Создание серий номеров

В каждой настраиваемой организации таким объектам, как счета главной книги, клиентов и поставщиков, счета и другие документы, следует присвоить уникальные идентификационные коды. Нумерация необходима не только для идентификации. Хорошо продуманная система нумерации позволяет повысить управляемость организации, упростить анализ и сократить количество ошибок при вводе данных.

Важно!

По умолчанию пропуски в сериях номеров не допускаются, потому что по закону точная история финансовых операций должна быть доступна для аудита и, следовательно, должна следовать непрерывной последовательности без удаленных номеров.

Если вы хотите разрешить пропуски в определенных сериях номеров, сначала проконсультируйтесь со своим аудитором или главным бухгалтером, чтобы убедиться, что вы не нарушаете требований законодательства вашей страны/региона. Дополнительные сведения см. в разделе Пропуски в сериях номеров.

Примечание

Рекомендуется использовать те же коды серии номеров, которые перечислены на странице Список серий номеров в демонстрационной организации CRONUS. Вы можете не понять значений кодов, таких как P-INV+, сразу же, но Business Central имеется ряд настроек по умолчанию, которые зависят от этих кодов серий номеров.

Чтобы создать систему нумерации, необходимо задать один или несколько кодов для каждого типа основных данных или документов. Например, можно настроить один код для нумерации клиентов, второй — для нумерации счетов продажи, а третий — для нумерации документов в финансовых журналах. После настройки кода следует задать по меньшей мере одну строку серии номеров. В строке серии номеров содержатся такие сведения, как первый и последний номер в серии и дата начала. Для каждого кода серии номеров можно задать несколько таких строк с различными датами начала. Серии будут использоваться последовательно, каждая со своей даты начала.

Примечание

Максимальная длина номера в номерной серии — 20 символов. Есть некоторые ситуации, когда Business Central добавит число с идентификатором, сгенерированным системой. Например, когда документы, такие как счета-фактуры, используются для применения транзакций, таких как платежи, Business Central генерирует идентификаторы для примененных транзакций. Идентификатор состоит из числа из номерной серии и шестизначного идентификатора, присвоенного системой, например "-12345". Если вы планируете обрабатывать более 9999 документов в банковских журналах, журналах GIRO или журналах поступления денежных средств, настройте номерные серии для этих типов документов, чтобы они содержали менее 14 символов.

Обычно серии номеров настраиваются для автоматической вставки следующего номера по порядку в новых карточках или документах. Однако серии номеров можно также настроить таким образом, чтобы можно было вводить новые номера вручную. Чтобы это сделать, установите флажок Нумерация вручную.

При необходимости в использовании нескольких кодов серии номеров для одного типа основных данных, например, если требуется использовать разные серии номеров для разных категорий товаров, можно воспользоваться связями серий номеров.

Пропуски в сериях номеров

Не все записи, которые вы создаете в Business Central, представляют собой финансовые операции, для которых должна использоваться последовательная нумерация. Карточки клиентов, предложения по продаже и складские задания — это примеры записей, которым назначаются номера из серий номеров, однако которые не подпадают под финансовый аудит и/или могут быть удалены. Для таких серий номеров можно установить флажок Разрешить пропуски в серии номеров на странице Строки серии номеров. Эту настройку также можно изменить после создания серии номеров. Дополнительные сведения см. в разделе Создание новой серии номеров.

Поведение поля "Номер" в документах и карточках

В документах продажи, покупки, перемещения и сервисных документах, а также на всех карточках поле № может заполняться автоматически из предварительно заданных номерных серий или его можно добавить вручную. Однако, при определенных обстоятельствах, поле Номер невидимо, чтобы предотвратить его редактирование.

Поле Номер может заполняться тремя способами:

1. Если для данного типа документа или карточки существует только одна серия номеров и выбрано поле Серия номеров по умолчанию, а поле Нумерация вручную не выбрано для этой серии номеров, это поле автоматически заполняется следующим номером серии. Поле Номер не будет видно на карточке или документе.

   Даже если вы определяете шаблоны с различными номерными сериями для клиентов, если номерная серия, определенная на странице Настройка модуля "Продажи и дебитор. задолж." настроена таким образом, поле Номер будет невидимым в карточке клиента, независимо от того, какой шаблон вы используете. То же самое относится и к другим видам карточек и документов.

   Примечание

   Если серия номеров не работает, например потому что она достигла последнего определенного для ее диапазона числа, отображается поле №, чтобы вы могли ввести номер вручную. Устранить проблемы можно на странице Серия номеров.

2. Если для данного типа документа или карточки существует более одной серии номеров и для назначенной серии номеров не установлен флажок Серия номеров по умолчанию, отображается поле №, и вы можете перейти на страницу Серия номеров и выбрать серию номеров, которую нужно использовать. Затем следующий номер в серии вставляется в поле Номер .

3. Если для данного типа документа или карточки не настроена серия номеров либо если для данной серии номеров выбрано поле Нумерация вручную, отображается поле №, чтобы вы могли ввести номер вручную. Всего можно ввести не больше 20 символов, как цифр, так и букв.

При открытии нового документа или карточки, для которой существует номерная серия, открывается страница Настройка серий номеров, чтобы можно было настроить серию номеров для этого типа документов или карточек и продолжить работу.

Примечание

Если необходимо включить ручную нумерацию, — например, для созданных в процессе миграции данных новых карточек товаров, в которых поле № по умолчанию скрыто — перейдите на страницу Настройка модуля «Запасы» и выберите поле Серия номеров товаров для открытия и задания для соответствующей серии номеров значения Ручная нумерация.

То же самое относится к использованию функций управления сервисом. Для устранения этой проблемы перейдите на страницу Настройка управления сервисом и выберите поле Серия ном. серв. товаров, чтобы установить для серии номеров значение Ручная нумерация.

Создание новой серии номеров

1. Выберите значок значок, введите Серия номеров, а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите действие Создать.
3. В новой строке заполните поля, как требуется. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
4. Выберите действие Строки.
5. На странице Строки серии номеров заполните поля, чтобы задать фактическое назначение и содержимое серии номеров, созданной на шаге 2.
6. Повторите шаг 5 для стольких назначений серий номеров, сколько вам необходимо. Поле Дата начала определяет, какая строка серии номеров активна.

Совет

Чтобы разрешить пользователям указывать номера вручную при регистрации нового клиента или поставщика, например, выберите поле Нумерация вручную в самой серии номеров. Чтобы запретить ввод номеров вручную, очистите поле.

Вы можете назначать серии номеров шаблонам, настроенным для различных типов клиентов и поставщиков, которых ваши специалисты по продажам и закупкам добавляют чаще всего. В этом случае настройте соответствующие серии номеров, свяжите их отношениями, а затем добавьте первую серию номеров в соответствующем отношении на соответствующую страницу настройки. Затем, когда пользователь создает клиента, он выбирает соответствующий шаблон, и новый клиент получает номер, присвоенный из серии номеров, определенной для этого шаблона.

Создание связей между сериями номеров

Если для одного и того же типа базовой информации или транзакций настроено несколько кодов серий номеров, между кодами можно создать связи. Это поможет выбрать нужный код при использовании номера. При настройке связи между группой серий номеров всем связанным сериям ставится в соответствие один и тот же код серии номеров. Затем вы можете ввести этот код в поле на экспресс-вкладке Нумерация на одной из соответствующих страниц настройки, например Настройка модуля "Продажи и дебитор. задолж.".

1. Выберите значок, введите Серия номеров, а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите строку с серией номеров, для которой необходимо создать связи и выберите Связи.
3. В поле Код серии введите код серии номеров, которую требуется связать с серией, выбранной на шаге 2.
4. Добавьте строку для каждого кода, который необходимо связать с выбранной серией номеров.
5. Закройте страницу.

Теперь, после настройки атрибутов, требующих нумерации, можно использовать созданные связи для выбора связанных серий номеров.

Настройка области использования серии номеров

Ниже приводится процедура настройки серии номеров для области "Продажи". Действия аналогичны для других областей.

1. Выберите значок введите Продажи и дебиторская задолженность, а затем выберите связанную ссылку.
2. На странице Продажи и расчеты с дебиторами на экспресс-вкладке Серия номеров выберите требуемую серию номеров для каждой карточки или документа продажи.

Выбранный номер будет использоваться для заполнения поля Номер в карточке или документе согласно настройкам, выполненным в строке серии номеров.

См. также

Настройка Business Central
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь