Открытие и предоставление общего доступа к файлам Business Central в Microsoft OneDrive

Business Central упрощает хранение файлов, управление и совместное использование файлов с другими пользователями через Microsoft OneDrive для бизнеса. На большинстве страниц с доступными файлами, например в папке "Входящие" или при присоединении файлов к записям, вы найдете действия Open в OneDrive и Share.

Открытие в OneDrive

Действие Open в OneDrive копирует файл в OneDrive, а затем открывает файл в приложении, например Microsoft Excel online, Microsoft Word online или Microsoft PowerPoint online.

При выборе Open в OneDrive Business Central определяет файлы Excel, Word и PowerPoint и открывает их в своих онлайн-приложениях, то есть Excel Online, Word online и PowerPoint online.

Используя онлайн-версии этих приложений, вы можете комментировать файлы, редактировать их и работать в них вместе с другими пользователями, не выходя из браузера.

Для других популярных типов файлов, таких как PDF-файлы, текстовые файлы и изображения, OneDrive предоставляет средства просмотра файлов, которые предлагают функции печати, совместного использования и т. д. Если файл не удается просмотреть в OneDrive, может потребоваться скачать его.

Поделиться

Действие "Общий доступ" копирует файл в OneDrive, чтобы увидеть, с кем вы уже предоставили общий доступ к файлу и поделиться им с другими людьми. Когда вы выбираете действие Поделиться, откроется следующая страница.

Если вы знакомы с OneDrive, вы можете распознать указанную выше страницу. У вас есть два варианта поделиться файлом: Отправить ссылку и Копировать ссылку.

• Отправить ссылку позволяет делиться файлами с конкретными людьми. Пользователи, которым вы предоставляете общий доступ к файлу, получают сообщение электронной почты со ссылкой на файл. Файл также отображается в разделе "Общий доступ" в OneDrive. Начните с ввода адресов электронной почты или имен контактов в Поле имени, группы или электронной почты. При желании вы можете добавить сообщение под полем Имя, группа или адрес электронной почты.

  Tip

  Если вы хотите создать сообщение в Outlook, нажмите кнопку Outlook. Ссылка будет вставлена в черновик сообщения электронной почты, и все, с кем вы хотите поделиться, будут указаны в поле Кому. С помощью этого параметра можно создавать сообщения электронной почты с помощью всех функций Outlook, включая форматирование текста, добавление других вложений, вставку рисунков или таблиц и добавление получателей CC или BCC.

• Копировать ссылку позволяет скопировать ссылку на файл, которую вы можете использовать, чтобы поделиться файлом через такие приложения, как Facebook, Твиттер или электронная почта.

Прежде чем отправлять или копировать ссылку на файл, установите уровень разрешений в отношении файла, который будет у получателей. Вы можете увидеть текущий уровень в разделе Отправить ссылку и Копировать ссылку. В большинстве случаев это будет Всем пользователям, получившим ссылку, доступно редактирование в зависимости от настроек, установленных вашим администратором. Чтобы изменить разрешения, выберите ссылку и внесите изменения на странице Настройки ссылки.

Функция общего доступа в Business Central основана на OneDrive. Дополнительные сведения о совместном использовании и разрешениях в OneDrive см. в разделе Общие файлы и папки в OneDrive.

Замечание

Действие Share недоступно в приложении Business Central для мобильных устройств.

Первый вход в Business Central

При использовании действия Open в OneDrive или Share Business Central выполняет следующие действия:

1. Открывает странице Ознакомьтесь с условиями. Прочтите страницу и, если вы согласны с условиями, выберите Принимаю, чтобы продолжить.
2. Создает папку с именем Business Central в OneDrive.
3. В папке Business Central она создает папку с тем же именем, что и компания, в которую вы работаете. Если вы работаете в нескольких компаниях, Business Central создает папку для каждой компании, в которую вы работаете при использовании действия Open в OneDrive или Share.
4. Помещает копию выбранного файла в папку с именем организации, а затем открывает файл.

Затем, при следующем использовании действия Открыть в OneDrive или Поделиться в Business Central, система только копирует и открывает файл.

Управление несколькими копиями файла

При выборе Open в OneDrive или Share файл копируется из Business Central в папку в OneDrive. При изменении файла в OneDrive этот файл будет отличаться от файла Business Central. Чтобы обновить Business Central с последней версией файла, удалите существующий файл из Business Central и отправьте последнюю копию.

Если файл с тем же именем уже существует в OneDrive, вы получите следующие варианты:

• Использовать существующий

  Этот параметр открывает или предоставляет общий доступ к файлу, который уже хранится в OneDrive, а не копирует файл из Business Central.

• заменить

  Этот параметр заменяет существующий файл в OneDrive файлом, выбранным вами из Business Central. Исходный файл не потерян— его можно увидеть и восстановить с помощью журнала версий в OneDrive. Узнайте больше на странице Восстановите предыдущую версию файла, хранящегося в OneDrive.

• Оставить оба

  Этот параметр сохраняет существующий файл as-is и сохраняет выбранный файл из Business Central под другим именем. Новое имя аналогично имени существующего файла, за исключением суффикса, такого как "Items (2).xlsx".

Сведения о папке Business Central на OneDrive

Папка и ее содержимое остаются личными, пока вы не решите поделиться ими с другими. Например, вы можете решить поделиться контентом с одним или несколькими коллегами или даже с людьми за пределами вашей организации.

Вы можете получить доступ к OneDrive на странице My Settings, выбрав ссылку в поле Cloud Storage. Дополнительные сведения см. в Совместное использование OneDrive файлов и папок.

Связанная информация

Интеграция Business Central и OneDrive
Управление интеграцией OneDrive с Business Central
OneDrive вопросы и ответы