена документами, Входящий документ, Учтенный счет продажи и Учтенная кредит-нота продажи. Вы можете очистить список записей журнала или просто удалить из него записи старше семи дней.

Мониторинг конфиденциальных полей

Обеспечение безопасности и конфиденциальности конфиденциальных данных является основной задачей для большинства организаций. Чтобы добавить уровень безопасности, вы можете отслеживать важные поля и получать уведомления по электронной почте, когда кто-то меняет значение. Например, вы можете захотеть получать уведомления, если кто-то изменит номер IBAN вашей компании.

Примечание

Для отправки уведомлений по электронной почте необходимо настроить функцию электронной почты в Business Central. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка электронной почты.

Настройка мониторинга полей

Вы можете использовать руководство мастера настройки Настройка мониторинга изменений полей, чтобы указать поля, которые вы хотите отслеживать на основе критериев фильтрации, таких как классификация данных для полей. Дополнительные сведения см. в разделе Классификация конфиденциальности данных. В руководстве также можно указать человека, который будет получать уведомление по электронной почте при изменении, и учетную запись электронной почты, которая будет отправлять уведомление по электронной почте. Укажите как уведомление пользователя, так и учетную запись, с которой будет отправлено уведомление. После того, как вы закончите работу с руководством, вы можете управлять настройками мониторинга полей на странице Настройка мониторинга полей.

Примечание

При указании учетной записи электронной почты для отправки уведомлений необходимо добавить типы учетных записей Microsoft 365 или SMTP. Уведомления следует отправлять из учетной записи, которая не связана с фактическим пользователем. Поэтому вы не можете выбрать тип учетной записи Текущий пользователь. В противном случае уведомления отправляться не будут.

Со временем список записей на странице Записи журнала отслеживаемых полей будет расти. Чтобы уменьшить количество записей, вы можете создать политику хранения, которая будет удалять записи по прошествии определенного периода времени. Дополнительные сведения см. в разделе Определение политик хранения.

Когда вы настраиваете мониторинг полей или что-то меняете в настройке, для ваших изменений создаются записи. Вы можете указать, следует ли отображать записи, относящиеся к настройке мониторинга, путем их отображения или скрытия.

Вы можете управлять настройками для мониторинга полей, например отправлять ли уведомление по электронной почте или просто регистрировать изменение, для каждого поля на странице Лист отслеживаемых полей. На странице также можно добавлять или удалять поля для мониторинга.

Примечание

После добавления одного или нескольких полей и начала мониторинга вы должны выйти из и снова войти Business Central, чтобы применить свои настройки.

Работа с мониторингом полей

Записи для всех измененных значений для отслеживаемых полей доступны на странице Записи журнала отслеживаемых полей. Например, записи содержат следующие сведения:

  • Поле, для которого было изменено значение.
  • Оригинальные и новые значения.
  • Кто внес изменения и когда это сделано.

Для дальнейшего изучения изменения выберите значение, чтобы открыть страницу, на которой оно было внесено. Чтобы просмотреть список всех записей, выберите Записи об изменении поля.

Просмотр телеметрии мониторинга полей

Вы можете настроить Business Central, чтобы отправить действие мониторинга полей в ресурс Application Insights в Microsoft Azure. Затем с помощью Azure Monitor вы создаете отчеты и настраиваете оповещения о собранных данных. Дополнительные сведения см. в следующих статьях в справке для разработчиков и ИТ-специалистов Business Central:

Определение политик хранения

Вы можете создать политики хранения для удаления ненужных данных в журналах по истечении указанного вами периода времени. Например, со временем количество записей в журнале может увеличиваться. Удаляя старые записи, вы можете улучшить концентрацию на более свежих и, возможно, более актуальных записях. Подробнее о политиках хранения можно узнать в статье Определение политик хранения.

См. также

Изменение базовых параметров
Сортировка, поиск и фильтрация
Поиск страниц и информации с помощью функции "Что вы хотите сделать"
Назначение разрешений пользователям и группам
Работа с Business Central
Определение политик хранения

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь