Настройка процессов для бюджетирования

Статья
08/03/2018

Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

В некоторых организациях требуется, чтобы документы бюджетирования, такие как записи регистра бюджета и общие резервирования бюджета, утверждались другим пользователем. Чтобы настроить процесс утверждения можно создать workflow-процесс Бюджетирование. Можно также настроить другие процессы, чтобы обновить сальдо бюджета без участия пользователя или чтобы пользователь проверил информацию в документе Бюджетирования.

Бизнес-правило представляет бизнес-процесс. Он определяет путь движения документа по системе и указывает, кто должен выполнить ту или иную задачу или утвердить тот или иной документ. Имеется несколько преимуществ использования системы workflow-процессов в организации:

Непротиворечивые процессы — можно определить процесс утверждения для конкретных документов, таких как заявки на покупку и отчеты по расходам. Использование системы workflow-процессов позволяет обеспечить обработку и утверждение документов непротиворечивым и эффективным образом.
Видимость процессов — можно отслеживать статус, историю и метрики производительности конкретного экземпляра workflow-процесса. Это позволяет определить, должны ли быть внесены изменения в workflow-процесс для повышения эффективности.
Централизованный список работ — пользователи могут просматривать централизованный список работ для просмотра назначенных им задач и утверждений workflow-процесса. Этот список работ доступен со страниц Ролевых центров в клиенте Microsoft Dynamics AX и на корпоративном портале.

Workflow-процессы бюджетирования

Данная информация используется для настройки и активации конфигурации workflow-процесса для документов бюджетирования. На основе типа документа можно ввести требование об утверждении вручную, утверждении с помощью workflow-процесса или об отсутствии необходимости утверждения.

Если пользователь настраивает workflow-процесс для записей бюджетного счета, workflow-процесс должен содержаться в другом workflow-процессе для записей бюджетного регистра. Если все записи счета бюджета в записи регистра бюджета могут быть утверждены как группа, можно использовать Workflow-процесс записи регистра бюджета. Если строки записи счета бюджета требуют различных утверждений с помощью workflow-процесса, необходимо использовать Workflow-процесс записи по счету бюджета для создания различных конфигураций workflow-процесса. Например, можно использовать одну конфигурацию Workflow-процесс записи по счету бюджета для просмотра и утверждения большой суммы, и другую конфигурацию Workflow-процесс записи по счету бюджета для просмотра и утверждения небольшой суммы.

Можно связать workflow-процессы записи регистра бюджета с любыми кодами бюджета, настроенными для определения типов бюджета. После назначения workflow-процесса коду бюджета, все записи регистра бюджета, которые используют данный код бюджета, требуют утверждения с помощью workflow-процесса, прежде чем можно будет обновить сальдо бюджета. Дополнительные сведения см. в разделе Определение кодов бюджета.

После создания конфигурации workflow-процесса для документов Бюджетирования, дополнительные элементы управления отображается в верхней части формы, когда документ сохраняется. Эти элементы управления включают желтая информационная панель и кнопка Отправить или меню Действия. Дополнительные сведения см. в разделах Подача документа и Действия документооборота.

Примечание

После того как запись регистра бюджета была отправлена для утверждения документооборота, некоторые кнопки в форме Запись бюджетного регистра недоступны. После утверждения записи регистра бюджета или записи бюджетного счета, параметры меню Обновить и Перевод доступны. Другие элементы управления и поля в форме могут быть не доступны. При изменении записи регистра бюджета, которая утверждена, запись регистра бюджета необходимо повторно отправить в workflow-процесс. Невозможно изменить запись регистра бюджета после обновления сальдо бюджета.

Для обзора workflow-процесса в Microsoft Dynamics AX, см. Обзор системы workflow-процессов и Концепции документооборота.

Можно использовать утверждение с помощью workflow-процесса для следующих типов документов Бюджетирования.

Пункт меню Бюджетирования	Тип документа
Бюджетные планы Примечание Этот элемент управления доступен, только если установлен выпуск Microsoft Dynamics AX 2012 R2 или AX 2012 R3.	Бюджетный план
Запись бюджетного регистра	Запись бюджетного регистра
Записи счета бюджета	Запись счета бюджета
Commitments	Обязательство
General budget reservations	Общее резервирование бюджета

Новые или измененные возможности Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 R3 и исправление KB3047235 для общего резервирования бюджета

Необходимо настроить workflow-процессы Бюджетирования для бюджетных планов перед настройкой процесса планирования бюджета. Создаваемая конфигурация workflow-процесса бюджетного плана используется, чтобы отправлять бюджетные планы, и их листы и обоснования, для просмотра и утверждения на каждом этапе процесса планирования бюджета. Процесс планирования бюджета определяет порядок этапов планирования бюджета и связывает процесс с организационной иерархией бюджета. При настройке workflow-процесса, можно назначить пользователей для задачи workflow-процесса на основе организации, роли безопасности или группы пользователей бюджета.

Когда вы настраиваете процесс планирования бюджета, необходимо связать идентификатор workflow-процесса Бюджетирования с каждым workflow-процессом планирования бюджета. После того как бюджетный план отправлен в workflow-процесс, и пользователь завершает назначение, бюджетный план перемещается на следующий этап планирования бюджета с помощью элемента перехода этапа в конфигурации workflow-процесса Бюджетирования.

Могут быть созданы следующие типы workflow-процессов

В следующей таблице перечислены типы workflow-процессов, которые можно создавать в Бюджетировании.

Тип	Используйте этот тип для следующего
Workflow-процессы бюджетного плана Примечание Этот элемент управления доступен, только если установлен выпуск Microsoft Dynamics AX 2012 R2 или AX 2012 R3.	Проверка и утверждение workflow-процессов для бюджетных планов. Workflow-процессы бюджетного плана должны содержать элемент перехода этапа для каждого перехода, который перемещает бюджетный план на следующий этап планирования бюджета. Например, для workflow-процесса для процесса планирования бюджета, который имеет 3 этапа, требуется, чтобы 2 элемента перехода этапа соединялись с тремя элементами утверждения, связанными с тремя этапами планирования бюджета. Дополнительные сведения см. в разделе "Workflow-процессы" в О конфигурации и настройке бюджетного планирования. Утвердить бюджетный план – создание элемента утверждения для бюджетных планов. Активировать связанный бюджетный план – создание автоматической задачи чтобы активировать бюджетный план, который связан с бюджетным планом-родителем. Бюджетный план перехода между стадиями – создание автоматической задачи чтобы выполнить переход этапа для бюджетного плана. Распределение этапа планирования бюджета – создание автоматической задачи чтобы выполнить распределение этапов планирования бюджета, которое использует график распределения для оценки сценария бюджетного плана. Управление потоками – создание стандартных элементов workflow-процесса, чтобы ветвить решения и мероприятия. Просмотреть завершенные связанные бюджетные планы – создание задачи для пользователя, чтобы просмотреть заполненные бюджетные планы, которые связаны с бюджетным планом-родителем. Просмотреть бюджетный план – создание задачи для пользователя, чтобы просмотреть бюджетные планы.
Workflow-процесс записи по счету бюджета	Создание workflow-процессов рассмотрения и утверждения для записей по счету бюджета. Используйте элемент Workflow-процесс записи по счету бюджета для включения workflow-процессов записи счета бюджета в workflow-процесс записи регистра бюджета. Этот тип workflow-процесса содержит стандартные элементы workflow-процесса и элементы, которые можно использовать для записей бюджетного счета: Подтверждение записи по счету бюджета – создание элемента утверждения для записей бюджетного счета. Управление потоками – создание стандартных элементов workflow-процесса, чтобы ветвить решения и мероприятия. Просмотр записи по счету бюджета – создание задачи для пользователя, чтобы проверить точность записи счета бюджета.
Workflow-процесс записи регистра бюджета	Создание workflow-процессов рассмотрения и утверждения для записей регистра бюджета. Этот тип workflow-процесса содержит стандартные элементы workflow-процесса и элементы, которые можно использовать для workflow-процессов записей регистра: Утвердить запись регистра бюджета – создание элемента утверждения для записей регистра бюджета. Обновить сальдо бюджета в регистре бюджета – создание автоматической задачи, чтобы обновить сальдо бюджета. Управление потоками – создание стандартных элементов workflow-процесса, чтобы ветвить решения и мероприятия. Workflow-процесс записи по счету бюджета – включение типа Workflow-процесс записи по счету бюджета. Просмотр записи регистра бюджета – создание задачи для пользователя, чтобы проверить точность записи регистра бюджета.
Commitments approval	Создание workflow-процессов утверждения для обязательств. После настройки и активации workflow-процесса обязательства, все обязательства должны использовать его. Этот тип workflow-процесса содержит стандартные элементы workflow-процесса и элементы, которые можно использовать для workflow-процессов утверждения обязательств: Commitment approval – создание элемента утверждения для обязательств. Управление потоками – создание стандартных элементов workflow-процесса, чтобы ветвить решения и мероприятия. Commitment task – создание задачи для пользователя, чтобы проверить точность обязательства.
General budget reservations	Создание workflow-процессов утверждения для общих резервирований бюджета. После настройки этого workflow-процесса, необходимо присвоить его типу резервирования, чтобы использовать его. Все общие резервирования бюджета одного типа используют один workflow-процесс. Этот тип workflow-процесса содержит стандартные элементы workflow-процесса и элементы, которые можно использовать для workflow-процессов утверждения общих резервирований бюджета: Commitment approval – создание элемента утверждения для общих резервирований бюджета. Управление потоками – создание стандартных элементов workflow-процесса, чтобы ветвить решения и мероприятия. Commitment task – создание задачи для пользователя, чтобы проверить точность общего резервирования бюджета.

Workflow-процессы бюджетного плана

Примечание

Этот элемент управления доступен, только если установлен выпуск Microsoft Dynamics AX 2012 R2 или AX 2012 R3.

Проверка и утверждение workflow-процессов для бюджетных планов. Workflow-процессы бюджетного плана должны содержать элемент перехода этапа для каждого перехода, который перемещает бюджетный план на следующий этап планирования бюджета. Например, для workflow-процесса для процесса планирования бюджета, который имеет 3 этапа, требуется, чтобы 2 элемента перехода этапа соединялись с тремя элементами утверждения, связанными с тремя этапами планирования бюджета. Дополнительные сведения см. в разделе "Workflow-процессы" в О конфигурации и настройке бюджетного планирования.

Утвердить бюджетный план – создание элемента утверждения для бюджетных планов.
Активировать связанный бюджетный план – создание автоматической задачи чтобы активировать бюджетный план, который связан с бюджетным планом-родителем.
Бюджетный план перехода между стадиями – создание автоматической задачи чтобы выполнить переход этапа для бюджетного плана.
Распределение этапа планирования бюджета – создание автоматической задачи чтобы выполнить распределение этапов планирования бюджета, которое использует график распределения для оценки сценария бюджетного плана.
Управление потоками – создание стандартных элементов workflow-процесса, чтобы ветвить решения и мероприятия.
Просмотреть завершенные связанные бюджетные планы – создание задачи для пользователя, чтобы просмотреть заполненные бюджетные планы, которые связаны с бюджетным планом-родителем.
Просмотреть бюджетный план – создание задачи для пользователя, чтобы просмотреть бюджетные планы.

Workflow-процесс записи по счету бюджета

Создание workflow-процессов рассмотрения и утверждения для записей по счету бюджета. Используйте элемент Workflow-процесс записи по счету бюджета для включения workflow-процессов записи счета бюджета в workflow-процесс записи регистра бюджета.

Этот тип workflow-процесса содержит стандартные элементы workflow-процесса и элементы, которые можно использовать для записей бюджетного счета:

Подтверждение записи по счету бюджета – создание элемента утверждения для записей бюджетного счета.
Управление потоками – создание стандартных элементов workflow-процесса, чтобы ветвить решения и мероприятия.
Просмотр записи по счету бюджета – создание задачи для пользователя, чтобы проверить точность записи счета бюджета.

Workflow-процесс записи регистра бюджета

Создание workflow-процессов рассмотрения и утверждения для записей регистра бюджета.

Этот тип workflow-процесса содержит стандартные элементы workflow-процесса и элементы, которые можно использовать для workflow-процессов записей регистра:

Утвердить запись регистра бюджета – создание элемента утверждения для записей регистра бюджета.
Обновить сальдо бюджета в регистре бюджета – создание автоматической задачи, чтобы обновить сальдо бюджета.
Управление потоками – создание стандартных элементов workflow-процесса, чтобы ветвить решения и мероприятия.
Workflow-процесс записи по счету бюджета – включение типа Workflow-процесс записи по счету бюджета.
Просмотр записи регистра бюджета – создание задачи для пользователя, чтобы проверить точность записи регистра бюджета.

Commitments approval

Создание workflow-процессов утверждения для обязательств. После настройки и активации workflow-процесса обязательства, все обязательства должны использовать его.

Этот тип workflow-процесса содержит стандартные элементы workflow-процесса и элементы, которые можно использовать для workflow-процессов утверждения обязательств:

Commitment approval – создание элемента утверждения для обязательств.
Управление потоками – создание стандартных элементов workflow-процесса, чтобы ветвить решения и мероприятия.
Commitment task – создание задачи для пользователя, чтобы проверить точность обязательства.

General budget reservations

Создание workflow-процессов утверждения для общих резервирований бюджета. После настройки этого workflow-процесса, необходимо присвоить его типу резервирования, чтобы использовать его. Все общие резервирования бюджета одного типа используют один workflow-процесс.

Этот тип workflow-процесса содержит стандартные элементы workflow-процесса и элементы, которые можно использовать для workflow-процессов утверждения общих резервирований бюджета:

Commitment approval – создание элемента утверждения для общих резервирований бюджета.
Управление потоками – создание стандартных элементов workflow-процесса, чтобы ветвить решения и мероприятия.
Commitment task – создание задачи для пользователя, чтобы проверить точность общего резервирования бюджета.

Создайте workflow-процесс

Чтобы создать workflow-процесс, выполните следующие действия.

Щелкните Бюджетирование > Настройка > Workflow-процессы бюджетирования.
В области действий щелкните Создать.
Выберите тип workflow-процесса для создания.
Щелкните Создать workflow-процесс. Открывается редактор workflow-процессов. Разработайте workflow-процесс, перетаскивая элементы workflow-процесса на холст.
Настроить каждый элемент workflow-процесса. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка элементов workflow-процесса.
Повторите шаги со 2 по 5 для создания дополнительных workflow-процессов для Бюджетирования.

Вычисляемые поля и выражения

Следующие вычисляемые поля и выражения используются с workflow-процессами утверждения Бюджетирования. Для каждого workflow-процесса можно настроить условия, включающие вычисляемые поля и выражения.

Вычисляемое поле	описание
Результаты бюджетной проверки	Результаты бюджетного контроля. Возможные результаты Проверка бюджета пройдена успешно, Проверка бюджета пройдена успешно, но с предупреждениями, Проверка бюджета не пройдена, и Проверка бюджета не выполнена. Это поле доступно для конфигураций Workflow-процесс записи по счету бюджета и Workflow-процесс записи регистра бюджета.
Нарушено правило переноса	Оценка нарушения правила переноса бюджета. Возможные значения Да или Нет. Если правило переноса бюджета нарушено, и значение установлено на Да, workflow-процесс может быть назначен пользователю, который может утвердить перенос бюджета когда правила переноса бюджета нарушены. Это поле доступно для конфигураций Workflow-процесс записи по счету бюджета и Workflow-процесс записи регистра бюджета.
Сумма в валюте проводки	Сумма проводки в валюте учета. Это поле доступно для конфигураций Workflow-процесс записи по счету бюджета и Workflow-процесс записи регистра бюджета. Примечание Когда Сумма в валюте проводки используется для переносов, необходимо включить второе условие, чтобы пропустить все отрицательные суммы. Рассмотрим пример. Где Записи счета бюджета.Сумма в валюте проводки менее 100000 И Записи счета бюджета.Сумма в валюте проводки больше 0

Результаты бюджетной проверки

Результаты бюджетного контроля. Возможные результаты Проверка бюджета пройдена успешно, Проверка бюджета пройдена успешно, но с предупреждениями, Проверка бюджета не пройдена, и Проверка бюджета не выполнена.

Это поле доступно для конфигураций Workflow-процесс записи по счету бюджета и Workflow-процесс записи регистра бюджета.

Нарушено правило переноса

Оценка нарушения правила переноса бюджета. Возможные значения Да или Нет. Если правило переноса бюджета нарушено, и значение установлено на Да, workflow-процесс может быть назначен пользователю, который может утвердить перенос бюджета когда правила переноса бюджета нарушены.

Сумма в валюте проводки

Сумма проводки в валюте учета.

Примечание

Когда Сумма в валюте проводки используется для переносов, необходимо включить второе условие, чтобы пропустить все отрицательные суммы. Рассмотрим пример.

Где Записи счета бюджета.Сумма в валюте проводки менее 100000
И Записи счета бюджета.Сумма в валюте проводки больше 0

Типы участников

Можно назначить элемент workflow-процесса следующим группам участников.

Группа пользователей	описание
Участники диспетчера бюджета	Назначение элемента workflow-процесса для пользователя, указанного как менеджер бюджета в конфигурации бюджетного контроля. Менеджер бюджета может утверждать записи бюджетного регистра. Дополнительные менеджеры бюджета для значений финансовой аналитики могут быть определены с помощью правил бюджетного контроля. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка бюджетного контроля (форма).
Участники организации бюджета Примечание Этот элемент управления доступен, только если установлен выпуск Microsoft Dynamics AX 2012 R2 или AX 2012 R3.	Назначение элемента workflow-процесса для участника организации бюджета. Участники организации бюджета доступны только для workflow-процессов планирования бюджета.
Участники роли безопасности	Назначение элемента workflow-процесса роли безопасности Microsoft Dynamics AX.
Участники группы пользователей	Назначение элемента workflow-процесса группе пользователей Microsoft Dynamics AX.